Yhdistystiedote viikolle 20/2019

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 20/2019

Tilakähmyt on nyt käynnissä. Muutaman harrastetilan kohdalla on tehty pieniä muutoksia varausjärjestelyihin. Katso tarkemmat ohjeet kohdasta 1 ja muista myös AYY:n isoimmat tapahtumat syksyä suunnitellessasi, kohta 2. Aurinkoista viikonloppua kaikille!

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
13.5. Kukanpäivä (kohta 3, https://www.facebook.com/events/2263069650443938/)
14.5. Kähmytilaisuus erityisasemayhdistyksille (kohta 1)
16.5. Edustajiston kokous (ayy.fi/live)
18.5. AYY 9v vuosijuhlabileet (https://www.facebook.com/events/355197748424532/)
21.5. Kähmytilaisuus muille 1. luettelon yhdistyksille ja harrastustilojen varaajille (kohta 1)
26.5. Tapahtumien ilmoittaminen lukuvuosikalenteriin päättyy (kohta 6, http://bit.ly/ayycalendar2019)

Tiedotteen sisältö
1. Tilakähmyt käynnissä: erityisasemayhdistyksillä päättyy 14.5. ja muilla alkaa 15.5.
2. Tiedoksi AYY:n isoimpia tapahtumia syksyllä 2019
3. Tule juhlistamaan Teekkarikylämme 67-vuotista taivalta Kukanpäivänä 13.5.!
4. Haalareita ja opiskelijavaatteita AYY:n vuosijuhlien sillibrunssille
5. Näillä vinkeillä saat yhdistyksesi kesäkuntoon!
6. Ilmoita tapahtumasi lukuvuosikalenteriin 2019-2020
7. Ota AYY:n Instagram-story haltuun päiväksi
8. Seuraa AYY:ta somessa
9. Valvojaksi valintakokeisiin
1. Tilakähmyt käynnissä: erityisasemayhdistyksillä päättyy 14.5. ja muilla alkaa 15.5.
AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, ovat yhdistysten osalta käynnissä.  Varaukset tehdään tuttuun tapaan AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen. TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla.

Kähmittävä ajanjakso on ma 12.8.2019 – su 5.1.2020.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

-Erityisasemayhdistykset
Täyttöaika alkaa ma 6.5.2019 klo 12 ja päättyy ti 14.5. klo 12.
Kähmytilaisuus 1: ti 14.5. klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa R001/M232 M1.

-Muut 1. luettelon yhdistykset
Täyttöaika alkaa ke 15.5.2019 klo 12 ja päättyy ti 21.5. klo 12.
Kähmytilaisuus 2: ti 21.5. klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa R001/M232 M1.

Tärkeä huomio! Edelliseen ennakkovarauskierrokseen verrattuna on tehty seuraava muutos: kolmen harrastustilan (monitoimitila, tatamisali, yhdistystila) varaukset tehdään vasta 15.5. alkavalla varauskierroksella ja näiden tilojen osalta yhdistyksen tulee tulla puolustamaan varauksiaan jälkimmäiseen kähmytilaisuuteen ti 21.5. Tämä koskee kaikkia yhdistyksiä! Harrastustilojen varauksia voi tehdä vasta ma 15.5. alkaen. Muutoksen tavoitteena on taata kaikille yhdistyksille tasapuolisemmat mahdollisuudet näiden erittäin kysyttyjen maksuttomien tilojen varaamiseen.

Katso tarkemmat varausohjeet täältä: https://ayy.fi/blog/2019/05/06/ayyn-kertavuokrattavien-tilojen-ennakkovaraukset-yhdistyksille-ovat-kaynnissa-2/

2. Tiedoksi AYY:n isoimpia tapahtumia syksyllä 2019
Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan vapaaehtoiset ja työntekijät järjestävät kaikille aaltolaisille suunnattuja isoja tapahtumia, joiden päivämääriä on listattu alle. Nämä ovat teille tiedoksi ja muiden tapahtumien suunnittelun tueksi, varsinkin jos haluatte olla näistä tietoisia tulevia tilavarauksia tehdessä. Tervetuloa mukaan!

