Yhdistystiedote


Kategoriat

Yhdistystiedote viikolle 23/2019

 

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

På svenska: https://ayy.fi/sv/blog/2019/05/31/foreningsbrev-vecka-23-2019/
In English: https://ayy.fi/en/blog/2019/05/31/association-newsletter-for-week-23-2019/
Suomeksi verkossa: https://ayy.fi/blog/2019/05/31/yhdistystiedote-viikolle-23-2019/

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 23/2019

AYY:n hallitus on päättänyt kokouksessaan yhdistyksille jaettavista avustuksista (kohta 1). Mikäli yhdistysilmoitus jäi tekemättä maaliskuussa, jälki-ilmoittautuminen on nyt auki ja päättyy 30.6. (kohta 2) Lisäksi uusien nettisivujen beta-versiosta voit tarkistaa yhdistyksesi profiilin ja ilmoittaa meille muutoksista (kohta 3).

Yhdistystiedote siirtyy tämän tiedotteen myötä kesätauolle. Aurinkoista ja rentouttavaa kesää kaikille!

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
3.9. Aalto Party ja Aalto After Party
21.9. Otaniemen yö
28.10-5.11. AYY:n edustajistovaalit
2-4.12. AYY:n yhdistyskoulutukset
16.5.2020 Save the date: AYY 10. vuosijuhla, Finlandiatalo

 

Tiedotteen sisältö
1. Toiminta-avustukset 2019 on nyt myönnetty
2. Puuttuvat yhdistysilmoitukset tehtävä su 30.6. mennessä
3. AYY:n uusilla nettisivuilla yhdistysprofiilit ja linkki muokkauslomakkeeseen
4. Yhdistysopas ja koulutusmateriaalit uusille hallituksille
5. Näillä vinkeillä saat yhdistyksesi kesäkuntoon!
6. Mainosta yhdistyksesi palvelua yhdistystiedotteessa
7. Osatapahtuman järjestäjäksi Otaniemen yöhön 21.9.
8. Yhdistystoimintanne jäljet historiaan – muista arkistoida
9. Kansainvälistymisen ABC -opas yhdistyksesi apuna

 

1.Toiminta-avustukset 2019 on nyt myönnetty

Vuoden 2019 toiminta-avustukset on myönnetty ja avustussummiin voi tutustua osoitteessa
https://ayy.fi/yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/toiminta-avustukset-2019/

Avustuksia maksetaan yhteensä 120 yhdistykselle. Toiminta-avustukset maksetaan, kun kaikki avustuksen ehdot ovat täyttyneet. Maksumääräykset tehdään pian ja maksu näkyy TAHLO-järjestelmään ilmoitetulla tilillä viimeistään juhannusviikolla, jos kaikki yksityiskohdat on yhdistykselläsi kunnossa.

Liitteitä puuttuu? Sekä lisäaikaa saaneet että muuten puuttuneet liitteet on palautettava ennen avustuksen maksamista. Toimita puuttuvat liitteet Tahlo-järjestelmän kautta tai osoitteeseen jarjestoasiat@ayy.fi viimeistään 30.6. mennessä. Liitteistä, joille on annettu lisäaikaa, ei olla erikseen yhteydessä yhdistyksiin, vaan liitteet on toimitettava lisäajan kanssa saatujen ohjeiden mukaisesti. Muille laitetaan viestiä ja kerrotaan, mitkä liitteet puuttuvat tai olivat puutteellisia. Kurkkaa vaaditut liitteet täältä: https://ayy.fi/blog/2019/02/27/yhdistysilmoitukset-ja-ayyn-toiminta-avustus-2019/

Profiili vinksallaan? Mikäli yhdistyksellä on puutteita profiilissa AYY:n verkkosivuilla tai muuta erikoista, ollaan tästä vielä erikseen yhteydessä. Uudistuneet päivittämisohjeet löydät kohdasta 3. Profiiliin on oltava hakukierroksen yhteydessä ilmoitettujen ohjeiden mukaisesti kunnossa ennen toiminta-avustuksen maksua.

Kun olet toimittanut tai korjannut jotain puuttuvaa (liitteet, profiilit, jäsenmäärät), ilmoitathan siitä osoitteeseen jarjestoasiat(a)ayy.fi, niin teemme avustuksestanne maksumääräyksen.

Uudenlaisesta hakemuksesta tullut palaute on ollut pääosin positiivista. Mikäli haluat antaa lisää risuja tai ruusuja, voimme kehittää avustushakuprosessia edelleen: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/palaute-avustushakemus-2019/

 

2. Puuttuvat yhdistysilmoitukset tehtävä su 30.6. mennessä
Jokaisen AYY:n piirissä toimivan yhdistyksen on täytettävä vuosittain yhdistysilmoitus. Yhdistyksien, jotka eivät ole tehneet vielä yhdistysilmoitusta vuonna 2019, on tehtävä ilmoitus 30.6. klo 23.59 mennessä. Toiminta-avustusta ei voi enää hakea. Mikäli ilmoitus jää tekemättä määräaikaan mennessä ja toista vuotta peräkkäin, voidaan yhdistys poistaa kokonaan ylioppilaskunnan yhdistysrekisteristä.

Yhdistysilmoitus jätetään TAHLO-järjestelmässä, joka löytyy osoitteesta http://tahlo.ayy.fi/. Kirjautuminen tapahtuu yhdistyksen omilla tunnuksilla ja unohtuneen tunnuksen voi palauttaa yhdistyksen yhteisosoitteekseen ilmoittamaan sähköpostiin sivulla https://tahlo.ayy.fi/password_reset/.

Täytä kaikki tiedot huolellisesti Tahlon välilehdille Yleinen, Hallitus, Toimitilat ja Liitteet. Tietoja voi päivittää lomakkeen sulkeutumiseen, 30.6. klo 23.59 asti, joten kaikkea ei tarvitse tehdä kerralla. Muista tallentaa muutokset aina ennen kuin poistut joltain lomakkeen välilehdeltä!

Kun teet yhdistysilmoituksen, tarvitset liitteiksi:

*   voimassa olevat säännöt
*   toimintakertomuksen vuodelta 2018
*   vuoden 2019 toimintasuunnitelman

Muista myös päivittää yhdistysprofiili AYY:n nettisivuille https://lomake.ayy.fi/viestinta/association-profile/. Tarkemmat ohjeet löydät https://ayy.fi/blog/2019/05/28/puuttuvat-yhdistysilmoitukset-2019/. Kysymyksissä ja ongelmatapauksissa ole yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi).

 

3. AYY:n uusilla nettisivuilla yhdistysprofiilit ja linkki muokkauslomakkeeseen
AYY:n uusien nettisivujen beta-versio julkasitaan maanantaina 3.6. (Pahoittelemme, että alkuvaiheessa beta.ayy.fi johtaa sitefactory-sivulle. Toivomme, että ”oikea” beta on pystyssä mahdollisimman pian.) Sieltä löytyy tuttuun tapaan yhdistysten profiilit toiminnan mukaan ryhmiteltynä. Mikäli huomaat profiilissasi jotain korjattavaa tai sinua on pyydetty toiminta-avustuksen maksamiseksi tekemään päivitykset, toimita uudet tekstit tai yhteystiedot lomakkeen kautta.

Tarkista oman yhdistyksesi profiili täältä: beta.ayy.fi -> opiskelijatoiminta -> yhdistyslistaus.

Tiedot on kopioitu vanhoilta nettisivuilta, mutta osa vaatii päivittämistä. Yhdistyksillä ei jatkossa ole oikeuksia muokata omia tietojaan AYY:n nettisivuilla vaan muutokset tehdään tämän lomakkeen kautta: https://lomake.ayy.fi/viestinta/association-profile/

Muista tehdä muutokset aina kolmeen kieliversioon! Vähimmäisvaatimuksena on kahdella kielellä tehdyt profiilit. Älä enää muokkaa vanhoilla nettisivuilla olevaa profiiliasi. Alkusyksystä yhdistyksille lähetetään tunnukset nettisivuille, jotta saatte lisättyä yhdistyksenne avoimia tapahtumia sivuilta löytyvään kalenteriin.

Lisätietoja voi kysyä ja palautetta nettisivuista antaa osoitteeseen viestinta@ayy.fi.

 

4. Yhdistysopas ja koulutusmateriaalit uusille hallituksille 

Osalla yhdistyksistä vaihtuu hallitus kesän kynnyksellä. Siispä on hyvä muistuttaa apunanne olevista asioista, kuten yhdistysoppaasta ja viime syksyn yhdistyskoulutuksen materiaalien sijainnista. Välitättehän tiedon näistä uusien toimijoiden suuntaan!

Yhdistysoppaasta löytyy monipuolisesti tietoa, jota AYY:n piirissä toimivat yhdistykset tarvitsevat toimintansa tueksi. Teemoja löytyy niin yhdistyksen perustamisesta, taloudenhoidosta, hallinnosta kuin yhdenvertaisuudestakin. Ja paljon muuta! Lisäksi kattavan materiaalipankin avulla löydät olennaisten ulkopuolisten lähteiden äärelle. Erityisen ajankohtaisia monille kesällä toimintakautensa päättäville ovat osiot tilinpäätökseen liittyen.

Yhdistysopas löytyy täältä: https://yhdistysopas.ayy.fi/

Sivustoon kannattaa tutustua kunnolla jo toimikauden alussa sekä pitkin matkaa. Palautetta saa ehdottomasti antaa, sillä pientä fiksattavaa löytyy aina. Myös marraskuussa 2018 pidettyjen yhdistyskoulutusten materiaalit löytyvät täältä: https://yhdistysopas.ayy.fi/koulutusmateriaalit/

Jatkossa voi kysymyksiin etsiä ensihätään tietoa yhdistysoppaasta, ja sen jälkeen olla yhteydessä järjestösektoriin: jarjestoasiat(a)ayy.fi. Muistakaahan myös lisätä uudet toimijat yhdistykset-listalle täältä: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset. Kannattaa myös tarkistaa, että hallituksenne sähköpostilista ohjautuu oikeille henkilöille ja tila.ayy.fi tunnukset jaetaan uusien nimiin, niin siirtymävaihe sujuu sutjakammin.

 

5. Näillä vinkeillä saat yhdistyksesi kesäkuntoon!

Kesän lähestyessä useiden järjestöjen toiminta alkaa hiipua kesälevolle. Nyt onkin hyvä aika laittaa järjestösi asiat kesäkuntoon ja huolehtia, etteivät vielä kevään jäljiltä levällään olevat tehtävät jää varjostamaan kesälomia.

Huolehdithan, että yhdistyksesi talousasiat ovat kevään osalta kunnossa. Tämä tarkoittaa ainakin sitä, että kaikki kevään tilitapahtumat, kulukorvaukset ja kuitit ovat ajan tasalla. Saat apua taloudenhoitoon ja kirjanpitoon liittyvissä asioissa Yhdistysoppaasta: https://yhdistysopas.ayy.fi/taloudenhoito-ja-kirjanpito/. Hoida samalla loppuun kaikki roikkumaan jääneet asiat, kuten tarvittavien allekirjoitusten keräämiset ja viestien lähettämiset. Mikäli kaipaatte neuvoja, jarjestoasiat(a)ayy.fi osoitteesta vastaillaan kysymyksiin. Kun kaikki kevään tehtävät on viimeistelty, on syksyyn helpompi valmistautua ja syksyllä mukava aloittaa taas uudet tehtävät!

Järjestöhommista onkin hyvä ottaa kesällä ainakin vähän lomaa, jotta into hommiin säilyy myös koko syksyn ajan. Nähdään viimeistään Aalto Partyssa 3.9.!

 

6. Mainosta yhdistyksesi palvelua yhdistystiedotteessa

Löytyykö yhdistykseltänne varusteita, tarvikkeita, pelivälineitä, astioita tai muuta näppärää lainattavaksi tai vuokrattavaksi AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille? Jotta yhdistyksenne omistamien tarvikkeiden ja varusteiden käyttöastetta voitaisiin nostaa, kokeile mainostamista AYY:n yhdistystiedotteessa. Yhteiskäyttö on järkevää niin lompakon kuin ympäristönkin kannalta! Lainaaminen ja vuokraaminen on kestävämpi tapa hankkia tavaroita, sillä näin vältytään uuden ostamiselta. Jakamistalous kunniaan!

Voit toimittaa tiiviin tekstisi (noin 50 sanaa), otsikon ja linkin lisätietoihin tai yhteystietoihin osoitteeseen tiedotteet(a)ayy.fi. Julkaisemme näitä mainoksia pitkin vuotta tai toivomananne ajankohtana yhdistystiedotteessa.

 

7. Osatapahtuman järjestäjäksi Otaniemen yöhön 21.9.
Otaniemen yö, poikkitaiteellinen, kaikille avoin, pääsymaksuton kampusfestivaali, järjestetään tänä vuonaa 21.9.! Mitä taiteellista juuri sinun yhdistyksesi voisi tapahtumaan tehdä?

Otaniemen yössä halukkaat Aallon opiskelijat ja opiskelijajärjestöt pääsevät toteuttamaan omanlaistaan taiteellista ja luovaa ohjelmaa. Festivaali koostuu useista pienemmistä osatapahtumista, jotka ovat pääosin Aalto-yhteisön järjestämiä. Tarkoitus on tuoda esille koko Aalto-yhteisön luovuus ja sen moninaisuus. tapahtuma painottuu enemmän Väreen & kauppiksen lähistölle, mutta myös AYY:n omiin tiloihin

Ilmoittautuminen osatapahtuman järjestäjäksi tulee olemaan auki elokuun alkuun saakka. Voit myös ilmoittautua mukaan tekemään Otaniemen suurinta ja näyttävintä poikkitieteellistä tapahtumaa heti tänään osoitteessa https://ayy.fi/jasenille/opiskelijakulttuuri/vuosittaiset-tapahtumat/otaniemenyo/

Lisätietoa saa yllä mainituilta nettisivuilta ja osoitteesta taiteellinentoiminta@list.ayy.fi

 

8. Yhdistystoimintanne jäljet historiaan – muista arkistoida
Unohtuuko arkistointi helposti? Mitä ylipäätään tarvitsee ja kannattaa arkistoida? Jääkö arkistointi huomaamatta vuoden loppuun? Kesän kynnyksellä on hyvä hetki ottaa aiheesta koppia, jotta saatte tämän kevään tai viimeisimmän toimintavuoden asiat talteen.

Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan arkisto tarjoaa piirissään toimiville yhdistyksille säilytystilaa, tarvikkeita ja neuvontaa arkistoinnissa. Arkistoinnin tarkoituksena on luoda tulevaisuuden toimijoille elävä kuva yhdistyksen toiminnasta. Arkistoida kannattaa kaikki yhdistykseen toimintaan liittyvä itse tuotettu aineisto sekä muuta jälkipolville mielenkiintoista materiaalia asianmukaisesti merkittynä. Vinkkejä arkistoinnin rajaukseen esimerkiksi Yhdistystoimijoiden sivuilta.

Tärkeää on, että arkistointia pidetään mielessä ja toteutetaan pitkin vuotta. Kysy rohkeasti vinkkejä ja ota yhteyttä arkisto(a)ayy.fi.

 

9. Kansainvälistymisen ABC -opas yhdistyksesi apuna
Joka viides aaltolainen on kansainvälinen opiskelija. Otetaanko heidät huomioon yhdistyksenne toiminnassa ja tapahtumissa? Kaipaatteko apua kansainvälistymiseen?

Yhdistystoiminnan muuttaminen kansainvälisemmäksi saattaa tuntua hankalalta ajatukselta, mutta se voidaan toteuttaa myös pienin askelin. Tämä opas esittelee konkreettisia keinoja kansainvälisen näkökulman huomiointiin sekä yhdistyksen tapahtumissa että toimintatavoissa. Opas jakautuu kolmeen osioon, joista A sisältää helppoja, kevyesti toteutettavia asioita, B hieman suurempaa panostusta vaativia tekoja ja C huomattavasti läpileikkaavampia ja laajempia kansainvälistymiskeinoja. Tavoitteet on jaettu neljään osa-alueeseen:

Edunvalvonta: kuinka yhdistyksenne pyörii? Miten kv-näkökulmasta pidetään huolta?
Uudet opiskelijat: kuinka vaihto-opiskelijat ja ulkomaiset tutkinto-opiskelijat saadaan mukaan yhdistyksen toimintaan?
Tapahtumat: millaisia tapahtumia yhdistyksenne järjestää?
Viestintä: kenet viestintänne tavoittaa ja miten? Mitä kieliä yhdistyksellänne on käytössä?

Kansainvälistymisen ABC -oppaan löydät yhdistysoppaasta: https://yhdistysopas.ayy.fi/kansainvalistymisen-abc/

Toivottavasti oppaasta on juuri sinulle ja yhdistyksellesi apua! Mikäli kansainvälisten opiskelijoiden tai kansainvälistymisen kanssa kaipaatte apua ja vinkkejä, asiantuntijamme Rosa Väisäsen ja hallituksen jäsenen Taneli Myllykankaan tavoittaa osoitteesta international@ayy.fi. Muista myös liittyä Aalto International kanavalle Telegramissa!

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Yhdistystiedote siirtyy kesätauolle ja ilmestyy taas elokuussa. Lähetä lyhyt tekstisi klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Haluatko poistua yhdistystiedotelistalta? Kilkkaa seuraavaa linkkiä ja seuraa ohjeita sivun alalaidassa: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Yhdistystiedote viikolle 22/2019

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 22/2019

Tiedote sisältää tällä kertaa vinkkejä kesää varten. Muista toimittaa avustushakemuksista unohtuneet liitteet (kohta 1), hoida pöytäkirjat ja kirjanpito ajan tasalle (kohta 2) sekä ota hetki aikaa arkistoinnille (kohta 3). Muista myös levähtää ja nauttia kesästä! Ensi viikolla lähtee vielä kevään viimeinen yhdistystiedote, jonka materiaalit toimitettava helatorstain takia jo tiistaihin klo 10 mennessä (tiedotteet@ayy.fi).

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
26.5. Äänestä europarlamenttivaaleissa (ayy.fi/vaalit)
26.5. Tapahtumien ilmoittaminen lukuvuosikalenteriin päättyy (kohta 4, http://bit.ly/ayycalendar2019)
3.9. Save the date: Aalto Party ja Aalto Afterparty
21.9. Save the date: Otaniemen yö
28.10-5.11. AYY:n edustajistovaalit
2-4.12. AYY:n yhdistyskoulutukset
16.5.2020 Save the date: AYY 10. vuosijuhla, Finlandiatalo

 

Tiedotteen sisältö
1. Toiminta-avustushakemuksista puuttuneet liitteet palautettava 31.5. mennessä
2. Näillä vinkeillä saat yhdistyksesi kesäkuntoon!
3. Yhdistystoimintanne jäljet historiaan – muista arkistoida
4. Ilmoita tapahtumasi lukuvuosikalenteriin 2019-2020
5. Muutamia varastoja tarjolla Atlantinkadulla ja Miestentiellä
6. Yhdistysopas ja koulutusmateriaalit uusille hallituksille
7. Kansainvälistymisen ABC -opas yhdistyksesi apuna
8. Osatapahtuman järjestäjäksi Otaniemen yöhön 21.9.

 

 

1. Toiminta-avustushakemuksista puuttuneet liitteet palautettava 31.5. mennessä
Osalta toiminta-avustusta maaliskuussa hakeneilta yhdistyksiltä puuttui osa vaadituista liitteistä. Lähetäthän puuttuvat tai korjatut liitteet 31.5. mennessä osoitteeseen jarjestoasiat(a)ayy.fi. Muistutus koskee myös lisäaikaa pyytäneitä yhdistyksiä, jotka eivät vielä ole palauttaneet liitteitään. Kaikkien liitteiden toimittaminen on avustuksen maksamisen ehtona.

Tässä vielä muistutuksena lista mukaan vaadituista liitteistä:

– voimassa olevat säännöt
– edellisen toimintavuoden tilinpäätös (koostuu tuloslaskelmasta ja taseesta)
– edellisen toimintavuoden toimintakertomus
– kuluvan toimintavuoden toimintasuunnitelma
– kuluvan toimintavuoden budjetti

Mikäli et jotain näistä palauttanut Tahlo-järjestelmään maaliskuun aikana, lähetäthän liitteet osoitteeseen jarjestoasiat(a)ayy.fi. Tahlo on vielä hetken aikaa kiinni ennen kuin jälki-ilmoittautuminen avataan.

Yhdistysten avustussummat vahvistetaan ensi viikolla AYY:n hallituksen kokouksessa, joten niistä tietoa ensi viikon tiedotteessa!

 

2. Näillä vinkeillä saat yhdistyksesi kesäkuntoon!
Kesän lähestyessä useiden järjestöjen toiminta alkaa hiipua kesälevolle. Nyt onkin hyvä aika laittaa järjestösi asiat kesäkuntoon ja huolehtia, etteivät vielä kevään jäljiltä levällään olevat tehtävät jää varjostamaan kesälomia.

Huolehdithan, että yhdistyksesi talousasiat ovat kevään osalta kunnossa. Tämä tarkoittaa ainakin sitä, että kaikki kevään tilitapahtumat, kulukorvaukset ja kuitit ovat ajan tasalla. Saat apua taloudenhoitoon ja kirjanpitoon liittyvissä asioissa Yhdistysoppaasta: https://yhdistysopas.ayy.fi/taloudenhoito-ja-kirjanpito/. Hoida samalla loppuun kaikki roikkumaan jääneet asiat, kuten tarvittavien allekirjoitusten keräämiset ja viestien lähettämiset. Mikäli kaipaatte neuvoja, jarjestoasiat(a)ayy.fi osoitteesta vastaillaan kysymyksiin. Kun kaikki kevään tehtävät on viimeistelty, on syksyyn helpompi valmistautua ja syksyllä mukava aloittaa taas uudet tehtävät!

Järjestöhommista onkin hyvä ottaa kesällä ainakin vähän lomaa, jotta into hommiin säilyy myös koko syksyn ajan. Nähdään viimeistään Aalto Partyssa 3.9.!

 

 

3. Yhdistystoimintanne jäljet historiaan – muista arkistoida
Unohtuuko arkistointi helposti? Mitä ylipäätään tarvitsee ja kannattaa arkistoida? Jääkö arkistointi huomaamatta vuoden loppuun? Kesän kynnyksellä on hyvä hetki ottaa aiheesta koppia, jotta saatte tämän kevään tai viimeisimmän toimintavuoden asiat talteen.

Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan arkisto tarjoaa piirissään toimiville yhdistyksille säilytystilaa, tarvikkeita ja neuvontaa arkistoinnissa. Arkistoinnin tarkoituksena on luoda tulevaisuuden toimijoille elävä kuva yhdistyksen toiminnasta. Arkistoida kannattaa kaikki yhdistykseen toimintaan liittyvä itse tuotettu aineisto sekä muuta jälkipolville mielenkiintoista materiaalia asianmukaisesti merkittynä. Vinkkejä arkistoinnin rajaukseen esimerkiksi Yhdistystoimijoiden sivuilta.

Tärkeää on, että arkistointia pidetään mielessä ja toteutetaan pitkin vuotta. Kysy rohkeasti vinkkejä ja ota yhteyttä arkisto(a)ayy.fi.

 

 

4. Ilmoita tapahtumasi lukuvuosikalenteriin 2019-2020
AYY:n piirissä toimivilla yhdistyksillä ja toimijoilla on mahdollista ilmoittaa tärkeitä päivämääriään AYY:n ja TOKYOn yhdessä tuottamaa Design-kalenteriin. Tapahtumia voi ilmoittaa alle linkitettyyn taulukkoon sunnuntaihin 26.5.2019 saakka. Lisätkää tapahtumanne oikean kuukauden alle aikajärjestyksessä.

Kirjoittakaa teksti, jonka haluatte kalenteriin, ”Event name/Text” –sarakkeeseen. Huomioikaa ystävällisesti, että yhdelle riville mahtuu maksimissaan 25 merkkiä tekstiä, välit mukaan lukien. Mieti kirjoittaessasi, montako riviä omasta kalenteristasi haluat ”tuhlattavan”. Kalenterista tulee kolmikielinen, joten ota myös tämä huomioon tekstiä suunnitellessasi.

Taulukko on muokattavissa annettuun deadlineen 26.5.2019 asti, mihin saakka voitte käydä tekemässä tapahtumiinne muutoksia. Täyttäkää sarakkeet huolellisesti, ja tarkistakaa ja tuplatarkistakaa, että tiedot ovat oikein. Muistakaa täyttää taulukkoon myös tieto siitä, kuka tapahtuman järjestää.

Taulukko löytyy osoitteesta: http://bit.ly/ayycalendar2019

Kysymyksiä ja kommentteja ottaa vastaan AYY:n viestintäasiantuntija Henna Palonen (henna.palonen@ayy.fi tai 050 5209440).

 

5. Muutamia varastoja tarjolla Atlantinkadulla ja Miestentiellä
Kiinteistöyhtiöllä on muutamia häkkivarastoja vapaana, joita voidaan vuokrata AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille. Muutamia varastoja on Jätkäsaaressa Atlantinkadulla ja muutamia Miestentiellä Otaniemessä. Varastot ovat kooltaan 1-2 m2 ja niiden vuokra vaihtelee taloittain 10-20 e/kk tienoilla.. Varastoja ei pääsääntöisesti vuokrata yhdistyksille, joilla on jo jotain varasto- tai kerhotilaa AYY:n kautta. Kiinnostuneet yhdistykset voivat ottaa yhteyttä AYY:n kiinteistötoimeen kiinteistotoimi@ayy.fi.

 

6. Yhdistysopas ja koulutusmateriaalit uusille hallituksille
Osalla yhdistyksistä vaihtuu hallitus kesän kynnyksellä. Siispä on hyvä muistuttaa apunanne olevista asioista, kuten yhdistysoppaasta ja viime syksyn yhdistyskoulutuksen materiaalien sijainnista. Välitättehän tiedon näistä uusien toimijoiden suuntaan!

Yhdistysoppaasta löytyy monipuolisesti tietoa, jota AYY:n piirissä toimivat yhdistykset tarvitsevat toimintansa tueksi. Teemoja löytyy niin yhdistyksen perustamisesta, taloudenhoidosta, hallinnosta kuin yhdenvertaisuudestakin. Ja paljon muuta! Lisäksi kattavan materiaalipankin avulla löydät olennaisten ulkopuolisten lähteiden äärelle. Erityisen ajankohtaisia monille kesällä toimintakautensa päättäville ovat osiot tilinpäätökseen liittyen.

Yhdistysopas löytyy täältä: https://yhdistysopas.ayy.fi/

Sivustoon kannattaa tutustua kunnolla jo toimikauden alussa sekä pitkin matkaa. Palautetta saa ehdottomasti antaa, sillä pientä fiksattavaa löytyy aina.

Myös marraskuussa 2018 pidettyjen yhdistyskoulutusten materiaalit löytyvät täältä: https://yhdistysopas.ayy.fi/koulutusmateriaalit/

Jatkossa voi kysymyksiin etsiä ensihätään tietoa yhdistysoppaasta, ja sen jälkeen olla yhteydessä järjestösektoriin: jarjestoasiat(a)ayy.fi. Muistakaahan myös lisätä uudet toimijat yhdistykset-listalle täältä: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset. Kannattaa myös tarkistaa, että hallituksenne sähköpostilista ohjautuu oikeille henkilöille ja tila.ayy.fi tunnukset vaihdetaan uusien toimijoiden nimiin, niin siirtymävaihe sujuu sutjakammin.

 


7. Kansainvälistymisen ABC -opas yhdistyksesi apuna

Joka viides aaltolainen on kansainvälinen opiskelija. Otetaanko heidät huomioon yhdistyksenne toiminnassa ja tapahtumissa? Kaipaatteko apua kansainvälistymiseen?

