Tilojen ennakkovarauskierrokset syksylle 2024

Tilojen ennakkovaraus pähkinänkuoressa

Vuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, ovat yksi etu AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille. Varaukset tehdään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen. TILA löytyy osoitteesta tila.ayy.fi ja käyttäjät kirjautuvat sinne omilla Aalto-tunnuksillaan. Tutustu vuokrattaviin tiloihin ennakkoon.

Ensimmäisellä kierroksella tiloja voivat varata ainejärjestöt, ja toisella kierroksella muut yhdistykset.

Syksyn ennakkovarauskierroksella voi varata tiloja aikavälille ma 5.8.2024 - su 5.1.2025

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä:

1. Ainejärjestöt
   Täyttöaika alkaa maanantaina 8.4.24. klo 12.00 ja päättyy keskiviikkona 17.4.24 klo 12.00. Kähmytilaisuus järjestetään torstaina 18.4. kello 16.30 osoitteessa Otakaari 1, sali M232 M1. Varauduthan neuvottelemaan mahdollisista päällekkäisyyksistä kähmytilaisuudessa. Mikäli yhdistyksen edustaja ei ole paikalla kähmytilaisuudessa puolustamassa päällekkäisvaraustaan, varaus poistetaan kalenterista. Monitoimitilaa, Tatamisalia ja Yhdistystilaa voi varata vasta 2. kierroksella muiden yhdistysten kanssa keskiviikosta 24.4.24 alkaen.*
2. Yhdistykset
   Täyttöaika alkaa keskiviikkona 24.4.24 klo 12.00 ja päättyy perjantaina 3.5.24. klo 12.00. Kähmytilaisuus järjestetään tiistaina 7.5. kello 16.30 osoitteessa Otakaari 1 salissa M232, M1. Varauduthan neuvottelemaan mahdollisista päällekkäisyyksistä kähmytilaisuudessa. Mikäli yhdistyksen edustaja ei ole paikalla kähmytilaisuudessa puolustamassa päällekkäisvaraustaan, varaus poistetaan kalenterista. HUOM! Kierroksen aikataulut koskevat myös ainejärjestöjä harrastustilojen osalta.
3. Jäsenet
   Ennakkovarauskierrosten päätyttyä varauskalenteri avataan jäsenille tiistaina 14.5.24 klo 12.00 tai tämän jälkeen, kun kaikki päällekkäisyydet on varmasti saatu sovittua.
    

*Sekä ainejärjestöt että muut yhdistykset voivat varata kolmea harrastustilaa (Monitoimitila, Tatamisali, Yhdistystila) vasta ke 24.4. klo 12.00 alkavalla varauskierroksella. Näiden tilojen osalta kaikkien ennakkovarauksia tehneiden yhdistysten ja ainejärjestöjen tulee olla valmiita selvittelemään päällekkäiset varaukset ti 7.5. kello 16.30 järjestettävässä kähmytilaisuudessa. Tavoitteena on taata kaikille yhdistyksille tasapuolisemmat mahdollisuudet näiden erittäin kysyttyjen maksuttomien tilojen varaamiseen.

Ohjeet ennakkovarausten tekemiseen: 

• Varaa tila ryhmäsi nimissä. Aktivointiavain TILA-järjestelmää varten on lähetetty yhdistyksesi ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleensä tämä on ollut yhdistyksen hallituksen listaosoite). Yhdistyksen tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
• AYY:n alaiset yhdistyksen valitsevat maksutavaksi laskun. Laskut tilavuokrista lähetetään kootusti noin kerran kuussa. 
• Vain yksi yhdistys varaa tilan, jos varaat tilan useamman yhdistyksen yhteistä tapahtumaa varten. Kirjoita muut järjestäjät tapahtuman lisätietoihin. Tämä nopeuttaa varausten läpikäyntiä, ja samalla vältetään turhien päällekkäisyyksien läpikäynti kähmytilaisuudessa. Kun kalenteri ei ilmoita päällekkäisyyksistä, yhteistapahtuma voidaan hyväksyä suoraan.
• Syötä tapahtuman nimi varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan poistaa, mikäli varatulle tilalle tulee päällekkäisvarauksia myöhemmissä kähmyjen vaiheissa.
• Varaa tiloja ainoastaan tarpeeseen - älä varmuuden vuoksi! Erityisesti Smökillä ja Rantasaunalla on paljon kysyntää.
• Huomioi tilojen käyttöajat ja ole hyvissä ajoin yhteydessä palvelutoimistoon, jos suunniteltu käyttöaikasi muuttuu.
• Vältä Smökin varaamista maanantaisin ja tiistaisin, jos mahdollista: PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai-ilta ja RWBK:lla joka tiistai.
• Tutustu hinnastoon ja käyttösääntöihin (mm. aikarajoitukset, vastuuhenkilön ikärajat, siivousohjeistus ja tilatarkastuslistat).
• Tilavarauksen voi peruuttaa maksutta 14 vuorokautta ennen tapahtumapäivää poistamalla varauksen itse Tilasta. Jos tapahtumaan on alle 14vrk, varausta ei voi enää itse peruuttaa Tilassa, vaan varaajan tulee ottaa yhteyttä jäsenpalveluihin. Myöhemmin, kuin 14vrk ennen peruutetut varaukset veloitetaan aina täydellä hinnalla.
• Peru varaus hyvissä ajoin, jos suunniteltu tapahtuma peruuntuu. Näin tila saadaan vapautettua varattavaksi muille.
• Pitkät varausjaksot: Jos varaat tilan pitkälle ajalle tai teet useita samanaikaisia varauksia, varauduthan perustelemaan varauksesi.
• Jos tapahtumasi vaatii poikkeuksellisia järjestelyjä, olethan etukäteen yhteydessä AYY:n palveluihin selvittääksesi, onnistuvatko kyseiset järjestelyt varaamassasi tilassa.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n jäsenpalveluihin: [email protected]