3.9. Aalto Party
21.9. Otaniemen yö
30.9. Lakinlaskijaiset
31.10. Aalto Talent Expo
2-9.11. Teekkariperinneviikko
8.11. Teekkariperinnejuhla
2-4.12. Yhdistyskoulutukset (alustava)

3. Tule juhlistamaan Teekkarikylämme 67-vuotista taivalta Kukanpäivänä 13.5.!
AYY:n Kampusjaosto toivottaa teidät kaikki lämpimästi tervetulleiksi juhlistamaan perinteistä ylioppilaiden juhlapäivää sekä samalla Teekkarikylän 67. syntymäpäivää Kukanpäivänä, maanantaina 13.5.

Tapahtumapaikkana toimii tänäkin vuonna Teekkarikylän sydämessä sijaitseva Servin Mökki ja paikan päällä on klo 16:00 alkaen mahdollista nautiskella maukkaasta tarjoilusta sekä keväisestä ohjelmasta. Tapahtuman kohokohtana toimii perinteiseen tapaan Kukanpäivän viestin juhlallinen luovutustilaisuus! Kukanpäivä on lisäksi osa AYY:n 9. vuosijuhlan vuosijuhlaviikko-ohjelmistoa.

Saavu siis paikalle nauttimaan keväisen juhlavasta tunnelmasta ja kutsu myös ystäväsi mukaan! Lisätietoa Kukanpäivästä on löydettävissä oheisen linkin takaa: https://www.facebook.com/events/2263069650443938/

4. Haalareita ja opiskelijavaatteita AYY:n vuosijuhlien sillibrunssille
Vuosijuhlatoimikunta etsii AYY:n 9. vuosijuhlien sillibrunssille opiskelijayhdistysten ja kiltojen opiskelijahaalareita ja -takkeja. Tämä on loistava tilaisuus tyhjentää järjestönne varastoa turhista haalareista tai takeista, sekä tuoda oman järjestönne vaatetus näkyvästi esiin koko AYY:n yhteisessä juhlassa!

Mikäli yhdistyksellänne on menneiden vuosikurssien ylimääräisiä, käyttämättömiä haalareita tai takkeja, joita voisitte lahjoittaa sillibrunssille, ottakaa yhteyttä vuosijuhlatoimikuntaan joko sähköpostilla osoitteeseen [email protected] tai Telegramissa @lohenscowl.

5. Näillä vinkeillä saat yhdistyksesi kesäkuntoon!
Kesän lähestyessä useiden järjestöjen toiminta alkaa hiipua kesälevolle. Nyt onkin hyvä aika laittaa järjestösi asiat kesäkuntoon ja huolehtia, etteivät vielä kevään jäljiltä levällään olevat tehtävät jää varjostamaan kesälomia.

Huolehdithan, että yhdistyksesi talousasiat ovat kevään osalta kunnossa. Tämä tarkoittaa ainakin sitä, että kaikki kevään tilitapahtumat, kulukorvaukset ja kuitit ovat ajan tasalla. Saat apua taloudenhoitoon ja kirjanpitoon liittyvissä asioissa Yhdistysoppaasta: https://yhdistysopas.ayy.fi/taloudenhoito-ja-kirjanpito/. Hoida samalla loppuun kaikki roikkumaan jääneet asiat, kuten tarvittavien allekirjoitusten keräämiset ja viestien lähettämiset. Mikäli kaipaatte neuvoja, jarjestoasiat(a)ayy.fi osoitteesta vastaillaan kysymyksiin. Kun kaikki kevään tehtävät on viimeistelty, on syksyyn helpompi valmistautua ja syksyllä mukava aloittaa taas uudet tehtävät!

Järjestöhommista onkin hyvä ottaa kesällä ainakin vähän lomaa, jotta into hommiin säilyy myös koko syksyn ajan. Nähdään viimeistään Aalto Partyssa 3.9.!

