Tilojen varaaminen ja hinnasto

Ohjeita tilojen varaamiseen ja käyttöön liittyen

Varaaminen

Tilat varataan TILA-järjestelmässä varaajan omia Aalto-tunnuksia käyttäen.

Mikäli sinulla ei ole Aalto-tunnuksia, tilojen varaaminen tapahtuu ottamalla yhteyttä AYY:n jäsenpalveluihin tällä lomakkeella.

Tekemäsi varaus on voimassa vasta, kun varaus on vahvistettu AYY:n jäsenpalveluissa.  Vahvistamisen jälkeen tehty varaus näkyy kalenterissa sinisenä. 

Varauksia ei voi tehdä samalle päivälle, eikä enää klo 12 jälkeen seuraavalle päivälle. Perjantain klo 12 jälkeen ei voi enää tehdä varauksia lauantaille ja sunnuntaille. Tämä johtuu siitä, että jäsenpalveluiden on toimistotyöaikana vahvistettava varaus, jotta kulkukoodi toimii.

Pakettiauton, askartelupajan ja studion varaukset

Askartelupajan, Studion ja pakun avaimet tulee hakea AYY:n palvelutoimistolta os. Otakaari 25 aukioloaikoina ma, ke & pe klo 12 - 15. Viikonlopun varauksiin avaimet haetaan perjantaina klo 15 mennessä. Tarkistathan poikkeusaukioloajat täältä. Käyttämättä jättäneistä varauksista ei myönnetä hyvitystä.

Palauta tilan avain AYY:n  palvelutoimistolle tai Otakaaren puolella sijaitsevaan postiluukkuun viimeistään varausta seuraavana päivänä klo 12 mennessä.

Vuokratilojen kulkukoodi

Tiloihin pääsee sisään kulkukoodilla. Tilasta löytyvä koodi aktivoituu varauksen alkaessa. Huomioithan, että kulkukoodi alkaa toimimaan vasta kun varaus on vahvistettu jäsenpalveluissa.  

Jos kulkukoodi ei toimi:

1. Tarkista, että varauksesi tila on "vahvistettu". Vain vahvistetun varauksen kulkukoodi toimii. Jos varauksen tila on "vahvistamaton", et ole oikeutettu tilan käyttöön. 
2. Odota hetki, ja kokeile koodia sitten uudestaan. 
3. Jos koodi ei vieläkään toimi, aktivoi TILA-järjestelmästä uusi koodi valitsemalla "vaihda koodi". Odota 15 minuuttia ennen uuden koodin kokeilua.
4. Jos uusi koodi ei toimi, ota yhteyttä AYY:n jäsenpalveluihin 050 520 94 00 (ma-to klo 12-16, pe klo 12-15) ja sovi avaimen noudosta AYY:n palvelutoimistolta os. Otakaari 25
5. Jos kyseessä on ilta tai viikonloppu, tilaa ovenavaus Securitakselta 0600 13513. Puhelun hinta on 8,21 snt/puhelu + pvm/mpm. Ilmoita [email protected], että tilasit ovenavauspalvelun. Näytä päivystäjälle vahvistettu varauksesi Tilassa tai varausvahvistuksesi sähköpostissasi. Ovenavaus maksaa n. 100 €, joten ethän tilaa ovenavausta turhaan. Turhat ovenavaukset laskutetaan varaajalta. 

Jäikö tilaan jotain?

Jos tilaan jäi jotain varauksen päätteeksi, voit hakea sen noutamalla avaimen lainaan AYY:n palvelutoimistolta seuraavana aukiolopäivänä (ma, ke & pe klo 12-15). Jos tilaat Securitaksen ovenavauspalvelun unohtuneen tavaran noutamiseksi, huomioithan, että ovenavaus (n. 100 €) laskutetaan varaajalta.

Tapahtumanjärjestäjä vastaa löytötavaroista huolehtimisesta. Löytötavaroita voi tiedustella myös Espoon pääpoliisiaseman löytötavaratoimistosta.

Jos tavarasi hukkui AYY:n järjestämässä tapahtumassa, voi löytötavaroita etsiä AYY:n palvelutoimiston löytötavaranurkasta (Otarkaari 25, 2.krs kierreportaiden takana) aukioloaikoina ma, ke & pe klo 12-15.

Tilavuokran maksaminen

Yksityisvaraajat maksavat tilavuokran Paytrailin kautta varauksen tekohetkellä. Jos yksityisvaraaja ei maksa varausta 15 minuutin kuluessa, varaus raukeaa ja katoaa tila-kalenterista. 

AYY:n alaiset yhdistyksen valitsevat maksutavaksi laskun. Laskut tilavuokrista lähetetään kootusti noin kerran kuussa. 

Ulkopuoliset varaajat saavat sähköposti- tai verkkolaskun varauksestaan ennen/jälkeen tapahtuman. Varaus on voimassa, vaikka lasku ei olisi saapunut ennen tapahtumapäivää.

Varaajan tulee olla ylioppilaskunnan jäsen sekä varauksen tekohetkellä että varauksen aikana saadakseen tilan jäsenhinnalla.

Tilojen hinnat löydät kootusti alempaa tältä sivulta.

Peruutukset

Tilavarauksen voi peruuttaa maksutta 14 täyttä vuorokautta ennen varauspäivää poistamalla varaus itse Tilasta tai ottamalla yhteyttä [email protected] tai 050 520 94 00 (ma-to 12-16 tai pe 12-15).

Jos tapahtumaan on alle 14vrk, varausta ei voi enää itse peruuttaa Tilassa, vaan varaajan tulee ottaa yhteyttä jäsenpalveluihin. Myöhemmin, kuin 14vrk ennen peruutetut varaukset veloitetaan aina täydellä hinnalla.

Maksuttomien tilojen varaukset tulee perua vähintään 1 vrk ja pakettiauto 2 vrk ennen käyttöpäivää. Peruuttamaton ja käyttämätön pakettuauton varaus laskutetaan aina koko varauksen hinnalla.

Varaukset peruutetaan itse TILA-järjestelmässä. Mikäli sinulla ei ole Aalto-tunnuksia, voit peruuttaa varauksen myös lähettämällä sähköpostia AYY:lle ([email protected]) viimeistään 14 vrk ennen tilan varauspäivää.

Tilojen käyttöajat

Kaikissa tiloissa noudatetaan tilakohtaisia käyttöaikoja. 

Varauksen alkuun voi ostaa lisätunteja alla olevan hinnaston mukaisesti. Lisätunteja ei voi lisätä varauksen loppuun. Jos olet maksanut varauksen Paytraililla, voit anoa lisätunteja ottamalla yhteyttä [email protected] ja saat erillisen laskun lisätunneista.

Ainoastaan Servin mökkiin voi saada lisätunteja käyttöajan pidentämiseksi varauksen loppupäästä. Servin mökkiin on mahdollista hakea yökäyttölupaa erillisellä lomakkeella. Yökäyttöluvasta klo 01-05 peritään lisämaksu 130 €.

Saunan lämmitykset

Puulämmitteiset saunat:

Rantasaunan pienellä puolella sauna on puulämmitteinen ja se lämmitetään itse. Puita löytyy lukollisesta puulaatikosta kuistilta tai läheisestä puuvajasta. Omat tulitikut kannattaa ottaa mukaan.

Sähkökiukaalla lämpiävät saunat:

Gorsu, Ossinsauna, Rantasaunan iso puoli, OK20 sauna, Jämeräntaipaleen kattosauna ja Otarannan kattosauna Otaniemessä sekä Sievo Sauna Jätkäsaaressa ja Vaasankadun sauna.

Tilan käyttäjä laittaa saunan lämpiämään itse tilassa olevaa painiketta painamalla. Painiketta pitää painaa pari - kolme sekuntia, jolloin lämmityksestä kertova punainen valo painikkeen yläpuolella syttyy palamaan. Lämmitys sammuu automaattisesti käyttöajan päättyessä. 

Milloin sähkökiukaan voi laittaa lämpiämään:

• Otarannan ja JMT:n kattosaunat, Ossinsauna, Sievo sauna ja Vaasankadun sauna: arkisin 16-21.30, viikonloppuisin ja arkipyhinä klo 16-22.
•  Gorsu: klo 15-01
• Rantasaunan iso puoli ja OK20 sauna: klo 12-03 välillä Huomioithan, että saunan maksimilämmitysaika on 8h kerrallaan eli jos saunan laittaa lämpiämään klo 12, sammuu se tällöin klo 20. Lämmitysaikaa ei ole mahdollista pidentää. Sauna menee pois päältä viimeistään klo 03 huolimatta lämmityksen aloitusajasta.

Voiko saunan lämmitystä aikaistaa?

Saunojen lämmitysaikaa ei voi aikaistaa. Huomioithan, että saunan lämmitysaika ei ole sama kuin tilan vuokra-aika. Aamusaunaan pääsee Rantasaunan pienellä puolella, jonka lämmittämisen voi aloittaa milloin vain.

Tilojen käyttösäännöt

Vuokraaja on vastuussa vuokraamistaan tiloista ja niiden irtaimistosta koko vuokra-ajan. Ylioppilaskunnan vuokratilojen käyttösäännöt ja niiden rikkomisesta seuraavat sanktiot löydät tämän linkin takaa. Otathan erityisesti huomioon asuinkiinteistöissä sijaitsevien tilojen käyttöajat. Hiljaisuusaika alkaa su-to klo 22 ja pe-la klo 23.

Varausoikeuden peruuttaminen

AYY:n hallitus päätti kokouksessaan 14/2015, että kertavuokrattavien tilojen varausoikeus poistetaan jatkossa kaikilta niiltä varaajilta, joiden lasku on ensimmäisen maksumuistutuksen jälkeen edelleen maksamatta. Varausoikeus palautetaan heti sen jälkeen, kun maksut ovat kirjautuneet AYY:n tilille.

Esteettömyys

Esteettömyyteen ja saavutettavuuteen on kiinnitetty AYY:n vuokrattavissa tiloissa entistä enemmän huomiota. Osa tiloista on esteettömiä, ja myös esteellisten tilojen osalta ennakko-opastusta on parannettu. Kaikkien tilojen omilta nettisivuilta löytyy nyt tietoa esteettömyydestä ja kokonaiskuvaa saa  parhaiten esteettömyyden koontisivulta.

Hinnasto

Oheinen AYY:n kertavuokrattavien tilojen hinnasto jäsenille ja yhdistyksille on voimassa toistaiseksi. HUOM! Ylläpitokustannusten nousun vuoksi vuokratilojen, erityisesti saunatilojen, vuokrahintoihin on tulossa muutoksia.