Föreningsbrev vecka 23/2019

Det här är AUS föreningsbrev vecka 23/2019

AUS styrelse har fattat beslut om bidragen som utdelas till föreningarna på sitt möte (punkt 1). Om föreningsanmälan förblev ogjord i mars är efteranmälningen nu öppen fram till 30.6 (punkt 2). Dessutom kan du kontrollera  föreningsprofilen på den nya webbplatsens beta-version och meddela oss om ändringar (punkt 3).

Föreningsbrevet tar sommarpaus i och med detta infobrev. Ha en solig och avslappnande sommar!

Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer
3.9 Aalto Party och Aalto After Party
21.9 Otnäs natt
28.10-5.11 AUS:s delegationsmöte
2-4.12 AUS:s föreningsutbildningar
16.5.2020 Save the date: AUS 10. årsfest, Finlandiahuset

Nyhetsbrevets innehåll
1. Verksamhetsbidragen för år 2019 har beviljats
2. Föreningsanmälningar som saknas måste lämnas in senast 29.6 kl. 12!
3. Föreningsprofiler och länk till ändringsblankett på AUS nya webbplats
4. Föreningsguiden och utbildningsmaterial för nya styrelser
5. Med dessa tips får du föreningen i sommarskick!
6. Marknadsför föreningens tjänster i föreningsbrevet
7. Arrangör av delevenemang på Otnäs natt 21.9
8. Föreningsverksamhetens spår till historien – kom ihåg att arkivera
9. Internationaliserings-ABC- guiden som stöd för din förening
1.Verksamhetsbidragen för år 2019 har beviljats
Verksamhetsbidragen för år 2019 har beviljats och ni kan bekanta er med bidragsbeloppen på adressen http://ayy.fi/sv/foreningar/tjanster/verksamhetsbidrag/verksamhetsbidrag-2019/

Bidrag utbetalas till sammanlagt 120 föreningar. Verksamhetsbidragen betalas ut när alla villkor för bidraget uppfyllts. Betalningsordern utförs snart och inbetalningen syns på det konto som uppgavs på TAHLO, senast under midsommarveckan om alla detaljer är i skick för föreningens del.

Bilagor saknas? Både bilagor som fått tilläggstid och övriga saknade bilagor ska lämnas in före utbetalning av bidraget. Lämna in saknade bilagor via Tahlo-systemet eller på adressen [email protected] senast 30 juni. Vi kontaktar inte föreningen när det gäller bilagor som fått tilläggstid, utan bilagorna ska lämnas in enligt anvisning. Övriga får ett meddelande där vi berättar vilka bilagor som saknas eller är ofullständiga. Kolla in nödvändiga bilagor härifrån: https://ayy.fi/blog/2019/02/27/yhdistysilmoitukset-ja-ayyn-toiminta-avustus-2019/

Bristande profil? Om föreningen har brister i sin profil på AUS webbplats eller om något annat inte stämmer, kontaktar vi er separat. De förnyade uppdateringsanvisningarna hittar du i punkt 3. Enligt anvisningarna inför ansökningsomgången ska profilen vara uppdaterad för att verksamhetsbidraget ska kunna betalas ut.

Meddela oss på adressen jarjestoasiat(a)ayy.fi när du har lämnat in eller kompletterat något som saknas (en bilaga, profil, medlemsantal) så gör vi en betalningsorder på ert bidrag.

Den respons vi har fått om den förnyade ansökningsprocessen har huvudsakligen varit positiv. Om du vill ge ris eller rosor kan du göra det på adressen: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/palaute-avustushakemus-2019/, så kan vi fortsätta utveckla ansökningsprocessen.

2. Föreningsanmälningar som saknas måste lämnas in senast den 30.6
Varje förening inom AUS ska årligen lämna in en föreningsanmälan. Föreningar som ännu inte lämnat in sin föreningsanmälan för 2019 ska göra det senast 30.6 kl. 23.59. Det går inte längre att ansöka om verksamhetsbidrag. Om en förening missat tidsfristen för anmälningen två år i rad kan den strykas helt ur studentkårens föreningsregister.

Föreningsanmälningarna lämnas i tjänsten TAHLO på adressen http://tahlo.ayy.fi/. Inloggningen sker med föreningens eget användar-ID och borttappade lösenord kan återställas till den e-postadress som föreningen angett som gemensam adress på sidan https://tahlo.ayy.fi/password_reset/.

Fyll noggrant i alla uppgifter på flikarna Allmänt, Styrelsen, Lokaler och Bilagor. Du kan fortsätta uppdatera uppgifterna ända tills blanketten stängs 30.6 kl. 23.59, så du behöver inte göra allt på en gång. Programmet sparar ändringar innan du lämnar en flik i blanketten!

Om du gör en föreningsanmälan behöver du:

*   de gällande stadgarna
*   verksamhetsberättelsen för år 2018
*   verksamhetsplanen för år 2019

Kom ihåg att uppdatera föreningens profil på AUS webbplats https://lomake.ayy.fi/viestinta/association-profile/. Närmare anvisningar finns här: https://ayy.fi/sv/blog/2019/05/28/foreningsanmalningar-som-saknas-2019/. Om du har frågor, kontakta föreningssektorn: [email protected]

3.Föreningsprofiler och länk till ändringsblankett på AUS nya webbplats
Betaversionen för AUS nya webbplats publicerats på måndag 3.6. (Vi beklagar, att länk leder, för en stund, till sitefactory. We’ll get the ”real” beta running as soon as possible.) Där finns som bekant föreningarnas profiler grupperade. Om du märker felaktigheter i profilen eller man har bett dig uppdatera profilen inför utbetalning av verksamhetsbidrag, sänd de nya texterna eller kontaktuppgifterna med blanketten.

Kontrollera din förenings profil härifrån: http://ayy.aaltofi.acsitefactory.com/fi/yhdistyslistaus (HENNA TARKISTAA TÄMÄN)

Uppgifterna har kopierats från den gamla webbplatsen, en del behöver dock uppdateras. I fortsättningen kommer föreningarna inte att ha rätt att ändra sina egna uppgifter på AUS webbplats utan ändringarna görs med denna blankett: https://lomake.ayy.fi/viestinta/association-profile/

Kom ihåg att alltid föra in ändringarna i alla tre språkversioner!  Minimikravet är profiler på två språk. Uppdatera inte längre din profil som finns på den gamla webbplatsen. I början av hösten skickas webbplatskoder till till föreningarna med vilka ni lägga till föreningens öppna evenemang i kalendern.

Mer information fås och respons om webbplatsen kan ni ge på adressen [email protected]
4. Föreningsguiden och utbildningsmaterial för nya styrelser
För en del föreningar byts styrelsen ut vid sommarens intåg. Därför är det dags att påminna om sådant som kan vara till hjälp för er, såsom föreningsguiden och var materialet från förra höstens föreningsutbildningar finns. Ni förmedlar väl informationen vidare till de nya funktionärerna!

I föreningsguiden finns mångsidig information som föreningarna inom AUS behöver som stöd i sin verksamhet. Det finns avsnitt om att bilda en förening, om ekonomin, förvaltningen och jämlikheten i föreningarna. Och mycket mer! Dessutom har guiden en omfattande materialbank som hjälper dig hitta de viktigaste externa källorna. Delarna om bokslutet är speciellt aktuella för många som avslutar sin verksamhetsperiod under sommaren.

Föreningsguiden finns här: https://yhdistysopas.ayy.fi/

Det lönar sig att utforska sidorna ordentligt redan i början av mandatperioden, men också senare. Skicka oss gärna respons, för det finns alltid saker att fixa! Också materialet från föreningsutbildningarna i november 2018 finns här: https://yhdistysopas.ayy.fi/koulutusmateriaalit/

I fortsättningen kan du först söka information i föreningsguiden och först i andra hand kontakta föreningssektorn: jarjestoasiat(a)ayy.fi. Kom ihåg att lägga till nya funktionärer på listan här: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset. Det lönar sig också att kontrollera att rätt personer får e-posten till styrelsens e-postlista, och att tila.ayy.fi-koderna delas med de nya funktionärerna så att övergångsfasen går smidigare.

5. Med dessa tips får du föreningen i sommarskick!
När sommaren närmar sig börjar föreningarnas verksamhet ta paus. Nu är det en god tid att sätta föreningens ärenden i sommarskick och se till att halvfärdiga uppgifter från våren inte avskuggar sommarloven.

Du ser väl till att din förenings ekonomiska ärenden för vårens del är i skick. Det här betyder åtminstone att alla vårens kontohändelser, ersättningar för utlägg och kvitton är uppdaterade. Du får hjälp i ärenden gällande skötseln av föreningens ekonomi och bokföring i Föreningsguiden: https://yhdistysopas.ayy.fi/ekonomi-och-bokforing/?lang=sv. Ta även hand om resten av de halvfärdiga arbetena såsom nödvändiga underskrifter och att skicka meddelanden. Om ni behöver råd, svarar man gärna från adressen jarjestoasiat(a)ayy.fi När vårens alla ärenden färdigbehandlats är det lättare att förbereda sig för och inleda nya uppgifter på hösten.

Det är bra att ha paus under sommaren från föreningsgrejer så att ivern bevaras under hela hösten. Vi ses senast på Aalto Party 3.9!

