Universitetet som institution och organisation

Självstyrelsen omfattar rätten att fatta beslut i ärenden som gäller den interna förvaltningen. Universiteten kan besluta rätt fritt om bland annat sin ekonomi, sina organ och sitt beslutsfattande. Universiteten hör till Undervisnings- och kulturministeriets (nedan UVM) ansvarsområde, dvs. ministeriet följer upp universitetens verksamhet och styr den statliga finansieringen till dem.

Universitetens verksamhet styrs särskilt av universitetslagen (558/2009). I lagen finns till exempel en förteckning över alla Finlands universitet, deras uppgifter och organ samt principer för avgiftsfria studier och universitetens finansiering. Lagen preciseras av flera andra lagar och bestämmelser, varav den viktigaste är statsrådets förordning om universiteten (770/2009), som bland annat föreskriver närmare om grunderna för universitetens finansiering.

Universiteten fullgör en offentlig, lagstadgad uppgift och ska därför följa förvaltningslagen (434/2003)och förvaltningsprocesslagen (586/1996). Förvaltningslagen föreskriver om grunderna för god förvaltning och allmänt om myndigheternas verksamhet. Universitetet ska följa grunderna för god förvaltning vid beredningen och beslutsfattandet i ärenden som gäller dess offentliga uppgift. De här lagarna föreskriver också hur man anför besvär mot ett beslut.

Rättsprinciperna för god förvaltning

• jämlikhet
• ändamålsenlighet
• opartiskhet
• proportionalitet
• skydd för berättigade förväntningar

Till principerna för god förvaltning hör också

• adekvat service
• rådgivningsskyldighet
• krav på gott språkbruk
• myndigheternas skyldighet till samarbete    (FL 434/2003)

I all myndighetsverksamhet ska man dessutom följa lagen om jämställdhet mellan kvinnor och män (609/1986), lagen om likabehandling (21/2004) och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Universitetens finansiering

Det är bra för en halloped att känna till grunderna för universitetens allmänna finansiering, eftersom de interna målen ofta hänvisar till dem. UVM beslutar på vilka grunder universiteten får statlig finansiering. Utöver den statliga finansieringen kan universiteten samla in och ta emot donationer och få intäkter genom placeringsverksamhet som stödjer universitetets verksamhet.

Principer som styr Aaltos struktur och verksamhet

Regler och dokument som styr verksamheten

Förutom av lagar styrs universitetet också av sina egna stadgar och dokument. De styr alla förvaltningsorganens verksamhet och befogenheter. De utgör också grunden för många av studenternas rättigheter och skyldigheter.

Stadgarna för Stiftelsen för Aalto-högskolan styr den stiftelse som står bakom universitetet.

Universitetets instruktion bestämmer universitetets förvaltningsstruktur.

Varje högskola har ett reglemente som närmare reglerar enhetens verksamhet.

Aalto-universitetets allmänna regler för studier gäller hela universitetet och högskolorna har en examensstadga som preciserar reglerna för undervisningen på varje enskild högskola.

Dokumentet Datasekretess och offentlighet i Aalto-universitetets verksamhet beskriver principerna för offentlighet i universitetets handlingar och beslutsfattande.

Språkprinciperna vid Aalto-universitetet föreskriver rätten att använda både finska, svenska och engelska.

Principerna för ansvarsfullt uppförande i universitetsmiljön förklarar hur man förbinder sig att uppföra sig i Aalto-universitetets gemenskap.

Dessutom är det bra att känna till aktuella särskilda beslut. Sådana finns till exempel när det gäller tillgodoräknande, examensreformer och tentamensarrangemang.

Viktiga personer

Styrelsen

Universitetets styrelse ser till att universitetets verksamhet ordnas på ett ändamålsenligt sätt. För att sköta sitt uppdrag beslutar styrelsen om universitetets strategi, frågor som gäller universitetets verksamhet och ekonomi samt övriga långtgående planer. Styrelsen väljer rektor. Styrelsen består av medlemmar utanför universitetet.

Rektorn

Rektorn leder universitetets verksamhet. Rektorn ansvarar för att universitetets uppgifter sköts ekonomiskt, effektivt och resultatrikt samt för verkställandet av styrelsens beslut.

