Toiminnantarkastus

Vuoden 2011 toimihenkilöistä alkaen yhdistysten tilintarkastajia kutsutaan toiminnantarkastajiksi riippumatta siitä mitä yhdistyksen säännöissä lukee. Tilintarkastusta ei jatkossa enää tehdä kuin hyvin harvoissa yhdistyksissä, koska tilintarkastusta ei voi enää tehdä kukaan muu kuin tilintarkastajan ammattitutkinnon suorittanut henkilö.

Pienissä yhdistyksissä ei muutu mikään muu kuin tarkastajan titteli. Edelleen kaikki edellisen vuoden paperit, mm. pöytäkirjat, kirjanpito ja tilinpäätös, pitää antaa hyvissä ajoin tarkastajalle. Häneltä (tai heiltä) tulee kertomus, joka käsitellään keväällä yhdistyksen kokouksessa, jossa vahvistetaan tilinpäätös ja myönnetään tai evätään vastuuvapaus kertomuksen pohjalta.

Maallikot ja ammattilaiset

Uutta nimikettä on pakko käyttää. Yksi lakiuudistuksen päätavoitteista oli nimenomaan se että termi tilintarkastaja on jatkossa varattu vain ammattilaisten käyttöön. Tästä eteenpäin yhdistyksen kokouksessa pitää muistaa valita tilintarkastajien sijaan toiminnantarkastajat. Uutta nimikettä ryhdytään myös käyttämään heti vaikka säännöissä vielä puhutaankin tilintarkastajasta.

Yhdistyksissä voidaan toki teettää yhä tilintarkastus, mutta kannattaa muistaa että ammattilaiset vaativat työstään palkkion, joka on helposti monia satoja euroja. Pienimmillä yhdistyksillä on harvoin varaa tilintarkastukseen ja harvoinpa siihen tarvettakaan on.

Sääntöjen pykälään ei kannata koskea

Sääntöjä ei ole pakko muuttaa, vaan vanha tilintarkastuspykälä voi jäädä ennalleen hamaan tulevaisuuteen asti. Nimikkeitä ei tarvitse vaihtaa edes seuraavien sääntömuutoksen yhteydessä.

Ainoastaan jos tilintarkastuspykälään itseensä kosketaan, niin silloin kannattaa kirjoittaa uusiksi koko pykälä ja vaihtaa nimikkeet.

Jos nimittäin tilintarkastuspykälä on hyväksytty yhdistyksen kokouksessa 1.9.2010 tai sen jälkeen niin joustovaraa ei enää ole, vaan yhdistyksen kokouksessa on pakko valita täsmälleen sellainen tarkastaja mikä pykälässä lukee.

Ennen syksyä 2010 perustettujen yhdistysten kannattaakin yleensä jättää vanha sääntöpykälä rauhaan, ellei ole pakottavaa tarvetta vaihtaa tarkastajien lukumäärää.

Tehtävä ja kelpoisuus

Päätehtävänä toiminnantarkastajalla on edelleen selvittää yhdistyksen jäsenten puolesta, että yhdistyksen hallinto ja taloudenhoito on hoidettu asianmukaisesti, yhdistyksen toiminta on ollut lain ja yhdistyksen sääntöjen mukaista ja että tilinpäätös vastaa yhdistyksen toimintaa ja taloudellista asemaa.

Yksittäinen jäsenhän ei voi itse tätä selvittää, koska hallituksella on oikeus pitää yhdistyksen asiakirjat salaisina, eikä jäsenillä ole oikeutta nähdä niistä muita kuin yhdistyksen kokousten pöytäkirjat ja riisuttu jäsenluettelo. Toiminnantarkastajalle hallituksen on sen sijaan annettava kaikki dokumentit ja hänellä on näistä salassapitovelvollisuus.

Kelpoisuusvaatimukset säilyivät ennallaan. Toiminnantarkastajan pitää olla tarkastettavan kauden alkaessa täysi-ikäinen ja jotta tarkastus olisi uskottava, tarkastajalla ei saa olla liian läheisiä siteitä hallituksen jäseniin eikä tärkeimpiin toimihenkilöihin.

Nyt tarkastetaan toimintaa

Ennen kysyttiin aina ”kuka tarkastaa tilit”, jatkossa kannattaa kysyä kuka tarkastaa toiminnan. Normaaliin toiminnantarkastukseen kuuluu käydä läpi hallituksen ja yhdistysten kokousten pöytäkirjat ja toki edelleen myös pankkitiliotteet, kuitit, kirjanpito, tilinpäätös ja toimintakertomus.

