Yhdistystiedote viikolle 22/2019

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 22/2019

Tiedote sisältää tällä kertaa vinkkejä kesää varten. Muista toimittaa avustushakemuksista unohtuneet liitteet (kohta 1), hoida pöytäkirjat ja kirjanpito ajan tasalle (kohta 2) sekä ota hetki aikaa arkistoinnille (kohta 3). Muista myös levähtää ja nauttia kesästä! Ensi viikolla lähtee vielä kevään viimeinen yhdistystiedote, jonka materiaalit toimitettava helatorstain takia jo tiistaihin klo 10 mennessä ([email protected]).

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
26.5. Äänestä europarlamenttivaaleissa (ayy.fi/vaalit)
26.5. Tapahtumien ilmoittaminen lukuvuosikalenteriin päättyy (kohta 4, http://bit.ly/ayycalendar2019)
3.9. Save the date: Aalto Party ja Aalto Afterparty
21.9. Save the date: Otaniemen yö
28.10-5.11. AYY:n edustajistovaalit
2-4.12. AYY:n yhdistyskoulutukset
16.5.2020 Save the date: AYY 10. vuosijuhla, Finlandiatalo

Tiedotteen sisältö
1. Toiminta-avustushakemuksista puuttuneet liitteet palautettava 31.5. mennessä
2. Näillä vinkeillä saat yhdistyksesi kesäkuntoon!
3. Yhdistystoimintanne jäljet historiaan – muista arkistoida
4. Ilmoita tapahtumasi lukuvuosikalenteriin 2019-2020
5. Muutamia varastoja tarjolla Atlantinkadulla ja Miestentiellä
6. Yhdistysopas ja koulutusmateriaalit uusille hallituksille
7. Kansainvälistymisen ABC -opas yhdistyksesi apuna
8. Osatapahtuman järjestäjäksi Otaniemen yöhön 21.9.

1. Toiminta-avustushakemuksista puuttuneet liitteet palautettava 31.5. mennessä
Osalta toiminta-avustusta maaliskuussa hakeneilta yhdistyksiltä puuttui osa vaadituista liitteistä. Lähetäthän puuttuvat tai korjatut liitteet 31.5. mennessä osoitteeseen jarjestoasiat(a)ayy.fi. Muistutus koskee myös lisäaikaa pyytäneitä yhdistyksiä, jotka eivät vielä ole palauttaneet liitteitään. Kaikkien liitteiden toimittaminen on avustuksen maksamisen ehtona.

Tässä vielä muistutuksena lista mukaan vaadituista liitteistä:

– voimassa olevat säännöt
– edellisen toimintavuoden tilinpäätös (koostuu tuloslaskelmasta ja taseesta)
– edellisen toimintavuoden toimintakertomus
– kuluvan toimintavuoden toimintasuunnitelma
– kuluvan toimintavuoden budjetti

Mikäli et jotain näistä palauttanut Tahlo-järjestelmään maaliskuun aikana, lähetäthän liitteet osoitteeseen jarjestoasiat(a)ayy.fi. Tahlo on vielä hetken aikaa kiinni ennen kuin jälki-ilmoittautuminen avataan.

Yhdistysten avustussummat vahvistetaan ensi viikolla AYY:n hallituksen kokouksessa, joten niistä tietoa ensi viikon tiedotteessa!

2. Näillä vinkeillä saat yhdistyksesi kesäkuntoon!
Kesän lähestyessä useiden järjestöjen toiminta alkaa hiipua kesälevolle. Nyt onkin hyvä aika laittaa järjestösi asiat kesäkuntoon ja huolehtia, etteivät vielä kevään jäljiltä levällään olevat tehtävät jää varjostamaan kesälomia.

Huolehdithan, että yhdistyksesi talousasiat ovat kevään osalta kunnossa. Tämä tarkoittaa ainakin sitä, että kaikki kevään tilitapahtumat, kulukorvaukset ja kuitit ovat ajan tasalla. Saat apua taloudenhoitoon ja kirjanpitoon liittyvissä asioissa Yhdistysoppaasta: https://yhdistysopas.ayy.fi/taloudenhoito-ja-kirjanpito/. Hoida samalla loppuun kaikki roikkumaan jääneet asiat, kuten tarvittavien allekirjoitusten keräämiset ja viestien lähettämiset. Mikäli kaipaatte neuvoja, jarjestoasiat(a)ayy.fi osoitteesta vastaillaan kysymyksiin. Kun kaikki kevään tehtävät on viimeistelty, on syksyyn helpompi valmistautua ja syksyllä mukava aloittaa taas uudet tehtävät!

Järjestöhommista onkin hyvä ottaa kesällä ainakin vähän lomaa, jotta into hommiin säilyy myös koko syksyn ajan. Nähdään viimeistään Aalto Partyssa 3.9.!

3. Yhdistystoimintanne jäljet historiaan – muista arkistoida
Unohtuuko arkistointi helposti? Mitä ylipäätään tarvitsee ja kannattaa arkistoida? Jääkö arkistointi huomaamatta vuoden loppuun? Kesän kynnyksellä on hyvä hetki ottaa aiheesta koppia, jotta saatte tämän kevään tai viimeisimmän toimintavuoden asiat talteen.

Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan arkisto tarjoaa piirissään toimiville yhdistyksille säilytystilaa, tarvikkeita ja neuvontaa arkistoinnissa. Arkistoinnin tarkoituksena on luoda tulevaisuuden toimijoille elävä kuva yhdistyksen toiminnasta. Arkistoida kannattaa kaikki yhdistykseen toimintaan liittyvä itse tuotettu aineisto sekä muuta jälkipolville mielenkiintoista materiaalia asianmukaisesti merkittynä. Vinkkejä arkistoinnin rajaukseen esimerkiksi Yhdistystoimijoiden sivuilta.

Tärkeää on, että arkistointia pidetään mielessä ja toteutetaan pitkin vuotta. Kysy rohkeasti vinkkejä ja ota yhteyttä arkisto(a)ayy.fi.

4. Ilmoita tapahtumasi lukuvuosikalenteriin 2019-2020
AYY:n piirissä toimivilla yhdistyksillä ja toimijoilla on mahdollista ilmoittaa tärkeitä päivämääriään AYY:n ja TOKYOn yhdessä tuottamaa Design-kalenteriin. Tapahtumia voi ilmoittaa alle linkitettyyn taulukkoon sunnuntaihin 26.5.2019 saakka. Lisätkää tapahtumanne oikean kuukauden alle aikajärjestyksessä.

Kirjoittakaa teksti, jonka haluatte kalenteriin, ”Event name/Text” –sarakkeeseen. Huomioikaa ystävällisesti, että yhdelle riville mahtuu maksimissaan 25 merkkiä tekstiä, välit mukaan lukien. Mieti kirjoittaessasi, montako riviä omasta kalenteristasi haluat ”tuhlattavan”. Kalenterista tulee kolmikielinen, joten ota myös tämä huomioon tekstiä suunnitellessasi.

Taulukko on muokattavissa annettuun deadlineen 26.5.2019 asti, mihin saakka voitte käydä tekemässä tapahtumiinne muutoksia. Täyttäkää sarakkeet huolellisesti, ja tarkistakaa ja tuplatarkistakaa, että tiedot ovat oikein. Muistakaa täyttää taulukkoon myös tieto siitä, kuka tapahtuman järjestää.

Taulukko löytyy osoitteesta: http://bit.ly/ayycalendar2019

Kysymyksiä ja kommentteja ottaa vastaan AYY:n viestintäasiantuntija Henna Palonen ([email protected] tai 050 5209440).

5. Muutamia varastoja tarjolla Atlantinkadulla ja Miestentiellä
Kiinteistöyhtiöllä on muutamia häkkivarastoja vapaana, joita voidaan vuokrata AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille. Muutamia varastoja on Jätkäsaaressa Atlantinkadulla ja muutamia Miestentiellä Otaniemessä. Varastot ovat kooltaan 1-2 m2 ja niiden vuokra vaihtelee taloittain 10-20 e/kk tienoilla.. Varastoja ei pääsääntöisesti vuokrata yhdistyksille, joilla on jo jotain varasto- tai kerhotilaa AYY:n kautta. Kiinnostuneet yhdistykset voivat ottaa yhteyttä AYY:n kiinteistötoimeen [email protected].

6. Yhdistysopas ja koulutusmateriaalit uusille hallituksille
Osalla yhdistyksistä vaihtuu hallitus kesän kynnyksellä. Siispä on hyvä muistuttaa apunanne olevista asioista, kuten yhdistysoppaasta ja viime syksyn yhdistyskoulutuksen materiaalien sijainnista. Välitättehän tiedon näistä uusien toimijoiden suuntaan!

Yhdistysoppaasta löytyy monipuolisesti tietoa, jota AYY:n piirissä toimivat yhdistykset tarvitsevat toimintansa tueksi. Teemoja löytyy niin yhdistyksen perustamisesta, taloudenhoidosta, hallinnosta kuin yhdenvertaisuudestakin. Ja paljon muuta! Lisäksi kattavan materiaalipankin avulla löydät olennaisten ulkopuolisten lähteiden äärelle. Erityisen ajankohtaisia monille kesällä toimintakautensa päättäville ovat osiot tilinpäätökseen liittyen.

Yhdistysopas löytyy täältä: https://yhdistysopas.ayy.fi/

Sivustoon kannattaa tutustua kunnolla jo toimikauden alussa sekä pitkin matkaa. Palautetta saa ehdottomasti antaa, sillä pientä fiksattavaa löytyy aina.

Myös marraskuussa 2018 pidettyjen yhdistyskoulutusten materiaalit löytyvät täältä: https://yhdistysopas.ayy.fi/koulutusmateriaalit/

Jatkossa voi kysymyksiin etsiä ensihätään tietoa yhdistysoppaasta, ja sen jälkeen olla yhteydessä järjestösektoriin: jarjestoasiat(a)ayy.fi. Muistakaahan myös lisätä uudet toimijat yhdistykset-listalle täältä: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset. Kannattaa myös tarkistaa, että hallituksenne sähköpostilista ohjautuu oikeille henkilöille ja tila.ayy.fi tunnukset vaihdetaan uusien toimijoiden nimiin, niin siirtymävaihe sujuu sutjakammin.

7. Kansainvälistymisen ABC -opas yhdistyksesi apuna
Joka viides aaltolainen on kansainvälinen opiskelija. Otetaanko heidät huomioon yhdistyksenne toiminnassa ja tapahtumissa? Kaipaatteko apua kansainvälistymiseen?

Yhdistystoiminnan muuttaminen kansainvälisemmäksi saattaa tuntua hankalalta ajatukselta, mutta se voidaan toteuttaa myös pienin askelin. Tämä opas esittelee konkreettisia keinoja kansainvälisen näkökulman huomiointiin sekä yhdistyksen tapahtumissa että toimintatavoissa. Opas jakautuu kolmeen osioon, joista A sisältää helppoja, kevyesti toteutettavia asioita, B hieman suurempaa panostusta vaativia tekoja ja C huomattavasti läpileikkaavampia ja laajempia kansainvälistymiskeinoja. Tavoitteet on jaettu neljään osa-alueeseen:

Edunvalvonta: kuinka yhdistyksenne pyörii? Miten kv-näkökulmasta pidetään huolta?
Uudet opiskelijat: kuinka vaihto-opiskelijat ja ulkomaiset tutkinto-opiskelijat saadaan mukaan yhdistyksen toimintaan?
Tapahtumat: millaisia tapahtumia yhdistyksenne järjestää?
Viestintä: kenet viestintänne tavoittaa ja miten? Mitä kieliä yhdistyksellänne on käytössä?

Kansainvälistymisen ABC -oppaan löydät yhdistysoppaasta: https://yhdistysopas.ayy.fi/kansainvalistymisen-abc/

Toivottavasti oppaasta on juuri sinulle ja yhdistyksellesi apua! Mikäli kansainvälisten opiskelijoiden tai kansainvälistymisen kanssa kaipaatte apua ja vinkkejä, asiantuntijamme Rosa Väisäsen ja hallituksen jäsenen Taneli Myllykankaan tavoittaa osoitteesta [email protected]. Muista myös liittyä Aalto International kanavalle Telegramissa!

8. Osatapahtuman järjestäjäksi Otaniemen yöhön 21.9.
Otaniemen yö, poikkitaiteellinen, kaikille avoin, pääsymaksuton kampusfestivaali, järjestetään tänä vuonaa 21.9.! Mitä taiteellista juuri sinun yhdistyksesi voisi tapahtumaan tehdä?

Otaniemen yössä halukkaat Aallon opiskelijat ja opiskelijajärjestöt pääsevät toteuttamaan omanlaistaan taiteellista ja luovaa ohjelmaa. Festivaali koostuu useista pienemmistä osatapahtumista, jotka ovat pääosin Aalto-yhteisön järjestämiä. Tarkoitus on tuoda esille koko Aalto-yhteisön luovuus ja sen moninaisuus. Tapahtuma painottuu tällä kertaa Väreen ja Kauppakorkeakoulun lähistölle, mutta myös AYY:n omiin tiloihin.

Ilmoittautuminen osatapahtuman järjestäjäksi tulee olemaan auki elokuun alkuun saakka. Voit myös ilmoittautua mukaan tekemään Otaniemen suurinta ja näyttävintä poikkitieteellistä tapahtumaa heti tänään osoitteessa https://ayy.fi/jasenille/opiskelijakulttuuri/vuosittaiset-tapahtumat/otaniemenyo/

Lisätietoa saa yllä mainituilta nettisivuilta ja osoitteesta [email protected]

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi helatorstain takia jo tiistaihin klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Haluatko poistua yhdistystiedotelistalta? Kilkkaa seuraavaa linkkiä ja seuraa ohjeita sivun alalaidassa: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset