Tilojen vuokraaminen


Kategoriat

Yhdistystiedote viikolle 46/2016

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 46/2016

AYY:n yhdistyskoulutus lähestyy! Katso kohta 1 tarkemmin.

 

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

8.12.: AYY:n yhdistyskoulutus, Design Factory
1.12.–12.12.: Erityisasemayhdistyksien tilakähmyjen varausaika
13.–19.12.: Muiden 1. luettelon yhdistyksien tilakähmyjen varausaika

 

Tiedotteen sisältö

  1. AYY:n yhdistyskoulutus 8.12.
  2. Tule tutustumaan AYY:n vapaaehtoistehtäviin Arabiassa 21.11. ja Otaniemessä 24.11.!
  3. AYY:n löytötavarakäytännöt muuttuvat

 

  1. AYY:n yhdistyskoulutus 8.12.

AYY:n yhdistyskoulutus järjestetään Design Factorylla Otaniemessä 8.12.

Koulutuksen ohjelma koostuu yhteisestä osuudesta, jolla paneudutaan kaikkia yhdistystoimijoita koskettaviin asioihin, ja kahdesta ryhmäosuudesta, jotka osallistujat voivat valita useammasta vaihtoehdosta tarpeidensa mukaan. Ryhmiä on ainakin taloudenhoidosta, yhdistyksen oikeus- ja sääntöasioista, viestinnästä sekä varainhankinnasta ja yrityssuhteista.

Koulutuksen koostamisessa käytetään koulutustarvekyselyn vastauksia, mistä kiitos kaikille vastanneille. Kyselyn arvonnan voittaneeseen yhdistykseen on oltu erikseen yhteydessä.

Ilmoittautuminen aukeaa ja tarkka koulutusaikataulu julkaistaan marraskuun kuluessa mahdollisimman pian, kun koulutuksen aikataulu on valmis.

 

  1. Tule tutustumaan AYY:n vapaaehtoistehtäviin Arabiassa 21.11. ja Otaniemessä 24.11.!

Ylioppilaskunnan vapaaehtoishaut ovat auki! Vapaaehtoistehtäviä löytyy lukuisia erilaisia muun muassa tapahtumatuotannon, kampuskehityksen, kansainvälisten asioiden, edunvalvonnan sekä yrityssuhteiden parissa. Haluatko tietää lisää, mitä kaikkea ylioppilaskunnassamme voikaan tehdä? Tule kuulemaan vapaaehtoistehtävistä ja vapaaehtoisten omista kokemuksista maanantaina 21.11. klo 11-13 Arabiaan Tokyo Loungen eteen ja torstaina 24.11. klo 11–13  Kandidaattikeskuksen aulaan (Otakaari 1)! Luvassa rentoa keskustelua ja mahdollisuus kysellä erilaisista tehtävistä pikkunaposteltavan ohessa. We want YOU!

Facebook-tapahtuma 21.11. Arabiassa: https://www.facebook.com/events/1828372100764809/

Facebook-tapahtuma 24.11. Otaniemessä: https://www.facebook.com/events/1797604650477560/

Voit tutustua hakukohteisiin ja vapaaehtoisena toimineiden kokemuksiin osoitteessa http://ayy.fi/stop/.

 

  1. AYY:n löytötavarakäytännöt muuttuvat

AYY:lle on voinut tähän asti tuoda AYY:n kertavuokrattavista tiloista tai kampuksen alueelta muutoin löytyneitä tavaroita vaatteista ja repuista arvotavaroihin. Löytötavarapalvelu tulee resurssien puutteen takia päättymään tämän vuoden lopussa, eikä niitä oteta enää AYY:n toimistolla vastaan.

Tämä tarkoittaa sitä, että jatkossa AYY:n tiloista tai kampukselta löytyvien vaatteiden ja reppujen toimittaminen löytötavaratoimistoihin tai omistajilleen jää tapahtumanjärjestäjien vastuulle. AYY:n palvelupisteelle voi jatkossa tuoda ainoastaan puhelimia, lompakoita, avaimia ja silmälaseja. Löytyneet matkakortit tulee palauttaa joko HSL:n palvelupisteille tai antaa bussikuskeille, jotka toimittavat ne edelleen HSL:lle.

