Edustajiston kokous 7/2021

Esityslista

1. Kokouksen avaus
2. Estyneisyyksien, esteellisyyksien, vaalikelpoisuuden menetysten, eroamisten ja läsnä olevien jäsenten ja varajäsenten toteaminen
3. Kokouksen laillisuuden sekä kokouksen päätösvaltaisuuden toteaminen
4. Kahden pöytäkirjantarkastajan valinta ja kahden ääntenlaskijan kutsuminen
5. Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen
6. Ilmoitusasiat
7. Toimiston kuulumiset
   • Hallituksen jäsen esittelee toimiston ajankohtaisia kuulumisia edustajistolle.
8. Polyteekkarimuseon ohjesäännön purkaminen
   • AYY:n museotoiminnan kehittämisprojektin osana on tarkasteltu museoon liittyvää ohjesääntöä. Vuoden 2021 aikana museon toiminta ja tarkoitus on kirjattu ylioppilaskunnan sääntöihin, ja ylioppilaskunnan kokoelmapoliittiseen ohjelmaan on ohjesääntöä kattavammin ja käytettävämmin kirjattu ylioppilaskunnan kokoelmien kartuttamiseen, hoitamiseen, ja käyttöön liittyvät käytännöt. Näin ollen Polyteekkarimuseon ohjesääntö on erillisenä dokumenttina paitsi vanhentunut, myös tarpeeton.
9. Yhdistysohjesäännön päivityksen päätöskeskustelu
   • Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan yhdistysohjesääntö päivitetään osana yhteisörakenneprojektia. Edustajiston kokouksessa 2/2019 (28.2.2019) käydyssä lähetekeskustelussa on esitelty mahdollisia yhteisörakenneprojektin ratkaisuvaihtoehtoja. 2/2019 kokouksessa saatuja ryhmäpuheenvuoroja on käytetty työstön pohjana nyt vuonna 2021. Työstöön on osallistettu myös AYY:n edustajiston yhteisövaliokuntaa, sekä erityisasemayhdistysten puheenjohtajien kokoavaa toimikuntaa Neuvostoa.
   • Edustajiston kokouksessa AYYE 7/2021 piti käydä lähetekeskustelua yhdistysohjesäännöstä ryhmäpuheenvuorojen muodossa. Päätösvaltaisuuteen riittämättömän osallistujamäärän johdosta AYYE 7/2021 jouduttiin kuitenkin perumaan, jonka takia ryhmäpuheenvuorot pystyttiin kuulemaan vain kirjallisessa muodossa. Ryhmäpuheenvuoroja saatiin kahdelta edustajistoryhmältä ja niitä on käytetty yhdistysohjesäännön työstöön.
10. Toimintasuunnitelma vuodelle 2022
11. Järjestötoiminnan talouskatsaus 1-9/2021
    • Esitellään tammi-syyskuun budjettiseuranta edustajistolle sekä hahmotelmaa budjettiraamista vuodelle 2022.
12. Lähetekeskustelu järjestötoiminnan talousarviosta vuodelle 2022
    • Lähetekeskustelun tarkoituksena on esitellä talousarvioprosessia ja varmistella talousarvion valmistelussa edustajiston tahtotilan kuuluminen.
    • Edustajistoryhmille on lähetetty lokakuussa kysely, jolla haluttu tunnustella ryhmien tahtotilaa toimiston tunnistamien ja esiin nostamien työkalujen käytöstä. Edustajistoryhmät vastasivat kiitettävästi kyselyyn, jonka johtopäätöksiä esitellään edustajistolle. Osa edustajistoryhmistä on ilmoittanut pitävänsä aiheesta edustajiston kokouksessa ryhmäpuheenvuoron
13. Lähetekeskustelu AYY:n stipendihallinnon päivittämisestä
    • AYY:n stipendihallinnolla viitataan TKY:ltä perittyihin stipendirahastoihin (~3M€) sekä stipendiohjesääntöön, joka määrittelee kyseisten rahastojen käytön stipendienjakoprosessissa. Stipendihallinto on pääperiaatteiltaan TKY:n käsialaa, johon on tehty vain pieniä muutoksia vuosien varrella (2012, 2015 & 2018). Stipendihallintoa halutaan päivittää, koska monet ohjesäännössä määritetyt osiot ovat puutteellisia, vanhentuneita tai liian tulkinnan varaisia, eivätkä täten noudata enää alkuperäistä tarkoitustaan. Päivityksellä halutaan selkeyttää prosessia sekä korjata siinä ilmeneviä valuvikoja kymmenen vuoden takaa. Tätä varten halutaan käydä periaatteellinen keskustelu, jossa ilmenisi edustajiston tahtotila mihin suuntaan päivitystä aletaan työstämään.
14. Muut esille tulevat asiat
15. Kokouksen päättäminen

Kokouskutsu ja virallinen esityslista löytyvät täältä.