Organisering av säkra evenemang - instruktioner för AUS föreningar

Publicerat: 4.9.2020, uppdaterats 31.5.2021

Den här instruktionen innehåller AUS anvisningar och rekommendationer om evenemangsarrangemang för föreningarna i undantagssituationen som gäller. Instruktionen kompletterar myndigheternas och Aalto-universitetets anvisningar och rekommendationer som föreningarna och studenterna ska följa. Instruktionen uppdateras vid behov och den finns på AUS webbplats.

Arrangören ansvarar alltid för säkerhetsarrangemangen på evenemanget. Om föreningen upplever att säkerhetsarrangemangen är för utmanande att genomföra eller förändrar evenemangets karaktär märkbart så kan föreningen alltid besluta att inte ordna evenemanget.

Myndigheternas säkerhetsbestämmelser ska följas på alla evenemang.På grund av den förändrade epidemisituationen rekommenderar AUS starkt att föreningar följer myndigheternas rekommendationer relaterade till arrangemanget av evenemang. 

På tisdag den 1 juni öppnas en del av AUS engångshyrda lokaler med lokalspecifika begränsningar av användare. Arrangörerna bör följa speciella säkerhetsanvisningar för evenemang. Samtidigt förändras rekommendationerna om publikevenemang och privata tillställningar: inomhus är det möjligt att ordna evenemang med högst 10 personer och utomhus med högst 50 personer, förutsatt att man kan trygga säkerheten i evenemangen enligt myndigheternas instruktioner.

När evenemang ordnas på campuset skaAalto-universitetets anvisning om evenemangsarrangemang  följas. Enligt anvisningen ska en skriftlig genomförandeplan upprättas för tillställningar med över 20 personer. Planen ska bland annat innehålla information om tillställningens karaktär, uppskattat deltagarantal, plats och tidpunkt samt information om hur säkerhetsanvisningarna genomförs och övervakas i praktiken. Planen ska lämnas in för godkännande 2 veckor före tillställningen, så kontrollera anvisningarna i god tid. Campusområdet omfattas av universitetets byggnader och omkringliggande områden. 

Det rekommenderas att genomförandeplanen upprättas i enlighet med Aalto-universitetets anvisningar. AUS rekommenderar att upprätta en genomförandeplan för alla tillställningar även om evenemanget inte skulle ordnas i Aalto-universitetets utomhus- eller inomhusutrymmen. I sådana fall behöver planen inte lämnas in någonstans.  

Utomhusevenemang ska gynnas.På grund av det stora antalet utomhusevenemang ska föreningarna meddela platsen för sina utomhusevenemang och det uppskattade deltagarantalet i enlighet med Aalto-universitetets anvisningar så att överlappningar undviks på campusområdet.  

På utomhusevenemang ska man se till att olika evenemang hålls åtskilda. Deltagarna kan styras med tydliga skyltar och anvisningar. På kryssrundor ska man inte ha inofficiella kontroller. I placeringen av evenemangsplats och ex. vis. kontrollen på kryssrundan ska man satsa på säkerheten alltså vid behov   kunna flytta på kontrollen. 

På evenemanget ska en deltagarlista samlas in. Efter evenemanget ska deltagarlistan förvaras i tre veckor och därefter ska uppgifterna raderas. Deltagarna ska informeras om deltagarlistan och användningsändamålet. Längst ner på sidan hittar du mer detaljerade instruktioner om hur man sammanställer en lista över deltagare som stöder spårning av infektionskedjan. 

En hygienansvarig ska utses för evenemanget och hen bör infinna sig på plats under hela evenemanget. Hygienansvariga ser till att det finns möjlighet till handtvätt och/eller handdecinfiering. Dessutom ansvarar hygienansvariga för att säkerhetsavstånden förverkligas. 

Säkerhetsavståndet ska vara minst 1,5 meter. På evenemang som har publikläktare eller sittplatser ska säkerhetsavståndet iakttas till exempel genom att lämna tomma platser i publiken. Information om hygienanvisningar och säkerhetsavstånd ska ges genom hela evenemanget. Utgångpunkten för planering av evenemang är att säkerhetsavstånden kan hållas på evenemanget.

AUS rekommenderar använding av ansiktsmasker vid offentliga evenemang och i alla situationer där det inte är möjligt att undvika närkontakt. Om munskydd används på evenemangen ska deltagarna på förhand instrueras om hur munskydden används på rätt sätt eftersom risken för coronasmitta ökar om munskyddet hela tiden tas av och på.  Munskyddsrekommendationen och användningsinstruktioner finns här.

Evenemangsarrangören ansvarar för att alla som deltar i evenemangsarrangemangen såsom kontrollarrangörer, följer anvisningen. 

Det lönar sig att undvika att dela ut mat och dryck till deltagarna på evenemanget. Om något delas ut till deltagarna ska det göras hygieniskt i engångsförpackningar och till exempel utnyttjandes deltagarens personliga kärl. Alkoholanvändning ökar vårdslöst beteende och således sannolikt även droppsmitta, så evenemangsdeltagarna rekommenderas att uppmuntras till måttlig alkoholanvändning.   

Utöver THL:s och UKM:s anvisningar om säkerhetsavstånd och hygienpraxis ska man även särskilt noggrant fästa uppmärksamhet vid trånga utrymmen och kösituationer samt aktiviteter som ökar risken för droppsmitta till exempel allsång, skrikande och gruppmotion.  

Om deltagarantalet måste begränsas rekommenderar vi att prioritera deltagandet för tutorer och nya studenter beträffande evenemang som berör dem. 

När evenemangen planeras lönar det sig att beakta att myndighetsanvisningarna kan förändras med snabb tidtabell. Arrangörerna ska ha beredskap att ändra planerna och vid behov inhibera evenemanget. 

Det lönar sig fortfarande för föreningarna att ordna distansevenemang utöver de fysiska evenemangen. På så sätt kan till exempel studenter som hör till riskgrupper beaktas samt studenter som inte känner sig trygga på fysiska evenemang.  Dessutom ska fysiska evenemang inte marknadsföras som obligatoriska och deltagande på fysiska evenemang och tillställningar ska inte vara villkor för att till exempel få overallen eller teknologmössan.  

Vad göra när föreningen får kännedom om smitta? 

Det är viktigt att agera snabbt och noggrant när det framkommer att en föreningsmedlem eller person som deltagit på föreningens evenemang har insjuknat i coronaviruset. De här åtgärderna är till hjälp för föreningens, studentkårens, universitetets och kommunens arbete med att förhindra att smittkedjorna sprids samt för spårandet av kedjan, enligt statens ”testa, spåra, isolera och vårda-strategi. 

Det är viktigt att beakta den smittade personens integritetsskydd under hela processen. Med andra ord kan enbart sådan information delas som personen själv har sagt eller delat offentligt. Till exempel om den smittade personen närmar sig gillets styrelse med informationen måste personens uppgifter behandlas anonymt när man informerar om saken. 

Agera följande när smitta framkommer: 

1. Meddela AUS kontaktperson Matias Saikku omedelbart på antingen TG @ayysaikku eller per sms +358 40 703 7511. 

2. Be följande uppgifter av de smittade personerna så snabbt som möjligt: a) Boendekommun b) Alla evenemang som personen deltagit på, var hen har rört sig på campuset och vilken undervisning hen har deltagit i under den senaste veckan. 

3. Meddela boendekommunen även till Saikku så snart som möjligt. (Information om boendekommunen behövs för att kunna utreda vilken kommuns enhet som ansvarar för utredningsarbetet och det försnabbar det byråkratiska arbetet avsevärt.) 

4. Skaffa dig alla närvarolistor för evenemangen. Om du också har information om övriga personer som patienten har haft att göra med, inkludera också dem. 

När du har samlat ihop informationen ger antingen AUS, Aalto-universitetet eller smittskyddsenhetens ansvarsperson närmare anvisningar. 

Hur du samlar en deltagarlista som stöder spårningen av smittkedjor  

Deltagarna bör informeras om deltagarlistan och användningsändamålet. Listan måste kunna delas till hälsovårdsmyndigheter, universitetet och studentkåren och det här ska berättas när informationen samlas. Efter evenemanget ska deltagarlistan sparas i tre veckor och därefter ska informationen raderas.  

Det är viktigt att veta vem som varit på plats och när. Om det endast finns en lista på anmälda är det mer utmanande och osäkrare att spåra exponerade. Samla in information vid ingången till evenemangsplatsen om när personer kommit in på området och när de avlägsnat sig med klockslag. Det här är särskilt viktigt när inomhusevenemang ordnas. I mån av möjlighet kan även deltagarnas kontaktuppgifter samlas in för att göra spårningsarbetet smidigare. 

Kom ihåg att inkludera evenemangsarrangörer, kontrollarrangörer och alla som besökt platsen i listan. Det här betyder även personer som endast snabbt kommit med saker. Personer som inte finns på deltagarlistan får aldrig släppas in på evenemangsområdet. 

Bifoga evenemangsarrangörens kontaktuppgifter till deltagarlistan (epost och telefonnummer) så att tilläggsinformation vid behov kan fås om evenemanget.

AUS andra instruktioner som gäller coronaviruset hittar du på denna sida.