AYY:n sähköpostilistat ja ohjeita niiden käyttöön
Listojen ylläpitäminen
Jokaisella sähköpostilistalla on yksi tai useampi omistaja. Omistajat voivat muuttaa listan asetuksia, määrittää henkilöitä listan jäseniksi, moderaattoreiksi tai omistajiksi sekä hyväksyä tai hylätä listalle tulevia viestejä tai liittymispyyntöjä.
Tämän lisäksi listalla voi olla myös moderaattoreita, jotka voivat hyväksyä tai hylätä listalle tulevia viestejä tai liittymispyyntöjä.
Ylläpito-oikeudet määrittyvät sähköpostiosoitteen perusteella. Jos sähköpostiosoitteesi on merkitty listan omistajaksi tai moderaattoriksi ja olet kirjautunut sivustolle käyttäen tunnuksia, jotka on linkitetty tähän sähköpostiosoitteeseen niin voit ylläpitää kyseistä listaa.
Listapalveluun kirjautuminen
Listojen ylläpitäminen vaatii kirjautumista https://list.ayy.fi sivustolle. Sivustolle voi kirjautua joko Microsoft-tunnuksilla tai erillisellä salasanallisella list.ayy.fi-tunnuksilla.
Microsoft-tunnuksilla voi kirjautua käyttäen Microsoft Graph-nappulaa kirjautumissivulla. Myös Aalto.fi ja Ayy.fi-tunnukset ovat Microsoft-tunnuksia.
Erillisen list.ayy.fi-tunnuksen voi tehdä painamalla Rekisteröidy-nappia sivuston oikeassa yläreunassa.
Käyttäjätilille voi lisätä varmistettuja sähköpostiosoitteita myös rekisteröitymisen jälkeen tästä osoitteesta: https://list.ayy.fi/accounts/email/. Lisäämällä useamman sähköpostiosoitteen tilillesi voit hallinnoida kaikkia näihin sähköpostiosoitteisiin liitettyjä listoja samalla tilillä.
Yleiset ylläpitotoimet
Listan jäsenten ja roolien hallinta
Jäseniä voi lisätä listalle hallintasivulla Mass operations > Mass Subscribe välilehdestä. Sivulla olevaan tekstilaatikkoon voi kopioida listalle lisättävät sähköpostiosoitteet. Subscribe users-napista tekstilaatikkoon kirjoitetut sähköpostiosoitteet lisätään listalle.
Jäseniä voi poistaa Users > Members välilehdestä. Valitse ne käyttäjät, jotka haluat poistaa ja paina oikeassa yläreunassa sijaitsevaa Unsubscribe Selected-nappia.
Muille rooleille kuten omistajille ja moderaattoreille on oma kohtansa Users-pudotus valikon alla. Näillä sivuilla voi myös määrittää käyttäjiä näihin rooleihin lisäämällä heidän sähköpostinsa tämän lomakkeen kautta.
Käyttäjät voivat liittyä listalle myös omatoimisesti, jos heillä on linkki listalle. Osoite on sama kuin listan hallintasivu eli https://list.ayy.fi/postorius/lists/LISTANNIMI.list.ayy.fi/. Listan asetuksista riippuen tämä saattaa vaatia listan omistajan tai moderaattorin hyväksyntää.
Sähköpostiviestien ja liittymispyyntöjen hyväksyminen ja hylkääminen
Voit hyväksyä tai hylätä listalle saapuvia viestejä listan hallintasivun Held messages-välilehdestä. Vastaavasti liittymispyyntöjä voi moderoida Subscription requests-välilehdestä.
Listan asetusten muokkaaminen
Listan asetuksia voi muokata hallintasivun Settings-kohdasta. Listan asetuksissa kannattaa tarkistaa Member Policy ja Message Acceptance kohdat, jotka määrittävät miten listalle liitytään ja mitkä listalle lähetetyt viestit hyväksytään automaattisesti.
Myös listan lähettämiä automaattiviestejä voi muokata Templates-välilehdestä.
Kysymyksiä ja vastauksia
Joulukuussa 2020 tehdyn listapäivityksen myötä hallintasivun linkit muuttuivat. Uudet linkit ovat muotoa https://list.ayy.fi/postorius/lists/LISTANNIMI.list.ayy.fi/. Linkit listoille, joihin sähköpostiosoitteesi on linkitetty löytyvät myös listapalvelun etusivulta https://list.ayy.fi kirjautumisen jälkeen.
Ottakaa yhteyttä AYY:n tietotekniikka-sähköpostiin: [email protected], niin voimme määrittää listan omistajaksi asianmukaisen henkilön. Suosittelemme lähettämään sähköpostisi Aalto-mailistasi, jotta voimme varmistaa henkilöllisyytesi. Kerro samalla myös yhdistyksen nimi ja asemasi yhdistyksessä
Listapalvelun vanhemmassa versiossa oli mahdollista määrittää listan omistajaksi jokin toinen lista. Uudessa versiossa tämä ei ole enää mahdollista, joten listan omistajaksi pitää määrittää erillinen sähköpostitili.
Saat yhdistyksellesi listan lähettämällä seuraavat tiedot sähköpostitse osoitteeseen [email protected]:
- Yhdistyksesi nimi
- Asemasi yhdistyksessä, esimerkiksi sihteeri, puheenjohtaja
- Haluttu listan nimi/nimet (muotoa ’nimi’@list.ayy.fi)
- Listan ylläpitäjän sähköpostiosoite
Jos listapalvelun välittämä viesti menee roskapostiin, niin ota talteen kyseisen sähköpostin otsakkeet ja lähetä ne osoitteeseen [email protected], niin yritämme korjata asian. Ohjeita sähköpostiotsakkeiden löytämiseen löytyy täältä: https://mxtoolbox.com/Public/Content/EmailHeaders/
Jos on jotain muuta kysyttävää sähköpostilistoihin liittyen, niin ne voi lähettää osoitteeseen [email protected].