Marras-joulukuun aikana on siis viimeiset hetket tulla etsimään kadonneita tavaroitasi. Joulukuun lopussa kaikki olemassa olevat löytötavarat viedään AYY:n varastoista kierrätykseen tai jätteenkeräykseen.

 

  1. Itsenäisyyspäivän soihtukulkue

Pääkaupunkiseudun ylioppilaat juhlistavat 6.12. perinteisesti Suomen itsenäisyyspäivää yhteisellä soihtukulkueella. Kaikki ovat tervetulleita mukaan kulkueeseen, soihdut tarjotaan tapahtuman puolesta kulkueen lähdöstä. Yhdistykset voivat osallistua kulkueeseen oman lippunsa kanssa.

Tapahtuman ohjeet ja aikataulut löytyvät osoitteesta http://itsenaisyyspaiva.ayy.fi/fi/.

Aikataulu tullaan päivittämään mahdollisimman pian.

AYY tarjoaa perinteisesti toimijoilleen seuraavat palvelut:

Lipputaksi:

Yhdistyksen lippu on toimitettava palvelupisteelle (Otakaari 11) perjantaina 2.12.2015 kello 16.00 mennessä JA kirjattava kuljetuslistaan. Pidä huoli, että kirjaat lipun listaan, vain siinä olevat liput osataan ottaa mukaan. Liput palautuvat samaan paikkaan, josta ne tulisi noutaa perjantaihin 9.12. mennessä.

Kantovyöt ja Suomen väreissä olevat airutnauhat:

Ylioppilaskunnalla on lainata rajattu määrä lippujen kantovöitä sekä kaikille lipuille sopivia sinivalkoisia airutnauhoja. Varaukset nopeusjärjestyksessä arkisto@ayy.fi, tarvikkeet löytyvät tapahtumapäivänä lippujen luota järjestäytymispaikalta.

Lipunkantajat ja airuet voivat kulkueen ajaksi jättää laukkunsa turvallisesti operaatioautoon, joka kulkee Senaatintorille. Jättäessänne lippunne paluukuljetukseen, saatte tallessa olleet tavaranne takaisin. Lipunkantajilla ja airuilla ei tule olla tehtävissään laukkuja.

 

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Yhdistystiedote viikolle 35/2016


Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 35/2016

Nyt on tiedossa loistava tienausmahdollisuus yhdistyksille! Kerätkää porukka tai yhdistäkää voimanne toisen yhdistyksen kanssa Teekkariperinnejuhlan sillistä varten. Palkkiona 800 euroa. Lue lisää kohdasta 2.

Gorsun käytön aiheuttamista meluhaitoista on kesällä tullut palautetta Jämeräntaival 5:n ja sen lähistön asukkailta. Huomaavaisuus tilojen käytössä on aina tärkeää, joten muistakaahan kaikki noudattaa käyttösääntöjä. Muistuttakaa myös kaveria huomioimaan hauskanpidon lisäksi lähistön asukkaatkin. Mahdollisten ongelmien jatkuessa AYY tulee muuttamaan tilan käyttöajan päättymään klo 23 nykyisen 3.00 sijaan. Lue lisää kohdasta 1.

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

28.8.: Yhdistysten ilmoittautuminen Aalto Afterpartyille ja Otasuunnikseen sulkeutuu (kts. kohdat 3 ja 4)
6.9.: Aalto Party (yhdistysten ilmoittautuminen päättynyt): http://avajaiset.ayy.fi/
6.9.: Aalto Afterparty: http://ayy.fi/blog/events/aalto-afterparty-2016/
7.9.-8.9.: Otasuunnistus: https://www.facebook.com/events/278503345864771/
30.9.: TTER:n hakukierros sulkeutuu (kts. 5)
8.12.: AYY:n yhdistyskoulutus

