Föreningsbrev vecka 22/2019

Om du vill ha AUS föreningsbrev till din e-post, beställ det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Det här är AUS föreningsbrev vecka 22/2019

Denna gång innehåller föreningsbrevet  tips inför sommaren. Kom ihåg att lämna in de bilagor som glömts från bidragsansökan (punkt 1), uppdatera protokoll och bokföring (punkt 2) och att ha en stund för arkivering (punkt 3). Kom även ihåg att vila och njuta av sommaren! Nästa vecka skickas vårens sista föreningsbrev vars material ska sändas in redan på tisdag senast kl. 10 på grund av Kristihimmelsfärdsdagen ([email protected]).

Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer
26.5 Rösta i europarlamentsvalet (ayy.fi/vaalit)
26 Anmälning av evenemang till läsårskalendern avslutas (punkt 4, http://bit.ly/ayycalendar2019)
3.9 Save the date: Aalto Party ja Aalto Afterparty
21.9 Save the date: Otnäs natt
28.10-5.11 AUS:s delegationsval
2-4.12 AUS:s föreningsutbildningar
16.5.2020 Save the date: AUS 10:e årsfest, Finlandiahuset

Nyhetsbrevets innehåll
1. Bilagor som glömts från verksamhetsbidragsansökan ska lämnas in senast 31 maj
2. Med dessa tips får du föreningen i sommarskick!
3. Föreningsverksamhetens spår till historien – kom ihåg att arkivera
4. Meddela ditt evenemang till AUS läsårskalender 2016–2017
5. Några förråd till förfogande på Atlantgatan och Karlavägen
6. Föreningsguiden och utbildningsmaterial för nya styrelsemedlemmar
7. Internationaliserings-ABC- guiden som stöd för din förening
8. Arrangör av delevenemang på Otnäs natt 21.9

1. Bilagor som glömts från verksamhetsbidragsansökan ska lämnas in senast 31 maj
En del föreningar hade glömt att lägga till en del av de krävda bilagorna i sin verksamhetsbidragsansökan när de sökte bidrag i mars. Du skickar väl de saknade eller kompletterade bilagorna senast 31 maj till adressen jarjestoasiat(a)ayy.fi. Påminnelsen gäller även föreningar som bett om att få tilläggstid och som ännu inte lämnat in något. Villkor för att bidraget utbetalas är att alla bilagor lämnats in.

Som påminnelse ännu en lista på de bilagor som krävs:

–  gällande stadgar
– bokslutet för föregående år (består av resultaträkningen och balansräkningen)
-verksamhetsberättelse för föregående år
-verksamhetsplan för pågående år
– budgeten för pågående verksamhetsår

Om du inte lämnade in något av bilagorna via TAHLO-systemet i mars så skicka bilagorna till adressen jarjestoasiat(a)ayy.fi. Tahlo är ännu stängd en tid innan efteranmälningen öppnas.

Föreningarnas bidragsbelopp bekräftas nästa vecka på AUS:s styrelses möte så information om dem i nästa veckas föreningsbrev!

2. Med dessa tips får du föreningen i sommarskick!
När sommaren närmar sig börjar föreningarnas verksamhet ta paus. Nu är det en god tid att sätta föreningens ärenden i sommarskick och se till att halvfärdiga uppgifter från våren inte avskuggar sommarloven.

Du ser väl till att din förenings ekonomiska ärenden för vårens del är i skick. Det här betyder åtminstone att alla vårens kontohändelser, ersättningar för utlägg och kvitton är uppdaterade. Du får hjälp i ärenden gällande skötseln av föreningens ekonomi och bokföring i Föreningsguiden: https://yhdistysopas.ayy.fi/ekonomi-och-bokforing/?lang=sv. Ta även hand om resten av de halvfärdiga arbetena såsom nödvändiga underskrifter och att skicka meddelanden. Om ni behöver råd, svarar man gärna från adressen jarjestoasiat(a)ayy.fi När vårens alla ärenden färdigbehandlats är det lättare att förbereda sig för och inleda nya uppgifter på hösten.

Det är bra att ha paus under sommaren från föreningsgrejer så att ivern bevaras under hela hösten. Vi ses senast på Aalto Party 3.9!

3. Föreningsverksamhetens spår till historien – kom ihåg att arkivera
Faller arkiveringen lätt i glömska? Vad behöver man överhuvudtaget arkivera? Blir arkiveringen alltid uppskjuten till årets slut? Vid sommarens intåg är det god tid att ta tag i saken så att ni får sparat ärendena för den här våren eller föregående verksamhetsår.

Aalto-universitetets studentkårs arkiv erbjuder förvaring, utrustning och rådgivning för studentkårens föreningar i arkiveringsfrågor. Syftet med arkiveringen är att skapa en levande bild av föreningens verksamhet för kommande generationer. Det lönar sig att arkivera allt material som föreningen själv producerar och som anknyter till föreningens verksamhet, men också material som kan vara intressant för kommande generationer. Allt material ska märkas korrekt. Tips för att avgränsa arkiveringen finns till exempel på Yhdistystoimijats webbplats.

Det är viktigt att ni håller arkiveringen bakom örat och arkiverar året runt. Tveka inte att be om tips och kontakta arkisto(a)ayy.fi.

4. Meddela ditt evenemang till AUS läsårskalender 2019–2020
Föreningar och aktörer inom AUS har möjlighet att meddela viktiga datum för sina evenemang till studentkårens läsårskalender. Du kan meddela evenemang med den bifogade tabellen fram till söndag 26.5.2019. Fyll i era evenemang under rätt månad i tidsordning.

Skriv texten ni vill ha i kalendern i kolumnen ”Event name/Text” (med gul bakgrund). Vänligen notera att det ryms högst 25 tecken på en rad, inklusive mellanslag. När du skriver, fundera på hur många rader du vill ”slösa” i din egen kalender. När du planerar texten, beakta att kalendern blir trespråkig.

Filen kan redigeras fram till 26.5.2019, och ni kan alltså göra ändringar i era evenemang fram till dess. Fyll i kolumnerna noggrant och dubbelkolla att uppgifterna stämmer. Kom ihåg att också fylla i informationen om vem som är arrangör.

Tabellen finns på adressen: http://bit.ly/ayycalendar2019

Frågor och kommentarer kan riktas till Henna Palonen, AUS sakkunnig för kommunikation ([email protected] eller 050 5209440).

5. Några förråd till förfogande på Atlantgatan och Karlavägen
Fastighetsbolagen har en del lediga förrådsburar som kan hyras av föreningar som verkar inom AUS. Några förråd finns på Atlantgatan på Busholmen och några finns på Karlavägen i Otnäs.
Förråden är 1–2 m2 stora och hyran ligger kring 10–20€/mån beroende på hus. Hyresbeloppet fastställs utgående från fastighetsbolagets budget och avgifter. Förråden hyrs huvudsakligen inte ut till föreningar som redan har ett förrådsutrymme eller klubblokal via AUS. Intresserade föreningar kan ta kontakt med AUS fastighetssektion [email protected].

6. Föreningsguiden och utbildningsmaterial för nya styrelser
För en del föreningar byts styrelsen ut vid sommarens intåg. Därför är det dags att påminna om sådant som kan vara till hjälp för er, såsom föreningsguiden och var materialet från förra höstens föreningsutbildningar finns. Ni förmedlar väl informationen vidare till de nya funktionärerna!

I föreningsguiden finns mångsidig information som föreningarna inom AUS behöver som stöd i sin verksamhet. Det finns avsnitt om att bilda en förening, om ekonomin, förvaltningen och jämlikheten i föreningarna. Och mycket mer! Dessutom har guiden en omfattande materialbank som hjälper dig hitta de viktigaste externa källorna. Delarna om bokslutet är speciellt aktuella för många som avslutar sin verksamhetsperiod under sommaren.

Föreningsguiden finns här: https://yhdistysopas.ayy.fi/

Det lönar sig att utforska sidorna ordentligt redan i början av mandatperioden, men också senare. Skicka oss gärna respons, för det finns alltid saker att fixa!

Också materialet från föreningsutbildningarna i november 2018 finns här: https://yhdistysopas.ayy.fi/koulutusmateriaalit/

I fortsättningen kan du först söka information i föreningsguiden och först i andra hand kontakta föreningssektorn: jarjestoasiat(a)ayy.fi. Kom ihåg att lägga till nya funktionärer på listan här: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset. Det lönar sig också att kontrollera att rätt personer får e-posten till styrelsens e-postlista, och att tila.ayy.fi-koderna delas med de nya funktionärerna så att övergångsfasen går smidigare.

7. Internationaliserings-ABC- guiden som stöd för din förening
Var femte aaltoit är internationell studerande. Beaktas de i föreningens verksamhet och evenemang? Behöver ni hjälp med internationalisering?

Det kan verka besvärligt att göra föreningens verksamhet mer internationell, men målet kan uppnås också med små steg. Den här guiden presenterar konkreta sätt att beakta det internationella perspektivet både i föreningens evenemang och verksamhetssätt. Guiden är indelad i tre avsnitt varav A innehåller enkla åtgärder som är lätta att genomföra, B lite större satsningar och C betydligt mer omfattande och genomträngande insatser. Målen är indelade i fyra delområden:

Intressebevakning: hur fungerar föreningen? Hur beaktas det internationella perspektivet?
Nya studerande: hur lockas utbytesstuderande och utländska examensstuderande
Evenemang: hurdana evenemang ordnar er förening?
Kommunikation: vem når ni med er kommunikation, och hur? Vilka språk används i föreningen?

Internationaliserings – ABC-guiden hittar du i föreningsguiden: https://yhdistysopas.ayy.fi/kansainvalistymisen-abc/?lang=sv

Vi hoppas att guiden är till nytta för just dig och din förening! Om ni behöver hjälp och vägledning gällande internationella studerande eller internationalisering kan ni ta kontakt med vår sakkunniga Rosa Väisänen och styrelsemedlem Taneli Myllykangas på adressen [email protected]. Kom även ihåg att gå med i Telegramkanalen Aalto International

8. Arrangör av delevenemang på Otnäs natt 21.9
Den tvärvetenskapliga och avgiftsfria campusfestivalen Otnäs natt ordnas i år den 21 september! Hurdant konstnärligt skulle just din förening kunna göra för evenemanget?

Under Otnäs natt får intresserade studenter och studentföreningar vid Aalto ordna eget konstnärligt och kreativt program. Festivalen består av flera mindre delevenemang som huvudsakligen ordnas av Aaltogemenskapen. Tanken är att lyfta fram Aaltogemenskapens kreativitet och mångfald. Evenemanget ordnas främst i närheten av Väre& Kauppis men även i AUS egna lokaler.

Anmälningen som arrangör av delevenemang kommer att vara öppen fram till början av augusti. Du kan även anmäla dig redan idag som arrangör av Otnäs största och mest framstående tvärvetenskapliga evenemang på adressen     https://ayy.fi/jasenille/opiskelijakulttuuri/vuosittaiset-tapahtumat/otaniemenyo/

Mer information får du på ovannämnda webbadress och från adressen [email protected]

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text på grund av påsken redan på tisdag senast klockan 10.00 till adressen tiedotteet (a) ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Essi Puustinen ([email protected], tfn 050 520 9442).

Vill du avprenumerera? Klicka på länken och följ anvisningarna nere på sidan: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset