Turvallisten tapahtumien järjestäminen - ohjeistus AYY:n järjestöille

Julkaistu: 4.9.2020, päivitetty 31.5.2021

Tämä ohjeistus sisältää AYY:n ohjeet ja suositukset järjestöille tapahtumien järjestämisestä koronavirusepidemian aikana. Ohjeistus täydentää viranomaisten  ja Aalto-yliopiston ohjeita ja suosituksia, joita järjestöjen ja opiskelijoiden on noudatettava. Ohjeistusta päivitetään tarvittaessa ja se löytyy AYY:n nettisivuilta.

Tapahtuman turvallisuusjärjestelyt ovat aina järjestävän tahon vastuulla. Jos yhdistys kokee, että turvallisuusjärjestelyitä on liian haasteellista toteuttaa tai ne muuttavat tapahtuman luonnetta merkittävästi, yhdistys voi aina päättää olla järjestämättä tapahtumaa.

Kaikissa tapahtumissa tulee noudattaa viranomaisten oheistamia turvallisuusmääräyksiä. Muuttuvan epidemiatilanteen takia AYY suosittelee yhdistysten seuraavan tapahtumien järjestämiseen liittyviä viranomaissuosituksia tarkasti.

Tiistaina 1. kesäkuuta osa AYY:n kertavuokrattavista tiloista avataan tilakohtaisin käyttäjärajoituksin. Järjestäjien on noudatettava erityisiä tapahtumaturvallisuusohjeita. Samalla suositukset yleisö- ja yksityistilaisuuksista muuttuvat: sisätiloissa on mahdollista järjestää enintään 10 henkilön tapahtumia ja ulkotiloissa enintään 50 henkilön tapahtumia, edellyttäen että turvallisuus tilaisuuksissa voidaan varmistaa noudattaen viranomaisohjeistusta.

Tapahtumien järjestämisessä kampuksella tulee seurata Aalto-yliopiston ohjetta tapahtumien järjestämisessä. Ohjeen mukaan yli 20 hengen tilaisuudesta on tehtävä kirjallinen toteutussuunnitelma. Suunnitelman tulee sisältää mm. tilaisuuden luonne, arvioitu osallistujamäärä, pitopaikka ja ajankohta sekä, miten turvaohjeet käytännössä toteutetaan ja valvotaan. Suunnitelma tulee lähettää hyväksyttäväksi 2 viikkoa ennen tilaisuutta, joten tarkista ohjeet hyvissä ajoin. Kampusalueeksi käsitetään yliopiston rakennukset ja niitä ympäröivät alueet. 

Kaikista tapahtumista suositellaan tehtävän Aalto-yliopiston ohjeiden mukainen toteutussuunnitelma. Vaikka tapahtuma ei sijoittuisikaan Aalto-yliopiston ulko- tai sisätiloihin, AYY suosittelee toteutussuunnitelman tekemistä kaikista tapahtumista. Suunnitelmaa ei tarvitse tällaisessa tilanteessa palauttaa minnekään.  

Ulkoilmatapahtumia tulee suosia. Ulkoilmatapahtumien suuresta määrästä johtuen järjestöjen tulee ilmoittaa ulkoilmatapahtumiensa sijainti ja arvioitu osallistujamäärä Aalto-yliopiston ohjeiden mukaisesti, jotta päällekkäisyydet kampusalueella vältetään.  

Ulkoilmatapahtumissa tulee huolehtia, että eri tapahtumat pysyvät erillään. Osallistujia voidaan ohjata selkeällä kyltityksellä ja ohjeistuksilla. Rastikierrostapahtumissa ei tule pitää epävirallisia rasteja. Tapahtumapaikan ja esimerkiksi rastikierroksen rastin sijoittelussa tulee mennä turvallisuus edellä, eli tarvittaessa rastin paikkaa tulee pystyä siirtämään. 

Tapahtumista tulee kerätä osallistujalista. Osallistujalistaa tulee säilyttää tapahtuman jälkeen kolme viikkoa ja sen jälkeen tiedot tulee poistaa. Osallistujalistan keräämisestä ja käyttötarkoituksesta tulee viestiä osallistujille. Sivun lopusta löydät tarkemmat ohjeet, miten kerätä osallistujalista, joka tukee tartuntaketjujen jäljitystä. 

Tapahtumissa tulee olla nimetty hygieniavastaava, jonka tulee olla osallistujien tavoitettavissa koko tapahtuman ajan. Hygieniavastaava huolehtii, että tapahtumassa on käsien pesu- ja/tai desinfiointimahdollisuus. Lisäksi hygieniavastaava huolehtii turvavälien toteutumisesta. 

Turvavälien tulee olla tapahtumissa vähintään 1,5 metriä. Tapahtumissa, joissa on katsomo tai istuinpaikat, tulee turvavälit huomioida esimerkiksi jättämällä katsomoon tyhjiä paikkoja. Koko tapahtuman ajan tulee viestiä hygieniaohjeista ja turvaväleistä. Tapahtuman suunnittelun lähtökohtana on, että tapahtumassa pystytään pitämään turvavälit.

AYY suosittelee kasvomaskien käyttämistä yleisötilaisuuksissa sekä kaikissa tilanteissa, joissa lähikontaktien välttäminen ei ole mahdollista. Jos tapahtumassa käytetään maskeja, tulee osallistujia ohjeistaa etukäteen oikeaoppisesta maskin käytöstä, sillä esimerkiksi maskin jatkuva siirtely kasvoille ja pois kasvoilta voi lisätä koronatartunnan riskiä. Maskisuositus ja opastus maskin käyttöön löytyy täältä. 

Tapahtuman järjestäjän vastuulla on, että kaikki tapahtuman järjestämiseen osallistuvat, kuten rastin pitäjät, noudattavat tätä ohjeistusta.  

Tapahtumissa kannattaa välttää ruuan tai juoman jakamista osallistujille. Jos osallistujille jaetaan jotakin, tulee se tehdä hygieenisesti käyttäen yksittäispakkauksia tai esimerkiksi hyödyntäen osallistujan henkilökohtaista astiaa. Alkoholin käyttö lisää huolimatonta käyttäytymistä ja näin todennäköisesti myös pisaratartuntaa, joten tapahtumiin osallistujia suositellaan kannustamaan maltilliseen alkoholin käyttöön.   

THL:n ja OKM:n ohjeistamia turvaetäisyyksiä ja hygieniakäytäntöjä noudattaen kaikissa tapahtumissa tulee huomioida erityisen tarkasti myös ahtaat tilat ja jonotustilanteet sekä aktiviteetit, jotka lisäävät pisaratartunnan riskiä esim. yhteislaulaminen, huutaminen, ryhmäliikunta   

Mikäli tapahtuman osallistujamäärää joudutaan rajoittamaan, suosittelemme priorisoimaan uusien opiskelijoiden ja tutoreiden osallistumista niiden tapahtumien osalta, jotka heitä koskevat. 

Tapahtumien suunnittelussa kannatta huomioida se, että viranomaisohjeistukset voivat muuttua nopeallakin aikataululla. Järjestäjillä tulee olla valmius muuttaa suunnitelmia tai tarvittaessa perua tapahtuma. 

Fyysisten tapahtumien lisäksi järjestöjen kannattaa edelleen järjestää myös etätapahtumia. Näin huomioidaan esimerkiksi riskiryhmään kuuluvat opiskelijat sekä ne opiskelijat, jotka eivät koe oloaan turvalliseksi fyysisissä tapahtumissa. Lisäksi fyysisiä tapahtumia ei tule markkinoida pakollisina, ja esimerkiksi haalarien tai teekkarilakin saamiselle ei tule asettaa ehdoksi fyysisiin tapahtumiin tai tilaisuuksiin osallistumista. 

Miten toimia, kun yhdistys saa tietoa tartunnasta? 

On tärkeää toimia nopeasti ja tarkasti, kun ilmenee että yhdistyksen jäsen tai yhdistyksen tapahtumassa käynyt henkilö on sairastunut koronavirukseen. Nämä toimenpiteet helpottavat yhdistyksen, ylioppilaskunnan, yliopiston ja kunnan tartuntatautiyksikön työtä tartuntaketjujen leviämisen ehkäisemiseksi sekä ketjun jäljittämistä valtion ”testaa, jäljitä, eristä ja hoida” -strategiaa noudattaen.

On tärkeää huomioida tartunnan saaneen henkilön yksityisyyden suoja. Henkilöstä voidaan jakaa vain sellaista tietoa, minkä hän itse on kertonut tai jakanut julkisesti. Esimerkiksi, jos tartunnan saanut henkilö lähestyy killan hallituslaista tiedolla, on henkilön tietoja käsiteltävä anonyymisti asiasta tiedottaessa. 

Kun tietoon tulee tartunta, toimi seuraavasti:

1. Ilmoita asiasta välittömästi AYY:n yhteyshenkilölle Matias Saikulle joko Telegramissa @ayysaikkutai tekstiviestillä +358 40 703 7511. 

2. Pyydä tartunnan saaneilta henkilöiltä seuraavat tiedot mahdollisimman nopeasti: A) Asuinkunta ja B) Kaikki yhdistyksen tapahtumat, missä henkilö on käynyt, missä hän on liikkunut kampuksella, ja mihin opetukseen hän on osallistunut viimeisen viikon aikana. 

3. Ilmoita asuinkunta myös Saikulle mahdollisimman nopeasti (asuinkunta tarvitaan, jotta voidaan selvittää, minkä kunnan tartuntatautiyksikkö vastaa selvitystyöstä, ja tämä nopeuttaa byrokraattista työtä huomattavasti).
4. Hanki itsellesi kaikki tapahtumien osallistujalistat. Jos tiedossasi on lisäksi muuta tietoa henkilöistä, joiden kanssa sairastunut on asioinut, liitä tämä tieto mukaan.
    

Kun olet kerännyt nämä tiedot, antaa joko AYY, Aalto-yliopisto tai tartuntatautiyksikön vastuuhenkilö tarkemmat ohjeet. 

Miten kerään osallistujalistan, joka tukee tartuntaketjujen jäljitystä? 

Osallistujalistan keräämisestä ja käyttötarkoituksesta tulee viestiä osallistujille. Lista pitää voida jakaa terveysviranomaisille, yliopistolle ja ylioppilaskunnalle, ja tämä tulee ilmoittaa tietoja kerätessä. Osallistujalistaa tulee säilyttää tapahtuman jälkeen kolme viikkoa ja sen jälkeen tiedot tulee poistaa.  

On tärkeää tietää, kuka on ollut mihinkin aikaan paikalla. Jos tiedossa on vain lista ilmoittautuneista, altistuneiden jäljitys on haasteellisempaa ja epävarmempaa. Kerää tapahtuma-alueelle saavuttaessa tieto sisään tulleista ja poistuneista henkilöistä kellonaikoineen. Tämä on erityisen tärkeää sisätapahtumia järjestettäessä. Mahdollisuuksien mukaan listaan voi kerätä myös osallistujien yhteystiedot sujuvoittamaan jäljitystyötä. 

Muista sisällyttää listaan myös tapahtuman järjestäjät, rastinpitäjät ja kaikki, jotka ovat käyneet paikan päällä. Tämä tarkoittaa myös henkilöitä, jotka ovat vain pikaisesti käyneet tuomassa tavaroita paikalle. Tapahtumapaikalle ei saa koskaan päästää henkilöitä, jotka eivät ole osallistujalistalla.  

Liitä osallistujalistaan tapahtumanjärjestäjän yhteystiedot (sähköposti ja puhelinnumero), jotta tapahtumasta voidaan kysyä tarvittaessa lisätietoja.   

Muut Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan koronaan liittyvät ohjeistukset löydät kootusti tältä sivulta.