Tiedotteen sisältö

  1. Gorsun käytössä huomioitavaa
  2. Tienaa yhdistyksellesi 800 euroa: keikkatarjous Teekkariperinnejuhlan sillikselle!
  3. Mukaan Aalto Afterpartyihin 6.9!
  4. Tulkaa pitämään rastia Otasuunnistukseen 7.9.-8.9.!
  5. TTER:n vuoden 2016 kolmas hakukierros sulkeutuu 30.9. klo 23.59!
  6. Ehdota uusia arwoisia Pyöreän Tornin Kiltaan

 

  1. Gorsun käytössä huomioitavaa

AYY:lle on tullut jälleen kesän jälkeen palautetta Gorsun varausten tuomasta meluongelmasta JMT 5:n asukkaille. Tilan seinät ja katto eivät blokkaa kaikkea tilasta tulevaa meteliä, mikä puolestaan vaikuttaa merkittävästi erityisesti tilan läheisyydessä asuvien asumisviihtyvyyteen.

Tästä syystä AYY muistuttaa jälleen kaikkia kyseisen tilan käyttäjiä tilojen yleisistä käyttösäännöistä, ja erityisesti niiden kohdasta ”Tilaa käytetään lakien, sääntöjen ja hyvien tapojen mukaisesti”. Tämän lisäksi tila on tuttuun tapaan käytössä klo 03 asti, mutta erityisesti koska kyseessä on asuinkiinteistön yhteydessä oleva tila, tulee huomioida Teekkarikylän järjestyssääntöjen 4 §: ”arkisin kello 23–07 ja viikonloppuisin sekä arkipyhinä 00–09 välisenä aikana on laulu, soitto, kovaääninen tv:n, radion, stereoiden ynnä muiden vastaavien käyttö ja kaikenlainen muu melun aiheuttaminen kiellettyä, pois lukien oikeaoppisesti suoritettu teekkarihymni.”

Ohjeiden noudattamatta jättänyttä rangaistaan tilojen yleisten käyttösääntöjen ja niiden yhteydessä kerrottujen sanktioiden mukaisesti.

Mahdollisten ongelmien jatkuessa AYY tulee muuttamaan tilan käyttöajan päättymään klo 23.

 

  1. Tienaa yhdistyksellesi 800 euroa: keikkatarjous Teekkariperinnejuhlan sillikselle!

 Tarjoamme yhdistyksille mahdollisuutta tienata Teekkariperinnejuhlan silliksellä.

Tarvitsemme 12.11. järjestettävälle sillikselle 15 hengen työporukan n. klo 8-20.
Hommiin kuuluu kaikki aamun järjestelyistä ja ruuanlaitosta siivoukseen asti.
Hommasta maksetaan yhdistykselle 800 euron palkkio.

Mikäli yhdistyksenne ei saa tarvittavaa määrää työntekijöitä paikalle, voi työkeikan jakaa kahden yhdistyksen kesken. Parasta olisi kuitenkin, jos yksi porukka pystyisi hoitamaan koko homman.

Ilmoittautumiset ja kysymykset voi lähettää allekirjoittaneelle.

Ella Potka
Teekkariperinnejuhlatoimikunta
0505284421
ella.potka ät aalto.fi

 

  1. Mukaan Aalto Afterpartyihin 6.9.!

Haluaisiko yhdistyksenne olla osa vuoden ensimmäistä, suurinta ja huikeinta tapahtumaa? Lähtekää mukaan Aalto Afterpartyyn!

Perinteiset Aalto Afterpartyt järjestetään orientaatioviikon tiistaina, ja luvassa on tavalliseen tapaan loistavia esiintyjiä, upeat puitteet ja railakasta menoa! Haluamme tarjota myös yhdistyksille mahdollisuuden olla näkyvillä tapahtumassa ja päästä promoamaan toimintaansa uusille opiskelijoille rennossa hengessä. Moni yhdistyksistä on varmasti jo mukana orientaatioviikon muissa tapahtumissa, kuten Aalto Partyssa ja Otasuunnistuksessa, mutta näissä tapahtumissa uusilta opiskelijoilta menee helposti vain pää pyörälle kaikesta tarjonnasta. Aalto Afterpartyissa teillä olisi mahdollisuus erottua joukosta ja antaa mieleenpainuva kuva yhdistyksestänne! Osallistuaksenne tarvitsette vain yhdistystänne kuvastavan, hyvähenkisen ja menevän aktiviteetin, sen tarvitsemat ihmiset ja välineet.