6. Ilmoita tapahtumasi lukuvuosikalenteriin 2019-2020
AYY:n piirissä toimivilla yhdistyksillä ja toimijoilla on mahdollista ilmoittaa tärkeitä päivämääriään AYY:n ja TOKYOn yhdessä tuottamaa Design-kalenteriin. Tapahtumia voi ilmoittaa alle linkitettyyn taulukkoon sunnuntaihin 26.5.2019 saakka. Lisätkää tapahtumanne oikean kuukauden alle aikajärjestyksessä.

Kirjoittakaa teksti, jonka haluatte kalenteriin, ”Event name/Text” –sarakkeeseen. Huomioikaa ystävällisesti, että yhdelle riville mahtuu maksimissaan 25 merkkiä tekstiä, välit mukaan lukien. Mieti kirjoittaessasi, montako riviä omasta kalenteristasi haluat ”tuhlattavan”. Kalenterista tulee kolmikielinen, joten ota myös tämä huomioon tekstiä suunnitellessasi.

Taulukko on muokattavissa annettuun deadlineen 26.5.2019 asti, mihin saakka voitte käydä tekemässä tapahtumiinne muutoksia. Täyttäkää sarakkeet huolellisesti, ja tarkistakaa ja tuplatarkistakaa, että tiedot ovat oikein. Muistakaa täyttää taulukkoon myös tieto siitä, kuka tapahtuman järjestää.

Taulukko löytyy osoitteesta: http://bit.ly/ayycalendar2019

Kysymyksiä ja kommentteja ottaa vastaan AYY:n viestintäasiantuntija Henna Palonen ([email protected] tai 050 5209440).

7. Ota AYY:n Instagram-story haltuun päiväksi
Haluatko kertoa toiminnastanne, esitellä yhdistystilanne tai vaikkapa näyttää, miten tapahtuma järjestetään tyylillänne? Yhdistykselläsi on mahdollisuus kertoa AYY:n 2300 instagram-seuraajalle, mitä ja miten juuri te toimitte. Tarinoiden kautta seuraajat pääsevät näkemään, miten monipuolinen ja moninainen AYY:n järjestökenttä on ja samalla yhdistyksenne tavoittaa uusia ihmisiä.

Oletko kiinnostunut ottamaan AYY:n Instagram-storyn haltuun? Laita viestiä AYY:n tiedottaja Henna Paloselle (henna.palonen(a)ayy.fi) ja sovi oma päiväsi. Varsinkin kesällä on monia mahdollisuuksia ottaa story haltuun ja mainostaa toimintaanne myös uusille opiskelijoille!

8. Seuraa AYY:ta somessa
Haluatko tietää ensimmäisten joukossa, mitä ylioppilaskuntasi tekee ja mitä Aalto-yhteisössä tapahtuu? Seuraa AYY:n sosiaalisen median tilejä, niin tiedät heti, missä mennään:

Facebook: https://www.facebook.com/ylioppilaskunta/
Instagram: https://www.instagram.com/ayy_fi/
Twitter: https://twitter.com/AYY_FI
LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/aalto-university-student-union

Muista myös Facebook-ryhmät AYY Events, Aalto International ja AYY Study Events ja AYY: Edunvalvonta sekä Telegram-ryhmät AYY: Edunvalvonta ja Aalto International!

9. Valvojaksi valintakokeisiin
Rekrytoimme opiskelijoita valvojiksi kauppatieteellisen alan yhteisvalinnan sekä DIA-yhteisvalinnan valintakokeisiin 20.5.-6.6.2019 välisenä aikana sekä avustaviin tehtäviin 7.-10.6.2019 välisenä aikana. Valvojille järjestetään koulutustilaisuudet ja etusijalla valvojiksi ovat ne opiskelijat, jotka pääsevät osallistumaan koulutukseen.

Valvojien koulutukset järjestetään suomeksi ja valintakoevalvojana toimiminen edellyttää sujuvaa suomen kielen taitoa.

Ilmoittautuminen päättyy 12.5.2019 klo 23.59.

Lisätietoa: https://www.aalto.fi/fi/hakijapalvelut/valvojaksi-valintakokeisiin

Ystävällisin terveisin,
Hakijapalvelut
[email protected]

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Haluatko poistua yhdistystiedotelistalta? Kilkkaa seuraavaa linkkiä ja seuraa ohjeita sivun alalaidassa: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset