Uthyrning av lokaler


Kategorier

Föreningsbrev vecka 3/2019

Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 

Det här är AUS föreningsbrev vecka 3/2019

Vi önskar alla ett gott nytt år 2019 och hälsar alla nya funktionärer välkomna till listan! Det här föreningsbrevet är en informationskanal till alla föreningar inom AUS och utkommer varje fredag. Om du vill informera i föreningsbrevet ska du skicka din text senast kl. 10 på onsdagen till adressen tiedotteet(a)ayy.fi. Mer info om nyhetsbrevet: https://ayy.fi/sv/foreningar/foreningsbrev/.

 

Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer
11.1 Anmälningstiden för vinterdagskontroller går ut (https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/talvipaivan-rastit-checkpoints-for-talvipaiva-2019/)
15.1 Föreningsutbildning i S:t Michel
15.1 Vinterdagen (https://www.facebook.com/events/644454332623787/)
20.1. TTER ansökningstiden I går ut (https://tter.ayy.fi/)
31.1. Bistervägen 3 svarstiden löper ut (https://lomake.ayy.fi/kampusjaosto/kertavuokrattavien-tilojen-kehitys/)

 

Nyhetsbrevets innehåll
1. AUS organisationssektor år 2019
2. Ordna en kontroll på Vinterdagen den 15 januari 2019!
3. Nya styrelsemedlemmar ska införas på föreningslistan och i Tahlo
4. Obs alla studieansvariga!
5. Utvecklingen av evenemangslokalerna på Bistervägen 3
6. TTE-fondens första ansökningsomgång 2019 pågår!
7. Här är den nya föreningsguiden!
8. AUS guide för evenemangsarrangörer

 

1. AUS organisationssektor 2019
AUS styrelsemedlem med ansvar för föreningarna år 2019 är Anna Halsas. Förutom föreningarna ansvarar Halsas också för nya studerande och Rådet för ordförandena i de särställda föreningarna. Essi Puustinen fortsätter som kommunikations- och föreningssakkunnig. Sektorns kontaktadress är liksom hittills jarjestoasiat@ayy.fi och det går att kontakta oss i alla frågor som gäller föreningarna.

 

2. Ordna en kontroll på Vinterdagen den 15 januari 2019!
Vintern, snön och det nya året betyder att det är dags för Vinterdagen igen! Som vanligt behöver Vinterdagen också programarrangörer. Alla föreningar, gillen och ISOpersoner är varmt välkomna att sätta upp kontroller för förstaårsstudenterna. Tipsrundan ordnas tisdagen den 15 januari och kontrollerna är öppna mellan kl. 14.30 och kl. 17.30. Otnäs bastur står varma från och med kl. 17 och efterfesten börjar i Smökki kl. 20.30.

Du kan anmäla en kontroll fram till fredagen den 1 januari 2019 med det här formuläret: https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/talvipaivan-rastit-checkpoints-for-talvipaiva-2019/

Mer info finns också på Facebook: https://www.facebook.com/events/644454332623787/?ti=cl

Tveka inte att ta kontakt om ni har frågor!

Hälsningar,
Noora Salminen
Phuxmajor
Aalto-universitetets studentkår AUS

+358 50 4687157 | noora.salminen(a)ayy.fi


3. Nya styrelsemedlemmar ska införas på föreningslistan och i Tahlo

I många föreningar byts funktionärerna ut vid årsskiftet, och därför vore det viktigt att direkt från årets början få föreningsrelaterad e-post via AUS e-postlista för föreningar. Kom ihåg att lägga årets funktionärer på listan här: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset. Det lönar sig också att kontrollera att rätt personer får e-posten till styrelsens e-postlista, så går övergångsfasen smidigare.

För eventuella andra ärenden vore det också bra att ha styrelsemedlemmarnas kontaktuppgifter i föreningsregistrets system Tahlo. På fliken Hallitus/Styrelse kan ni lägga till kontaktuppgifterna med föreningens användarnamn: https://tahlo.ayy.fi/. Samtidigt kan ni lära era efterträdare att använda systemet och påminna dem om föreningsanmälningarna i mars.

Frågor om föreningarnas e-postlista och Tahlo kan skickas till adressen jarjestoasiat(a)ayy.fi

 

4. Obs alla studieansvariga!
Är du studieansvarig i din förening år 2019? Studierådet som är ett samarbetsorgan för de studieansvariga i AUS föreningar håller på att inleda sin verksamhet. Studierådet är en plats där de studieansvariga får kamratstöd, tvärvetenskapliga vänner och aktuell information om studieärenden.

Om du är intresserad av att delta ska du kontakta ordförande Tarmo Kivioja på adressen tarmo.kivioja(a)aalto.fi eller Leila Kettunen i AUS styrelse på adressen leila.kettunen(a)ayy.fi.

 

 

5. Utvecklingen av evenemangslokalerna på Bistervägen 3
Hjälp Campussektionen att utveckla AUS evenemangslokaler!

Berätta hur din förening använt de evenemangslokaler som nu ska renoveras och vilka önskemål du har för lokalerna. Enkäten fokuserar särskilt på följande lokaler: Takbastun, Spellokalen, Braskabinettet, Sitsköket.

Länk: https://lomake.ayy.fi/kampusjaosto/kertavuokrattavien-tilojen-kehitys/

Svarstiden löper ut den 31 januari 2019.

 

 

6. TTE-fondens första ansökningsomgång 2019 pågår!
TTE-fondens första ansökningsomgång 2019 pågår! Fonden kan bevilja bidrag till alla AUS-medlemmar och sammanslutningar i anslutning till studentkåren. TTE-fonden stöder verksamhet som siktar mot stjärnorna, engagerar andra, hörs och syns.

Det finns två sätt att söka bidrag: ansökningsomgångarna som ordnas cirka tre gånger om året och den fortlöpande ansökningstiden under terminerna. Under den fortlöpande ansökningsperioden kan du söka bidrag på högst 2 000 €, medan projektbidragen under de egentliga ansökningsomgångarna inte har någon övre gräns.

Ansökningstiden för den första omgången år 2019 går ut söndagen den 20.1.2019 kl 23.59. På fondens webbplats finns instruktioner för ansökningen och dess bilagor: http://tter.ayy.fi/. Bidraget söks med ett webbformulär som finns på adressen https://lomake.ayy.fi/tter/hakulomake/

Ansökningstiderna för alla omgångar hösten 2019 och annan information finns på fondens webbplats http://tter.ayy.fi/. Kolla också Facebooksidan på adressen www.facebook.com/tterahasto.

 

7. Här är den nya föreningsguiden!
I föreningsguiden finns mångsidig information som föreningarna inom AUS behöver som stöd i sin verksamhet. Det finns avsnitt om att bilda en förening, om ekonomin, förvaltningen och jämlikheten i föreningarna. Och mycket mer! Dessutom har guiden en omfattande materialbank som hjälper dig hitta de viktigaste externa källorna. Avsnitten om bokslutet är särskilt aktuella för många.