Halukkuudestanne voitte ilmoittaa laittamalla sähköpostia osoitteeseen afterparty ät list.ayy.fi viimeistään sunnuntaina 28.8.

Tervetuloa mukaan tekemään Aalto Afterpartyista entistäkin päräyttävämmän ja nopeamman 😉

Lisätietoja tapahtumasta täältä: https://www.facebook.com/events/533125386886320/.

Loppukesäisin terkuin,
Afterparty-toimikunta

 

  1. Tulkaa pitämään rastia Otasuunnistukseen!

Orientaatio lähestyy kovaa vauhtia, samoin perinteiset Otasuunnistukset. Toivotan yhdistyksenne lämpimästi tervetulleeksi pitämään tapahtumaan rastia. Otasuunnistukset järjestetään keskiviikkona 7.9. ja torstaina 8.9. Rastit ovat molempina päivinä auki klo 17-22. Jatkobileet alkavat Servin Mökissä klo 21:30, minne olette myös lämpimästi tervetulleita. Ilmoittautuminen rastinpitäjäksi on auki oheisesta linkistä ja se sulkeutuu sunnuntaina 28.8.

https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/otasuunnistuksen-rastit-checkpoints-for-otasuunnistus-2016/

Mikäli tapahtumasta herää lisäkysymyksiä, ottakaa ihmeessä yhteyttä allekirjoittaneeseen.

Turkka Helin
Fuksimajuri
+358 50 4033854 | turkka.helin@ayy.fi

 

  1. TTER:n vuoden 2016 kolmas hakukierros sulkeutuu 30.9. klo 23.59!

TTER:n vuoden 2016 kolmas hakukierros on auki! Rahasto voi myöntää avustuksia kaikille AYY:n jäsenille ja sen yhteydessä toimiville yhteisöille. TTER tukee toimintaa, joka tavoittelee tähtiä, saa muut innostumaan mukaan, kuuluu ja näkyy.

Avustusta voi hakea kahdella tapaa: kolme kertaa vuodessa järjestettävien hakukierrosten kautta sekä jatkuvassa haussa, joka on auki lukukausien aikana. Jatkuvassa haussa voit hakea korkeintaan 2000€ suuruisia avustuksia, kun taas varsinaisilla hakukierroksilla projektiavustuksen määrää ei ole rajattu.

Vuoden 2016 kolmannen kierroksen hakuaika päättyy perjantaina 30.9.2016 klo 23.59. Ohjeet hakemuksen ja siihen lisättävien liitteiden tekemiseen löytyvät rahaston nettisivuilta http://tter.ayy.fi/. Avustusta haetaan nettilomakkeella, joka löytyy osoitteesta: https://lomake.ayy.fi/tter/hakulomake/.

Kaikkien hakukierrosten hakuajat ja muita lisätietoja löydät TTER:n nettisivuilta osoitteesta http://tter.ayy.fi/. Tsekkaa myös facebook-sivut osoitteessa http://facebook.com/tterahasto.

 

  1.   Ehdota uusia arwoisia Pyöreän Tornin Kiltaan

Pyöreän Tornin Kilta on Aalto-yliopiston läheisyydessä toimiva kunnia- ja seniorijärjestö. Killan arwoisaksi voidaan kutsua opintojensa loppuvaiheessa olevia tai vastavalmistuneita henkilöitä, jotka ovat osoittaneet jatkuvaa, elävää harrastusta ja mielenkiintoa teekkarikulttuuria tai muuta samanhenkistä Aalto-yliopiston ylioppilastoimintaa kohtaan sekä kehittäneet toimintaa ylioppilaskunnassa tai sen piirissä toimivissa yhdistyksissä. Ehdotuksia PTK:n arwoisiksi voi tehdä 12.10.2016 klo 23:59 saakka osoitteessa https://lomake.ayy.fi/ptk/ehdota-uusia-arwoisia/.

