Kokouskäytännöt
Nämä tarkat kokouskäytänteet koskevat virallisia, päätöksiä tekeviä kokouksia, eikä niitä aina noudateta epävirallisissa tai valmistelevissa kokouksissa. Hyvät, yhteisesti tunnetut kokouskäytännöt mahdollistavat kaikkien reilun ja tasapuolisen kohtelun ja toimivat myös turvana kokoustajille. Ajoissa lähetetyt materiaalit mahdollistavat asioihin tutustumisen ja oikea käsittelyjärjestys takaa, että voi varmasti vaikkapa jättää eriävän mielipiteen. Hyvillä kokouskäytännöillä varmistetaan myös hyvän hallinnon periaatteiden toteutuminen, sillä viranomaistehtävää täytettäessä pöytäkirjojen, osallistujalistojen ja muidenkin yksityiskohtien täytyy olla kunnossa.
Jokainen kokoukseen osallistuja voi pitää itse huolta siitä, että kokous sujuu hyvin. Hyvä etukäteisvalmistautuminen on aina eduksi ja mahdollistaa keskustelun kokouksessa. Esityslistat ja niiden liitteet lähetetään aina etukäteen joko sähköisesti tai postitse. Siksi on myös tärkeää ilmoittaa esteestä ajoissa, jotta varajäsen saa materiaalit. Kokouksia varten kannattaa varata tarpeeksi aikaa. Useissa kokouksissa on tapana, että joitain rooleja kierrätetään. Esimerkiksi pöytäkirjantarkastajien vuoro voi olla kiertävä. Opiskelijana on täysin mahdollista myös asettua ehdolle kokouksen puheenjohtajaksi tai sihteeriksi, mutta usein puheenjohtajaksi on nimetty joku tietty henkilö johtosäännössä tai nimeämisessä ja sihteerinä toimii jokin yliopiston henkilökunnan jäsen, joka voi tehdä sitä työajallaan.
Kokouksissa ei aina noudateta kokouskäytänteitä orjallisesti. Niiden tuntemisesta on kuitenkin hyötyä ja niiden noudattamista voi aina vaatia. Puheenjohtajan tehtävä on pitää huolta siitä, että kokoustaminen sujuu. Yliopiston kielikeskus järjestää hyviä kursseja kokous- ja neuvottelutaidosta. Netistä löytyy myös kattavasti materiaalia.
Yleinen kokouksen runko:
- Kokouksen avaus
- Laillisuus ja päätösvaltaisuus
- Puheenjohtajan, sihteerin, pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta
- Esityslistan hyväksyminen
- Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen
- Ajankohtaiset asiat, katsaukset ja tiedotusasiat
- Päätösasiat esittelystä
- Keskusteluasiat
- Muut esille tulevat asiat
- Seuraava kokous
- Kokouksen päättäminen
Kokouksissa hyväksytään aluksi esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Esityslistalle jokainen kokoukseen osallistuva voi ehdottaa käsiteltäviä aiheita. Se kannattaa tehdä hyvissä ajoin yleensä puheenjohtajan ja sihteerin kautta. Vain poikkeustapauksissa kokoukseen voidaan ottaa päätösasia esityslistan ulkopuolelta. Tiedotus- ja keskusteluasioita voi tuoda vapaammin kokouksiin ja kannattaakin käyttää mahdollisuus tuoda opiskelijoiden kuulumisia henkilökunnan tietoon. Esimerkiksi kokouksen alussa voi pyytää saisiko kertoa tiedotusasioissa tai muissa esiin tulevissa asioissa vaikkapa opiskelijajärjestön suunnitelmista pitää vuosijuhlat tai jostain ylioppilaskunnan julkaisemasta julkilausumasta. Pääsääntönä voi pitää, että jos aiheesta toivoo myös keskustelua, se kannattaa viedä jo etukäteen esityslistalle.
Kokouksen aikana voi käyttää erilaisia puheenvuoroja, kuten esittely-, keskustelu-, kommentti- ja työjärjestyspuheenvuoroja. Esittelijä esittelee esittelypuheenvuorossa esillä olevan asian puheenjohtajan pyynnöstä. Sen jälkeen yleensä jaetaan puheenvuoroja järjestyksessä niitä pyytäneille. Kommenttipuheenvuoroa pyytäneelle annetaan puheenvuoro heti, ja siinä voidaan hyvin lyhyesti korjata tai kommentoida edelliseen puheenvuoroon liittyvää asiaa. Työjärjestyspuheenvuorolla voidaan vaatia muutoksia kokouksen työjärjestykseen ja sekin annetaan heti sitä pyydettäessä. Sillä voidaan vaatia esimerkiksi tauon pitämistä tai arvostella puheenjohtajan toimintaa kokouksen kulun ylläpitäjänä.
On tärkeää, että päätökset tehdään niin, ettei jää epäselvyyttä asioiden yksityiskohdista. Hyvän käsittelytavan mukaisesti asia pannaan pöydälle, mikäli joku jäsenistä toisen kannattamana sitä vaatii. Pöydätty asia pitää käsitellä mahdollisimman pian, eli yleensä seuraavassa kokouksessa. Pöytäämistä kannattaa käyttää, mikäli asia on sellainen, jonka ratkaisemiseksi tarvitsee saada lisätietoja.
Henkilön tulee ilmoittaa mahdollisesta esteellisyydestään eli jääviydestään viimeistään, kun tullaan kyseiseen päätöskohtaan. Henkilö on jäävi, kun päätösasia koskee suoraan hänen tai lähipiirinsä etua ja hänen puolueettomuutensa voidaan kyseenalaistaa. Jääviys koskee yleensä taloudellista hyötyä. Mahdollisesta jääviydestä kannattaa keskustella etukäteen kokouksen puheenjohtajan kanssa. Esteellisen henkilön tulee poistua asian käsittelyn ajaksi. Jääviys ei koske tilanteita, joissa tehdään vaikkapa päätöksiä ystäviin tai omaan opintoalaan liittyen, vaan kyseessä tulee olla oma tai lähisukulaisen etu tai haitta.
Eriävä mielipide tulee jättää heti päätöksen tekemisen jälkeen työjärjestyspuheenvuorona. Jättämällä eriävän mielipiteen osallistuja sanoutuu irti moraalisesta ja juridisesta vastuusta, mutta tehtyä päätöstä tulee silti noudattaa. Eriävän mielipiteen voi jättää suullisesti ja ilman perusteluja, mutta jälkeenpäin se tulee toimittaa kirjallisena perusteluineen kokouksen sihteerille. Päätöksen tekemisen aikana tai sen jälkeen voidaan myös jättää ponsi, jolla ilmaistaan toive siitä, miten päätös tulisi toteuttaa.
Asioiden käsittelyjärjestys:
- Asian esittely
- Keskustelun avaaminen
- Asiasta keskustelu
- Keskustelun päättäminen
- Ehdotusten tarkastaminen ja toteaminen
- Äänestys tai vaali (ja mahdollisesta äänestys- tai vaalitavasta päättäminen)
- Päätöksen tekeminen
- Päätöksen moittiminen (eli mahdolliset eriävät mielipiteet)
- Asian julistaminen loppuunkäsitellyksi
Kokouksen jälkeen on tärkeää tiedottaa päätöksistä ja huolehtia, että päätökset myös viedään käytäntöön. Omalle taustaryhmälle on tärkeä kertoa mitä kokouksessa päätettiin ja hallinnon opiskelijaedustajien olisikin hyvä ottaa tavaksi raportoida kokouksista esimerkiksi oman taustayhdistyksensä kokouksissa ja yhteisesti sovituissa viestimissä.
Monet kokoukset yliopistolla ovat luonteeltaan enemmän epävirallisia valmistelu- tai keskustelukokouksia. Erilaiset työryhmät ja johtoryhmät toimivat epävirallisemmin, eikä kokouskäytäntöjä noudateta kuin hyvin kevyesti. Silloin oma avoin viestintä tulee tärkeämmäksi. Kannattaa uskaltaa ottaa osaa keskusteluun ja uskaltaa kysyä, jos jostain asiasta kaipaa lisää tietoa.