Tilojen ennakkovarauskierrokset syksylle 2024
Tilojen ennakkovaraus pähkinänkuoressa
Vuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, ovat yksi etu AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille. Varaukset tehdään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen. TILA löytyy osoitteesta tila.ayy.fi ja käyttäjät kirjautuvat sinne omilla Aalto-tunnuksillaan. Tutustu vuokrattaviin tiloihin ennakkoon.
Ensimmäisellä kierroksella tiloja voivat varata ainejärjestöt, ja toisella kierroksella muut yhdistykset.
Syksyn ennakkovarauskierroksella voi varata tiloja aikavälille ma 5.8.2024 - su 5.1.2025
Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä:
- Ainejärjestöt
Täyttöaika alkaa maanantaina 8.4.24. klo 12.00 ja päättyy keskiviikkona 17.4.24 klo 12.00. Kähmytilaisuus järjestetään torstaina 18.4. kello 16.30 osoitteessa Otakaari 1, sali M232 M1. Varauduthan neuvottelemaan mahdollisista päällekkäisyyksistä kähmytilaisuudessa. Mikäli yhdistyksen edustaja ei ole paikalla kähmytilaisuudessa puolustamassa päällekkäisvaraustaan, varaus poistetaan kalenterista. Monitoimitilaa, Tatamisalia ja Yhdistystilaa voi varata vasta 2. kierroksella muiden yhdistysten kanssa keskiviikosta 24.4.24 alkaen.* - Yhdistykset
Täyttöaika alkaa keskiviikkona 24.4.24 klo 12.00 ja päättyy perjantaina 3.5.24. klo 12.00. Kähmytilaisuus järjestetään tiistaina 7.5. kello 16.30 osoitteessa Otakaari 1 salissa M232, M1. Varauduthan neuvottelemaan mahdollisista päällekkäisyyksistä kähmytilaisuudessa. Mikäli yhdistyksen edustaja ei ole paikalla kähmytilaisuudessa puolustamassa päällekkäisvaraustaan, varaus poistetaan kalenterista. HUOM! Kierroksen aikataulut koskevat myös ainejärjestöjä harrastustilojen osalta. - Jäsenet
Ennakkovarauskierrosten päätyttyä varauskalenteri avataan jäsenille tiistaina 14.5.24 klo 12.00 tai tämän jälkeen, kun kaikki päällekkäisyydet on varmasti saatu sovittua.
*Sekä ainejärjestöt että muut yhdistykset voivat varata kolmea harrastustilaa (Monitoimitila, Tatamisali, Yhdistystila) vasta ke 24.4. klo 12.00 alkavalla varauskierroksella. Näiden tilojen osalta kaikkien ennakkovarauksia tehneiden yhdistysten ja ainejärjestöjen tulee olla valmiita selvittelemään päällekkäiset varaukset ti 7.5. kello 16.30 järjestettävässä kähmytilaisuudessa. Tavoitteena on taata kaikille yhdistyksille tasapuolisemmat mahdollisuudet näiden erittäin kysyttyjen maksuttomien tilojen varaamiseen.
Yhdistysten varausoikeudet
AYY:n piirissä toimivat yhdistykset Polyteknikkojen orkesteri ry sekä vapaapalokuntaorkesteri Retuperän WBK ry harjoittelevat Servin mökissä (Smökissä) maanantaisin ja tiistaisin, ja saavat sopimuksen mukaan osallistua tilakähmyjen ensimmäiselle varauskierrokselle yhdessä ainejärjestöjen kanssa Servin Mökin maanantai- ja tiistai-iltojen varausten osalta.
Aiemmissa tilakähmyissä yhdistyksiä on ohjeistettu mahdollisuuksien mukaan välttämään maanantain ja tiistain iltakäyttöä Smökissä. Lopputulemana orkesterit ovat saaneet aiemmilla kähmykierroksilla liian vähän harjoitusvuoroja, jotta he pystyisivät jatkamaan toimintaansa vakaalla pohjalla. Turvatakseen orkesterin toiminnan AYY:n hallitus on päättänyt, että nämä orkesterit saavat osallistua ensimmäiselle tilojen ennakkovarauskierrokselle sopimuksen mukaan.
Ainejärjestöjen vuosijuhla- ja sillisvaraukset menevät pääosin muiden yhdistysten varausten edelle. Ainejärjestöjen omalla täyttöajallaan tekemät varaukset vahvistetaan kyseisen täyttöajan päätyttyä. Mahdolliset päällekkäiset varaukset selvitetään ensimmäisen varauskierroksen päättymisen jälkeen. Ainejärjestöjen ei tarvitse tulla puolustamaan varauksiaan myöhemmin. Poikkeuksena tähän ovat harrastustilat (Monitoimitila, Tatamisali ja Yhdistystila), joiden osalta kaikki yhdistykset voivat tehdä varauksia vasta toisen varauskierroksen aikana. Harrastustilojen päällekkäiset varaukset selvitetään vasta toisen varauskierroksen päätyttyä.
Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan ennakkovarauskierrosten täyttöajan puitteissa. AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä, joten niiden päälle ei voi tehdä varauksia. Täyttöajan päätyttyä päällekkäiset varaukset selvitetään kähmytilaisuuksissa varauskierrosten aikataulujen mukaan. Mikäli tilasektori toteaa jonkin toimijan tehneen suhteettoman paljon varauksia ja täten heikentäneen merkittävästi muiden yhdistysten mahdollisuuksia hyötyä AYY:n tiloista, varaa AYY oikeuden pyytää lisäselvityksiä tai perua jo tehtyjä vahvistettuja varauksia.
Ohjeet ennakkovarausten tekemiseen:
- Varaa tila ryhmäsi nimissä. Aktivointiavain TILA-järjestelmää varten on lähetetty yhdistyksesi ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleensä tämä on ollut yhdistyksen hallituksen listaosoite). Yhdistyksen tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
- AYY:n alaiset yhdistyksen valitsevat maksutavaksi laskun. Laskut tilavuokrista lähetetään kootusti noin kerran kuussa.
- Vain yksi yhdistys varaa tilan, jos varaat tilan useamman yhdistyksen yhteistä tapahtumaa varten. Kirjoita muut järjestäjät tapahtuman lisätietoihin. Tämä nopeuttaa varausten läpikäyntiä, ja samalla vältetään turhien päällekkäisyyksien läpikäynti kähmytilaisuudessa. Kun kalenteri ei ilmoita päällekkäisyyksistä, yhteistapahtuma voidaan hyväksyä suoraan.
- Syötä tapahtuman nimi varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan poistaa, mikäli varatulle tilalle tulee päällekkäisvarauksia myöhemmissä kähmyjen vaiheissa.
- Varaa tiloja ainoastaan tarpeeseen - älä varmuuden vuoksi! Erityisesti Smökillä ja Rantasaunalla on paljon kysyntää.
- Huomioi tilojen käyttöajat ja ole hyvissä ajoin yhteydessä palvelutoimistoon, jos suunniteltu käyttöaikasi muuttuu.
- Vältä Smökin varaamista maanantaisin ja tiistaisin, jos mahdollista: PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai-ilta ja RWBK:lla joka tiistai.
- Tutustu hinnastoon ja käyttösääntöihin (mm. aikarajoitukset, vastuuhenkilön ikärajat, siivousohjeistus ja tilatarkastuslistat).
- Tilavarauksen voi peruuttaa maksutta 14 vuorokautta ennen tapahtumapäivää poistamalla varauksen itse Tilasta. Jos tapahtumaan on alle 14vrk, varausta ei voi enää itse peruuttaa Tilassa, vaan varaajan tulee ottaa yhteyttä jäsenpalveluihin. Myöhemmin, kuin 14vrk ennen peruutetut varaukset veloitetaan aina täydellä hinnalla.
- Peru varaus hyvissä ajoin, jos suunniteltu tapahtuma peruuntuu. Näin tila saadaan vapautettua varattavaksi muille.
- Pitkät varausjaksot: Jos varaat tilan pitkälle ajalle tai teet useita samanaikaisia varauksia, varauduthan perustelemaan varauksesi.
- Jos tapahtumasi vaatii poikkeuksellisia järjestelyjä, olethan etukäteen yhteydessä AYY:n palveluihin selvittääksesi, onnistuvatko kyseiset järjestelyt varaamassasi tilassa.
Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n jäsenpalveluihin: [email protected]
Vuokraa tila tai paku
AYY vuokraa jäsenilleen sauna-, sitsi-, juhla- ja kokoustiloja ja pakettiautoa edulliseen hintaan. Näillä sivuilla voit tutustua tarkemmin vuokrattaviin tiloihin ja vuokrausehtoihin. Tilat sijaitsevat Espoossa ja Helsingissä.
Read more news
Kirje kansanedustajille
Veimme tällä viikolla kirjeen kaikille kansanedustajille.
Hakukuulutus: Tule malliksi AYY:n kuvapankkikuvauksiin
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta päivittää kuvapankkikuviaan ja etsimme projektia varten innokkaita opiskelijoita kuvattavaksi. Kuvauksia järjestetään vuoden 2024 aikana kolme kertaa, ja toivomme kuvauksiin monipuolisesti eri alojen opiskelijoita. Etsimme yhteensä 15 opiskelijaa.
Mielenterveysviikkoa vietetään opiskelijoiden mielenterveyskriisin varjossa
Tällä viikolla vietetään jälleen opiskelijoiden mielenterveysviikkoa, jonka tavoitteena on tuoda esiin hälyttävää mielenterveystilannetta sekä rakentaa mielenterveysystävällisempää opiskelukulttuuria korkeakouluyhteisöihin.