Förhandsbokning av lokaler för våren 2021

Publicerat 2.11., updated 30.11.

Förhandsbokning av lokaler i ett nötskal

Förhandsbokning av hyreslokaler eller lokalhamstring som bekant, är en förmån för föreningar som verkar inom AUS. Bokningarna görs i AUS eget bokningssystem TILA. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets användarnamn. Bekanta dig med hyreslokalerna här.

Avvikande från tidigare bokningsrundor är att fysiska lokalhamstringstillfällen inte ordnas  utan föreningarna måste förbereda sig på att förhandla om eventuella överlappande bokningar  per e-post genast efter bokningsrundan.

Dessutom ber vi föreningarna att beakta att undantagstidens bokningspraxis som gäller lokalerna (bl.a. maximianvändarmängd, säkerhetsblankett, priser) gäller tillsvidare och AUS styrelse granskar läget regelbundet. Föreningarna bör följa myndigheternas säkerhetsanvisningar och AUS noggrannare anvisningar om evenemangssäkerhet.

Under den här bokningsrundan kan lokalerna bokas för tiden 18.1.2021-8.8.2021. (Obs! Ändrat startdatum på grund av COVID-19)

Ifyllningstiden för lokalbokningar i systemet är följande:

1. Särställda föreningar
   I fyllningstiden börjar ti 1.12.2020 kl. 12 och går ut må 7.12 kl. 12.

   I år ordnas inte lokalhamstringstillfällen utan överlappningarna utreds 7.12 kl. 12-8.12. kl. 16 under ledning av centralbyrån. Förbered dig på att förhandla om eventuella överlappningar per epost enligt anvisningarna som skickas per epost. Servicebyrån skickar meddelande om de här fallen separat. Observera undantagsanvisnigarna för hobbylokaler (nedan).

2. Övriga föreningar i första förteckningen
   I fyllningstiden börjar ons 9.12.2020 kl. 12 och går ut ti 15.12. kl. 12.

   I år ordnas inte lokalhamstringstillfällen utan överlappningar utreds under tiden 15.12 kl. 12-16.12 kl. 16 under ledning av servicebyrån. Förbered dig på att förhandla per epost om eventuella överlappningar enligt anvisningarna som skickas per epost. Servicebyrån skickar meddelande om de här fallen separat.

3. Medlemmar och föreningarna i andra förteckningen
   Kring den 18 december kl. 12 när förhandsbokningsrundan avslutats öppnas bokningskalendern för alla andra bokare.

Viktigt obs! Tre hobbylokaler (Allaktivitetslokalen, Tatamisalen, Föreningslokalen) kan bokas först under bokningsrundan som börjar 9.12 och beträffande de här lokalerna ska föreningarna vara beredda att utreda överlappande bokningar under tiden 15.12 kl. 12-16.12 kl. 16 enligt epostanvisningarna. Det här gäller alla föreningar i första förteckningen! Målet är att garantera jämlikare möjligheter för alla föreningar att boka de här mycket efterfrågade gratislokalerna.

Bokningstidtabeller för föreningarna

OBS! Bokningstidtabellen för alla gratis hobbylokaler (Allaktivitetslokalen, Tatamisalen, Föreningslokalen) är på den sista rundan oberoende av hurdan förening i första förteckningen det är fråga om.

Bokningsanvisningar: 

• I lokalhamstringarna bokas lokalerna i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens listadress), så de personer som i år ansvarat för föreningarnas lokalbokningar kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
• Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas om lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
• Ni noterar väl att AUS interna bokningar i princip är permanenta.
• Särställda föreningarnas årsfest- och sillisbokningar prioriteras. Bokningar som de särställda föreningarna gjort under sin bokningsrunda bekräftas efter att ifrågavarande ifyllningstid gått ut. Eventuella överlappande bokningar utreds på det första lokalhamstringstillfället. Särställda föreningar behöver inte komma och försvara sina bokningar på ett annat lokalhamstringstillfälle. Ett undantag är hobbylokalerna (allaktivitetslokalen, tatamisalen och föreningslokalen), vilka föreningarna först kan boka  från 9 december. Överlappande bokningar för de här lokalerna utreds för alla föreningars del först efter att den andra bokningsrundan upphört.
• Överlappande bokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden upphört utreds överlappande bokningar per epost i enlighet med AUS servicebyrås anvisningar eller redigeras med AUS koder.
• Vid långa bokningsperioder eller flera samtidiga bokningar ska en representant för den grupp som bokat vara beredd på att motivera bokningarna  per epost. Vi tar kontakt med ifrågavarande bokare när bokningsrundan upphört. 
• Ta andra aktörer i beaktande när du gör bokningar. Boka lokaler endast enligt verkligt behov. Lokalerna används förutom av AUS också bland annat av gillena, de särställda föreningarna och andra föreningar med stort behov av lokaler. Undvik om möjligt att boka Smökki följande tider: PO övar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 17–22. Undvik alltså sitsar på måndagar och tisdagar.
• Om lokalsektorn konstaterar att någon aktör bokat förhållandevis många turer och således försvagar andra föreningars möjligheter att dra nytta av AUS lokaler förbehåller AUS rätten att be om tilläggsutredningar eller annullera redan bekräftade bokningar.
• Priserna finns här.
• Användningsregler finns här (bl.a. tidsbegränsningar, ansvarspersonernas åldersgränser, städ- och lokalgranskningsanvisningar)

OBS!  Lokalernas personmängdsbegränsningar och säkerhetsanvisningar som godkänns separat gäller tillsvidare på grund av säkerhetsåtgärder som coronapandemin medfört. Av samma orsak har även prissättningen  ändrats och gäller tillsvidare. AUS förbehåller sig rätten till förändringar.

Om du inte fått någon bekräftelsekod för användargruppen du representerar eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta AUS servicebyrå ayy(a) ayy.fi.