Yhdistystiedote viikolle 21/2019
Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset
Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 21/2019
Kun tilakähmyt päättyvät yhdistyksenne osalta, merkitkää kaikille avoimet tapahtumanne ensi vuoden lukuvuosikalenteria varten (kohta 1). Lisäksi voitte vaikuttaa yhdistyslakiin keskiviikkoon mennessä (kohta 3). Mukavaa vuosijuhlaviikonloppua!
Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille)
18.5. AYY 9v vuosijuhlabileet (https://www.facebook.com/events/355197748424532/)
21.5. Kähmytilaisuus muille 1. luettelon yhdistyksille ja harrastustilojen varaajille (kohta 2)
26.5. Äänestä europarlamenttivaaleissa (ayy.fi/vaalit, ennakkoäänestys 15-21.5.)
26.5. Tapahtumien ilmoittaminen lukuvuosikalenteriin päättyy (kohta 1, http://bit.ly/ayycalendar2019)
3.9. Save the date: Aalto Party
Tiedotteen sisältö
1. Ilmoita tapahtumasi lukuvuosikalenteriin 2019-2020
2. Tilakähmyt päättyvät ensimmäisen luettelon yhdistyksillä ti 21.5.
3. Vaikuta yhdistyslakiin 22.5. mennessä
4. Muutamia varastoja tarjolla Atlantinkadulla ja Miestentiellä
5. Kansainvälistymisen ABC -opas yhdistyksesi apuna
6. Näillä vinkeillä saat yhdistyksesi kesäkuntoon!
7. Ota AYY:n Instagram-story haltuun päiväksi
1. Ilmoita tapahtumasi lukuvuosikalenteriin 2019-2020
AYY:n piirissä toimivilla yhdistyksillä ja toimijoilla on mahdollista ilmoittaa tärkeitä päivämääriään AYY:n ja TOKYOn yhdessä tuottamaa Design-kalenteriin. Tapahtumia voi ilmoittaa alle linkitettyyn taulukkoon sunnuntaihin 26.5.2019 saakka. Lisätkää tapahtumanne oikean kuukauden alle aikajärjestyksessä.
Kirjoittakaa teksti, jonka haluatte kalenteriin, ”Event name/Text” –sarakkeeseen. Huomioikaa ystävällisesti, että yhdelle riville mahtuu maksimissaan 25 merkkiä tekstiä, välit mukaan lukien. Mieti kirjoittaessasi, montako riviä omasta kalenteristasi haluat ”tuhlattavan”. Kalenterista tulee kolmikielinen, joten ota myös tämä huomioon tekstiä suunnitellessasi.
Taulukko on muokattavissa annettuun deadlineen 26.5.2019 asti, mihin saakka voitte käydä tekemässä tapahtumiinne muutoksia. Täyttäkää sarakkeet huolellisesti, ja tarkistakaa ja tuplatarkistakaa, että tiedot ovat oikein. Muistakaa täyttää taulukkoon myös tieto siitä, kuka tapahtuman järjestää.
Taulukko löytyy osoitteesta: http://bit.ly/ayycalendar2019
Kysymyksiä ja kommentteja ottaa vastaan AYY:n viestintäasiantuntija Henna Palonen ([email protected] tai 050 5209440).
2. Tilakähmyt päättyvät ensimmäisen luettelon yhdistyksillä ti 21.5.
AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, ovat yhdistysten osalta käynnissä. Varaukset tehdään tuttuun tapaan AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen. TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla.
Kähmittävä ajanjakso on ma 12.8.2019 – su 5.1.2020.
Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:
-Erityisasemayhdistykset
Täyttöaika alkaa ma 6.5.2019 klo 12 ja päättyy ti 14.5. klo 12.
Kähmytilaisuus 1: ti 14.5. klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa R001/M232 M1.
-Muut 1. luettelon yhdistykset
Täyttöaika alkaa ke 15.5.2019 klo 12 ja päättyy ti 21.5. klo 12.
Kähmytilaisuus 2: ti 21.5. klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa R001/M232 M1.
Tärkeä huomio! Edelliseen ennakkovarauskierrokseen verrattuna on tehty seuraava muutos: kolmen harrastustilan (monitoimitila, tatamisali, yhdistystila) varaukset tehdään vasta 15.5. alkavalla varauskierroksella ja näiden tilojen osalta yhdistyksen tulee tulla puolustamaan varauksiaan jälkimmäiseen kähmytilaisuuteen ti 21.5. Tämä koskee kaikkia yhdistyksiä! Harrastustilojen varauksia voi tehdä vasta ma 15.5. alkaen. Muutoksen tavoitteena on taata kaikille yhdistyksille tasapuolisemmat mahdollisuudet näiden erittäin kysyttyjen maksuttomien tilojen varaamiseen.
Katso tarkemmat varausohjeet täältä: https://ayy.fi/blog/2019/05/06/ayyn-kertavuokrattavien-tilojen-ennakkovaraukset-yhdistyksille-ovat-kaynnissa-2/
Tilakähmyjen päätyttyä 22.5. avautuu tilavaraukset syksyn osalta myös toisen luettelon yhdistyksille ja kaikille aaltolaisille.
3. Vaikuta yhdistyslakiin 22.5. mennessä
Tuntuuko yhdistyslaki ahdistavan vieraalta ja hankalalta kokonaisuudelta? Oletko joskus tuskastellut yhdistyksen perustamisen tai hallinnon kanssa? Pitäisikö yhdistyksen rekisteröintiä, rekisteristä poistumista ja päätöksentekoa helpottaa? Pitäisikö yhdistyksen voida toimia myös englanniksi virallisissa yhteyksissä? Jos olet sitä mieltä, tule mukaan helpottamaan yhdistyslakia ja yhteisöllistä kansalaistoimintaa!
Yhdistyslakia ollaan päivittämässä ja uusiin suuntiin pääsevät kaikki vaikuttamaan. Oikeusministeriön kysely on auki 22.5. asti. Kyselyllä kerätään tietoja ja näkemyksiä lainsäädännön ja käytäntöjen kehittämistarpeista
Suoraan kyselyyn: https://link.webropolsurveys.com/S/312C3F4FC2DA68AE
4. Muutamia varastoja tarjolla Atlantinkadulla ja Miestentiellä
Kiinteistöyhtiöllä on muutamia häkkivarastoja vapaana, joita voidaan vuokrata AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille. Muutamia varastoja on Jätkäsaaressa Atlantinkadulla ja muutamia Miestentiellä Otaniemessä. Varastot ovat kooltaan 1-2 m2 ja niiden vuokra vaihtelee taloittain 10-20 e/kk tienoilla. Varastoja ei pääsääntöisesti vuokrata yhdistyksille, joilla on jo jotain varasto- tai kerhotilaa AYY:n kautta. Kiinnostuneet yhdistykset voivat ottaa yhteyttä AYY:n kiinteistötoimeen [email protected].
5. Näillä vinkeillä saat yhdistyksesi kesäkuntoon!
Kesän lähestyessä useiden järjestöjen toiminta alkaa hiipua kesälevolle. Nyt onkin hyvä aika laittaa järjestösi asiat kesäkuntoon ja huolehtia, etteivät vielä kevään jäljiltä levällään olevat tehtävät jää varjostamaan kesälomia.
Huolehdithan, että yhdistyksesi talousasiat ovat kevään osalta kunnossa. Tämä tarkoittaa ainakin sitä, että kaikki kevään tilitapahtumat, kulukorvaukset ja kuitit ovat ajan tasalla. Saat apua taloudenhoitoon ja kirjanpitoon liittyvissä asioissa Yhdistysoppaasta: https://yhdistysopas.ayy.fi/taloudenhoito-ja-kirjanpito/. Hoida samalla loppuun kaikki roikkumaan jääneet asiat, kuten tarvittavien allekirjoitusten keräämiset ja viestien lähettämiset. Mikäli kaipaatte neuvoja, jarjestoasiat(a)ayy.fi osoitteesta vastaillaan kysymyksiin. Kun kaikki kevään tehtävät on viimeistelty, on syksyyn helpompi valmistautua ja syksyllä mukava aloittaa taas uudet tehtävät!
Järjestöhommista onkin hyvä ottaa kesällä ainakin vähän lomaa, jotta into hommiin säilyy myös koko syksyn ajan. Nähdään viimeistään Aalto Partyssa 3.9.!
6. Kansainvälistymisen ABC -opas yhdistyksesi apuna
Joka viides aaltolainen on kansainvälinen opiskelija. Otetaanko heidät huomioon yhdistyksenne toiminnassa ja tapahtumissa? Kaipaatteko apua kansainvälistymiseen?
Yhdistystoiminnan muuttaminen kansainvälisemmäksi saattaa tuntua hankalalta ajatukselta, mutta se voidaan toteuttaa myös pienin askelin. Tämä opas esittelee konkreettisia keinoja kansainvälisen näkökulman huomiointiin sekä yhdistyksen tapahtumissa että toimintatavoissa. Opas jakautuu kolmeen osioon, joista A sisältää helppoja, kevyesti toteutettavia asioita, B hieman suurempaa panostusta vaativia tekoja ja C huomattavasti läpileikkaavampia ja laajempia kansainvälistymiskeinoja. Tavoitteet on jaettu neljään osa-alueeseen:
Edunvalvonta: kuinka yhdistyksenne pyörii? Miten kv-näkökulmasta pidetään huolta?
Uudet opiskelijat: kuinka vaihto-opiskelijat ja ulkomaiset tutkinto-opiskelijat saadaan mukaan yhdistyksen toimintaan?
Tapahtumat: millaisia tapahtumia yhdistyksenne järjestää?
Viestintä: kenet viestintänne tavoittaa ja miten? Mitä kieliä yhdistyksellänne on käytössä?
Kansainvälistymisen ABC -oppaan löydät yhdistysoppaasta: https://yhdistysopas.ayy.fi/kansainvalistymisen-abc/
Toivottavasti oppaasta on juuri sinulle ja yhdistyksellesi apua! Mikäli kansainvälisten opiskelijoiden tai kansainvälistymisen kanssa kaipaatte apua ja vinkkejä, asiantuntijamme Rosa Väisäsen ja hallituksen jäsenen Taneli Myllykankaan tavoittaa osoitteesta [email protected]. Muista myös liittyä Aalto International kanavalle Telegramissa!
7. Ota AYY:n Instagram-story haltuun päiväksi
Haluatko kertoa toiminnastanne, esitellä yhdistystilanne tai vaikkapa näyttää, miten tapahtuma järjestetään tyylillänne? Yhdistykselläsi on mahdollisuus kertoa AYY:n 2300 instagram-seuraajalle, mitä ja miten juuri te toimitte. Tarinoiden kautta seuraajat pääsevät näkemään, miten monipuolinen ja moninainen AYY:n järjestökenttä on ja samalla yhdistyksenne tavoittaa uusia ihmisiä.
Oletko kiinnostunut ottamaan AYY:n Instagram-storyn haltuun? Laita viestiä AYY:n tiedottaja Henna Paloselle (henna.palonen(a)ayy.fi) ja sovi oma päiväsi. Varsinkin kesällä on monia mahdollisuuksia ottaa story haltuun ja mainostaa toimintaanne myös uusille opiskelijoille!
HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?
Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.
Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).
Haluatko poistua yhdistystiedotelistalta? Kilkkaa seuraavaa linkkiä ja seuraa ohjeita sivun alalaidassa: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset
Read more news
Yhdistystiedote viikolle 23/2019
AYY:n hallitus on päättänyt kokouksessaan yhdistyksille jaettavista avustuksista (kohta 1). Mikäli yhdistysilmoitus jäi tekemättä maaliskuussa, jälki-ilmoittautuminen on nyt auki ja päättyy 30.6. (kohta 2) Lisäksi uusien nettisivujen beta-versiosta voit tarkistaa yhdistyksesi profiilin ja ilmoittaa meille muutoksista (kohta 3). Yhdistystiedote siirtyy tämän tiedotteen myötä kesätauolle. Aurinkoista ja rentouttavaa kesää kaikille!
Yhdistystiedote viikolle 22/2019
Tiedote sisältää tällä kertaa vinkkejä kesää varten. Muista toimittaa avustushakemuksista unohtuneet liitteet (kohta 1), hoida pöytäkirjat ja kirjanpito ajan tasalle (kohta 2) sekä ota hetki aikaa arkistoinnille (kohta 3). Muista myös levähtää ja nauttia kesästä! Ensi viikolla lähtee vielä kevään viimeinen yhdistystiedote, jonka materiaalit toimitettava helatorstain takia jo tiistaihin klo 10 mennessä ([email protected]).
Yhdistystiedote viikolle 20/2019
Tilakähmyt on nyt käynnissä. Muutaman harrastetilan kohdalla on tehty pieniä muutoksia varausjärjestelyihin. Katso tarkemmat ohjeet kohdasta 1 ja muista myös AYY:n isoimmat tapahtumat syksyä suunnitellessasi, kohta 2. Aurinkoista viikonloppua kaikille!