6. Marknadsför föreningens tjänster i föreningsbrevet
Har din förening utrustning, tillbehör, spelutrustning, kärl eller annat som kan lånas ut eller hyras till föreningar som verkar inom AUS? För att användningsgraden av föreningens tillbehör och utrustning skulle kunna öka, kan ni pröva på att marknadsföra i AUS föreningsbrev. Gemensam användning är lönsamt både med tanke på plånboken och för miljön! Att låna och hyra är ett hållbarare sätt att införskaffa saker, för så undviks att köpa nytt. Ära för delningsekonomi!

Du kan skicka in din korta text (ca 50 ord), rubrik och länk till tilläggsuppgifter eller kontaktuppgifter till adressen tiedotteet(a)ayy.fi. Vi publicerar reklamerna i föreningsbrevet genom hela året eller vid önskad tidpunkt.

7. Arrangör av delevenemang på Otnäs natt 21.9
Den tvärvetenskapliga och avgiftsfria campusfestivalen Otnäs natt ordnas i år den 21 september! Hurdant konstnärligt skulle just din förening kunna göra för evenemanget?

Under Otnäs natt får intresserade studenter och studentföreningar vid Aalto ordna eget konstnärligt och kreativt program. Festivalen består av flera mindre delevenemang som huvudsakligen ordnas av Aaltogemenskapen. Tanken är att lyfta fram Aaltogemenskapens kreativitet och mångfald. Evenemanget ordnas främst i närheten av Väre& Kauppis men även i AUS egna lokaler.

Anmälningen som arrangör av delevenemang kommer att vara öppen fram till början av augusti. Du kan även anmäla dig redan idag som arrangör av Otnäs största och mest framstående tvärvetenskapliga evenemang på adressen     https://ayy.fi/jasenille/opiskelijakulttuuri/vuosittaiset-tapahtumat/otaniemenyo/

Mer information får du på ovannämnda webbadress och från adressen [email protected]

8. Föreningsverksamhetens spår till historien – kom ihåg att arkivera
Faller arkiveringen lätt i glömska? Vad behöver man överhuvudtaget arkivera? Blir arkiveringen alltid uppskjuten till årets slut? Vid sommarens intåg är det god tid att ta tag i saken så att ni får sparat ärendena för den här våren eller föregående verksamhetsår.

Aalto-universitetets studentkårs arkiv erbjuder förvaring, utrustning och rådgivning för studentkårens föreningar i arkiveringsfrågor. Syftet med arkiveringen är att skapa en levande bild av föreningens verksamhet för kommande generationer. Det lönar sig att arkivera allt material som föreningen själv producerar och som anknyter till föreningens verksamhet, men också material som kan vara intressant för kommande generationer. Allt material ska märkas korrekt. Tips för att avgränsa arkiveringen finns till exempel på Yhdistystoimijats webbplats.

Det är viktigt att ni håller arkiveringen bakom örat och arkiverar året runt. Tveka inte att be om tips och kontakta arkisto(a)ayy.fi.

9. Internationaliserings-ABC- guiden som stöd för din förening
Var femte aaltoit är internationell studerande. Beaktas de i föreningens verksamhet och evenemang? Behöver ni hjälp med internationalisering?

Det kan verka besvärligt att göra föreningens verksamhet mer internationell, men målet kan uppnås också med små steg. Den här guiden presenterar konkreta sätt att beakta det internationella perspektivet både i föreningens evenemang och verksamhetssätt. Guiden är indelad i tre avsnitt varav A innehåller enkla åtgärder som är lätta att genomföra, B lite större satsningar och C betydligt mer omfattande och genomträngande insatser. Målen är indelade i fyra delområden:

Intressebevakning: hur fungerar föreningen? Hur beaktas det internationella perspektivet?
Nya studerande: hur lockas utbytesstuderande och utländska examensstuderande
Evenemang: hurdana evenemang ordnar er förening?
Kommunikation: vem når ni med er kommunikation, och hur? Vilka språk används i föreningen?

Internationaliserings – ABC-guiden hittar du i föreningsguiden: https://yhdistysopas.ayy.fi/kansainvalistymisen-abc/?lang=sv

Vi hoppas att guiden är till nytta för just dig och din förening! Om ni behöver hjälp och vägledning gällande internationella studerande eller internationalisering kan ni ta kontakt med vår sakkunniga Rosa Väisänen och styrelsemedlem Taneli Myllykangas på adressen [email protected]. Kom även ihåg att gå med i Telegramkanalen Aalto International

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Föreningsbrevet tar sommarpaus och återkommer igen i augusti. Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen [email protected]. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Essi Puustinen ([email protected], tfn 050 520 9442).

Vill du avprenumerera? Klicka på länken och följ anvisningarna nere på sidan: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset