AYY:n yhdistysrekisteri

AYY ylläpitää yhdistysrekisteriä piirissään toimivista yhdistyksistä. Ainoastaan yhdistysrekisteriin liitetyt yhdistykset saavat AYY:ltä tukea ja apua toimintaansa. Yhdistysrekisteri jaetaan ensimmäiseen ja toiseen luetteloon. Rekisteriin pääsemisen ehdot ja siihen kuulumisen mukanaan tuomat edut määrää edustajiston hyväksymä yhdistysohjesääntö. Yhdistyksen liittämisestä rekisteriin päättää AYY:n hallitus. Yhdistysrekisteriä ylläpitää järjestösektori.

Yhdistysrekisteriin kuuluvan yhdistyksen oikeudet ja velvollisuudet
Ensimmäinen luettelo
Erityisasemayhdistykset
Toinen luettelo
Yhdistysrekisteriin liittyminen
Yhdistysrekisteristä poistuminen ja poistaminen

Yhdistysrekisteriin kuuluvan yhdistyksen oikeudet ja velvollisuudet

AYY:n yhdistysrekisteriin kuuluva yhdistys saa samat oikeudet kuin yksittäinen ylioppilaskunnan jäsen sekä muutamia erityisesti yhdistyksille suunnattuja palveluja. Kaikkien rekisteriin kuuluvien yhdistysten edut:

Jokaisen rekisteriin kuuluvan yhdistyksen on toimitettava vuosittain yhdistysilmoitus. Tämän perusteella tarkistetaan, että yhdistys on edelleen toiminnassa ja täyttää yhdistysohjesäännön asettamat vaatimukset. Mikäli yhdistys muuttaa sääntöjään, tulee sen ilmoittaa tästä välittömästi järjestöasiantuntijalle, joka tarkastaa, että rekisteriin kuulumiselle asetetut ehdot täyttyvät myös muutosten jälkeen. Lisää sääntöjen muuttamisesta.

Ensimmäinen luettelo

Valtaosa AYY:n yhdistysrekisterin yhdistyksistä kuuluu ensimmäiseen luetteloon. Paikka ensimmäisessä luettelossa antaa yhdistykselle yllä lueteltujen etujen lisäksi oikeuden

  • hakea toiminta-avustusta
  • osallistua pakettiauton ja kertavuokrattavien tilojen ennakkovarauksiin (tilakähmyihin)
  • vuokrata ylioppilaskunnalta kerho- tai varastotilaa

Päästäkseen ensimmäiseen luetteloon yhdistyksen on täytettävä seuraavat ehdot:

  • yhdistyksellä on oltava vähintään seitsemän jäsentä
  • yhdistyksen äänivaltaisista jäsenistä vähintään 60%, kuitenkin vähintään seitsemän (7), on oltava myös AYY:n jäseniä (tämä ei koske kuoroja tai orkestereja)
  • Yhdistyksen säännöissä ei saa rajoittaa ylioppilaskunnan jäsenten mahdollisuutta liittyä yhdistyksen äänivaltaisiksi jäseniksi: AYY:n jäseniä ei saa syrjiä
  • Yhdistyksen purkautuessa tai tullessa lakkautetuksi sen varojen tulee siirtyä ylioppilaskunnalle tai muulle ylioppilaskuntaa lähellä olevalle taholle, esimerkiksi jollekin erityisasemayhdistykselle

Ehdoista voidaan poiketa edustajiston päätöksellä.

Erityisasemayhdistykset

Yhdistysrekisterin ensimmäisessä luettelosta on lisäksi erityisasemayhdistyksiä, joita ovat esimerkiksi Otaniemen killat, TOKYO ry, Aalto-yliopiston kauppatieteiden ylioppilaat ry sekä jatko-opiskelijoiden yhdistys Aallonhuiput. Yhdistys voi saada erityisaseman, jos se

  • täyttää ensimmäiseen luetteloon kuulumiselle asetetut vaatimukset
  • edustaa kattavasti yhden tai useamman koulutusohjelman tai selkeän erityiskohderyhmän opiskelijoita
  • ajaa heidän etujaan koulutusohjelmissa, laitoksilla, tiedekunnissa, yliopistolla ja ammatillisissa yhteyksissä
  • pitää yhteyttä elinkeinoelämään ja muihin yhteiskunnan toimijoihin
  • koordinoi toimintaansa muiden erityisasemayhdistysten ja ylioppilaskunnan kanssa
  • vastaa omalta osaltaan opiskelijaryhmänsä uusien opiskelijoiden opastamisesta ja integraatiosta yliopistoyhteisöön yhdessä ylioppilaskunnan ja muiden erityisasemayhdistysten kanssa.
  • edistää monipuolista ylioppilaskuntatoimintaa

Erityisasemayhdistys saa

  • lähettää edustajia ylioppilaskunnan tarjoamiin toimikuntiin ja muihin yhteistyöelimiin (esimerkiksi puheenjohtajista koostuva neuvosto)
  • korkeampaa toiminta-avustusta
  • ylioppilaskunnan hallituksesta nimetyn hallituskummin
  • periä yhdistyksen jäsenmaksua sähköisen lukukausi-ilmoittautumisen yhteydessä

Erityisasemaa täytyy erikseen anoa ja sen myöntämisestä päättää ylioppilaskunnan edustajisto.

Toinen luettelo

Yhdistys voidaan hyväksyä yhdistysrekisterin toiseen luetteloon, mikäli sen toiminta on opiskelijatoimintaa ja siinä toimii ylioppilaskunnan jäseniä. Toiseen luetteloon kuuluvat yhdistykset saavat samat oikeudet kuin yksittäiset ylioppilaskunnan jäsenet sekä mahdollisuuden sähköpostilistoihin ja Otax-palvelimen käyttöön. Toiseen luetteloon kuuluvilla yhdistyksillä EI ole oikeutta hakea toiminta-avustuksia tai starttirahaa.

Yhdistysrekisteriin liittäminen

Yhdistysrekisteriin liittämisestä päättää AYY:n hallitus.

Rekisteriin liittämistä haetaan vapaamuotoisella hakemuksella, josta tulee käydä ilmi, mikä yhdistys on perustettu ja kumpaan luetteloon se hakee sekä jäsenmäärä ja AYY:n jäsenten määrä yhdistyksen jäsenistä. Hakemuksen liitteenä tulee toimittaa kopiot seuraavista perustamisasiakirjoista:

  • kokouspöytäkirjat perustamiskokouksista
  • hyväksytyt säännöt
  • toimihenkilöluettelo ja hallituksen yhteystiedot
  • perustamiskirja

Hakemus ja asiakirjat toimitetaan järjestösektorille, joka tarkistaa sääntöjen kelpoisuuden.

Yhdistysrekisteriin liittämisessä voi vierähtää tovi riippuen järjestösektorin kiireisyydestä sekä sääntöjen vaatimista korjauksista. Prosessin helpottamiseksi kannattaa ottaa yhteyttä järjestösektoriin jo yhdistystä perustettaessa, jotta säännöt saadaan kerralla yhdistysohjesäännön mukaisiksi.

Yhdistysrekisteristä poistuminen ja poistaminen

Yhdistys voi poistua AYY:n yhdistysrekisteristä milloin tahansa ilmoittamalla siitä kirjallisesti ylioppilaskunnan hallitukselle tai järjestöasiantuntijalle.

Mikäli yhdistys ei enää täytä yhdistysohjesäännön vaatimuksia, se voidaan hallituksen päätöksellä poistaa rekisteristä kokonaan tai siirtää alempaan luetteloon. Hallitus voi poistaa yhdistyksen rekisteristä myös, jos se laiminlyö yhdistysilmoituksen toimittamisen kahtena peräkkäisenä vuonna.