Pöytäkirjoista on ennenkin pitänyt tarkastaa, että jäseniä on kohdeltu yhdenvertaisesti, kokouksissa tehdyt päätökset ovat yhdistyslain ja sääntöjen mukaisia ja että tehtyjä päätöksiä on noudatettu.

Tähän ei tullut muutoksia.

Kirjanpidosta, tilinpäätöksestä, pankkitilistä ja käteiskassasta tarkastetaan kuten ennenkin että rahat ovat tallella, kaikki rahaliikenne on muistettu merkitä kirjanpitoon, mahdollisesti puuttuvista kuiteista on tehty selvitykset, tuotot ja kulut on kohdistettu oikealle tilikaudelle ja että rahat on ylipäätään käytetty yhdistyksen menoihin, ei esim. hallituksen jäsenten henkilökohtaisiin tarpeisiin.

Yhdistyksen kokouksessa ja yhdistyksen säännöissä voidaan antaa tarkempia ohjeita toiminnantarkastuksesta ja sen sisällöstä.

Selvyyden vuoksi kannattaa kuitenkin jatkossa välttää puhumasta tilien tarkastamisesta.

Toiminnantarkastuskertomus

Toiminnantarkastuskertomus on vapaamuotoinen, eikä siinä tarvitse enää olla erillistä lausunto-osuutta. Jos mitään ongelmia ei ole havaittu, kertomus voi olla hyvinkin lyhyt.

Kertomuksessa kannattaa mainita (yleisellä tasolla) mitä asiakirjoja on tarkastettu, onko yhdistyksen hallinto ja taloudenhoito asianmukaisesti järjestetty ja onko esteitä tilinpäätöksen vahvistamiselle ja vastuuvapauden myöntämiselle.

Lisäksi pitää muistaa mainita minkä tilikauden toiminta on tarkastettu.

Kertomuksessa pitää ilmoittaa kaikki tarkastajan huomaamat väärinkäytökset, myös epäilykset niistä. Jos yhdistykselle on aiheutettu olennaista vahinkoa, siitä pitää myös mainita.

Kertomuksessa ei tarvitse ottaa kantaa siihen kuka vahingosta on vastuussa.

Tarkastuksessa usein havaitaan pieniä huolimattomuusvirheitä, mutta niitä ei tarvitse luetella kertomuksessa. Pikkuvirheistä on hyvä antaa hallitukselle erillinen muistio, jotta asiat saadaan jatkossa kuntoon.

Tarkastusmerkintä

Hallituksen allekirjoittamaan tilinpäätökseen on edelleen hyvä tehdä lyhyt merkintä, esim. ”Toiminnantarkastuskertomus annettu 17.10.2011” ja sen perään toiminnantarkastajien allekirjoitukset. Näin tiedetään, mikä tilinpäätöspaperi on alkuperäinen, ts. se joka on tarkastettu. Merkintä ei kuitenkaan ole enää pakollinen.

Jos toiminnantarkastuskertomus on hyvin lyhyt, niin mitään estettä ei ole sillekään että pienimmissä yhdistyksissä koko lyhyt kertomus kirjoitetaan käsin suoraan tilinpäätöspaperin kääntöpuolelle. Lyhyimmillään esim. ”Toiminnantarkastus tehty 17.10.2011. Yhdistyksen hallinto ja talous on hoidettu asianmukaisesti.”

Jotta tilintarkastus ja toiminnantarkastus pysyisivät selvästi erillisinä, toiminnantarkastajan ei kannata enää puhua, kirjoittaa eikä lausua mitään tilien tarkastamisesta eikä myöskään hyvän kirjanpitotavan noudattamisesta.

Mikä sitten muuttui

Lakimuutos näkyy siinä että toiminnantarkastajan ei enää tarvitse pohtia sitä onko jotain yksittäistä kirjanpitolain tai -asetuksen pykälää noudatettu täsmälleen oikein, vaan nyt riittää keskittyä yleiskuvaan. Tilintarkastajilta edellytettiin syvällisempää laskentatoimen ja kirjanpitolain tuntemusta.

Käytännön tasolla lienee aika selvää että pienissä yhdistyksissä ei tarkastuksissa yleensä ole kirjanpitolaista sen enempiä murehdittu. Muutos siis lähinnä päivitti lain vastaamaan pienten yhdistysten todellista käytäntöä.

Kannattaa huomata että taloudenhoitajan, rahastonhoitajan ja kirjanpitäjän tehtävät pysyivät muutoksessa ennallaan. Siis vain tarkastaja pääsee helpommalla! Kaikissa yhdistyksissä, myös rekisteröimättömissä, pitää edelleen noudattaa yhdistyslain ohella myös hyvää kirjanpitotapaa sekä kirjanpitolakia ja -asetusta, kaikkine pykälineen.