AYY:n yhdistysrekisteri

AYY ylläpitää yhdistysrekisteriä piirissään toimivista yhdistyksistä. Ainoastaan yhdistysrekisteriin liitetyt yhdistykset saavat AYY:ltä tukea ja apua toimintaansa. Yhdistysrekisteri jaetaan ensimmäiseen ja toiseen luetteloon. Rekisteriin pääsemisen ehdot ja siihen kuulumisen mukanaan tuomat edut määrää edustajiston hyväksymä yhdistysohjesääntö. Yhdistyksen liittämisestä rekisteriin päättää AYY:n hallitus. Yhdistysrekisteriä ylläpitää järjestösektori.

Yhdistysrekisteriin kuuluvan yhdistyksen oikeudet ja velvollisuudet
Ensimmäinen luettelo
Erityisasemayhdistykset
Toinen luettelo
Yhdistysrekisteriin liittyminen
Yhdistysrekisteristä poistuminen ja poistaminen

Yhdistysrekisteriin kuuluvan yhdistyksen oikeudet ja velvollisuudet

AYY:n yhdistysrekisteriin kuuluva yhdistys saa samat oikeudet kuin yksittäinen ylioppilaskunnan jäsen sekä muutamia erityisesti yhdistyksille suunnattuja palveluja. Kaikkien rekisteriin kuuluvien yhdistysten edut:

Jokaisen rekisteriin kuuluvan yhdistyksen on toimitettava vuosittain yhdistysilmoitus. Tämän perusteella tarkistetaan, että yhdistys on edelleen toiminnassa ja täyttää yhdistysohjesäännön asettamat vaatimukset. Mikäli yhdistys muuttaa sääntöjään, tulee sen ilmoittaa tästä välittömästi järjestöasiantuntijalle, joka tarkastaa, että rekisteriin kuulumiselle asetetut ehdot täyttyvät myös muutosten jälkeen. Lisää sääntöjen muuttamisesta.

Ensimmäinen luettelo

Valtaosa AYY:n yhdistysrekisterin yhdistyksistä kuuluu ensimmäiseen luetteloon. Paikka ensimmäisessä luettelossa antaa yhdistykselle yllä lueteltujen etujen lisäksi oikeuden

  • mahdollisuuden hakea starttirahaa (vain uudet perustetut yhdistykset)
  • hakea toiminta-avustusta
  • osallistua pakettiauton ja kertavuokrattavien tilojen ennakkovarauksiin (tilakähmyihin)
  • vuokrata ylioppilaskunnalta kerho- tai varastotilaa

Päästäkseen ensimmäiseen luetteloon yhdistyksen on täytettävä seuraavat ehdot:

  • yhdistyksellä on oltava vähintään seitsemän jäsentä
  • yhdistyksen äänivaltaisista jäsenistä vähintään 60%, kuitenkin vähintään seitsemän (7), on oltava myös AYY:n jäseniä (tämä ei koske kuoroja tai orkestereja)
  • Yhdistyksen säännöissä ei saa rajoittaa ylioppilaskunnan jäsenten mahdollisuutta liittyä yhdistyksen äänivaltaisiksi jäseniksi: AYY:n jäseniä ei saa syrjiä
  • Yhdistyksen purkautuessa tai tullessa lakkautetuksi sen varojen tulee siirtyä ylioppilaskunnalleylioppilaskunnan yhdistysrekisterin ensimmäisen luettelon yhdistykselle tai Teknologföreningen-osakunnalle,  säätiölle  tai rahastolle,  jonka  tarkoituksena  on  tukea Aalto-yhteisön tai sen jäsenten toimintaa

Ehdoista voidaan poiketa edustajiston päätöksellä.

Erityisasemayhdistykset

Yhdistysrekisterin ensimmäisessä luettelosta on lisäksi erityisasemayhdistyksiä, joita ovat esimerkiksi Otaniemen killat, TOKYO ry, Aalto-yliopiston kauppatieteiden ylioppilaat ry, Mikkelin kampuksella toimiva Probba ry sekä jatko-opiskelijoiden yhdistys Aallonhuiput. Yhdistys voi saada erityisaseman, jos se

