Yhdistystiedote viikolle 23/2019

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 23/2019

AYY:n hallitus on päättänyt kokouksessaan yhdistyksille jaettavista avustuksista (kohta 1). Mikäli yhdistysilmoitus jäi tekemättä maaliskuussa, jälki-ilmoittautuminen on nyt auki ja päättyy 30.6. (kohta 2) Lisäksi uusien nettisivujen beta-versiosta voit tarkistaa yhdistyksesi profiilin ja ilmoittaa meille muutoksista (kohta 3).

Yhdistystiedote siirtyy tämän tiedotteen myötä kesätauolle. Aurinkoista ja rentouttavaa kesää kaikille!

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
3.9. Aalto Party ja Aalto After Party
21.9. Otaniemen yö
28.10-5.11. AYY:n edustajistovaalit
2-4.12. AYY:n yhdistyskoulutukset
16.5.2020 Save the date: AYY 10. vuosijuhla, Finlandiatalo

Tiedotteen sisältö
1. Toiminta-avustukset 2019 on nyt myönnetty
2. Puuttuvat yhdistysilmoitukset tehtävä su 30.6. mennessä
3. AYY:n uusilla nettisivuilla yhdistysprofiilit ja linkki muokkauslomakkeeseen
4. Yhdistysopas ja koulutusmateriaalit uusille hallituksille
5. Näillä vinkeillä saat yhdistyksesi kesäkuntoon!
6. Mainosta yhdistyksesi palvelua yhdistystiedotteessa
7. Osatapahtuman järjestäjäksi Otaniemen yöhön 21.9.
8. Yhdistystoimintanne jäljet historiaan – muista arkistoida
9. Kansainvälistymisen ABC -opas yhdistyksesi apuna

1.Toiminta-avustukset 2019 on nyt myönnetty

Vuoden 2019 toiminta-avustukset on myönnetty ja avustussummiin voi tutustua osoitteessa
https://ayy.fi/yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/toiminta-avustukset-2019/

Avustuksia maksetaan yhteensä 120 yhdistykselle. Toiminta-avustukset maksetaan, kun kaikki avustuksen ehdot ovat täyttyneet. Maksumääräykset tehdään pian ja maksu näkyy TAHLO-järjestelmään ilmoitetulla tilillä viimeistään juhannusviikolla, jos kaikki yksityiskohdat on yhdistykselläsi kunnossa.

Liitteitä puuttuu? Sekä lisäaikaa saaneet että muuten puuttuneet liitteet on palautettava ennen avustuksen maksamista. Toimita puuttuvat liitteet Tahlo-järjestelmän kautta tai osoitteeseen [email protected] viimeistään 30.6. mennessä. Liitteistä, joille on annettu lisäaikaa, ei olla erikseen yhteydessä yhdistyksiin, vaan liitteet on toimitettava lisäajan kanssa saatujen ohjeiden mukaisesti. Muille laitetaan viestiä ja kerrotaan, mitkä liitteet puuttuvat tai olivat puutteellisia. Kurkkaa vaaditut liitteet täältä: https://ayy.fi/blog/2019/02/27/yhdistysilmoitukset-ja-ayyn-toiminta-avustus-2019/

Profiili vinksallaan? Mikäli yhdistyksellä on puutteita profiilissa AYY:n verkkosivuilla tai muuta erikoista, ollaan tästä vielä erikseen yhteydessä. Uudistuneet päivittämisohjeet löydät kohdasta 3. Profiiliin on oltava hakukierroksen yhteydessä ilmoitettujen ohjeiden mukaisesti kunnossa ennen toiminta-avustuksen maksua.

Kun olet toimittanut tai korjannut jotain puuttuvaa (liitteet, profiilit, jäsenmäärät), ilmoitathan siitä osoitteeseen jarjestoasiat(a)ayy.fi, niin teemme avustuksestanne maksumääräyksen.

Uudenlaisesta hakemuksesta tullut palaute on ollut pääosin positiivista. Mikäli haluat antaa lisää risuja tai ruusuja, voimme kehittää avustushakuprosessia edelleen: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/palaute-avustushakemus-2019/

2. Puuttuvat yhdistysilmoitukset tehtävä su 30.6. mennessä
Jokaisen AYY:n piirissä toimivan yhdistyksen on täytettävä vuosittain yhdistysilmoitus. Yhdistyksien, jotka eivät ole tehneet vielä yhdistysilmoitusta vuonna 2019, on tehtävä ilmoitus 30.6. klo 23.59 mennessä. Toiminta-avustusta ei voi enää hakea. Mikäli ilmoitus jää tekemättä määräaikaan mennessä ja toista vuotta peräkkäin, voidaan yhdistys poistaa kokonaan ylioppilaskunnan yhdistysrekisteristä.

Yhdistysilmoitus jätetään TAHLO-järjestelmässä, joka löytyy osoitteesta http://tahlo.ayy.fi/. Kirjautuminen tapahtuu yhdistyksen omilla tunnuksilla ja unohtuneen tunnuksen voi palauttaa yhdistyksen yhteisosoitteekseen ilmoittamaan sähköpostiin sivulla https://tahlo.ayy.fi/password_reset/.

Täytä kaikki tiedot huolellisesti Tahlon välilehdille Yleinen, Hallitus, Toimitilat ja Liitteet. Tietoja voi päivittää lomakkeen sulkeutumiseen, 30.6. klo 23.59 asti, joten kaikkea ei tarvitse tehdä kerralla. Muista tallentaa muutokset aina ennen kuin poistut joltain lomakkeen välilehdeltä!

Kun teet yhdistysilmoituksen, tarvitset liitteiksi:

*   voimassa olevat säännöt
*   toimintakertomuksen vuodelta 2018
*   vuoden 2019 toimintasuunnitelman

Muista myös päivittää yhdistysprofiili AYY:n nettisivuille https://lomake.ayy.fi/viestinta/association-profile/. Tarkemmat ohjeet löydät https://ayy.fi/blog/2019/05/28/puuttuvat-yhdistysilmoitukset-2019/. Kysymyksissä ja ongelmatapauksissa ole yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi).

3. AYY:n uusilla nettisivuilla yhdistysprofiilit ja linkki muokkauslomakkeeseen
AYY:n uusien nettisivujen beta-versio julkasitaan maanantaina 3.6. Sieltä löytyy tuttuun tapaan yhdistysten profiilit toiminnan mukaan ryhmiteltynä. Mikäli huomaat profiilissasi jotain korjattavaa tai sinua on pyydetty toiminta-avustuksen maksamiseksi tekemään päivitykset, toimita uudet tekstit tai yhteystiedot lomakkeen kautta.

Tarkista oman yhdistyksesi profiili täältä: beta.ayy.fi -> opiskelijatoiminta -> yhdistyslistaus.

Tiedot on kopioitu vanhoilta nettisivuilta, mutta osa vaatii päivittämistä. Yhdistyksillä ei jatkossa ole oikeuksia muokata omia tietojaan AYY:n nettisivuilla vaan muutokset tehdään tämän lomakkeen kautta: https://lomake.ayy.fi/viestinta/association-profile/

Muista tehdä muutokset aina kolmeen kieliversioon! Vähimmäisvaatimuksena on kahdella kielellä tehdyt profiilit. Älä enää muokkaa vanhoilla nettisivuilla olevaa profiiliasi. Alkusyksystä yhdistyksille lähetetään tunnukset nettisivuille, jotta saatte lisättyä yhdistyksenne avoimia tapahtumia sivuilta löytyvään kalenteriin.

Lisätietoja voi kysyä ja palautetta nettisivuista antaa osoitteeseen [email protected].

4. Yhdistysopas ja koulutusmateriaalit uusille hallituksille 

Osalla yhdistyksistä vaihtuu hallitus kesän kynnyksellä. Siispä on hyvä muistuttaa apunanne olevista asioista, kuten yhdistysoppaasta ja viime syksyn yhdistyskoulutuksen materiaalien sijainnista. Välitättehän tiedon näistä uusien toimijoiden suuntaan!

Yhdistysoppaasta löytyy monipuolisesti tietoa, jota AYY:n piirissä toimivat yhdistykset tarvitsevat toimintansa tueksi. Teemoja löytyy niin yhdistyksen perustamisesta, taloudenhoidosta, hallinnosta kuin yhdenvertaisuudestakin. Ja paljon muuta! Lisäksi kattavan materiaalipankin avulla löydät olennaisten ulkopuolisten lähteiden äärelle. Erityisen ajankohtaisia monille kesällä toimintakautensa päättäville ovat osiot tilinpäätökseen liittyen.

Yhdistysopas löytyy täältä: https://yhdistysopas.ayy.fi/

Sivustoon kannattaa tutustua kunnolla jo toimikauden alussa sekä pitkin matkaa. Palautetta saa ehdottomasti antaa, sillä pientä fiksattavaa löytyy aina. Myös marraskuussa 2018 pidettyjen yhdistyskoulutusten materiaalit löytyvät täältä: https://yhdistysopas.ayy.fi/koulutusmateriaalit/

Jatkossa voi kysymyksiin etsiä ensihätään tietoa yhdistysoppaasta, ja sen jälkeen olla yhteydessä järjestösektoriin: jarjestoasiat(a)ayy.fi. Muistakaahan myös lisätä uudet toimijat yhdistykset-listalle täältä: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset. Kannattaa myös tarkistaa, että hallituksenne sähköpostilista ohjautuu oikeille henkilöille ja tila.ayy.fi tunnukset jaetaan uusien nimiin, niin siirtymävaihe sujuu sutjakammin.

5. Näillä vinkeillä saat yhdistyksesi kesäkuntoon!

Kesän lähestyessä useiden järjestöjen toiminta alkaa hiipua kesälevolle. Nyt onkin hyvä aika laittaa järjestösi asiat kesäkuntoon ja huolehtia, etteivät vielä kevään jäljiltä levällään olevat tehtävät jää varjostamaan kesälomia.

Huolehdithan, että yhdistyksesi talousasiat ovat kevään osalta kunnossa. Tämä tarkoittaa ainakin sitä, että kaikki kevään tilitapahtumat, kulukorvaukset ja kuitit ovat ajan tasalla. Saat apua taloudenhoitoon ja kirjanpitoon liittyvissä asioissa Yhdistysoppaasta: https://yhdistysopas.ayy.fi/taloudenhoito-ja-kirjanpito/. Hoida samalla loppuun kaikki roikkumaan jääneet asiat, kuten tarvittavien allekirjoitusten keräämiset ja viestien lähettämiset. Mikäli kaipaatte neuvoja, jarjestoasiat(a)ayy.fi osoitteesta vastaillaan kysymyksiin. Kun kaikki kevään tehtävät on viimeistelty, on syksyyn helpompi valmistautua ja syksyllä mukava aloittaa taas uudet tehtävät!

Järjestöhommista onkin hyvä ottaa kesällä ainakin vähän lomaa, jotta into hommiin säilyy myös koko syksyn ajan. Nähdään viimeistään Aalto Partyssa 3.9.!

6. Mainosta yhdistyksesi palvelua yhdistystiedotteessa

Löytyykö yhdistykseltänne varusteita, tarvikkeita, pelivälineitä, astioita tai muuta näppärää lainattavaksi tai vuokrattavaksi AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille? Jotta yhdistyksenne omistamien tarvikkeiden ja varusteiden käyttöastetta voitaisiin nostaa, kokeile mainostamista AYY:n yhdistystiedotteessa. Yhteiskäyttö on järkevää niin lompakon kuin ympäristönkin kannalta! Lainaaminen ja vuokraaminen on kestävämpi tapa hankkia tavaroita, sillä näin vältytään uuden ostamiselta. Jakamistalous kunniaan!

Voit toimittaa tiiviin tekstisi (noin 50 sanaa), otsikon ja linkin lisätietoihin tai yhteystietoihin osoitteeseen tiedotteet(a)ayy.fi. Julkaisemme näitä mainoksia pitkin vuotta tai toivomananne ajankohtana yhdistystiedotteessa.

7. Osatapahtuman järjestäjäksi Otaniemen yöhön 21.9.
Otaniemen yö, poikkitaiteellinen, kaikille avoin, pääsymaksuton kampusfestivaali, järjestetään tänä vuonaa 21.9.! Mitä taiteellista juuri sinun yhdistyksesi voisi tapahtumaan tehdä?

Otaniemen yössä halukkaat Aallon opiskelijat ja opiskelijajärjestöt pääsevät toteuttamaan omanlaistaan taiteellista ja luovaa ohjelmaa. Festivaali koostuu useista pienemmistä osatapahtumista, jotka ovat pääosin Aalto-yhteisön järjestämiä. Tarkoitus on tuoda esille koko Aalto-yhteisön luovuus ja sen moninaisuus. tapahtuma painottuu enemmän Väreen & kauppiksen lähistölle, mutta myös AYY:n omiin tiloihin

Ilmoittautuminen osatapahtuman järjestäjäksi tulee olemaan auki elokuun alkuun saakka. Voit myös ilmoittautua mukaan tekemään Otaniemen suurinta ja näyttävintä poikkitieteellistä tapahtumaa heti tänään osoitteessa https://ayy.fi/jasenille/opiskelijakulttuuri/vuosittaiset-tapahtumat/otaniemenyo/

Lisätietoa saa yllä mainituilta nettisivuilta ja osoitteesta [email protected]

8. Yhdistystoimintanne jäljet historiaan – muista arkistoida
Unohtuuko arkistointi helposti? Mitä ylipäätään tarvitsee ja kannattaa arkistoida? Jääkö arkistointi huomaamatta vuoden loppuun? Kesän kynnyksellä on hyvä hetki ottaa aiheesta koppia, jotta saatte tämän kevään tai viimeisimmän toimintavuoden asiat talteen.

Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan arkisto tarjoaa piirissään toimiville yhdistyksille säilytystilaa, tarvikkeita ja neuvontaa arkistoinnissa. Arkistoinnin tarkoituksena on luoda tulevaisuuden toimijoille elävä kuva yhdistyksen toiminnasta. Arkistoida kannattaa kaikki yhdistykseen toimintaan liittyvä itse tuotettu aineisto sekä muuta jälkipolville mielenkiintoista materiaalia asianmukaisesti merkittynä. Vinkkejä arkistoinnin rajaukseen esimerkiksi Yhdistystoimijoiden sivuilta.

Tärkeää on, että arkistointia pidetään mielessä ja toteutetaan pitkin vuotta. Kysy rohkeasti vinkkejä ja ota yhteyttä arkisto(a)ayy.fi.

9. Kansainvälistymisen ABC -opas yhdistyksesi apuna
Joka viides aaltolainen on kansainvälinen opiskelija. Otetaanko heidät huomioon yhdistyksenne toiminnassa ja tapahtumissa? Kaipaatteko apua kansainvälistymiseen?

Yhdistystoiminnan muuttaminen kansainvälisemmäksi saattaa tuntua hankalalta ajatukselta, mutta se voidaan toteuttaa myös pienin askelin. Tämä opas esittelee konkreettisia keinoja kansainvälisen näkökulman huomiointiin sekä yhdistyksen tapahtumissa että toimintatavoissa. Opas jakautuu kolmeen osioon, joista A sisältää helppoja, kevyesti toteutettavia asioita, B hieman suurempaa panostusta vaativia tekoja ja C huomattavasti läpileikkaavampia ja laajempia kansainvälistymiskeinoja. Tavoitteet on jaettu neljään osa-alueeseen:

Edunvalvonta: kuinka yhdistyksenne pyörii? Miten kv-näkökulmasta pidetään huolta?
Uudet opiskelijat: kuinka vaihto-opiskelijat ja ulkomaiset tutkinto-opiskelijat saadaan mukaan yhdistyksen toimintaan?
Tapahtumat: millaisia tapahtumia yhdistyksenne järjestää?
Viestintä: kenet viestintänne tavoittaa ja miten? Mitä kieliä yhdistyksellänne on käytössä?

Kansainvälistymisen ABC -oppaan löydät yhdistysoppaasta: https://yhdistysopas.ayy.fi/kansainvalistymisen-abc/

Toivottavasti oppaasta on juuri sinulle ja yhdistyksellesi apua! Mikäli kansainvälisten opiskelijoiden tai kansainvälistymisen kanssa kaipaatte apua ja vinkkejä, asiantuntijamme Rosa Väisäsen ja hallituksen jäsenen Taneli Myllykankaan tavoittaa osoitteesta [email protected]. Muista myös liittyä Aalto International kanavalle Telegramissa!

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Yhdistystiedote siirtyy kesätauolle ja ilmestyy taas elokuussa. Lähetä lyhyt tekstisi klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Haluatko poistua yhdistystiedotelistalta? Kilkkaa seuraavaa linkkiä ja seuraa ohjeita sivun alalaidassa: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset