Vuokrattavat tilat ja ajoneuvot

AYY vuokraa sauna-, sitsi-, juhla- ja kokoustiloja päiväksi kerrallaan. Jokaisesta tilasta löytyy tietoa ja kuvia niiden omilta sivuiltaan.

Ajankohtaista

Remonttien vuoksi seuraavat tilat eivät ole varattavissa mainittuina aikoina:​

  • Gorsu, Kylän olohuone ja Tatamisali eivät ole varattavissa 1.4.2018 alkaen​
  • Monitoimitila ei varattavissa 29.6.2018 alkaen
  • Sitsikeittiö, Pelitila, Takkakabinetti ja Kattosauna eivät ole varattavissa 10.12.2018 alkaen

Ohjeita tilojen varaamiseen ja käyttöön liittyen

Varaaminen

Tilavarauspyynnön 6.1.2019 asti voi tehdä TILA-järjestelmän kautta (tila.ayy.fi) omia Aalto-tunnuksia käyttäen.

Tilavaraukset vahvistetaan normaalisti järjestelmään AYY:n päästä seuraavan arkipäivän aikana. Vahvistamisen jälkeen tehty varaus näkyy kalenterissa sinisenä. Huomaathan, että järjestelmä lähettää sähköpostin vahvistetusta varauksesta ainoastaan, mikäli käyttäjä on valinnut tämän ominaisuuden TILA-järjestelmässä. Lisätietoja https://tila.ayy.fi/help/

Mikäli sinulla ei ole Aalto-tunnuksia, tilojen varaaminen tapahtuu ottamalla yhteyttä Otaniemen palvelutoimistoon tällä lomakkeella. Tilojen varaaminen tulee hoitaa henkilökohtaisesti. Tilan varaaja on vastuussa tilasta varauksen ajan.

AYY:n läheisyydessä toimivat yhdistykset voivat varata tiloja ennakkoon loppukeväästä ja loppusyksystä järjestettävissä tilakähmyissä. Tarkkaile yhdistystiedotetta!

Maksaminen

Maksutiedot lähetetään sähköpostilla. Avainta ei luovuteta, ellei maksua ole hoidettu.

HUOM! Varauksen tehneen tulee olla ylioppilaskunnan jäsen sekä varausta tehtäessä että varauksen aikana saadakseen tilan opiskelijahinnalla.

Tilojen hinnat löydät kootusti täältä.

Avaimet

Avaimet kaikkiin tiloihin saa klo 12–16 samana päivänä maksukuittia tai maksua vastaan AYY:n Otaniemen palvelutoimistolta. Viikonlopun varauksille avaimet noudetaan perjantaina. Avaimet tulee hakea toimiston aukioloaikojen puitteissa, tarkistathan siis aina aukioloajat täältä. Mikäli olet unohtanut noutaa avaimet, tulee sinun soittaa huoltopäivystykseen. Huoltoyhtiö laskuttaa ovenavauspalvelusta oman hinnastonsa mukaan (n. 100-150 euroa / käynti).

  • Huoltoyhtiön päivystys Otaniemessä puh. 0200 155 00
  • Huoltoyhtiön päivystys Vaasankadulla puh. 010 270 8880
  • Huoltoyhtiön päivystys Atlantinkadulla puh. 050 300 9980

Avaimet tulee palauttaa seuraavana arkipäivänä klo 12 mennessä Otaniemen toimistolle/postilaatikkoon.

Peruutukset

Maksullisten tilojen varaukset on peruttava 14 vrk ennen käyttöpäivää, tai tilaaja joutuu maksamaan tilan vuokran. Ilmaistilat on peruttava 1 vrk ja pakettiauto 2 vrk ennen käyttöpäivää. 

Varaukset peruutetaan itse TILA-järjestelmässä. Järjestelmä lähettää varaajan sähköpostiin muistutusviestin tilavarauksesta noin kolme viikkoa ennen varausajankohtaa. Mikäli sinulla ei ole Aalto-tunnuksia, voit peruuttaa varauksen myös lähettämällä sähköpostia AYY:lle (ayy@ayy.fi) 14 vrk ennen tilan varauspäivää.

Saunan lämmitykset

Saunan poikkeavat lämmitysajat on ilmoitettava AYY:lle viimeistään viikkoa ennen varausta, sillä saunojen lämmitykset tilataan edeltävän viikon perjantaina. Saunan lämmitysajan muuttamisesta peritään 10 € erillinen maksu. Lisätunnit saunojen lämmitysaikoihin maksavat 10 €.

Huomaathan, että aikavälillä 20.12.–1.1. tehtyihin uusiin saman ajanjakson saunavarauksiin ei tilata lämmityksiä.

Poikkeukset tilojen käytössä

Tiloja voi vuokrata myös päiväsaikaan. Tällöin hinnat sovitaan tapauskohtaisesti AYY:n kanssa.

Servin Mökkiin on mahdollista hakea yökäyttölupaa tilasektorilta oheisella lomakkeella. Yökäyttöluvasta peritään lisämaksu.

Myös muihin tiloihin on mahdollista hakea jatkoaikaa erittäin perustellusta syytä. Näistä sovitaan tapauskohtaisesti AYY:n kanssa.

Tilojen käyttösäännöt

Vuokraaja on vastuussa vuokraamistaan tiloista ja niiden irtaimistosta sen ajan, jonka hän pitää avainta hallussaan.

Ylioppilaskunnan vuokratilojen käyttösäännöt ja niiden rikkomisesta seuraavat sanktiot löydät tämän linkin takaa.

Tarkastuslista

Pysyäksemme kärryillä vuokraamiemme tilojen varustuksesta ja mahdollisista puutteista, kaikkien varaajien tulee täyttää sähköinen tarkastuslista varauksen alkaessa.

Ikärajat

AYY:n hallitus teki kokouksessaan 15/2017 seuraavan toistaispäätöksen koskien kertavuokrattavien tilojen vuokraamista:

  • Kaikkien kertavuokrattavien tilojen vuokraaminen AYY:n ulkopuoliselle opiskelijajärjestölle edellyttää yli 20 vuoden ikää sekä vuokraajalta että tilassa järjestettävän tapahtuman vastuuhenkilöltä. Varaajan ja/tai vastuuhenkilön tulee varautua siihen, että häntä pyydetään todistamaan ikänsä avainten haun yhteydessä AYY:n palvelupisteellä. Tilan avainta ei luovuteta tätä nuoremmille henkilöille.
  • Kaikkien kertavuokrattavien tilojen vuokraaminen muille AYY:n ulkopuoliselle tahoille edellyttää yli 25 vuoden ikää sekä vuokraajalta että tilassa järjestettävän tapahtuman vastuuhenkilöltä. Varaajan ja/tai vastuuhenkilön tulee varautua siihen, että häntä pyydetään todistamaan ikänsä avainten haun yhteydessä AYY:n palvelupisteellä. Tilan avainta ei luovuteta tätä nuoremmille henkilöille.

Varausoikeuden peruuttaminen

AYY:n hallitus päätti kokouksessaan 14/2015, että kertavuokrattavien tilojen varausoikeus poistetaan jatkossa kaikilta niiltä varaajilta, joiden lasku on ensimmäisen maksumuistutuksen jälkeen edelleen maksamatta. Varausoikeus palautetaan heti sen jälkeen, kun maksut ovat kirjautuneet AYY:n tilille.