  • täyttää ensimmäiseen luetteloon kuulumiselle asetetut vaatimukset
  • edustaa kattavasti yhden tai useamman koulutusohjelman tai selkeän erityiskohderyhmän opiskelijoita
  • ajaa heidän etujaan koulutusohjelmissa, laitoksilla, tiedekunnissa, yliopistolla ja ammatillisissa yhteyksissä
  • pitää yhteyttä elinkeinoelämään ja muihin yhteiskunnan toimijoihin
  • koordinoi toimintaansa muiden erityisasemayhdistysten ja ylioppilaskunnan kanssa
  • vastaa omalta osaltaan opiskelijaryhmänsä uusien opiskelijoiden opastamisesta ja integraatiosta yliopistoyhteisöön yhdessä ylioppilaskunnan ja muiden erityisasemayhdistysten kanssa.
  • edistää monipuolista ylioppilaskuntatoimintaa

Erityisasemayhdistys saa

  • lähettää edustajia ylioppilaskunnan tarjoamiin toimikuntiin ja muihin yhteistyöelimiin (esimerkiksi puheenjohtajista koostuva neuvosto)
  • ylioppilaskunnan hallituksesta nimetyn hallituskummin
  • periä yhdistyksen jäsenmaksua sähköisen lukukausi-ilmoittautumisen yhteydessä

Erityisasemaa täytyy erikseen anoa ja sen myöntämisestä päättää ylioppilaskunnan edustajisto.

Lisätietoja hakuprosessista antaa järjestösektori.

Toinen luettelo

Yhdistys voidaan hyväksyä yhdistysrekisterin toiseen luetteloon, mikäli sen toiminta on opiskelijatoimintaa ja siinä toimii ylioppilaskunnan jäseniä. Toiseen luetteloon kuuluvat yhdistykset saavat samat oikeudet kuin yksittäiset ylioppilaskunnan jäsenet sekä mahdollisuuden sähköpostilistoihin ja Otax-palvelimen käyttöön. Toiseen luetteloon kuuluvilla yhdistyksillä ei ole oikeutta hakea toiminta-avustuksia tai starttirahaa.

Yhdistysrekisteriin liittäminen

Yhdistysrekisteriin liittämisestä päättää AYY:n hallitus.

Rekisteriin liittämistä haetaan seuraavien vaiheiden mukaisesti

  1. Täytä erillinen ilmoituslomake
  2. Odota lisäohjeita järjestösektorilta
  3. Täytä ohjeiden mukaisesti yhdistyksen tiedot TAHLO-järjestelmään ja/tai toimi muiden mahdollisten ohjeiden
    • Järjestelmään täytetään yhdistyksen perustiedot, rekisteritiedot, yhteystiedot, kielet, pankkitiedot ja hallituksen yhteystiedot, toimitilat sekä seuraavat liitteet
      • hyväksytyt säännöt
      • perustamiskirja sekä kokouspöytäkirjat perustamiskokouksista (kohtaan muut liitteet yhtenä pdf-liitteenä)
  1. Ilmoita annettujen ohjeiden mukaisesti järjestösektorille, kun kaikki pyydetyt tiedot on täytetty järjestelmään
  2. Järjestösektori käy läpi kaikki järjestelmään täytetyt tiedot liitteineen ja tarkastaa, täyttääkö yhdistys ylioppilaskunnan yhdistysrekisterin kelpoisuusvaatimukset joko ensimmäiseen tai toiseen luetteloon
  3. Mikäli kaikki on kunnossa, järjestösektori välittää hakemuksen liitteineen edelleen hallituksen käsittelyyn

Seuraathan aina saamiasi ohjeita. Se tekee prosessista nopeamman kaikille!

Yhdistysrekisteriin liittämisessä voi vierähtää tovi riippuen järjestösektorin kiireisyydestä sekä esimerkiksi sääntöjen vaatimista korjauksista. Prosessin helpottamiseksi kannattaa ottaa yhteyttä järjestösektoriin jo ennen rekisteriin hakemista yhdistystä perustettaessa, jotta säännöt saadaan kerralla yhdistysohjesäännön mukaisiksi.

Yhdistysrekisteristä poistuminen ja poistaminen

Yhdistys voi poistua AYY:n yhdistysrekisteristä milloin tahansa ilmoittamalla siitä kirjallisesti ylioppilaskunnan hallitukselle tai järjestösektorille.

Mikäli yhdistys ei enää täytä yhdistysohjesäännön vaatimuksia, se voidaan hallituksen päätöksellä poistaa rekisteristä kokonaan tai siirtää alempaan luetteloon. Hallitus voi poistaa yhdistyksen rekisteristä myös, jos se laiminlyö yhdistysilmoituksen toimittamisen kahtena peräkkäisenä vuonna.