Ehdotuksen voi tehdä yksittäinen henkilö, kilta, yhdistys, tai useampi henkilö, kilta tai yhdistys yhdessä.

Lisätietoja PTK ry:stä löytyy osoitteesta: http://ptk.ayy.fi/

 

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Yhdistystiedote viikolle 22/2016

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 22/2016

Muista ilmoittaa yhdistyskesi tapahtumat AYY:n lukuvuosikalenteriin! Deadline on nyt sunnuntaina 29.5.! http://tinyurl.com/ayycalendar2016

Jälki-ilmoituksen tekeminen on auki TAHLO-järjestelmässä: https://tahlo.ayy.fi/. Puuttuvat yhdistysilmoitukset on tehtävä 8.6. klo 23.59 mennessä! Tämän jälkeen yhdistysrekisteriä siivotaan niiden yhdistysten osalta, jotka eivät ole kahteen vuoteen tehneet ilmoitusta! Ole yhteydessä järjestöasiantuntijaan (jarjestöasiat@ayy.fi), jos ilmoituksen kanssa on ongelmia.

Tiedotteen sisältö

  1. DL 29.5.: Ilmoita tapahtumasi AYY:n lukuvuosikalenteriin 2016-2017
  2. Toiminta-avustukset 2016 ja puuttuvat yhdistysilmoitukset
  3. Mahdollisuus hakea OtaHoasin kerhotiloja
  4. Tienaa yhdistyksellesi 500€ Helsinki City Maratonilla!

 

  1. DL 29.5.: Ilmoita tapahtumasi AYY:n lukuvuosikalenteriin 2016-2017

AYY:n piirissä toimivilla yhdistyksillä ja toimijoilla on mahdollista ilmoittaa tärkeitä päivämääriään ylioppilaskunnan lukuvuosikalenteriin. Tapahtumia voi ilmoittaa alle linkitettyn google docs –tiedoston kautta sunnuntaihin 29.5.2016 saakka. Lisätkää tapahtumanne oikean kuukauden alle aikajärjestyksessä. Kirjoittakaa teksti, jonka haluatte kalenteriin, ”Event name/Text” –sarakkeeseen (taustaväriltään keltainen). Huomioikaa ystävällisesti, että yhdelle riville mahtuu maksimissaan 25 merkkiä tekstiä, välit mukaan lukien. Mieti kirjoittaessasi, montako riviä omasta kalenteristasi haluat ”tuhlattavan”. Kalenterista tulee kolmikielinen, joten ota myös tämä huomioon tekstiä suunnitellessasi.

Jos samalla päivälle samaan aikaan on merkattu useita tapahtumia, kalenteriin päätyy se, joka koskettaa suurinta osaa opiskelijoista. Tiedosto on muokattavissa annettuun deadlineen 29.5.2016 asti, johon saakka voitte käydä tekemässä tapahtumiinne muutoksia. Täyttäkää sarakkeet huolellisesti, ja tarkistakaa ja tuplatarkistakaa, että tiedot ovat oikein. Muistakaa täyttää taulukkoon myös tieto siitä, kuka tapahtuman järjestää.

http://tinyurl.com/ayycalendar2016

Kysymyksiä ja kommentteja ottaa vastaan AYY:n tiedottaja Henna Palonen (henna.palonen@ayy.fi tai 050 5209440).

 

  1. Toiminta-avustukset 2016 ja puuttuvat yhdistysilmoitukset

Vuoden 2016 toiminta-avustukset on jaettu ja avustussummiin voi tutustua osoitteessa http://ayy.fi/yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/toiminta-avustukset-2016/. Yhdistys voi myös tarkistaa oman avustuksensa TAHLO-järjestelmästä: https://tahlo.ayy.fi/.

Toiminta-avustukset maksetaan heti, kun kaikki avustuksen ehdot ovat täyttyneet. Suurimmalle osalle yhdistyksistä avustuksista on tehty maksumääräys 13.5. Maksu näkyy TAHLO-järjestelmään ilmoitetulla tilillä arviolta kahden viikon sisään.