Yhdistystoiminnan muuttaminen kansainvälisemmäksi saattaa tuntua hankalalta ajatukselta, mutta se voidaan toteuttaa myös pienin askelin. Tämä opas esittelee konkreettisia keinoja kansainvälisen näkökulman huomiointiin sekä yhdistyksen tapahtumissa että toimintatavoissa. Opas jakautuu kolmeen osioon, joista A sisältää helppoja, kevyesti toteutettavia asioita, B hieman suurempaa panostusta vaativia tekoja ja C huomattavasti läpileikkaavampia ja laajempia kansainvälistymiskeinoja. Tavoitteet on jaettu neljään osa-alueeseen:

Edunvalvonta: kuinka yhdistyksenne pyörii? Miten kv-näkökulmasta pidetään huolta?
Uudet opiskelijat: kuinka vaihto-opiskelijat ja ulkomaiset tutkinto-opiskelijat saadaan mukaan yhdistyksen toimintaan?
Tapahtumat: millaisia tapahtumia yhdistyksenne järjestää?
Viestintä: kenet viestintänne tavoittaa ja miten? Mitä kieliä yhdistyksellänne on käytössä?

Kansainvälistymisen ABC -oppaan löydät yhdistysoppaasta: https://yhdistysopas.ayy.fi/kansainvalistymisen-abc/

Toivottavasti oppaasta on juuri sinulle ja yhdistyksellesi apua! Mikäli kansainvälisten opiskelijoiden tai kansainvälistymisen kanssa kaipaatte apua ja vinkkejä, asiantuntijamme Rosa Väisäsen ja hallituksen jäsenen Taneli Myllykankaan tavoittaa osoitteesta international@ayy.fi. Muista myös liittyä Aalto International kanavalle Telegramissa!

 

 

8. Osatapahtuman järjestäjäksi Otaniemen yöhön 21.9.
Otaniemen yö, poikkitaiteellinen, kaikille avoin, pääsymaksuton kampusfestivaali, järjestetään tänä vuonaa 21.9.! Mitä taiteellista juuri sinun yhdistyksesi voisi tapahtumaan tehdä?

Otaniemen yössä halukkaat Aallon opiskelijat ja opiskelijajärjestöt pääsevät toteuttamaan omanlaistaan taiteellista ja luovaa ohjelmaa. Festivaali koostuu useista pienemmistä osatapahtumista, jotka ovat pääosin Aalto-yhteisön järjestämiä. Tarkoitus on tuoda esille koko Aalto-yhteisön luovuus ja sen moninaisuus. Tapahtuma painottuu tällä kertaa Väreen ja Kauppakorkeakoulun lähistölle, mutta myös AYY:n omiin tiloihin.

Ilmoittautuminen osatapahtuman järjestäjäksi tulee olemaan auki elokuun alkuun saakka. Voit myös ilmoittautua mukaan tekemään Otaniemen suurinta ja näyttävintä poikkitieteellistä tapahtumaa heti tänään osoitteessa https://ayy.fi/jasenille/opiskelijakulttuuri/vuosittaiset-tapahtumat/otaniemenyo/

Lisätietoa saa yllä mainituilta nettisivuilta ja osoitteesta taiteellinentoiminta@list.ayy.fi

 

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi helatorstain takia jo tiistaihin klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Haluatko poistua yhdistystiedotelistalta? Kilkkaa seuraavaa linkkiä ja seuraa ohjeita sivun alalaidassa: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Yhdistystiedote viikolle 21/2019

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 21/2019

Kun tilakähmyt päättyvät yhdistyksenne osalta, merkitkää kaikille avoimet tapahtumanne ensi vuoden lukuvuosikalenteria varten (kohta 1). Lisäksi voitte vaikuttaa yhdistyslakiin keskiviikkoon mennessä (kohta 3). Mukavaa vuosijuhlaviikonloppua!

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille)
18.5. AYY 9v vuosijuhlabileet (https://www.facebook.com/events/355197748424532/)
21.5. Kähmytilaisuus muille 1. luettelon yhdistyksille ja harrastustilojen varaajille (kohta 2)
26.5. Äänestä europarlamenttivaaleissa (ayy.fi/vaalit, ennakkoäänestys 15-21.5.)
26.5. Tapahtumien ilmoittaminen lukuvuosikalenteriin päättyy (kohta 1, http://bit.ly/ayycalendar2019)
3.9. Save the date: Aalto Party

 

Tiedotteen sisältö
1. Ilmoita tapahtumasi lukuvuosikalenteriin 2019-2020
2. Tilakähmyt päättyvät ensimmäisen luettelon yhdistyksillä ti 21.5.
3. Vaikuta yhdistyslakiin 22.5. mennessä
4. Muutamia varastoja tarjolla Atlantinkadulla ja Miestentiellä
5. Kansainvälistymisen ABC -opas yhdistyksesi apuna
6. Näillä vinkeillä saat yhdistyksesi kesäkuntoon!
7. Ota AYY:n Instagram-story haltuun päiväksi

 

 

1. Ilmoita tapahtumasi lukuvuosikalenteriin 2019-2020
AYY:n piirissä toimivilla yhdistyksillä ja toimijoilla on mahdollista ilmoittaa tärkeitä päivämääriään AYY:n ja TOKYOn yhdessä tuottamaa Design-kalenteriin. Tapahtumia voi ilmoittaa alle linkitettyyn taulukkoon sunnuntaihin 26.5.2019 saakka. Lisätkää tapahtumanne oikean kuukauden alle aikajärjestyksessä.

Kirjoittakaa teksti, jonka haluatte kalenteriin, ”Event name/Text” –sarakkeeseen. Huomioikaa ystävällisesti, että yhdelle riville mahtuu maksimissaan 25 merkkiä tekstiä, välit mukaan lukien. Mieti kirjoittaessasi, montako riviä omasta kalenteristasi haluat ”tuhlattavan”. Kalenterista tulee kolmikielinen, joten ota myös tämä huomioon tekstiä suunnitellessasi.

Taulukko on muokattavissa annettuun deadlineen 26.5.2019 asti, mihin saakka voitte käydä tekemässä tapahtumiinne muutoksia. Täyttäkää sarakkeet huolellisesti, ja tarkistakaa ja tuplatarkistakaa, että tiedot ovat oikein. Muistakaa täyttää taulukkoon myös tieto siitä, kuka tapahtuman järjestää.

Taulukko löytyy osoitteesta: http://bit.ly/ayycalendar2019

Kysymyksiä ja kommentteja ottaa vastaan AYY:n viestintäasiantuntija Henna Palonen (henna.palonen@ayy.fi tai 050 5209440).


2. Tilakähmyt päättyvät ensimmäisen luettelon yhdistyksillä ti 21.5.

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, ovat yhdistysten osalta käynnissä.  Varaukset tehdään tuttuun tapaan AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen. TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla.

Kähmittävä ajanjakso on ma 12.8.2019 – su 5.1.2020.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

-Erityisasemayhdistykset
Täyttöaika alkaa ma 6.5.2019 klo 12 ja päättyy ti 14.5. klo 12.
Kähmytilaisuus 1: ti 14.5. klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa R001/M232 M1.

-Muut 1. luettelon yhdistykset
Täyttöaika alkaa ke 15.5.2019 klo 12 ja päättyy ti 21.5. klo 12.
Kähmytilaisuus 2: ti 21.5. klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa R001/M232 M1.

Tärkeä huomio! Edelliseen ennakkovarauskierrokseen verrattuna on tehty seuraava muutos: kolmen harrastustilan (monitoimitila, tatamisali, yhdistystila) varaukset tehdään vasta 15.5. alkavalla varauskierroksella ja näiden tilojen osalta yhdistyksen tulee tulla puolustamaan varauksiaan jälkimmäiseen kähmytilaisuuteen ti 21.5. Tämä koskee kaikkia yhdistyksiä! Harrastustilojen varauksia voi tehdä vasta ma 15.5. alkaen. Muutoksen tavoitteena on taata kaikille yhdistyksille tasapuolisemmat mahdollisuudet näiden erittäin kysyttyjen maksuttomien tilojen varaamiseen.

Katso tarkemmat varausohjeet täältä: https://ayy.fi/blog/2019/05/06/ayyn-kertavuokrattavien-tilojen-ennakkovaraukset-yhdistyksille-ovat-kaynnissa-2/

Tilakähmyjen päätyttyä 22.5. avautuu tilavaraukset syksyn osalta myös toisen luettelon yhdistyksille ja kaikille aaltolaisille.

 

3. Vaikuta yhdistyslakiin 22.5. mennessä
Tuntuuko yhdistyslaki ahdistavan vieraalta ja hankalalta kokonaisuudelta? Oletko joskus tuskastellut yhdistyksen perustamisen tai hallinnon kanssa? Pitäisikö yhdistyksen rekisteröintiä, rekisteristä poistumista ja päätöksentekoa helpottaa? Pitäisikö yhdistyksen voida toimia myös englanniksi virallisissa yhteyksissä? Jos olet sitä mieltä, tule mukaan helpottamaan yhdistyslakia ja yhteisöllistä kansalaistoimintaa!

Yhdistyslakia ollaan päivittämässä ja uusiin suuntiin pääsevät kaikki vaikuttamaan. Oikeusministeriön kysely on auki 22.5. asti. Kyselyllä kerätään tietoja ja näkemyksiä lainsäädännön ja käytäntöjen kehittämistarpeista

Suoraan kyselyyn: https://link.webropolsurveys.com/S/312C3F4FC2DA68AE

Lisätietoa: https://valtioneuvosto.fi/artikkeli/-/asset_publisher/1410853/tule-mukaan-helpottamaan-yhdistyslakia-ja-yhteisollista-kansalaistoimintaa-?utm_source=dlvr.it&utm_medium=twitter

 

4. Muutamia varastoja tarjolla Atlantinkadulla ja Miestentiellä
Kiinteistöyhtiöllä on muutamia häkkivarastoja vapaana, joita voidaan vuokrata AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille. Muutamia varastoja on Jätkäsaaressa Atlantinkadulla ja muutamia Miestentiellä Otaniemessä. Varastot ovat kooltaan 1-2 m2 ja niiden vuokra vaihtelee taloittain 10-20 e/kk tienoilla. Varastoja ei pääsääntöisesti vuokrata yhdistyksille, joilla on jo jotain varasto- tai kerhotilaa AYY:n kautta. Kiinnostuneet yhdistykset voivat ottaa yhteyttä AYY:n kiinteistötoimeen kiinteistotoimi@ayy.fi.

 

5. Näillä vinkeillä saat yhdistyksesi kesäkuntoon!
Kesän lähestyessä useiden järjestöjen toiminta alkaa hiipua kesälevolle. Nyt onkin hyvä aika laittaa järjestösi asiat kesäkuntoon ja huolehtia, etteivät vielä kevään jäljiltä levällään olevat tehtävät jää varjostamaan kesälomia.

Huolehdithan, että yhdistyksesi talousasiat ovat kevään osalta kunnossa. Tämä tarkoittaa ainakin sitä, että kaikki kevään tilitapahtumat, kulukorvaukset ja kuitit ovat ajan tasalla. Saat apua taloudenhoitoon ja kirjanpitoon liittyvissä asioissa Yhdistysoppaasta: https://yhdistysopas.ayy.fi/taloudenhoito-ja-kirjanpito/. Hoida samalla loppuun kaikki roikkumaan jääneet asiat, kuten tarvittavien allekirjoitusten keräämiset ja viestien lähettämiset. Mikäli kaipaatte neuvoja, jarjestoasiat(a)ayy.fi osoitteesta vastaillaan kysymyksiin. Kun kaikki kevään tehtävät on viimeistelty, on syksyyn helpompi valmistautua ja syksyllä mukava aloittaa taas uudet tehtävät!

Järjestöhommista onkin hyvä ottaa kesällä ainakin vähän lomaa, jotta into hommiin säilyy myös koko syksyn ajan. Nähdään viimeistään Aalto Partyssa 3.9.!

 

6. Kansainvälistymisen ABC -opas yhdistyksesi apuna
Joka viides aaltolainen on kansainvälinen opiskelija. Otetaanko heidät huomioon yhdistyksenne toiminnassa ja tapahtumissa? Kaipaatteko apua kansainvälistymiseen?

Yhdistystoiminnan muuttaminen kansainvälisemmäksi saattaa tuntua hankalalta ajatukselta, mutta se voidaan toteuttaa myös pienin askelin. Tämä opas esittelee konkreettisia keinoja kansainvälisen näkökulman huomiointiin sekä yhdistyksen tapahtumissa että toimintatavoissa. Opas jakautuu kolmeen osioon, joista A sisältää helppoja, kevyesti toteutettavia asioita, B hieman suurempaa panostusta vaativia tekoja ja C huomattavasti läpileikkaavampia ja laajempia kansainvälistymiskeinoja. Tavoitteet on jaettu neljään osa-alueeseen:

Edunvalvonta: kuinka yhdistyksenne pyörii? Miten kv-näkökulmasta pidetään huolta?
Uudet opiskelijat: kuinka vaihto-opiskelijat ja ulkomaiset tutkinto-opiskelijat saadaan mukaan yhdistyksen toimintaan?
Tapahtumat: millaisia tapahtumia yhdistyksenne järjestää?
Viestintä: kenet viestintänne tavoittaa ja miten? Mitä kieliä yhdistyksellänne on käytössä?

Kansainvälistymisen ABC -oppaan löydät yhdistysoppaasta: https://yhdistysopas.ayy.fi/kansainvalistymisen-abc/

Toivottavasti oppaasta on juuri sinulle ja yhdistyksellesi apua! Mikäli kansainvälisten opiskelijoiden tai kansainvälistymisen kanssa kaipaatte apua ja vinkkejä, asiantuntijamme Rosa Väisäsen ja hallituksen jäsenen Taneli Myllykankaan tavoittaa osoitteesta international@ayy.fi. Muista myös liittyä Aalto International kanavalle Telegramissa!

 

7. Ota AYY:n Instagram-story haltuun päiväksi
Haluatko kertoa toiminnastanne, esitellä yhdistystilanne tai vaikkapa näyttää, miten tapahtuma järjestetään tyylillänne? Yhdistykselläsi on mahdollisuus kertoa AYY:n 2300 instagram-seuraajalle, mitä ja miten juuri te toimitte. Tarinoiden kautta seuraajat pääsevät näkemään, miten monipuolinen ja moninainen AYY:n järjestökenttä on ja samalla yhdistyksenne tavoittaa uusia ihmisiä.

Oletko kiinnostunut ottamaan AYY:n Instagram-storyn haltuun? Laita viestiä AYY:n tiedottaja Henna Paloselle (henna.palonen(a)ayy.fi) ja sovi oma päiväsi. Varsinkin kesällä on monia mahdollisuuksia ottaa story haltuun ja mainostaa toimintaanne myös uusille opiskelijoille!

 

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Haluatko poistua yhdistystiedotelistalta? Kilkkaa seuraavaa linkkiä ja seuraa ohjeita sivun alalaidassa: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Yhdistystiedote viikolle 20/2019

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 20/2019

Tilakähmyt on nyt käynnissä. Muutaman harrastetilan kohdalla on tehty pieniä muutoksia varausjärjestelyihin. Katso tarkemmat ohjeet kohdasta 1 ja muista myös AYY:n isoimmat tapahtumat syksyä suunnitellessasi, kohta 2. Aurinkoista viikonloppua kaikille!

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
13.5. Kukanpäivä (kohta 3, https://www.facebook.com/events/2263069650443938/)
14.5. Kähmytilaisuus erityisasemayhdistyksille (kohta 1)
16.5. Edustajiston kokous (ayy.fi/live)
18.5. AYY 9v vuosijuhlabileet (https://www.facebook.com/events/355197748424532/)
21.5. Kähmytilaisuus muille 1. luettelon yhdistyksille ja harrastustilojen varaajille (kohta 1)
26.5. Tapahtumien ilmoittaminen lukuvuosikalenteriin päättyy (kohta 6, http://bit.ly/ayycalendar2019)

 

Tiedotteen sisältö
1. Tilakähmyt käynnissä: erityisasemayhdistyksillä päättyy 14.5. ja muilla alkaa 15.5.
2. Tiedoksi AYY:n isoimpia tapahtumia syksyllä 2019
3. Tule juhlistamaan Teekkarikylämme 67-vuotista taivalta Kukanpäivänä 13.5.!
4. Haalareita ja opiskelijavaatteita AYY:n vuosijuhlien sillibrunssille
5. Näillä vinkeillä saat yhdistyksesi kesäkuntoon!
6. Ilmoita tapahtumasi lukuvuosikalenteriin 2019-2020
7. Ota AYY:n Instagram-story haltuun päiväksi
8. Seuraa AYY:ta somessa
9. Valvojaksi valintakokeisiin
1. Tilakähmyt käynnissä: erityisasemayhdistyksillä päättyy 14.5. ja muilla alkaa 15.5.
AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, ovat yhdistysten osalta käynnissä.  Varaukset tehdään tuttuun tapaan AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen. TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla.

Kähmittävä ajanjakso on ma 12.8.2019 – su 5.1.2020.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

-Erityisasemayhdistykset
Täyttöaika alkaa ma 6.5.2019 klo 12 ja päättyy ti 14.5. klo 12.
Kähmytilaisuus 1: ti 14.5. klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa R001/M232 M1.

-Muut 1. luettelon yhdistykset
Täyttöaika alkaa ke 15.5.2019 klo 12 ja päättyy ti 21.5. klo 12.
Kähmytilaisuus 2: ti 21.5. klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa R001/M232 M1.

Tärkeä huomio! Edelliseen ennakkovarauskierrokseen verrattuna on tehty seuraava muutos: kolmen harrastustilan (monitoimitila, tatamisali, yhdistystila) varaukset tehdään vasta 15.5. alkavalla varauskierroksella ja näiden tilojen osalta yhdistyksen tulee tulla puolustamaan varauksiaan jälkimmäiseen kähmytilaisuuteen ti 21.5. Tämä koskee kaikkia yhdistyksiä! Harrastustilojen varauksia voi tehdä vasta ma 15.5. alkaen. Muutoksen tavoitteena on taata kaikille yhdistyksille tasapuolisemmat mahdollisuudet näiden erittäin kysyttyjen maksuttomien tilojen varaamiseen.

Katso tarkemmat varausohjeet täältä: https://ayy.fi/blog/2019/05/06/ayyn-kertavuokrattavien-tilojen-ennakkovaraukset-yhdistyksille-ovat-kaynnissa-2/

 

2. Tiedoksi AYY:n isoimpia tapahtumia syksyllä 2019
Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan vapaaehtoiset ja työntekijät järjestävät kaikille aaltolaisille suunnattuja isoja tapahtumia, joiden päivämääriä on listattu alle. Nämä ovat teille tiedoksi ja muiden tapahtumien suunnittelun tueksi, varsinkin jos haluatte olla näistä tietoisia tulevia tilavarauksia tehdessä. Tervetuloa mukaan!

3.9. Aalto Party
21.9. Otaniemen yö
30.9. Lakinlaskijaiset
31.10. Aalto Talent Expo
2-9.11. Teekkariperinneviikko
8.11. Teekkariperinnejuhla
2-4.12. Yhdistyskoulutukset (alustava)

 

3. Tule juhlistamaan Teekkarikylämme 67-vuotista taivalta Kukanpäivänä 13.5.!
AYY:n Kampusjaosto toivottaa teidät kaikki lämpimästi tervetulleiksi juhlistamaan perinteistä ylioppilaiden juhlapäivää sekä samalla Teekkarikylän 67. syntymäpäivää Kukanpäivänä, maanantaina 13.5.

Tapahtumapaikkana toimii tänäkin vuonna Teekkarikylän sydämessä sijaitseva Servin Mökki ja paikan päällä on klo 16:00 alkaen mahdollista nautiskella maukkaasta tarjoilusta sekä keväisestä ohjelmasta. Tapahtuman kohokohtana toimii perinteiseen tapaan Kukanpäivän viestin juhlallinen luovutustilaisuus! Kukanpäivä on lisäksi osa AYY:n 9. vuosijuhlan vuosijuhlaviikko-ohjelmistoa.

Saavu siis paikalle nauttimaan keväisen juhlavasta tunnelmasta ja kutsu myös ystäväsi mukaan! Lisätietoa Kukanpäivästä on löydettävissä oheisen linkin takaa: https://www.facebook.com/events/2263069650443938/

 

4. Haalareita ja opiskelijavaatteita AYY:n vuosijuhlien sillibrunssille
Vuosijuhlatoimikunta etsii AYY:n 9. vuosijuhlien sillibrunssille opiskelijayhdistysten ja kiltojen opiskelijahaalareita ja -takkeja. Tämä on loistava tilaisuus tyhjentää järjestönne varastoa turhista haalareista tai takeista, sekä tuoda oman järjestönne vaatetus näkyvästi esiin koko AYY:n yhteisessä juhlassa!

Mikäli yhdistyksellänne on menneiden vuosikurssien ylimääräisiä, käyttämättömiä haalareita tai takkeja, joita voisitte lahjoittaa sillibrunssille, ottakaa yhteyttä vuosijuhlatoimikuntaan joko sähköpostilla osoitteeseen tuuli.aaltonen@aalto.fi tai Telegramissa @lohenscowl.

 

5. Näillä vinkeillä saat yhdistyksesi kesäkuntoon!
Kesän lähestyessä useiden järjestöjen toiminta alkaa hiipua kesälevolle. Nyt onkin hyvä aika laittaa järjestösi asiat kesäkuntoon ja huolehtia, etteivät vielä kevään jäljiltä levällään olevat tehtävät jää varjostamaan kesälomia.

Huolehdithan, että yhdistyksesi talousasiat ovat kevään osalta kunnossa. Tämä tarkoittaa ainakin sitä, että kaikki kevään tilitapahtumat, kulukorvaukset ja kuitit ovat ajan tasalla. Saat apua taloudenhoitoon ja kirjanpitoon liittyvissä asioissa Yhdistysoppaasta: https://yhdistysopas.ayy.fi/taloudenhoito-ja-kirjanpito/. Hoida samalla loppuun kaikki roikkumaan jääneet asiat, kuten tarvittavien allekirjoitusten keräämiset ja viestien lähettämiset. Mikäli kaipaatte neuvoja, jarjestoasiat(a)ayy.fi osoitteesta vastaillaan kysymyksiin. Kun kaikki kevään tehtävät on viimeistelty, on syksyyn helpompi valmistautua ja syksyllä mukava aloittaa taas uudet tehtävät!

Järjestöhommista onkin hyvä ottaa kesällä ainakin vähän lomaa, jotta into hommiin säilyy myös koko syksyn ajan. Nähdään viimeistään Aalto Partyssa 3.9.!

 

6. Ilmoita tapahtumasi lukuvuosikalenteriin 2019-2020
AYY:n piirissä toimivilla yhdistyksillä ja toimijoilla on mahdollista ilmoittaa tärkeitä päivämääriään AYY:n ja TOKYOn yhdessä tuottamaa Design-kalenteriin. Tapahtumia voi ilmoittaa alle linkitettyyn taulukkoon sunnuntaihin 26.5.2019 saakka. Lisätkää tapahtumanne oikean kuukauden alle aikajärjestyksessä.

Kirjoittakaa teksti, jonka haluatte kalenteriin, ”Event name/Text” –sarakkeeseen. Huomioikaa ystävällisesti, että yhdelle riville mahtuu maksimissaan 25 merkkiä tekstiä, välit mukaan lukien. Mieti kirjoittaessasi, montako riviä omasta kalenteristasi haluat ”tuhlattavan”. Kalenterista tulee kolmikielinen, joten ota myös tämä huomioon tekstiä suunnitellessasi.

Taulukko on muokattavissa annettuun deadlineen 26.5.2019 asti, mihin saakka voitte käydä tekemässä tapahtumiinne muutoksia. Täyttäkää sarakkeet huolellisesti, ja tarkistakaa ja tuplatarkistakaa, että tiedot ovat oikein. Muistakaa täyttää taulukkoon myös tieto siitä, kuka tapahtuman järjestää.

Taulukko löytyy osoitteesta: http://bit.ly/ayycalendar2019

Kysymyksiä ja kommentteja ottaa vastaan AYY:n viestintäasiantuntija Henna Palonen (henna.palonen@ayy.fi tai 050 5209440).

 

7. Ota AYY:n Instagram-story haltuun päiväksi
Haluatko kertoa toiminnastanne, esitellä yhdistystilanne tai vaikkapa näyttää, miten tapahtuma järjestetään tyylillänne? Yhdistykselläsi on mahdollisuus kertoa AYY:n 2300 instagram-seuraajalle, mitä ja miten juuri te toimitte. Tarinoiden kautta seuraajat pääsevät näkemään, miten monipuolinen ja moninainen AYY:n järjestökenttä on ja samalla yhdistyksenne tavoittaa uusia ihmisiä.

Oletko kiinnostunut ottamaan AYY:n Instagram-storyn haltuun? Laita viestiä AYY:n tiedottaja Henna Paloselle (henna.palonen(a)ayy.fi) ja sovi oma päiväsi. Varsinkin kesällä on monia mahdollisuuksia ottaa story haltuun ja mainostaa toimintaanne myös uusille opiskelijoille!

 

8. Seuraa AYY:ta somessa
Haluatko tietää ensimmäisten joukossa, mitä ylioppilaskuntasi tekee ja mitä Aalto-yhteisössä tapahtuu? Seuraa AYY:n sosiaalisen median tilejä, niin tiedät heti, missä mennään:

Facebook: https://www.facebook.com/ylioppilaskunta/
Instagram: https://www.instagram.com/ayy_fi/
Twitter: https://twitter.com/AYY_FI
LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/aalto-university-student-union

Muista myös Facebook-ryhmät AYY Events, Aalto International ja AYY Study Events ja AYY: Edunvalvonta sekä Telegram-ryhmät AYY: Edunvalvonta ja Aalto International!

 

9. Valvojaksi valintakokeisiin
Rekrytoimme opiskelijoita valvojiksi kauppatieteellisen alan yhteisvalinnan sekä DIA-yhteisvalinnan valintakokeisiin 20.5.-6.6.2019 välisenä aikana sekä avustaviin tehtäviin 7.-10.6.2019 välisenä aikana. Valvojille järjestetään koulutustilaisuudet ja etusijalla valvojiksi ovat ne opiskelijat, jotka pääsevät osallistumaan koulutukseen.

Valvojien koulutukset järjestetään suomeksi ja valintakoevalvojana toimiminen edellyttää sujuvaa suomen kielen taitoa.

Ilmoittautuminen päättyy 12.5.2019 klo 23.59.

Lisätietoa: https://www.aalto.fi/fi/hakijapalvelut/valvojaksi-valintakokeisiin

Ystävällisin terveisin,
Hakijapalvelut
hakijapalvelut@aalto.fi

 

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Haluatko poistua yhdistystiedotelistalta? Kilkkaa seuraavaa linkkiä ja seuraa ohjeita sivun alalaidassa: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Yhdistystiedote viikolle 19/2019

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 19/2019

Mietittyttääkö jokin yhdistysasia? Tule tapaamaan muita yhdistystoimijoita ja AYY:n järjestösektoria keskiviikkona afterworkeille (kohta 2).

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
4.5. Kylätalkoot (https://www.facebook.com/events/819675078404918/)
6.5. Tilakähmyt alkavat (katso tarkemmat päivät kohdasta 3)
6.5. Infotilaisuus Otaniemen yöstä (https://www.facebook.com/events/408562983025913/)
8.5. Yhdistysten afterwork (kohta 2, https://www.facebook.com/events/274946466724132/)
13.5. Kukanpäivä
14.5. Tilakähmyt erityisasemayhdistyksille (kohta 3)
16.5. Edustajiston kokous (ayy.fi/live)
18.5. AYY 9v vuosijuhlat (https://www.facebook.com/events/236007250677458/)
21.5. Tilakähmyt muille 1. luettelon yhdistyksille (kohta 3)


Tiedotteen sisältö
1. HUOMIO! Kampuksella varkaita
2. Yhdistysten afterwork ke 8.5.
3. Erityisasemayhdistysten tilavaraukset alkavat maanantaina 6.5.
4. Tiedoksi AYY:n isoimpia tapahtumia syksyllä 2019
5. Haalareita ja opiskelijavaatteita AYY:n vuosijuhlien sillibrunssille
6. Muista hyvinvointi yhdistystoiminnassa
7. AYY:n opas tapahtumajärjestäjille

 

1. HUOMIO! Kampuksella varkaita
Kevät on tuonut myös varkaat kampukselle ja viime viikko oli valitettavan vilkas varkauksien suhteen. AYY ja yliopisto kehottavat yleiseen varovaisuuteen kampuksella ja pyytävät pitämään omista ja kaverin tavaroista erityisen hyvää huolta.

Mahdollisen varkauden sattuessa, ilmoita tapahtuneesta poliisille. Yleensä varkaat kiertävät kampuksella useammassa paikassa, joten kokonaiskuvan luomisen kannalta olisi tärkeää, että varkauksista kerrottaisiin myös yliopiston turvallisuuspäällikölle. Turvallisuuspäällikkö Seija Piiponniemi-Lahden tavoittaa sähköpostitse osoitteesta seija.piiponniemi-lahti@aalto.fi tai numerosta +358 500 813 084.

Pidetään toisistamme ja omaisuudestamme huolta. Mikäli epäilet yhdistyksesi tapahtumassa käyneen varkaita, olethan yllä mainittuihin tahoihin yhteydessä.

 

2. Yhdistysten afterwork ke 8.5.
Kesän kynnyksellä on aika koota AYY:n piirissä toimivien yhdistysten hallituslaiset, toimihenkilöt ja aktiivit afterworkeille Otaniemeen Fat Lizardiin juttelemaan rennosti kuulumisista. Voimme keskustella juuri niistä ajankohtaisista asioista, mitkä yhdistyksessäsi mietityttävät ja samalla tavata muissa yhdistyksissä toimivia henkilöitä. Paikalla on myös AYY:n järjestösektorilta Essi ja Anna, joilta voit kysyä mietityttävistä asioista.

Ilmoita tulostasi, niin osaamme varata sopivan kokoisen pöydän:  https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/associations-afterwork/

Mikä: Yhdistysten afterwork
Missä: Fat Lizard, Tietotie 1
Milloin: ke 8.5. klo 16.30 alkaen
Miksi: Yhdistystoimijoiden vertaistukea ja verkostoitumista
FB-tapahtuma: https://www.facebook.com/events/274946466724132/

 

3. Erityisasemayhdistysten tilavaraukset alkavat maanantaina 6.5.
AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta maanantaina 6.5.2019.  Varaukset tehdään tuttuun tapaan AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen. TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.

Kähmittävä ajanjakso on ma 12.8.2019 – su 5.1.2020.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. AYY:n sisäiset toimijat 15.4.-3.5.2019
  2. Erityisasemayhdistykset
    Täyttöaika alkaa ma 6.5.2019 klo 12 ja päättyy ti 14.5. klo 12.
    Kähmytilaisuus 1: ti 14.5. klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa R001/M232 M1.
  3. Muut 1. luettelon yhdistykset
    Täyttöaika alkaa ke 15.5.2019 klo 12 ja päättyy ti 21.5. klo 12.
    Kähmytilaisuus 2: ti 21.5. klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa R001/M232 M1.

Tarkemmat varausohjeet ilmoitetaan erillisessä yhdistyksille lähetevässä sähköpostissa.

 

4. Tiedoksi AYY:n isoimpia tapahtumia syksyllä 2019
Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan vapaaehtoiset ja työntekijät järjestävät kaikille aaltolaisille suunnattuja isoja tapahtumia, joiden päivämääriä on listattu alle. Nämä ovat teille tiedoksi ja muiden tapahtumien suunnittelun tueksi, varsinkin jos haluatte olla näistä tietoisia tulevia tilavarauksia tehdessä. Tervetuloa mukaan!

3.9. Aalto Party
21.9. Otaniemen yö
30.9. Lakinlaskijaiset
31.10. Aalto Talent Expo
2-9.11. Teekkariperinneviikko
8.11. Teekkariperinnejuhla
2-4.12. Yhdistyskoulutukset (alustava)

 

5. Haalareita ja opiskelijavaatteita AYY:n vuosijuhlien sillibrunssille
Vuosijuhlatoimikunta etsii AYY:n 9. vuosijuhlien sillibrunssille opiskelijayhdistysten ja kiltojen opiskelijahaalareita ja -takkeja. Tämä on loistava tilaisuus tyhjentää järjestönne varastoa turhista haalareista tai takeista, sekä tuoda oman järjestönne vaatetus näkyvästi esiin koko AYY:n yhteisessä juhlassa!

Mikäli yhdistyksellänne on menneiden vuosikurssien ylimääräisiä, käyttämättömiä haalareita tai takkeja, joita voisitte lahjoittaa sillibrunssille, ottakaa yhteyttä vuosijuhlatoimikuntaan joko sähköpostilla osoitteeseen tuuli.aaltonen@aalto.fi tai Telegramissa @lohenscowl.

 

6. Muista hyvinvointi yhdistystoiminnassa
Yhdistystoiminnassa tulee hauskan yhdessä tekemisen lisäksi muistaa kiinnittää huomiota myös jäsenistön ja aktiivien jaksamiseen ja hyvinvointiin. Esimerkiksi hallitustoiminnassa reilu työnjako jokaisen oman jaksamisen mukaan on avainasemassa toimijoiden hyvinvoinnin kannalla. Lisäksi on tärkeää muistaa kiittää ja osoittaa arvostusta muiden tekemää työtä kohtaan. Myös toimijoiden virkistäytyminen voi olla yksi hyvä tapa heidän palkitsemiseensa ja jaksamisen ylläpitämiseen.

Lue lisää yhdistysoppaasta: https://yhdistysopas.ayy.fi/hyvinvointi-yhdistystoiminnassa/

 

7. AYY:n opas tapahtumajärjestäjille
AYY:n tapahtumajärjestäjän oppaasta löytyy valtavan kattava tietopaketti aina tapahtumajärjestäjän laillisista vastuista tapahtumaturvallisuuden checklistiin, yhdenvertaisuus- ja ympäristöasioihin, kriisiviestintään, ensiapuohjeisiin ja moniin muihin tapahtumajärjestäjälle tärkeisiin ohjeistuksiin.

Löydät tapahtumaoppaan täältä yhdistysoppaan materiaalipankista: https://yhdistysopas.ayy.fi/wp-content/uploads/sites/20/2018/12/Tapahtumaj%C3%A4rjest%C3%A4j%C3%A4n-opas.pdf  (suomeksi)

 

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Haluatko poistua yhdistystiedotelistalta? Kilkkaa seuraavaa linkkiä ja seuraa ohjeita sivun alalaidassa: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Yhdistystiedote viikolle 18/2019

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 18/2019

Wappu on täällä, nauttikaa maailman parhaasta opiskelijan elämästä! www.wappu.fi
Wapun jälkeen voikin sitten osallistua Kylän talkoisiin (kohta 3), miettiä jo syksyn tilavarauksia (kohta 4) ja vaihtaa yhdistystoimijoiden kanssa kuulumiset afterworkeilla (kohta 2).

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille)
29.4. Walpurin kierros (https://www.facebook.com/events/580838759088639/)
30.4. Wappuriehan julistus, Mantan lakitus ja Dipolin Wappu (kohta 1, https://www.facebook.com/events/341190193176027/)
4.5. Kylätalkoot (kohta 3)
6.5. Tilakähmyt alkaa (katso tarkemmat päivät kohdasta 4)
8.5. Save the date: Yhdistysten afterwork (kohta 2, https://www.facebook.com/events/274946466724132/)
13.5. Kukanpäivä
14.5. Tilakähmyt erityisasemayhdistyksille (kohta 4)
18.5. AYY 9v vuosijuhlat (https://www.facebook.com/events/236007250677458/)
21.5. Tilakähmyt muille 1. luettelon yhdistyksille (kohta 4)

Katso lisää tapahtumia https://wappu.fi/ ja AYY:n Wappu https://www.facebook.com/events/341190193176027/

 

Tiedotteen sisältö
1. AYY:n kuljetukset Otaniemestä Etelärautatienkadulle Wappuna
2. Yhdistysten afterwork ke 8.5.
3. Save the Date – Kylän Talkoot 4.5.
4. Ennakkotietoa tilakähmyjen päivämääristä
5. Tiedoksi AYY:n isoimpia tapahtumia syksyllä 2019
6. Muista hyvinvointi yhdistystoiminnassa
7. AYY:n opas tapahtumajärjestäjille
8. Edustajistossa päätetty yhteisörakenneprojektin suunnasta ja valittu uusi AYY:n toiminnanjohtaja
9. Volunteer as a group leader or partnership coordinator at Dare to Learn

 

1. AYY:n kuljetukset Otaniemestä Etelärautatienkadulle Wappuna
Tänä vuonna AYY lakittaa Havis Amandan patsaan ja tuttuun tapaan tarjoaa kyydit Otaniemen pääteasemalta KY-talolle, jossa NESU-KY järjestää perinteisen Wapputerden. Terde on oiva paikka nostattaa fiilistä AYY:n ja KY:n yhteistä Manta-kulkuetta varten, joka lähtee samalta paikalta kohti patsasta klo 16.

Bussien lähtevät tasavälein 13:30-15:30 välisenä aikana kohti Wapputerdeä. Lisäinfoa julkaistaan AYY:n Wappu-eventissä osoitteessa https://www.facebook.com/events/341190193176027/

Olethan jo kuullut Fuksitoimikunnan avaamasta Wappupotti-keräyksestä, joka on kerännyt varoja mielenterveyspalveluille jo yli 16 000 euroa? Keräyksen on tarkoitus herättää keskustelua ja rikkoa mielenterveysongelmien ympärillä olevaa tabua – ja tietysti tukea Suomen Mielenterveysseuran tärkeää toimintaa. Osallistu keräykseen osoitteessa www.wappu.fi/mielelle! Tavoitteena on tuplata Aalto-yhteisön keräämä potti wappuaattona Mantalla.

 

2. Yhdistysten afterwork ke 8.5.
Kesän kynnyksellä on aika koota AYY:n piirissä toimivien yhdistysten hallituslaiset, toimihenkilöt ja aktiivit afterworkeille Otaniemeen Fat Lizardiin juttelemaan rennosti kuulumisista. Voimme keskustella juuri niistä ajankohtaisista asioista, mitkä yhdistyksessäsi mietityttävät ja samalla tavata muissa yhdistyksissä toimivia henkilöitä. Paikalla on myös AYY:n järjestösektorilta Essi ja Anna, joilta voit kysyä mietityttävistä asioista.

Ilmoita tulostasi, niin osaamme varata sopivan kokoisen pöydän:  https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/associations-afterwork/

Mikä: Yhdistysten afterwork
Missä: Fat Lizard, Tietotie 1
Milloin: ke 8.5. klo 16.30 alkaen
Miksi: Yhdistystoimijoiden vertaistukea ja verkostoitumista
FB-tapahtuma: https://www.facebook.com/events/274946466724132/

 

3. Save the Date – Kylän Talkoot 4.5.
Kun Wapun hulinoista on jo hieman toivuttu, on aika auttaa myös Kampustamme tässä toipumisprosessissa. Tämä onnistuu parhaiten Teekkarikylän yhteisissä siivoustalkoissa, joita myös Kylän talkoiksi kutsutaan. Merkkaa siis lauantai 4.5. kalenteriisi ja nappaa siivoushanskat käteen paikalle saapuessasi. Innosta myös oman yhdistyksesi jäsenet mukaan talkoisiin. Perinteisesti talkooväelle on näissäkin talkoissa tarjolla saunomismahdollisuus sekä muuta mukavaa yhdessäoloa!

 

4. Ennakkotietoa tilakähmyjen päivämääristä
AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta maanantaina 6.5.2019.  Varaukset tehdään tuttuun tapaan AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen. TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.

Kähmittävä ajanjakso on ma 12.8.2019 – su 5.1.2020.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. AYY:n sisäiset toimijat 15.4.-3.5.2019
  2. Erityisasemayhdistykset
    Täyttöaika alkaa ma 6.5.2019 klo 12 ja päättyy ti 14.5. klo 12.
    Kähmytilaisuus 1: ti 14.5. klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa R001/M232 M1.
  3. Muut 1. luettelon yhdistykset
    Täyttöaika alkaa ke 15.5.2019 klo 12 ja päättyy ti 21.5. klo 12.
    Kähmytilaisuus 2: ti 21.5. klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa R001/M232 M1.

Tarkemmat varausohjeet ilmoitetaan myöhemmin yhdistystiedotteessa sekä erillisessä yhdistyksille lähetettävässä sähköpostissa.

 

5. Tiedoksi AYY:n isoimpia tapahtumia syksyllä 2019
Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan vapaaehtoiset ja työntekijät järjestävät kaikille aaltolaisille suunnattuja isoja tapahtumia, joiden päivämääriä on listattu alle. Nämä ovat teille tiedoksi ja muiden tapahtumien suunnittelun tueksi, varsinkin jos haluatte olla näistä tietoisia tulevia tilavarauksia tehdessä. Tervetuloa mukaan!

3.9. Aalto Party
21.9. Otaniemen yö
30.9. Lakinlaskijaiset
31.10. Aalto Talent Expo
2-9.11. Teekkariperinneviikko
8.11. Teekkariperinnejuhla
2-4.12. Yhdistyskoulutukset (alustava)

 

6. Muista hyvinvointi yhdistystoiminnassa
Yhdistystoiminnassa tulee hauskan yhdessä tekemisen lisäksi muistaa kiinnittää huomiota myös jäsenistön ja aktiivien jaksamiseen ja hyvinvointiin. Esimerkiksi hallitustoiminnassa reilu työnjako jokaisen oman jaksamisen mukaan on avainasemassa toimijoiden hyvinvoinnin kannalla. Lisäksi on tärkeää muistaa kiittää ja osoittaa arvostusta muiden tekemää työtä kohtaan. Myös toimijoiden virkistäytyminen voi olla yksi hyvä tapa heidän palkitsemiseensa ja jaksamisen ylläpitämiseen.

Lue lisää yhdistysoppaasta: https://yhdistysopas.ayy.fi/hyvinvointi-yhdistystoiminnassa/

 

7. AYY:n opas tapahtumajärjestäjille
AYY:n tapahtumajärjestäjän oppaasta löytyy valtavan kattava tietopaketti aina tapahtumajärjestäjän laillisista vastuista tapahtumaturvallisuuden checklistiin, yhdenvertaisuus- ja ympäristöasioihin, kriisiviestintään, ensiapuohjeisiin ja moniin muihin tapahtumajärjestäjälle tärkeisiin ohjeistuksiin.

Löydät tapahtumaoppaan täältä yhdistysoppaan materiaalipankista: https://yhdistysopas.ayy.fi/wp-content/uploads/sites/20/2018/12/Tapahtumaj%C3%A4rjest%C3%A4j%C3%A4n-opas.pdf  (suomeksi)

Katso myös vinkit miten epäasialliseen kohteluun voi puuttua: https://yhdistysopas.ayy.fi/hairinta-ja-epaasiallinen-kohtelu/

8. Edustajistossa päätetty yhteisörakenneprojektin suunnasta ja valittu uusi AYY:n toiminnanjohtaja
Edustajisto on päättänyt viime viikon kokouksessaan suunnitelmasta yhteisörakenteiden kehittämiseksi. Suunnitelma on muodostunut yhteisörakenneprojektin lopputuloksena yhteisössä tehdyn selvitystyön, keskustelujen ja kommenttikierrosten sekä edustajiston lähetekeskustelujen pohjalta.

Yhdistysluokittelua kehitetään suuntaan, jossa yhdistykset luokitellaan toiminnan mukaan esimerkiksi ainejärjestöihin, harraste- ja kulttuurijärjestöihin ja muihin järjestöihin entisen hierarkisemman rakenteen sijaan. Tämä mahdollistaa monimuotoisen tuen ja avustuksien jakamisen helpommin eri yhdistysten tarpeiden mukaan. Yhdistysohjesäännön, toiminta-avustusjaon ja tilajaon päivitykset toteutetaan omina projekteinaan ja päivitysprosessien yhteydessä osallistetaan yhdistyksiä.

Teekkariasioista päättämiseen on suunnitteilla työnimellä kiltakokous kulkeva malli. Kokouksen tarkoitus on linjata esimerkiksi lakinkäyttöoikeudesta ja muista teekkaritoimintaan liittyvistä suurista linjoista. Kiltakokouksesta luodaan ohjesääntö ja sitä valmistellaan yhteistyössä teekkaritoimijoiden kanssa.

Seuraavaksi projektiin liittyville toimenpide-ehdotuksille suunnitellaan tarkemmat aikataulut ja mietitään niihin käytettäviä resursseja. Läheskään kaikki uudistukset eivät tule voimaan vielä tänä vuonna. Esimerkiksi toiminta-avustusten jakoprosessia on suunniteltu uudistettavan vasta vuoden 2020 aikana. Konkreettisista suunnitelmista tiedotetaan niiden tarkentuessa.

Kiitokset kaikille yhdistystoimijoille tähän asti osallistumisesta ja kommenteista yhteisörakenneprojektiin liittyen.

Voit katsoa tallenteelta keskustelut: ayy.fi/live
Kokousmateriaalit löydät täältä: https://inside.ayy.fi/pages/viewpage.action?pageId=45645825

Lisäksi AYY:n uudeksi toiminnanjohtajaksi valittiin Elina Nieminen. Hän tekee tällä hetkellä AYY:lla yhteisörakenneprojektia. Onnea!
 

9. Volunteer as a group leader or partnership coordinator at Dare to Learn
Dare to Learn is the biggest event for learning and education in Northern Europe, gathering 4000 participants from 50+ countries. The vision is to make quality learning accessible to all, learning a strategic priority and Helsinki the Global Learning Capital. Dare to Learn, rising from the student community, has been called the Slush for learning and is mainly built by enthusiastic volunteers. We welcome you into our interdisciplinary learning community!

http://www.daretolearn.fi/blog/recruitment-for-group-leaders-partnerships-coordinators-open

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Haluatko poistua yhdistystiedotelistalta? Kilkkaa seuraavaa linkkiä ja seuraa ohjeita sivun alalaidassa: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset