Tilojen ennakkovarauskierros keväälle 2025
Tilojen ennakkovaraus pähkinänkuoressa
Vuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, ovat yksi etu AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille. Varaukset tehdään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen. TILA löytyy osoitteesta tila.ayy.fi ja käyttäjät kirjautuvat sinne omilla Aalto-tunnuksillaan. Tutustu vuokrattaviin tiloihin ennakkoon.
Ensimmäisellä kierroksella tiloja voivat varata ainejärjestöt, ja toisella kierroksella muut yhdistykset.
Tällä varauskierroksella voi varata tiloja aikavälille 6.1.2025 - 3.8.2025
Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä:
- Ainejärjestöt
Täyttöaika alkaa maanantaina 18.11. klo 12 ja päättyy keskiviikkona 27.11. klo 12. Kähmytilaisuus järjestetään torstaina 28.11. kello 16.30 osoitteessa Otakaari 1, sali U1 (HUOM, uusi sijainti). Varauduthan neuvottelemaan mahdollisista päällekkäisyyksistä kähmytilaisuudessa. Mikäli yhdistyksen edustaja ei ole paikalla kähmytilaisuudessa puolustamassa päällekkäisvaraustaan, varaus poistetaan kalenterista. Monitoimitilaa, Tatamisalia ja Yhdistystilaa voi varata vasta 2. kierroksella muiden yhdistysten kanssa maanantaista 2.12. alkaen.* - Yhdistykset
Täyttöaika alkaa maanantaina 2.12. klo 12 ja päättyy keskiviikkona 11.12. klo 12.00. Kähmytilaisuus järjestetään torstaina 12.12. kello 16.30 osoitteessa Otakaari 1 salissa M232, M1. Varauduthan neuvottelemaan mahdollisista päällekkäisyyksistä kähmytilaisuudessa. Mikäli yhdistyksen edustaja ei ole paikalla kähmytilaisuudessa puolustamassa päällekkäisvaraustaan, varaus poistetaan kalenterista. HUOM! Kierroksen aikataulut koskevat myös ainejärjestöjä harrastustilojen osalta. - Jäsenet
Ennakkovarauskierrosten päätyttyä varauskalenteri avataan jäsenille tiistaina 17.12. klo 12 tai kun kaikki päällekkäisyydet on varmasti saatu sovittua.
*Sekä ainejärjestöt että muut yhdistykset voivat varata kolmea harrastustilaa (Monitoimitila, Tatamisali, Yhdistystila) vasta ma 2.12. klo 12 alkavalla varauskierroksella. Näiden tilojen osalta kaikkien ennakkovarauksia tehneiden yhdistysten ja ainejärjestöjen tulee olla valmiita selvittelemään päällekkäiset varaukset to 12.12. kello 16.30 järjestettävässä kähmytilaisuudessa. Tavoitteena on taata kaikille yhdistyksille tasapuolisemmat mahdollisuudet näiden erittäin kysyttyjen maksuttomien tilojen varaamiseen.
Yhdistysten varausoikeudet
AYY:n piirissä toimivat yhdistykset Polyteknikkojen orkesteri ry sekä vapaapalokuntaorkesteri Retuperän WBK ry harjoittelevat Servin mökissä (Smökissä) maanantaisin ja tiistaisin, ja saavat sopimuksen mukaan osallistua tilakähmyjen ensimmäiselle varauskierrokselle yhdessä ainejärjestöjen kanssa Servin Mökin maanantai- ja tiistai-iltojen varausten osalta.
Aiemmissa tilakähmyissä yhdistyksiä on ohjeistettu mahdollisuuksien mukaan välttämään maanantain ja tiistain iltakäyttöä Smökissä. Lopputulemana orkesterit ovat saaneet aiemmilla kähmykierroksilla liian vähän harjoitusvuoroja, jotta he pystyisivät jatkamaan toimintaansa vakaalla pohjalla. Turvatakseen orkesterin toiminnan AYY:n hallitus on päättänyt, että nämä orkesterit saavat osallistua ensimmäiselle tilojen ennakkovarauskierrokselle sopimuksen mukaan.
Ainejärjestöjen vuosijuhla- ja sillisvaraukset menevät pääosin muiden yhdistysten varausten edelle. Ainejärjestöjen omalla täyttöajallaan tekemät varaukset vahvistetaan kyseisen täyttöajan päätyttyä. Mahdolliset päällekkäiset varaukset selvitetään ensimmäisen varauskierroksen päättymisen jälkeen. Ainejärjestöjen ei tarvitse tulla puolustamaan varauksiaan myöhemmin. Poikkeuksena tähän ovat harrastustilat (Monitoimitila, Tatamisali ja Yhdistystila), joiden osalta kaikki yhdistykset voivat tehdä varauksia vasta toisen varauskierroksen aikana. Harrastustilojen päällekkäiset varaukset selvitetään vasta toisen varauskierroksen päätyttyä.