Föreningsguiden finns här: https://yhdistysopas.ayy.fi/

Det lönar sig att utforska sidorna ordentligt redan i början av mandatperioden, men också senare. Skicka oss gärna respons, för det finns alltid saker att fixa! Några sidor fattas fortfarande i språkversionerna, men de uppdateras så snart översättningarna blir klara.

Också materialet från föreningsutbildningarna i november 2018 finns här: https://yhdistysopas.ayy.fi/koulutusmateriaalit/

I fortsättningen kan du först söka information i föreningsguiden och först i andra hand kontakta organisationssektorn: jarjestoasiat(a)ayy.fi.

 

8. AUS guide för evenemangsarrangörer
AUS guide för evenemangsarrangörer innehåller ett heltäckande infopaket om allt från arrangörens ansvar enligt lag till en säkerhetschecklista, likabehandlings- och miljöfrågor, kriskommunikation, första hjälpen och många andra anvisningar som är viktiga för evenemangsarrangörer.

Guiden finns i föreningsguidens materialbank: https://yhdistysopas.ayy.fi/wp-content/uploads/sites/20/2018/12/Tapahtumaj%C3%A4rjest%C3%A4j%C3%A4n-opas.pdf (på finska)

 

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet (a) ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, tfn 050 520 9442).

Vill du avprenumerera? Klicka på länken och följ anvisningarna nere på sidan: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Föreningsbrev vecka 51/2018

Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 

Det här är AUS föreningsbrev vecka 51/2018

Årets sista veckor har börjat. Läs AUS pinfärska evenemangsguide (punkt 1) och töm föreningens postfack (punkt 3). Vi gratulerar alla Hugogalans vinnare! (punkt 2)

Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer
17.12 Futuretalks: Facing/Fading Frontiers (https://ayy.fi/en/blog/events/futuretalks-facing-fading-frontiers/)
18.12. Lokalhamstring för föreningar i första förteckningen (punkt 4, https://ayy.fi/blog/events/tilakahmyt-muille-1-luettelon-yhdistyksille/)
31.12 Ansökningstiden för AUS kommittéer går ut (punkt 9, ayy.fi/stop)
15.1 Föreningsutbildning i S:t Michel

 

Nyhetsbrevets innehåll
1. AUS guide för evenemangsarrangörer
2. Aaltogemenskapens pionjärer belönades på Hugogalan
3. Tömning av föreningarnas postfack
4. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler pågår!
5. Biljetterna för Teknologspexet har släppts – föreningar får se 30-årsföreställningen till nedsatt pris!
6. Här är den nya föreningsguiden!
7. Materialet från föreningsutbildningarna tillgängligt
8. Bevara föreningens historia
9. Ansökningstiden till kommittéerna går ut den 31 december

 

1. AUS guide för evenemangsarrangörer
AUS guide för evenemangsarrangörer är äntligen klar! Guiden innehåller ett heltäckande infopaket om allt från arrangörens ansvar enligt lag till en säkerhetschecklista, likabehandlings- och miljöfrågor, kriskommunikation, första hjälpen och många andra anvisningar som är viktiga för evenemangsarrangörer.  Guiden kan preliminärt läsas här, och nästa år återkommer vi med närmare information om var guiden publiceras på vår nya webbplats.

Tills vidare finns evenemangsguiden här i föreningsguidens materialbank: https://yhdistysopas.ayy.fi/wp-content/uploads/sites/20/2018/12/Tapahtumaj%C3%A4rjest%C3%A4j%C3%A4n-opas.pdf (på finska)

 

2. Aaltogemenskapens pionjärer belönades på Hugogalan
Fredagen den 7 december belönades en brokig grupp aktiva i Aaltogemenskapen på den första Hugogalan genom historien. Galan uppmärksammade Aaltogemenskapen och dess pionjärer, men den här gången gällde det inte enskilda personer utan rampljuset riktades mot våra föreningar och deras enorma prestationer.

AUS gemenskapssektion Aava samlade under hösten in förslag på föreningar som förtjänade ett pris för sina insatser. Nomineringarna var många och till slut delade vi ut sju priser. Galan planeras bli en årlig tradition.

Priserna som delades ut på Hugogalan den 7 december 2018:

Årets gemenskapsbyggare 2018: Radiodiodi
Årets internationella föregångare 2018: Polyteknikkojen partioklubi Teepakki ry
Årets brobyggare i Aaltogemenskapen 2018: Isännistö ja Emännistö 2018
Årets ambassadör för Aaltogemenskapen 2018: Aalto Beer Pong ry
Årets föregångare inom phuxfostran 2018: Nuoret Designerit ry
Årets vägvisare för studenternas välbefinnande 2018: Teekkariratsastajat ry
Årets tvärvetenskapliga pionjär 2018: Otanko ry

Läs mer om galan och hur den uppstod: https://ayy.fi/sv/blog/2018/12/13/aaltogemenskapens-pionjarer-belonades-pa-hugogalan/


3. Tömning av föreningarnas postfack
En del av föreningarna har ett postfack på AUS kontor som nu är proppfullt av post. De här postfacken måste tömmas före jul, för annars finns inte längre någon plats för ny post. Vissa föreningar har inte hämtat sin post på hela året, så nu är det hög tid att plocka åt sig t.ex. kontoutdragen.

Kom till kontoret om du inte vet om din förening har ett postfack eller inte! AUS kontor finns i övre våningen på adressen Otsvängen 11 och håller öppet varje dag kl. 12–16. Kontoret är stängt över julen från fredagen den 21 december och öppnar igen den 2 januari.

 

4. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler pågår!
Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler, dvs. lokalhamstringen, är avslutad för de särställda föreningarna och nu står den första förteckningens övriga föreningar i tur. Bokningarna görs som vanligt i AUS eget bokningssystem TILA. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna måste logga in med Aalto-universitetets användarnamn. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.

Du kan hamstra tider för perioden mån 7.1.2019–sön 11.8.2019. Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

Andra föreningar i den första förteckningen ons 12.12 – tis 18.12.2018.
Tiden börjar ons 12.12 kl. 12.00 och går ut tis 18.12.2018 kl. 12.00.
Hamstring tis 18.12.2018 från  kl. 16.30 i Kandidatcentrets entré (Otsvängen 1) sal R001/M232 M1.

Närmare info och anvisningar finns i Föreningsbrevet 49/2018, punkt 3:  https://ayy.fi/sv/blog/2018/11/30/foreningsbrev-vecka-49-2018/

Om du inte fått någon bekräftelsekod för användargruppen du representerar eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta AUS servicechef riitu.nuutinen (a) ayy.fi.

 

5. Biljetterna för Teknologspexet har släppts – föreningar får se 30-årsföreställningen till nedsatt pris!
Det trettionde teknologspexet genom tiderna har premiär på våren, och för att uppmärksamma jubileet vill vi göra något speciellt. Nu bjuder vi in dig och din förening eller ditt gille till vår jubileumsföreställning på Peacockteatern den 19 mars 2019!

Grupper på över 10 personer få 10 % rabatt på biljetterna till jubileumsföreställningen, så samla ihop en grupp och njut av vårens hetaste kulturhändelse. Gruppbiljetter kan du behändigt beställa per e-post på adressen liput@teekkarispeksi.fi och betala med en enda faktura. Teknologspexets språk är finska. Biljettpriser och årets spextema finns på adressen teekkarispeksi.fi/keinolla-milla-hyvansa/

 

6. Här är den nya föreningsguiden!
I år har organisationssektorn arbetat med en ny föreningsguide som äntligen är klar! I föreningsguiden finns mångsidig information som föreningarna inom AUS behöver som stöd i sin verksamhet. Det finns avsnitt om att bilda en förening, om ekonomin, förvaltningen och jämlikheten i föreningarna. Och mycket mer! Dessutom har guiden en omfattande materialbank som hjälper dig hitta de viktigaste externa källorna. Avsnitten om bokslutet är särskilt aktuella för många.

Föreningsguiden finns här: https://yhdistysopas.ayy.fi/

Det lönar sig att utforska sidorna ordentligt redan i början av mandatperioden, men också senare. Skicka oss gärna respons, för det finns alltid saker att fixa! Några sidor fattas fortfarande i språkversionerna, men de uppdateras så snart översättningarna blir klara.

I fortsättningen kan du i första hand konsultera föreningsguiden när du har frågor, och i andra hand kontakta organisationssektorn på adressen jarjestoasiat(a)ayy.fi.

 

7. Materialet från föreningsutbildningarna tillgängligt
Materialets från årets föreningsutbildning, både grunderna och temadagen, finns sammanställt på adressen https://yhdistysopas.ayy.fi/koulutusmateriaalit/. Tipsa också dina styrelsekolleger! Utbildningsmaterialet publiceras endast på det språk som utbildningen hölls.

Vi ber om respons av både deltagarna och dem som inte kunde komma. Vad var bra och vad borde vi utveckla? Och varför passade inte dagen eller temat för dig den här gången? Med båda formulären kan du också skicka in önskemål om utbildningarna 2019.
Responsformuläret för utbildningen den 27 november: http://lomake.ayy.fi/yhdistykset/palaute-peruspaketti-2018/
Responsformuläret för utbilningen den 28 november: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/palaute-teemapaiva-2018/

Tack till alla deltagare och lycka till nästa år! Kom ihåg att kontakta organisationssektorn om ni behöver hjälp, jarjestoasiat(a)ayy.fi

 

8. Bevara föreningens historia
Har ni lätt för att glömma bort arkiveringen? Vad behöver man överhuvudtaget arkivera? Nu kan du ta kontroll över situationen innan alla funktionärer byts ut.

Aalto-universitetets studentkårs arkiv erbjuder förvaring, utrustning och rådgivning för studentkårens föreningar i arkiveringsfrågor. Syftet med arkiveringen är att skapa en levande bild av föreningens verksamhet för kommande generationer. Det lönar sig att arkivera allt material som föreningen själv producerar och som anknyter till föreningens verksamhet, men också material som kan vara intressant för kommande generationer. Allt material ska märkas korrekt. Tips för att avgränsa arkiveringen finns t.ex. på Yhdistystoimijats webbplats.

Det är viktigt att ni håller arkiveringen bakom örat och arkiverar året runt. Tveka inte att be om tips och kontakta arkisto(a)ayy.fi.


9. Ansökningstiden till kommittéerna går ut den 31 december
Du kan söka till AUS kommittéer fram till slutet av december! Sök till exempel till Festkommittén som ordnar alla de stora festerna eller till Afterpartykommittén, kommittén för utomhusspel som ordnar quidditch och Humans vs. zombies, Årsfestkommittén som ordnar studentkårens årsfest eller Teknologtraditionskommittén som ordnar Teknologtraditionsveckans mångsidiga festligheter. I kommittéerna sköter du många slags uppgifter i ett tvärvetenskapligt gäng och lär dig mycket om bland annat projekthantering, gruppdynamik och marknadsföring av evenemang!

Sök på adressen  ayy.fi/stop/!

 

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet (a) ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk. Nyhetsbrevet är tillbaka efter jullovet den 11 januari 2019.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, tfn 050 520 9442).

Vill du avprenumerera? Klicka på länken och följ anvisningarna nere på sidan: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Föreningsbrev vecka 49/2018

Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 

Det här är AUS föreningsbrev vecka 49/2018

Ett långt nyhetsbrev fullt med viktig info: Kolla in materialet från veckans föreningsutbildningar på adressen yhdistysopas.ayy.fi och resten av innehållet i vår pinfärska guide (punkterna 1 och 2). Lokalhamstringen börjar delvis redan nästa vecka (punkt 3). Dessutom påminner vi för sista gången om ansökningstiden för frivilliga och studentrepresentanter (punkterna 7 och 8)! Nästa vecka tar föreningsbrevet paus på grund av självständighetsdagen.

 

Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer
30.11 My Career in Finland (https://www.facebook.com/events/346231852815021/)
3.12 Ansökningstiden till AUS sektioner går ut (punkt 7, ayy.fi/stop)
3.12 Ansökningstiden för studentrepresentanter går ut (punkt 8, https://ayy.fi/sv/blog/2018/10/29/aus-soker-studentrepresentanter-for-2019/)
3.12 Ansökningstiden för AUS 10-årsjubileumsansvariga går ut ayy.fi/stop)
6.12 Studerandenas självständighetståg (punkt 4,https://www.facebook.com/events/190259045237061/)
17.12 Futuretalks: Facing/Fading Frontiers (https://ayy.fi/en/blog/events/futuretalks-facing-fading-frontiers/)
31.12 Ansökningstiden för AUS kommittéer går ut (punkt 7, ayy.fi/stop)
Föreningsutbildning i S:t Michel

 

Nyhetsbrevets innehåll
1. Här är den nya föreningsguiden!
2. Materialet från föreningsutbildningarna tillgängligt
3. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds snart!
4. Huvudstadsregionens studerande firar Finlands självständighet den 6 december med att tåga genom staden.
5. Versionsuppdatering i föreningarnas IT-tjänster
6. Vill din förening ha KY:s biljardbord?
7. Sista påminnelsen: Sök till AUS sektioner eller kommittéer 2019!
8. Sista påminnelsen: Borde universitetet förändras? Bli studentrepresentant i förvaltningen!
9. Bevara föreningens historia

 

1. Här är den nya föreningsguiden!
I år har organisationssektorn arbetat med en ny föreningsguide som äntligen är klar! I föreningsguiden finns mångsidig information som föreningarna inom AUS behöver som stöd i sin verksamhet. Det finns avsnitt om att bilda en förening, om ekonomin, förvaltningen och jämlikheten i föreningarna. Och mycket mer! Dessutom har guiden en omfattande materialbank som hjälper dig hitta de viktigaste externa källorna. Avsnitten om bokslutet är särskilt aktuella för många.

Föreningsguiden finns här: https://yhdistysopas.ayy.fi/

Det lönar sig att utforska sidorna ordentligt redan i början av mandatperioden, men också senare. Skicka oss gärna respons, för det finns alltid saker att fixa! Några sidor fattas fortfarande i språkversionerna, men de uppdateras så snart översättningarna blir klara.

I fortsättningen kan du i första hand konsultera föreningsguiden när du har frågor, och i andra hand kontakta organisationssektorn på adressen jarjestoasiat(a)ayy.fi.

 

2. Materialet från föreningsutbildningarna tillgängligt
Tre föreningsutbildningar är avklarade den här veckan. Tack till alla deltagare för aktiviteten och deltagandet. Materialet från både grundutbildningen och temadagen sammanställs i föreningsguiden på adressen https://yhdistysopas.ayy.fi/koulutusmateriaalit/. Det material som fattas kommer att uppdateras på sidan allt eftersom utbildarna skickar det till oss. Tipsa också dina styrelsekolleger! Utbildningsmaterialet publiceras endast på det språk som utbildningen hölls.

Vi ber om respons av både deltagarna och dem som inte kunde komma. Vad var bra och vad borde vi utveckla? Och varför passade inte dagen eller temat för dig den här gången? Med båda formulären kan du också skicka in önskemål om utbildningarna 2019.
Responsformuläret för utbildningen den 27 november: http://lomake.ayy.fi/yhdistykset/palaute-peruspaketti-2018/
Responsformuläret för utbilningen den 28 november: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/palaute-teemapaiva-2018/

Tack till alla deltagare och lycka till nästa år! Kom ihåg att kontakta organisationssektorn om ni behöver hjälp, jarjestoasiat(a)ayy.fi

3. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds snart!
Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del måndagen den 3 december. Bokningarna görs som vanligt i AUS eget bokningssystem TILA. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna måste logga in med Aalto-universitetets användarnamn. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.

Du kan hamstra tider för perioden mån 7.1.2019–sön 11.8.2019.
Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

  1. AUS interna aktörer ons 21.11 – mån 3.12.2018. Tiden går ut mån 3.12.2018 kl. 10.00.
  2. Föreningar med särställning mån 3.12 – tis 11.12.2018. Tiden börjar mån 3.12 kl. 12.00 och går ut tis 11.12 kl. 12.00. Hamstring tis 11.12.2018 från kl. 16.30 i Otnäs. (när lokalen bekräftats skickas ett meddelande till e-postlistorna för särställda föreningar och andra föreningar)
  3. Andra föreningar i den första förteckningen ons 12.12 – tis 18.12.2018. Tiden börjar ons 12.12 kl. 12.00 och går ut tis 18.12.2018 kl. 12.00. Hamstring tis 18.12.2018 från kl. 16.30 i Otnäs. (när lokalen bekräftats skickas ett meddelande till e-postlistorna för särställda föreningar och andra föreningar)

Information om bokningsprocessen:

  • I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
  • Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik

”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Därefter kan de som fått inbjudan fördela representationsrättigheter genom TILA.

  • Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
  • Ni noterar väl att AUS interna bokningar är permanenta.
  • De särställda föreningarnas bokningar för årsfester och sillisar prioriteras. De bokningar som de särställda föreningarna gjort under sin egen bokningstid bekräftas när bokningstiden gått ut. Eventuella dubbelbokningar som gjorts av föreningar med särställning reds ut under det första hamstringstillfället. Föreningarna med särställning behöver inte försvara sina bokningar under det andra hamstringstillfället.
  • Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringsjippot själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringstillställningen. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
  • Vid långa bokningsperioder eller flera samtidiga bokningar ska en representant för den grupp som bokat vara beredd på att motivera bokningarna under hamstringstillfällena. Vi kontaktar de berörda före hamstringen.
  • Boka lokaler endast för verkliga behov. Lokalerna används förutom av AUS också bland annat av gillena, de särställda föreningarna och andra föreningar med stort behov av lokaler. Undvik om möjligt att boka följande tider i Smökki: PO tränar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 17–22. Undvik alltså sitsar på måndagar och tisdagar.
  • Den 7 januari 2019 ändras prislistan. Priserna finns på adressen https://ayy.fi/sv/medlemmar/tjanster/uthyrning-av-lokaler/prislista/

OBS! Undantag på grund av renoveringar:

  • Gorsu, Byns vardagsrum, Allaktivitetslokalen och Tatamisalen kan inte bokas före 3.3.2019.
  • Allaktivitetslokalen kan inte bokas före 5.5.2019.
  • Takbastun, Spellokalen, Sitsköket och Braskabinettet kan inte bokas före 11.8.2019.

Om du inte fått någon bekräftelsekod för användargruppen du representerar eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta AUS servicechef riitu.nuutinen (a) ayy.fi.

 


4. Huvudstadsregionens studerande firar Finlands självständighet den 6 december med att tåga genom staden
Liksom i fjol firar huvudstadsregionens student- och studerandekårer självständighetsdagen tillsammans den 6 december. Evenemanget ordnas av huvudstadsregionens studentkårer HUS, AUS, KonSt, SHS och Kadettitoverikunta samt studerandekårerna METKA och Helga. Alla är välkomna med och evenemanget bjuder på facklor och ljus vid starten. Föreningar kan delta i tåget med sin egen officiella fana.

Anvisningar och tidtabell finns på adressen http://itsenaisyyspaiva.ayy.fi/.

Facebooksidan finns på adressen https://www.facebook.com/events/190259045237061/

Som vanligt bjuder AUS på följande tjänster:

-Taxi för fanorna:
Föreningens fana ska föras till servicestället (Otsvängen 11) senast måndagen den 3 december kl. 16.00 OCH antecknas i transportlistan. Var noga med att anteckna fanan i listan eftersom endast de fanor som finns på listan tas med. Fanorna förs tillbaka till samma ställe där de ska hämtas senast fredagen den 7 december.

-Bärselar och marskalksband i Finlands färger:
Studentkåren lånar ut ett begränsat antal bärselar för fanor och blåvita marskalksband som passar alla fanor. Bokningar i den ordning de kommer in på arkisto@ayy.fi, utrustningen finns vid fackeltågets start på evenemangsdagen.

Under fackeltåget kan fanbärarna och marskalkerna tryggt lämna sina väskor i en bil som kör till Senatstorget. När ni lämnar in fanorna för transporten tillbaka får ni också sakerna ni lämnat i förvar. Fanbärare och marskalker ska inte ha väskor under sina uppdrag.

Mer info: niina.palm(a)ayy.fi

 

5. Versionsuppdatering i föreningarnas IT-tjänster
Otax.fi är ett webbhotell med webbplatstjänster och e-postlistor som AUS erbjuder sina föreningar. På Otax.fi görs en php-versionsuppdatering den 8 december. Före uppdateringen ska användarna säkerställa att deras sidor fungerar. En separat server där den uppdaterade versionen finns upprättas vid sidan av otax.fi.

Kontrollera att den person i er förening som ansvarar för er webbplats på AUS server prenumererar på den e-postlista där vi informerar närmare om datum och versionsnummer. Om ni glömt att prenumerera på listan kan ni göra det på adressen https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/otax-web-masters.

I alla IT-frågor kan föreningarna kontakta tietotekniikka(a)ayy.fi.

 

6. Vill din förening ha KY:s biljardbord?
Vill du pigga upp ert gillesrum eller har något att göra i studentrummet? KY ger bort ett biljardbord gratis! Storleken är 250 cm x 150 cm och bordet är nött, men det är inget hinder för att spela! Bordet kommer med biljardköer, bollar och kritförpackningar. Bordet kan inspekteras på Saha (Maskinbyggarvägen 4) enligt överenskommelse. Vi hoppas någon hämtar bordet snart, men framför allt att det får ett nytt hem!

Kontakt: KY:s servicesekreterare, palvelu@kyweb.fi eller tfn 040 353 8283 (mån–tors kl. 13–17).

Bilder: https://drive.google.com/drive/folders/1b8MrGSJyJXSJ1mU-yrBuCxote-5uYZkY?usp=sharing

 

7. Sista påminnelsen: Sök till AUS sektioner eller kommittéer 2019!
AUS styrelse för nästa år valdes i går på delegationens möte! Det innebär att tidsfristerna för höstens rekryteringar börjar närma sig: sista ansökningsdag för sektionsmedlemmar och studentrepresentanter är den 3 december. Till kommittéerna kan du söka under hela december.

Det finns alla typer att uppdrag – ordna wappen (Teknologsektionen/Festkommittéen), Aalto Afterparty (Aava/Afterparty-kommittén) eller olika motionsevenemang (Aava/Kommittén för utomhusspel), renovera evenemangslokaler (Campussektionen) eller bevaka studenternas intressen som studentrepresentant vid Aalto.

Eller har du siktet inställt på att göra något unikt? Som ansvarig för AUS 10-årsfest befinner du dig i händelsernas centrum i planeringen och genomförandet av jubileumsåret och själva 10-årsfesten.

Alla frivilliguppdrag finns på adressen www.ayy.fi/stop/ ! Mer info finns också på sektionernas och AUS konton i de sociala medierna.

 

8. Sista påminnelsen: Borde universitetet förändras? Bli studentrepresentant i förvaltningen!
Studentrepresentanterna i universitetsförvaltningen är helt vanliga studenter som deltar i universitetets beslutsfattande och utveckling. Studenterna är experter på studierna och undervisningen. Det finns över 250 uppdrag lediga. Studentkåren väljer studentrepresentanterna för ett kalenderår och alla studentkårens medlemmar kan söka. Ansökningstiden går ut den 3 december 2018.

Studentrepresentanter finns i utbildningsprogrammen, institutionerna, högskolorna och universitetets centralförvaltning. De sitter i kommittéerna för akademiska ärenden, utbildningsråden och i olika kommittéer. Studentkåren, de ansvariga för studentrepresentanterna och föreningarnas studieansvariga stöder påverkansarbetet.

Officiell utlysning och lista över uppdrag 2019: https://ayy.fi/sv/blog/2018/10/29/aus-soker-studentrepresentanter-for-2019/

Studentkårens reglemente om studentrepresentanter: https://inside.ayy.fi/pages/viewpage.action?pageId=12615832&preview=/12615832/16875676/Hallopedreglemente_2011.pdf

Frågor kan ställas till laura.luoto(a)ayy.fi eller minna.makitalo(a)ayy.fi

 

9. Bevara föreningens historia
Har ni lätt för att glömma bort arkiveringen? Vad behöver man överhuvudtaget arkivera? Nu kan du ta kontroll över situationen innan alla funktionärer byts ut.

Aalto-universitetets studentkårs arkiv erbjuder förvaring, utrustning och rådgivning för studentkårens föreningar i arkiveringsfrågor. Syftet med arkiveringen är att skapa en levande bild av föreningens verksamhet för kommande generationer. Det lönar sig att arkivera allt material som föreningen själv producerar och som anknyter till föreningens verksamhet, men också material som kan vara intressant för kommande generationer. Allt material ska märkas korrekt. Tips för att avgränsa arkiveringen finns t.ex. på Yhdistystoimijats webbplats.

Det är viktigt att ni håller arkiveringen bakom örat och arkiverar året runt. Tveka inte att be om tips och kontakta arkisto(a)ayy.fi.

 

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet (a) ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk. Nyhetsbrevet tar paus efter självständighetsdagen fredagen den 7 december.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, tfn 050 520 9442).

Vill du avprenumerera? Klicka på länken och följ anvisningarna nere på sidan: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Föreningsbrev vecka 20/2018

Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Det här är AUS föreningsbrev vecka 20/2018

Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer

13.5 Floradagen (https://www.facebook.com/events/768441560027114/)
17.5 Lokalhamstringen I (punkt 1)
24.5 Lokalhamstringen II (punkt 1)
25.5 EU:s nya dataskyddsförordning träder i kraft (punkt 3)
27.5 Sista anmälningsdagen för evenemang till läsårskalendern (punkt 4)
31.5 Skrotcykelinsamlingen avslutas (https://ayy.fi/ylioppilaskunta/vapaaehtoistoiminta/jaostot/kampusjaosto/romupyorakerays/)
6.10 SAVE THE DATE: Otnäs natt (punkt 2)
28.11 SAVE THE DATE: Föreningsutbildning, Design Factory

Nyhetsbrevets innehåll

1. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler pågår
2. Konståret
3. GDPR – metoder för att samla in, lagra och använda personuppgifter
4. Föreningarnas evenemang i läsårskalendern 2018–19

1. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler pågår

Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del fredagen den 4 maj. I hamstringen används AUS bokningssystem TILA.

Du kan hamstra tider för perioden mån 13.8.2018–sön 6.1.2019.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:
1. Bokningar för AUS interna aktörer 19.4.–4.5.2018.
Tiden går ut fre 4.5.2018 kl. 12
2. Föreningar med särställning 4–17.5.2018.
Tiden börjar fre 4.5 kl. 14.00 och går ut tors 17.5 kl. 12.00.
Hamstring tors 17.5.2018 från kl. 16.30 i Kandidatcentrets entré (Otsvängen 1) sal M1 (M232).
3. Övriga föreningar i första förteckningen 18–24.5.2018.
Tiden börjar fre 18.5 kl. 12.00 och går ut tors 24.5.2018 kl. 12.00.
Hamstring tors 24.5.2018 från kl. 16.30 i Kandidatcentrets entré (Otsvängen 1) sal M1 (M232).

Läs mer om hur man bokar:
https://ayy.fi/sv/blog/2018/04/20/forhandsbokningen-av-aus-evenemangslokaler-inleds-snart/

Om du inte fått någon bekräftelsekod för användargruppen du representerareller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta AUS servicechef riitu.nuutinen (a) ayy.fi

2. Konståret

I år firar AUS Konståret! Målet med Konståret är att visa upp hela medlemskårens kreativitet och konstnärliga verksamhet. Med detta tema hälsar vi alla ARTS studenter välkomna till vårt gemensamma Otnäscampus.

Konståret är inte bara studentkårskontorets projekt utan involverar också sektionerna och föreningarna. Årets tema syns på många sätt i studentkårens verksamhet, men framför allt vill AUS uppmuntra alla sina föreningar att uppmärksamma och föra fram konsten i sin egen verksamhet. Konsten avspeglar konstnären, så experimentera med öppet sinne!

Otnäs natt är Konstårets höjdpunkt. Den är en tvärkonstnärlig stadsfestival som består av flera delevenemang på campusområdet. Fokus ligger på studentproducerat innehåll med Aaltogemenskapen och Esbo som målgrupp. Otnäs natt ordnas den 6 oktober och vi hoppas att alla föreningar inom studentkåren deltar genom att ordna högklassiga delevenemang! Anmälningstiden börjar inom kort, så höll ögonen öppna och börja bolla idéer i föreningen.

Om du har frågor som gäller Konståret kan du kontakta tero.uuttana (a) ayy.fi.

3. GDPR – metoder för att samla in, lagra och använda personuppgifter

Har din förening ännu frågor om hur man samlar in eller lagrar evenemangsanmälningar enligt kraven i EU:s nya dataskyddsförordning? Hur ser ni till att endast behöriga personer har tillgång till uppgifterna?

Olika sätt att uppfylla kraven finns på adressen https://inside.ayy.fi/display/TIET/Tietosuoja (kräver inloggning med Aalto-universitetets användarnamn). Förordningen träder i kraft redan om två veckor den 25 maj 2018!

4. Föreningarnas evenemang i läsårskalendern 2018–19

AUS och TOKYO producerar tillsammans en designläsårskalender för läsåret 2018–19 för att uppmärksamma ARTS-studenternas flytt till Otnäs. Designkalendern precis som AUS traditionella kalender ut gratis till AUS medlemmar. Kalendern innehåller en lista över föreningarnas evenemang.

Fyll i din förenings evenemang som redan slagits fast för nästa läsår i denna Excel Online -fil: https://ayyfi.sharepoint.com/:x:/g/viestinta/EfOsbZ0GgGJPoPUEaVel0Z8BOxInnozQmq3uNDIXYcd0Mg?e=6ZtQR2

Lägg till ditt evenemang senast den 27 maj så kan du vara säker på att den kommer med på listan. Frågor kan ställas till siiri.liitia (a) ayy.fi.

Läs också nyheten om den nya läsårskalendern: https://ayy.fi/sv/blog/2018/04/09/nu-presenteras-designkalendern-for-lasaret-2018-19/

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet (a) ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, tfn 050 520 9442).

Föreningsbrev vecka 19/2018

Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 Det här är AUS föreningsbrev vecka 19/2018

Nu är det dags att börja planera höstens nya evenemangskoncept genom att boka tid och plats för ert evenemang i AUS lokalhamstring. Tänk på Otnäs natt den 6 oktober och föreningsutbildningen den 28 november när ni bokar, för det är händelser ni inte vill missa!

 

Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer
5.5 Bytalko (https://www.facebook.com/events/163293011045218/)
7-8.5 GDPR konsultering (punkt 4)
13.5 Floradagen (https://www.facebook.com/events/768441560027114/)
17.5 Lokalhamstringen I (punkt 1, läs mer)
24.5 Lokalhamstringen II (punkt 1, läs mer)
25.5 EU:s nya dataskyddsförordning träder i kraft (punkt 4)
27.5 Sista dagen för att anmäla evenemang till läsårskalendern (punkt 6)
31.5 Skrotcykelinsamlingen avslutas (https://ayy.fi/ylioppilaskunta/vapaaehtoistoiminta/jaostot/kampusjaosto/romupyorakerays/)
6.10 SAVE THE DATE: Otnäs natt (punkt 2)
28.11 SAVE THE DATE: Föreningsutbildning, Design Factory (punkt 3)

 

Nyhetsbrevets innehåll
1. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds I DAG 4.5.2018
2. Konståret
3. Höstens viktiga datum
4. GDPR konsultering – EU:s allmänna dataskyddsförordning träder i kraft
5. Behandlingen av verksamhetsbidrag försenas
6. Föreningarnas evenemang i läsårskalendern 2018–19
 

1. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds I DAG 4.5.2018
Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del fredagen den 4 maj. I hamstringen används AUS bokningssystem TILA.

Du kan hamstra tider för perioden mån 13.8.2018–sön 6.1.2019.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

  1. Bokningar för AUS interna aktörer 19.4.–4.5.2018.
    Tiden går ut fre 4.5.2018 kl. 12
  2. Föreningar med särställning 4–17.5.2018.
    Tiden börjar fre 4.5 kl. 14.00 och går ut tors 17.5 kl. 12.00.
    Hamstring tors 17.5.2018 från kl. 16.30 i Kandidatcentrets entré (Otsvängen 1) sal M1 (M232).
  3. Övriga föreningar i första förteckningen 18–24.5.2018.
    Tiden börjar fre 18.5 kl. 12.00 och går ut tors 24.5.2018 kl. 12.00.
    Hamstring tors 24.5.2018 från kl. 16.30 i Kandidatcentrets entré (Otsvängen 1) sal M1 (M232).

Information om bokningsprocessen:

  • TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets användar-ID, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.
  • I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
  • Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik
    ”TILA:Activation key for group GROUP NAME”. Därefter kan de som fått inbjudan fördela representationsrättigheter genom TILA.
  • Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
  • Observera att AUS interna bokningar i princip är permanenta.
  • De särställda föreningarnas bokningar för årsfester och sillisar prioriteras. De bokningar som de särställda föreningarna gjort under sin egen bokningstid bekräftas när bokningstiden gått ut. Eventuella dubbelbokningar som gjorts av föreningar med särställning reds ut under det första hamstringstillfället. Föreningarna med särställning behöver inte försvara sina bokningar under det andra hamstringstillfället.
  • Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringstillfället själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringstillställningen. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
  • Vid långa bokningsperioder eller flera samtidiga bokningar ska en representant för den grupp som bokat vara beredd på att motivera bokningarna under hamstringstillfällena. Vi kontaktar de berörda före hamstringen.
  • Boka lokaler endast för verkliga behov. Lokalerna används förutom av AUS också bland annat av gillena, de särställda föreningarna och andra föreningar med stort behov av lokaler. Undvik om möjligt att boka Smökki följande tider: PO övar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 17–22. Undvik alltså sitsar på måndagar och tisdagar.
  • Priserna för interna aktörer och föreningar är samma som den föregående bokningsperioden. Prislistan finns på adressen https://ayy.fi/sv/medlemmar/tjanster/uthyrning-av-lokaler/prislista/
  • Observera att du bara får boka för din egen förening under lokalhamstringen.

OBS! Undantag på grund av renoveringar:

  • Gorsu, Byns vardagsrum, Allaktivitetslokalen och Tatamisalen kan inte bokas från och med 13.8.2018
  • OK20 övre våningen kan inte bokas från och med 30.11.2018
  • Takbastun, Spellokalen, Sitsköket och Takkakabinettet kan inte bokas från och med 10.12.2018

Om du inte fått någon bekräftelsekod för användargruppen du representerareller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta AUS servicechef riitu.nuutinen (a) ayy.fi.

 

2. Konståret
I år firar AUS Konståret! Målet med Konståret är att visa upp hela medlemskårens kreativitet och konstnärliga verksamhet. Med detta tema hälsar vi alla ARTS studenter välkomna till vårt gemensamma Otnäscampus.

Konståret är inte bara studentkårskontorets projekt utan involverar också sektionerna och föreningarna. Årets tema syns på många sätt i studentkårens verksamhet, men framför allt vill AUS uppmuntra alla sina föreningar att uppmärksamma och föra fram konsten i sin egen verksamhet. Konsten avspeglar konstnären, så experimentera med öppet sinne!

Otnäs natt är Konstårets höjdpunkt. Den är en tvärkonstnärlig stadsfestival som består av flera delevenemang på campusområdet. Fokus ligger på studentproducerat innehåll med Aaltogemenskapen och Esbo som målgrupp. Otnäs natt ordnas den 6 oktober och vi hoppas att alla föreningar inom studentkåren deltar genom att ordna högklassiga delevenemang! Anmälningstiden börjar inom kort, så höll ögonen öppna och börja bolla idéer i föreningen.

Om du har frågor om Konståret kan du kontakta tero.uuttana (a) ayy.fi.

 

3. Höstens viktiga datum
Några datum som gäller många Aaltostudenter och föreningsaktiva har slagits fast för hösten 2018. Otnäs natt som kröner Konståret firas lördagen den 6 oktober och föreningsutbildningen som är viktig för nya föreningsfunktionärer ordnas onsdagen den 28 november. Teknologernas Mössnedläggning firas undantagsvis den 1 oktober och Teknologtraditionsveckan vecka 45.

Notera datumen i föreningens kalender redan nu! Beakta dem också när ni planerar höstens evenemangskalender och bokar lokaler.

Här kan du läsa funderingar av de ansvariga för Konståret: https://ayy.fi/sv/blog/2018/03/26/konstaret-firar-kreativiteten-inom-aalto/
Önskemål om föreningsutbildningen kan skickas till studentkårens organisationssektor: jarjestoasiat (a) ayy.fi


4. GDPR konsultering – EU:s allmänna dataskyddsförordning träder i kraft
Från och med den 25 maj ska alla organisationer som behandlar personuppgifter iaktta EU:s nya dataskyddsförordning GDPR (General Data Protection Regulation).

Om er förening behöver konsultering i sista minuten ordnar vi mottagningstider på finska och engelska den 7 och 8 maj på vårt huvudkontor. Boka tid här: https://inside.ayy.fi/display/TIET/Allman+Dataskyddsforordning  (kräver inloggning med Aalto-användarnamn).

Här finns också allmänna anvisningar för att förbereda sig för dataskyddsförordningen samt dokumentmallar för föreningarnas dataskyddsbeskrivningar och dataskyddspolicyer. Även materialet från utbildningen den 9 april finns på sidan på tre språk.

Om ni har frågor om GDPR kan ni kontakta AUS IT-sakkunniga petteri.nummela(a)ayy.fi.

 

5. Behandlingen av verksamhetsbidrag försenas
Behandlingen av ansökningar om verksamhetsbidrag för AUS föreningar har försenats. Vi försöker slutföra poängsättningen av ansökningarna i maj och informera föreningarna om bidragsbesluten så snart som möjligt. Verksamhetsbidragen kan betalas ut när alla villkor för bidraget uppfyllts och saknade bilagor skickats till adressen jarjestoasiat (a) ayy.fi.

Efter att bidragen beviljats inleder vi efterhandsanmälningen för de föreningar som inte lämnat in sin föreningsanmälan. Det går inte längre att ansöka om verksamhetsbidrag. Om en förening missat tidsfristen för anmälningen två år i rad kan den strykas helt ur studentkårens föreningsregister. Vi infomerar senare i föreningsbrevet om tidtabellen för efterhandsanmälningarna.

 

6. Föreningarnas evenemang i läsårskalendern 2018–19
AUS och TOKYO producerar tillsammans en designläsårskalender för läsåret 2018–19 för att uppmärksamma ARTS-studenternas flytt till Otnäs. Designkalendern precis som AUS traditionella kalender ut gratis till AUS medlemmar. Kalendern innehåller en lista över föreningarnas evenemang.

Fyll i din förenings evenemang som redan slagits fast för nästa läsår i denna Excel Online -fil: https://ayyfi.sharepoint.com/:x:/g/viestinta/EfOsbZ0GgGJPoPUEaVel0Z8BOxInnozQmq3uNDIXYcd0Mg?e=6ZtQR2 Lägg till ditt evenemang senast den 27 maj 2018 så kan du vara säker på att det kommer med på listan. Mer information ger siiri.liitia(a)ayy.fi.

Läs också nyheten om den nya läsårskalendern:  https://ayy.fi/sv/blog/2018/04/09/nu-presenteras-designkalendern-for-lasaret-2018-19/

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet (a) ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, tfn 050 520 9442).

Föreningsbrev vecka 18/2018

Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 

Det här är AUS föreningsbrev vecka 18/2018

 Vi är mitt uppe i valborgsfirandet, men redan nästa vecka gäller det att vända blickarna mot den kommande hösten eftersom förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler, lokalhamstringen, startar den 4 maj. Det lönar sig också att så snart som möjligt göra upp alla dokument som krävs enligt EU:s dataskyddsförordning. Men nu – glad valborg!

 Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer
5.5 Bytalko (https://www.facebook.com/events/163293011045218/)
13.5 Floradagen (https://www.facebook.com/events/768441560027114/)
17.5 Lokalhamstringen I (punkt 2)
19.5 AUS åttonde årsfest (https://www.vuosijuhlat.fi/)
24.5 Lokalhamstringen II (punkt 2)
25.5 EU:s nya dataskyddsförordning träder i kraft (punkt 1)
27.5 Sista dagen för att anmäla evenemang till läsårskalendern (punkt 4)
31.5 Skrotcykelinsamlingen avslutas https://ayy.fi/sv/studentkar/frivilligarbete/sektioner/campussektionen/skrotcykelinsamling/

Fler viktiga datum: www.wappu.fi och appen Whappu.

 

Nyhetsbrevets innehåll
1. GDPR – EU:s allmänna dataskyddsförordning träder i kraft
2. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds 4.5.2018
3. Bytalko 5.5
4. Föreningarnas evenemang i läsårskalendern 2018–19

 

1. GDPR – EU:s allmänna dataskyddsförordning träder i kraft
Från och med den 25 maj ska alla organisationer som behandlar personuppgifter iaktta EU:s nya dataskyddsförordning GDPR (General Data Protection Regulation).

Om er förening behöver konsultering i sista minuten ordnar vi mottagningstider på finska och engelska den 7 och 8 maj på vårt huvudkontor. Boka tid här: https://inside.ayy.fi/display/TIET/Allman+Dataskyddsforordning (kräver inloggning med Aalto-användarnamn).

Här finns också allmänna anvisningar för att förbereda sig för dataskyddsförordningen samt dokumentmallar för föreningarnas dataskyddsbeskrivningar och dataskyddspolicyer. Även materialet från utbildningen den 9 april finns på sidan på tre språk.

Om ni har frågor om GDPR kan ni kontakta AUS IT-sakkunniga petteri.nummela(a)ayy.fi


2. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler börjar 4.5.2018

Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del fredagen den 4 maj. I hamstringen används AUS bokningssystem TILA.

Du kan hamstra tider för perioden mån 13.8.2018–sön 6.1.2019.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

  1. Bokningar för AUS interna aktörer4.–4.5.2018.
    Tiden går ut fre 4.5.2018 kl. 12
  2. Föreningar med särställning 4–17.5.2018.
    Tiden börjar fre 4.5 kl. 14.00 och går ut tors 17.5 kl. 12.00.
    Hamstringen tors 17.5.2018 från kl. 16.30 i Otnäs (platsen bekräftas senare).
  3. Övriga föreningar i första förteckningen 18–24.5.2018.
    Tiden börjar fre 18.5 kl. 12.00 och går ut tors 24.5.2018 kl. 12.00.
    Hamstringen tors 24.5.2018 från kl. 16.30 i Otnäs (platsen bekräftas senare).

Information om bokningsprocessen:

  • TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets användar-ID, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.
  • I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
  • Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik
    ”TILA:Activation key for group GROUP NAME”. Därefter kan de som fått inbjudan fördela representationsrättigheter genom TILA.
  • Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
  • Observera att AUS interna bokningar i princip är permanenta.
  • De särställda föreningarnas bokningar för årsfester och sillisar prioriteras. De bokningar som de särställda föreningarna gjort under sin egen bokningstid bekräftas när bokningstiden gått ut. Eventuella dubbelbokningar som gjorts av föreningar med särställning reds ut under det första hamstringstillfället. Föreningarna med särställning behöver inte försvara sina bokningar under det andra hamstringstillfället.
  • Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringstillfället själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringstillställningen. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
  • Vid långa bokningsperioder eller flera samtidiga bokningar ska en representant för den grupp som bokat vara beredd på att motivera bokningarna under hamstringstillfällena. Vi kontaktar de berörda före hamstringen.
  • Boka lokaler endast för verkliga behov. Lokalerna används förutom av AUS också bland annat av gillena, de särställda föreningarna och andra föreningar med stort behov av lokaler. Undvik om möjligt att boka Smökki följande tider: PO övar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 17–22. Försök alltså undvika sitsar på måndagar och tisdagar.
  • Priserna för interna aktörer och föreningar är samma som den föregående bokningsperioden. Prislistan finns på adressen https://ayy.fi/sv/medlemmar/tjanster/uthyrning-av-lokaler/prislista/

OBS! Undantag på grund av renoveringar:

  • Gorsu, Byns vardagsrum, Allaktivitetslokalen och Tatamisalen kan inte bokas från och med 13.8.2018
  • OK20 övre våningen kan inte bokas från och med 30.11.2018
  • Takbastun, Spellokalen, Sitsköket och Takkakabinettet kan inte bokas från och med 10.12.2018

Om du inte fått någon bekräftelsekod för användargruppen du representerar eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta AUS servicechef riitu.nuutinen (a) ayy.fi.

 

3. Bytalko lör 5.5

Skräpade du ner under valborg? Välkommen på bytalko den 5 maj från kl 14! Vi snyggar upp omgivningen i Otnäs efter valborgsfirandet. Vi plockar skräp på campus och gårdsplaner för att med gemensamma krafter satsa på trivseln i området. Den flitiga talkodagen avslutas med bastubad i Strandbastun från kl. 18. Vi bjuder också på mat och dryck.

VAD? Bytalko
VAR: Otnäs, avslutning i Strandbastun
NÄR Lör 5.5 kl. 14, bastu kl. 18
FÖR VEM: Alla Otnäsbor
PRIS: Gratis
FACEBOOK? https://www.facebook.com/events/163293011045218/

 

4. Föreningarnas evenemang i läsårskalendern 2018–19

AUS och TOKYO producerar tillsammans en designläsårskalender för läsåret 2018–19 för att uppmärksamma ARTS-studenternas flytt till Otnäs. Designkalendern precis som AUS traditionella kalender ut gratis till AUS medlemmar. Kalendern innehåller en lista över föreningarnas evenemang.

Fyll i din förenings evenemang som redan slagits fast för nästa läsår i denna Excel Online -fil: https://ayyfi.sharepoint.com/:x:/g/viestinta/EfOsbZ0GgGJPoPUEaVel0Z8BOxInnozQmq3uNDIXYcd0Mg?e=6ZtQR2 Lägg till ditt evenemang senast den 27 maj 2018 så kan du vara säker på att det kommer med på listan.

Läs också nyheten om den nya läsårskalendern:  https://ayy.fi/sv/blog/2018/04/09/nu-presenteras-designkalendern-for-lasaret-2018-19/

 

 VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet (a) ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, tfn 050 520 9442).