Mikäli yhdistyksellä on puutteita profiilissa AYY:n verkkosivuilla, ollaan tästä erikseen yhteydessä. Profiiliin on oltava hakukierroksen yhteydessä ilmoitettujen ohjeiden mukaisesti kunnossa ennen toiminta-avustuksen maksua. Liitteistä, joille on annettu lisäaikaa, ei olla erikseen yhteydessä yhdistyksiin, vaan liitteet on toimitettava lisäajan kanssa saatujen ohjeiden mukaisesti ennen kuin toiminta-avustus maksetaan.

Yhdistyksien, jotka eivät ole tehneet vielä yhdistysilmoitusta vuonna 2016, on tehtävä ilmoitus 8.6. klo 23.59 mennessä osoitteessa https://tahlo.ayy.fi/. Toiminta-avustusta ei voi enää hakea. Mikäli ilmoitus jää tekemättä määräaikaan mennessä ja toista vuotta peräkkäin, voidaan yhdistys poistaa kokonaan ylioppilaskunnan yhdistysrekisteristä.

 

  1. Mahdollisuus hakea OtaHoasin kerhotiloja

OtaHoasille (Hoasin omistamien Otaniemen opiskelija-asuntokohteiden yhteinen asukastoimikunta) on vapautunut kerhotiloja niin Jämeräntaipaleen, Servin Maijan tien kuin Servinkujankin kiinteistöistä. Otaniemen yhdistyksille, asukkaiden muodostamille kerhoille ja muille porukoille tarjotaan mahdollisuutta näiden tilojen hallinnoimiseen.

Tarjolla olevien tilojen koot vaihtelevat noin 25 ja 80 neliömetrin väliltä. Lähes kaikissa tiloissa on vessa joko tilassa tai sen läheisyydessä. Tiloista ei peritä vuokraa. Tiloja ei voi käyttää hiljaisuuden aikaan, koska ympärillä on asuinhuoneistoja. OtaHoas voi tukea kerhotilojen käyttöönottoon liittyviä kustannuksia.

Tilojen käyttötarkoitusta ei ole rajattu, mutta sen tulee olla asukasviihtyvyyttä edistävä. Hallinnoijilla on velvollisuus päästää Otaniemen asukkaita käyttämään tilaa ilmaiseksi sitä vastaan, että he voivat itse käyttää tilaa omiin tarpeisiinsa.

OtaHoas järjestää tilojen läpikatsannan ma 20.6. alkaen, jolloin tiloihin pääsee tutustumaan. Hakemukset kerhotilojen käyttösuunnitelmalle tulee lähettää viimeistään su 3.7.

Lisätietoa, ilmoittautuminen läpikatsantaan ja hakemusohjeet ovat OtaHoasin verkkosivuilla: http://otahoas.ayy.fi/kerhohuoneet/tila-anti-2016/

 

  1. Tienaa yhdistyksellesi 500€ Helsinki City Maratonilla!

Opiskelijoiden Liikuntaliitto (OLL) maksaa 500 euroa opiskelijaporukalle, joka sitoutuu vastaamaan Helsinki City Maratonin juottopisteellä tarvittavasta talkooväestä (vähintään 20 henkilöä). Suomen suurin maratontapahtuma juostaan lauantaina 13.8.2016 ja OLL:n hyvästä musiikista ja fiiliksestä kuuluisa juottopiste sijaitsee alustavasti Lauttasaaressa. Talkootyö alkaa noin klo 14.00 ja kestää noin klo 20.30 saakka.

Kiinnostuitko? Laita vapaamuotoinen hakemus osoitteeseen: jyrki.eriksson@oll.fi viimeistään sunnuntaihin 5.6 mennessä!

 

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Palvelupisteiden joulun ajan aukiolot

AYY:n palvelupisteiden aukioloajat ovat joulun aikaan seuraavat:

Otaniemen palvelupiste

17.12. avoinna klo 9-11 ja 12-14
18.12. avoinna klo 9-12
21.-29.12. suljettu
30.12. avoinna klo 9-11 ja 12-16
31.12. avoinna klo 9-12.
1.1. suljettu

Päivystys kertavuokrattavien tilojen avainten noutoa ja palautusta varten
ma 21.12. klo 15-17 ja ma 28.12. klo 15-17. Mikäli ko. ajat eivät sovi, soita kiinteistöapulaiselle (050 520 9437) sopiaksesi avainten noudosta!

Asuntotoimisto

17.12. klo 9-14
18.12. klo 9-12
Suljettu 21.-29.12.
30.12. klo 12-16
31.12. klo 9-13
1.1. suljettu

Arabian palvelupiste

Suljettu 21.12.-3.1.2016
Avoinna normaalisti 4.1.2016 alkaen.

Kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset eli tilakähmyt keväälle alkavat 30.11.2015!

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta maanantaina 30.11.2015. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.

Kähmittävä ajanjakso on ma 11.1. – su 14.8.2016.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 11. – 29.11.2015. Täyttöaika päättyy su 29.11.2015 klo 23.59.
  2. Erityisasemayhdistykset 30.11.–8.12.2015. Täyttöaika alkaa ma 30.11. klo 12.00 ja päättyy ti 8.12. klo 14.00. Kähmyt ti 8.12.2015 klo 17.00 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).
  3. Muut 1. rekisterin yhdistykset 9.-16.12.2015. Täyttöaika päättyy ke 16.12.2015 klo 14.00. Kähmyt ke 16.12.2015 klo 17.00 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).

Näet koko kähmyajan varauskalenterin täältä.

Muutama huomio varausten tekemisestä:

  1. Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
  2. Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktivointiavaimen voi käyttää vain kerran, joten ensimmäisenä järjestelmään sisäänkirjautunut voi tarvittaessa lisätä sopiville henkilöille edustusoikeudet kyseiseen ryhmään varausten tekemistä varten. Varausoikeus on aktivoitu vain niiden yhdistysten osalta, jotka ovat täyttäneet yhdistysilmoituksen ja sen tiedot on päivitetty yhdistysrekisteriin tänä vuonna.
  3. Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
  4. Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
  5. Erityisasemanyhdistyksellä on mahdollista varata vuosijuhlien ja silliksen tilat pysyvästi. Mikäli tilalle on siis kaksi eri yhdistyksen varausta, joista toinen on EAY:n vuosijuhla tai sillis, menee EAY:n tarve toisen tapahtuman edelle. Muita EAY:iden varauksia tulee sen sijaan puolustaa myös myöhemmässä kähmytilaisuudessa. EAY:iden kähmytilaisuudessa setvitään siis aluksi EAY:iden keskinäiset päällekkäisyydet ja toisessa kähmytilaisuudessa kaikki loput.
  6. Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
  7. Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Jos mahdollista, vältä seuraavien tilojen varaamista seuraaville ajoille:
    1. PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla joka tiistai klo 18-21. Pyri siis välttämään sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
    2. Monitoimitila ja Tatamisali ovat viikoittaisten treenaajien aktiivisessa käytössä päivittäin klo 16-23. Alkupäivälle sijoittuvat varaukset yleensä onnistuvat ongelmitta.
  8. Tilojen hinnat vuodelle 2016 vahvistuvat vasta edustajiston hyväksyttyä budjetin ensi vuodelle, eli keskiviikon 25.11. jälkeen.
  9. Varattaviksi on tullut kolme uutta tilaa: Vaasankadun kabinetti ja sauna sekä OK 20 yläkerta. Kaikista tiloista lisätietoa löytyy itse TILA-järjestelmästä sekä AYY:n nettisivuilta.
  10. Järjestelmän käyttöohjeet ovat saatavilla suomeksi ja englanniksi. Lisäksi TILA-järjestelmää kehitetään edelleen. Käyttäjiä pyydetään ilmoittamaan havaitsemistaan ongelmista, tekstien epäloogisuuksista tai kehitysehdotuksista osoitteeseen tila@ayy.fi.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle, edustamasi käyttäjäryhmä puuttuu tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, ota yhteyttä hallintopäällikköön (johanna.pietilainen (a)  ayy.fi, 050-5209434).