AYY:n omien, koko jäsenistölle tarkoitettujen tapahtumien tilavaraukset laitetaan kalenteriin ennen ainejärjestökierroksen alkua. AYY:n sisäiset varaukset ovat pysyviä, eikä niiden päälle ei voi tehdä varauksia.
Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan ennakkovarauskierrosten täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä päällekkäiset varaukset selvitetään kähmytilaisuuksissa varauskierrosten aikataulujen mukaan. Mikäli tilasektori toteaa jonkin toimijan tehneen suhteettoman paljon varauksia ja täten heikentäneen merkittävästi muiden yhdistysten mahdollisuuksia hyötyä AYY:n tiloista, varaa AYY oikeuden pyytää lisäselvityksiä tai perua jo tehtyjä vahvistettuja varauksia.
Jos samalle päivälle ei ole muita kilpailevia varauksia, varauksenne vahvistetaan varauskierroksenne päätyttyä, eikä yhdistyksenne tarvitse osallistua kähmytilaisuuteen.
Ohjeet ennakkovarausten tekemiseen:
- Varaa tila ryhmäsi nimissä. Aktivointiavain TILA-järjestelmää varten on lähetetty yhdistyksesi ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleensä tämä on ollut yhdistyksen hallituksen listaosoite). Yhdistyksen tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
- Vain yksi yhdistys varaa tilan, jos varaat tilan useamman yhdistyksen yhteistä tapahtumaa varten. Kirjoita muut järjestäjät tapahtuman lisätietoihin. Tämä nopeuttaa varausten läpikäyntiä, ja samalla vältetään turhien päällekkäisyyksien läpikäynti kähmytilaisuudessa. Kun kalenteri ei ilmoita päällekkäisyyksistä, yhteistapahtuma voidaan hyväksyä suoraan.
- Syötä tapahtuman nimi varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan poistaa, mikäli varatulle tilalle tulee päällekkäisvarauksia myöhemmissä kähmyjen vaiheissa.
- Varaa tiloja ainoastaan tarpeeseen - älä varmuuden vuoksi! Erityisesti Smökillä ja Rantasaunalla on paljon kysyntää.
- Huomioi tilojen käyttöajat ja ole hyvissä ajoin yhteydessä palvelutoimistoon, jos suunniteltu käyttöaikasi muuttuu.
- Vältä Smökin varaamista maanantaisin ja tiistaisin, jos mahdollista: PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai-ilta ja RWBK:lla joka tiistai.
- Tutustu hinnastoon ja käyttösääntöihin (mm. aikarajoitukset, vastuuhenkilön ikärajat, siivousohjeistus ja tilatarkastuslistat).
- Peruutus on maksutonta 14 vrk ennen tapahtumaa. Tämän jälkeen peruutetut tai käyttämättä jätetyt varaukset laskutetaan täydellä hinnalla.
- Peru varaus hyvissä ajoin, jos suunniteltu tapahtuma peruuntuu. Näin tila saadaan vapautettua varattavaksi muille.
- Pitkät varausjaksot: Jos varaat tilan pitkälle ajalle tai teet useita samanaikaisia varauksia, varauduthan perustelemaan varauksesi.
- Jos tapahtumasi vaatii poikkeuksellisia järjestelyjä, olethan etukäteen yhteydessä AYY:n palveluihin selvittääksesi, onnistuvatko kyseiset järjestelyt varaamassasi tilassa.
Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n jäsenpalveluihin: [email protected]
Vuokraa tila tai paku
AYY vuokraa jäsenilleen sauna-, sitsi-, juhla- ja kokoustiloja ja pakettiautoa edulliseen hintaan. Näillä sivuilla voit tutustua tarkemmin vuokrattaviin tiloihin ja vuokrausehtoihin. Tilat sijaitsevat Espoossa ja Helsingissä.
Read more news
Opiskelijat tempaavat: tekevät viikossa 2000 tuntia vapaaehtoistyötä
Aalto-yliopiston opiskelijat haluavat lisätä vapaaehtoistyön arvostusta Suomessa. Tempausviikon aikana opiskelijat tekevät yhteistuumin yhden henkilötyövuoden verran vapaaehtoistyötä.
Energiansäästöviikko on käynnissä – säästä energiaa ja rahaa!
Tällä viikolla vietetään valtakunnallista energiansäästöviikkoa, ja haluamme muistuttaa, kuinka pienillä teoilla voit vaikuttaa sekä ympäristöön että omiin sähkölaskuihisi.
Hae AYY ehdokkaaksi Opiskelijoiden liikuntaliiton hallitukseen vuodelle 2025!
Haluatko päästä vaikuttamaan opiskelijaliikunnan olosuhteisiin ja liikuntapolitiikkaan valtakunnallisella tasolla? Hae AYY ehdokkaaksi Opiskelijoiden liikuntaliiton hallitukseen vuodelle 2025.