Enligt instruktionen hör det också till rektorns uppgifter att lägga fram ett förslag för styrelsen om rektorns ställföreträdare, vice rektorerna, och deras uppgifter, om de dekaner som leder högskolorna samt om rektorns övriga direkta underställda såsom cheferna för den operativa verksamhetens olika områden.

Provosten

Provosten är rektorns ställföreträdare, stödjer rektorn i den strategiska planeringen, leder alla universitetets processer i anslutning till undervisning, forskning och genomslagskraft samt utför andra uppgifter som rektorn bestämt. I många fall kan provosten ses som en rektor med ansvar för undervisningen.

Vice rektorerna

På gemensamt förslag av rektorn och provosten utnämner universitetets styrelse vice rektorer för universitetets olika verksamhetsområden. De är antingen underställda rektorn eller provosten. Beredningen och den praktiska styrningen av många ärenden har delegerats till den ansvariga vice rektorn. De leder till exempel olika beredande arbetsgrupper och projekt.

Dekanerna (och vice dekanerna)

Dekanerna leder högskolorna och utnämns av rektorn. I allmänhet har högskolan en vice dekan som är ansvarig för undervisningen och kontaktperson i frågor som rör studenterna.

Direktörerna för institutionerna och programmen

Högskolorna vid Aalto är organiserade på olika sätt. Ofta är institutionernas och programmens direktörer de personer i chefsställning som står närmast studenterna. De ansvarar för att utveckla utbildningsprogrammen och leda den dagliga verksamheten. I eventuella konflikter är de följande nivå efter kursens lärare.

Cheferna för studieärenden

Chefen för studieärenden leder fakultetens studerandeservice och är ofta den person det lönar sig att kontakta i frågor som gäller hur undervisningen ordnas. Chefen är beredare i flera ärenden, till exempel om en studerande klagar över osakligt bemötande.

Övriga viktiga personer

Det lönar sig för hallopeden att känna till de viktiga personerna inom sitt eget ämne, såsom studiekoordinatorerna, studierådgivarna och förvaltningspersonalen. Det är alltid bra med goda personliga relationer! Många frågor reds ut på gräsrotsnivå.

Organ

Universitetsnivån

Kommittén för akademiska ärenden (AAK)

Universitetets kommitté för akademiska ärenden är ett gemensamt förvaltningsorgan på universitetsnivå med uppgiften att främja kvaliteten på forskning, undervisning och konstnärlig verksamhet. Universitetets kommitté för akademiska ärenden beslutar om universitetets undervisningsplaner och examensfordringar, grunderna för antagningen av studerande och andra allmänna regler som gäller forskning, undervisning och akademisk verksamhet samt tillsätter de organ som forskningen och undervisningen förutsätter. Dessutom har den akademiska kommittén som uppgift att utnämna medlemmarna i universitetets styrelse. AAK leds av provosten som utnämns av rektorn. AAK har fyra studerandemedlemmar.

Steering groups

Som stöd för rektorns arbete och universitetets operativa ledning kan man grunda olika styrgrupper, rådgivande kommittéer och beredande arbetsgrupper. Etablerade arbetsgrupper är presidentens (rektorns) och provostens operativa arbetsgrupper (President/Provost Management Team), universitetets ledningsgrupp (Aalto Management Team), professorsrådet (Tenured Professors Council) och det gemensamma diskussionsforumet för universitetets operativa ledning och institutionernas direktörer, Aalto Leaders’ dialogue (ALD). I AMT och ALD representerar studentkårens styrelseordförande och doktorandernas företrädare studenterna.

Utöver dessa leder vice rektorerna och provosten styrgrupper med olika teman, dvs. Steering Groups. Där bereds olika beslut för vice rektorerna och vid behov för rektorn.

Högskolenivån

Kommittéerna för akademiska ärenden

Varje högskola har sin egen akademiska kommitté som leds av dekanen. Där behandlas samma frågor som i universitetets akademiska kommitté AAK, men på högskolenivå. Den akademiska kommittén lägger fram förslag för universitetets kommitté för akademiska ärenden om högskolans undervisningsplaner, examensfordringar, urvalsgrunder och övriga frågor i anslutning till den akademiska verksamheten. Dekanen kan också ge kommittén andra uppgifter och på mötena kan frågor som rör högskolan diskuteras också på ett bredare plan.

Utbildningsråden

Vid en del av högskolorna finns utbildningsråd. Till rådens uppgifter hör att lägga fram förslag till den akademiska kommittén, besluta om frågor som gäller kandidat- och diplomarbeten samt fatta beslut som rör utbildningsprogrammens utveckling och kvalitet.

Styrgrupperna för kandidat- eller magisterprogrammen

Flera högskolor har styrgrupper eller utvecklingsgrupper för kandidat- och magisterprogrammen. De behandlar utbildningshelhetens funktionalitet och stödjer AAK och utbildningsråden.

Styrgruppen för utbildningsprogrammet

Flera utbildningsprogram har egna styr-, lednings- eller utvecklingsgrupper. De behandlar praktiska frågor som gäller utbildningsprogrammet och fungerar som stöd för programdirektörerna, de akademiska kommittéerna och utbildningsråden.

Kvalitetsarbetsgrupperna

Flera högskolor har separata arbetsgrupper som fokuserar på kvalitet. Arbetsgrupperna ska utveckla högskolans kvalitetssystem och behandlar ofta respons från olika håll.

Utvärderingsgrupperna för undervisningen

Vid de olika högskolorna finns grupper som utvärderar undervisningen antingen som separat organ eller som en del av andra organ. De har som uppgift att i samband med rekryteringar utvärdera de sökandes pedagogiska meriter på grundval av en portfolio och ett undervisningsprov.

Övriga

Tutkintolautakunta

Universitetets examensnämnd behandlar rättelseyrkanden som studerandena kan göra om sina betyg eller tillgodoräknanden. Nämnden består av representanter för olika vetenskapsområden och sammanträder vid behov.

Dessutom finns ett stort antal olika organ inom universitetet. Språkcentrets ledningsgrupp fokuserar på att leda och utveckla verksamheten vid språkcentret. Restaurangkommittén utvecklar restaurangtjänsterna på campuset och är med och ordnar konkurrensutsättningar. Jämställdhetskommitténser till att jämställdhetslagen följs inom universitetet. Styrgruppen för lärcentret utvecklar universitetets biblioteks- och lärandetjänster. För utvecklingen av campuset finns olika arbetsgrupper där man kan påverka universitetets lokaler och campusmiljön.

De vanligaste ärendena som behandlas

Undervisningsplaner och examenskrav: Högskolornas akademiska kommittéer gör upp ett förslag för universitetet om det följande årets undervisningsplaner och kurser, januari–april.

Urvalsgrunder: Högskolornas akademiska kommittéer gör upp ett förslag för universitetet om grunderna för valet av studerande, dvs. till exempel poänggränser eller språkkrav. Under föregående år för den kommande ansökningsperioden.

Annual review: En utvärdering av hur högskolan förverkligat sin egen och Aaltos strategi och uppnått de gemensamt uppställda målen. Den används även som grund när högskolan utvecklar ordnandet av undervisningen. Februari.

Resursdialoger: Varje högskola för årliga så kallade resursdialoger på universitetsnivå. Där utvärderar man hur enheten uppnått sina mål och hurdan budget den föreslår för följande år. Oktober–november.

Förutom återkommande frågor i anslutning till årsförloppet diskuterar de utbildningsrelaterade organen ofta studieservicen och frågor som gäller undervisningen i praktiken. Återkommande teman är till exempel studiehandledning, respons från studenterna, mottagandet av nya studerande, förbättrad kommunikation och bedömningsanvisningar för examensarbeten och kurser. Organen kan också tillsätta mindre beredande grupper och utse representanter för gemensamma grupper.

OBS! Håll ögon och öron öppna åtminstone när följande frågor behandlas:

• Profiler och strategier. Med dem som täckmantel kan institutionens eller högskolans verksamhet ändras rentav radikalt.
• Att ändra antalet studenter är såväl politik på riksnivå som ett konkret beslut på universitetsnivå som påverkar resurserna.
• Ändringar i undervisningsplaner eller examenskrav.
• Biämnesriktlinjer. Högskolor och utbildningsprogram beslutar själva hur de behandlar biämnesstuderande, och det är bra att bevaka även deras intressen.
• Lösningar som rör lokaler.