Vuokrattavat tilat

AYY vuokraa sauna-, sitsi-, juhla- ja kokoustiloja päiväksi kerrallaan. Jokaisesta tilasta löytyy tietoa ja kuvia niiden omilta sivuiltaan.

Ohjeita tilojen varaamiseen ja käyttöön liittyen

Varaaminen

Tilavarauspyynnön 13.8.2017 asti voi tehdä TILA-järjestelmän kautta (tila.ayy.fi) omia Aalto-tunnuksia käyttäen. 

Varaus vahvistetaan järjestelmään AYY:n päästä erikseen viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Vahvistamisen jälkeen tehty varaus näkyy kalenterissa sinisenä. Huomaathan, että järjestelmä lähettää sähköpostin vahvistetusta varauksesta ainoastaan, mikäli käyttäjä on valinnut tämän ominaisuuden TILA-järjestelmässä. Lisätietoja https://tila.ayy.fi/help/

Mikäli sinulla ei ole Aalto-tunnuksia, tilojen varaaminen tapahtuu ottamalla yhteyttä Otaniemen palvelupisteeseen. Palvelupiste hoitaa tilavarauksia normaalisti aukioloaikoinaan arkisin klo 9–11 ja 12–16 (Otakaari 11, p. 050 520 9401, ayy@ayy.fi). Tilojen varaaminen tulee hoitaa henkilökohtaisesti. Tilan varaaja on vastuussa tilasta varauksen ajan.

AYY:n läheisyydessä toimivat yhdistykset voivat varata tiloja ennakkoon loppukeväästä ja loppusyksystä järjestettävissä tilakähmyissä. Tilakähmyistä tiedotetaan erikseen yhdistystiedotteen kautta.

Maksaminen

Maksutiedot lähetetään sähköpostilla. Avainta ei luovuteta, ellei maksua ole hoidettu.

HUOM! Varauksen tehneen tulee olla ylioppilaskunnan jäsen sekä varausta tehtäessä että varauksen aikana saadakseen tilan opiskelijahinnalla.

Tilojen hinnat vuodelle 2017 löydät kootusti täältä. Hinnat voimassa 9.1.2017 alkaen.

Varausoikeuden peruuttaminen

AYY:n hallitus päätti kokouksessaan 14/2015, että kertavuokrattavien tilojen varausoikeus poistetaan jatkossa kaikilta niiltä varaajilta, joiden lasku on ensimmäisen maksumuistutuksen jälkeen edelleen maksamatta. Varausoikeus palautetaan heti sen jälkeen, kun maksut ovat kirjautuneet AYY:n tilille.

Avaimet

Avaimet kaikkiin tiloihin saa klo 12–16 samana päivänä maksukuittia tai maksua vastaan AYY:n Otaniemen palvelupisteeltä. Viikonlopun vuoroille avaimet noudetaan perjantaina.

Mikäli olet unohtanut noutaa avaimet, tulee sinun soittaa huoltopäivystykseen (puh. 0200 155 00).

Avaimet pitää palauttaa seuraavana arkipäivänä klo 12 mennessä Otaniemen palvelupisteeseen.

Palauttamattomista avaimista laskutetaan vähintään 35 € / avain, mutta tarvittaessa myös lukkojen uusimisesta aiheutuvat kulut.

Puutteet tilojen kalustossa

Puutteista tilan kalustossa ja tarvikkeissa pystyt ilmoittamaan sähköisellä tarkastuslistalla.

Mikäli tilassa on paljon ylimääräistä irtainta, tai se on erityisen huonossa kunnossa, voit ottaa tilanteesta kuvia ja lähettää ne sähköpostin liitetiedostoina osoitteeseen tilat@ayy.fi. Mikäli tila on niin huonossa kunnossa että siitä vaaditaan hyvitystä, on kuvia pakko olla asian käsittelyä varten. Jos tilassa menee jotain rikki varauksenne aikana, se jää muuten huonoon kuntoon tai varauksen aikana tapahtuu jotain muuta, joka haittaa tilan käyttöä tulevaisuudessa, olethan rehellinen ja lähetät heti sähköpostia osoitteeseen ayy@ayy.fi . Nopeasti tietoon tulevat viat ovat nopeampia korjata ja näin tilat pysyvät paremmassa kunnossa.

Peruutukset

Maksullisten tilojen varaukset on peruttava 14 vrk ennen käyttöpäivää, tai tilaaja joutuu maksamaan tilan vuokran. Ilmaistilat on peruttava 1 vrk ja pakettiauto 2 vrk ennen käyttöpäivää. 

Varaukset peruutetaan itse TILA-järjestelmässä. Järjestelmä lähettää varaajan sähköpostiin muistutusviestin tilavarauksesta noin kolme viikkoa ennen varausajankohtaa. Mikäli sinulla ei ole Aalto-tunnuksia, voit peruuttaa varauksen myös lähettämällä sähköpostia Otaniemen palvelupisteelle (ayy@ayy.fi) 14 vrk ennen tilan varauspäivää.

Saunan lämmitykset

Saunan poikkeavat lämmitysajat on ilmoitettava Otaniemen palvelupisteelle viimeistään viikkoa ennen varausta, sillä saunojen lämmitykset tilataan edeltävän viikon perjantaina. Saunan lämmitysajan muuttamisesta peritään 10 € erillinen maksu. Lisätunnit saunojen lämmitysaikoihin maksavat 10 €.

Huomaathan, että aikavälillä 21.–30.12. tehtyihin uusiin saman ajanjakson saunavarauksiin ei tilata lämmityksiä.

Poikkeukset tilojen käytössä

Tiloja voi vuokrata myös päiväsaikaan. Tällöin hinnat sovitaan tapauskohtaisesti palvelupäällikön kanssa.

Servin Mökkiin on mahdollista hakea yökäyttölupaa palvelupäälliköltä oheisella lomakkeella. On suotavaa, että lupaa haetaan tilan varauksen yhteydessä, kuitenkin viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa. Mikäli yökäyttöä anotaan alle 14 vrk ennen varausta (eli kun lasku varaajalle on jo lähtenyt), veloitetaan yökäytöstä 50 euron lisähinta normaalin yökäyttöhinnan (100 €) lisäksi.

Myös muihin tiloihin on mahdollista hakea jatkoaikaa erittäin perustellusta syytä. Näistä sovitaan tapauskohtaisesti palvelupäällikön kanssa. Palvelupäällikön ja muut tiloista AYY:ssä vastaavat henkilöt tavoitat sähköpostiosoitteesta tilat@ayy.fi.

Ikärajat

AYY:n hallitus teki kokouksessaan 15/2017 seuraavan toistaispäätöksen koskien kertavuokrattavien tilojen vuokraamista:

  • Kaikkien kertavuokrattavien tilojen vuokraaminen AYY:n ulkopuoliselle opiskelijajärjestölle edellyttää yli 20 vuoden ikää sekä vuokraajalta että tilassa järjestettävän tapahtuman vastuuhenkilöltä. Varaajan ja/tai vastuuhenkilön tulee varautua siihen, että häntä pyydetään todistamaan ikänsä avainten haun yhteydessä AYY:n palvelupisteellä. Tilan avainta ei luovuteta tätä nuoremmille henkilöille.
  • Kaikkien kertavuokrattavien tilojen vuokraaminen muille AYY:n ulkopuoliselle tahoille edellyttää yli 25 vuoden ikää sekä vuokraajalta että tilassa järjestettävän tapahtuman vastuuhenkilöltä. Varaajan ja/tai vastuuhenkilön tulee varautua siihen, että häntä pyydetään todistamaan ikänsä avainten haun yhteydessä AYY:n palvelupisteellä. Tilan avainta ei luovuteta tätä nuoremmille henkilöille.

Tilojen käyttösäännöt

Vuokraaja on vastuussa vuokraamistaan tiloista ja niiden irtaimistosta sen ajan, jonka hän pitää avainta hallussaan.

Lue AYY:n kertavuokrattavia sauna- keittiö tai muita tiloja koskevat yleiset käyttösäännöt täältä.

Tarkastuslista

Pysyäksemme kärryillä vuokraamiemme tilojen varustuksesta ja puutteista, pyydämme kaikkia varaajia täyttämään tarkastuslistan. Mikäli listaa ei ole täytetty, veloitamme sanktion!

Kysymykset tiloja koskien voi ohjata osoitteeseen tilat@ayy.fi (ei varauskyselyitä).

Lue myös:

Ylioppilaskunnan vuokratilojen käyttösäännöt ja niiden rikkomisesta seuraavat sanktiot