Tilojen vuokraaminen


Kategoriat

Palvelupisteiden joulun ajan aukiolot

AYY:n palvelupisteiden aukioloajat ovat joulun aikaan seuraavat:

Otaniemen palvelupiste

17.12. avoinna klo 9-11 ja 12-14
18.12. avoinna klo 9-12
21.-29.12. suljettu
30.12. avoinna klo 9-11 ja 12-16
31.12. avoinna klo 9-12.
1.1. suljettu

Päivystys kertavuokrattavien tilojen avainten noutoa ja palautusta varten
ma 21.12. klo 15-17 ja ma 28.12. klo 15-17. Mikäli ko. ajat eivät sovi, soita kiinteistöapulaiselle (050 520 9437) sopiaksesi avainten noudosta!

Asuntotoimisto

17.12. klo 9-14
18.12. klo 9-12
Suljettu 21.-29.12.
30.12. klo 12-16
31.12. klo 9-13
1.1. suljettu

Arabian palvelupiste

Suljettu 21.12.-3.1.2016
Avoinna normaalisti 4.1.2016 alkaen.

Kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset eli tilakähmyt keväälle alkavat 30.11.2015!

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta maanantaina 30.11.2015. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.

Kähmittävä ajanjakso on ma 11.1. – su 14.8.2016.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 11. – 29.11.2015. Täyttöaika päättyy su 29.11.2015 klo 23.59.
  2. Erityisasemayhdistykset 30.11.–8.12.2015. Täyttöaika alkaa ma 30.11. klo 12.00 ja päättyy ti 8.12. klo 14.00. Kähmyt ti 8.12.2015 klo 17.00 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).
  3. Muut 1. rekisterin yhdistykset 9.-16.12.2015. Täyttöaika päättyy ke 16.12.2015 klo 14.00. Kähmyt ke 16.12.2015 klo 17.00 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).

Näet koko kähmyajan varauskalenterin täältä.

Muutama huomio varausten tekemisestä:

  1. Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
  2. Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktivointiavaimen voi käyttää vain kerran, joten ensimmäisenä järjestelmään sisäänkirjautunut voi tarvittaessa lisätä sopiville henkilöille edustusoikeudet kyseiseen ryhmään varausten tekemistä varten. Varausoikeus on aktivoitu vain niiden yhdistysten osalta, jotka ovat täyttäneet yhdistysilmoituksen ja sen tiedot on päivitetty yhdistysrekisteriin tänä vuonna.
  3. Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
  4. Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
  5. Erityisasemanyhdistyksellä on mahdollista varata vuosijuhlien ja silliksen tilat pysyvästi. Mikäli tilalle on siis kaksi eri yhdistyksen varausta, joista toinen on EAY:n vuosijuhla tai sillis, menee EAY:n tarve toisen tapahtuman edelle. Muita EAY:iden varauksia tulee sen sijaan puolustaa myös myöhemmässä kähmytilaisuudessa. EAY:iden kähmytilaisuudessa setvitään siis aluksi EAY:iden keskinäiset päällekkäisyydet ja toisessa kähmytilaisuudessa kaikki loput.
  6. Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
  7. Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Jos mahdollista, vältä seuraavien tilojen varaamista seuraaville ajoille:
    1. PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla joka tiistai klo 18-21. Pyri siis välttämään sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
    2. Monitoimitila ja Tatamisali ovat viikoittaisten treenaajien aktiivisessa käytössä päivittäin klo 16-23. Alkupäivälle sijoittuvat varaukset yleensä onnistuvat ongelmitta.
  8. Tilojen hinnat vuodelle 2016 vahvistuvat vasta edustajiston hyväksyttyä budjetin ensi vuodelle, eli keskiviikon 25.11. jälkeen.
  9. Varattaviksi on tullut kolme uutta tilaa: Vaasankadun kabinetti ja sauna sekä OK 20 yläkerta. Kaikista tiloista lisätietoa löytyy itse TILA-järjestelmästä sekä AYY:n nettisivuilta.
  10. Järjestelmän käyttöohjeet ovat saatavilla suomeksi ja englanniksi. Lisäksi TILA-järjestelmää kehitetään edelleen. Käyttäjiä pyydetään ilmoittamaan havaitsemistaan ongelmista, tekstien epäloogisuuksista tai kehitysehdotuksista osoitteeseen tila@ayy.fi.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle, edustamasi käyttäjäryhmä puuttuu tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, ota yhteyttä hallintopäällikköön (johanna.pietilainen (a)  ayy.fi, 050-5209434).

Syksyn 2015 tilakähmyt järjestetään toukokuussa

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta perjantaina 8.5.2015. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.

Kähmittävä ajanjakso on ma 17.8.2015 – su 10.1.2016.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 20.4.-7.5.2015. Täyttöaika päättyy to 7.5.2015 klo 12.00.
  2. Erityisasemayhdistykset 8.5.-14.5.2015. Täyttöaika alkaa pe 8.5.2015 klo 00.00 ja päättyy to 14.5. klo 23.59. Kähmytilaisuus pe 15.5. klo 16.00 alkaen M232 (Otakaari 1).
  3. Muut 1. rekisterin yhdistykset 15.5.-21.5.2015. Täyttöaika alkaa la 16.5. klo 00.00 ja päättyy to 21.5.2015 klo 23.59. Kähmytilaisuus pe 22.5.2015 klo 17.00 alkaen salissa M232 (Otakaari 1).

Näet koko kähmyajan varauskalenterin täältä.

Muutama huomio varausten tekemisestä:

  1. Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite) jo keväällä, joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta.
  2. Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktivointiavaimen voi käyttää vain kerran, joten ensimmäisenä järjestelmään sisäänkirjautunut voi tarvittaessa lisätä sopiville henkilöille edustusoikeudet kyseiseen ryhmään varausten tekemistä varten. Varausoikeus on aktivoitu vain niiden yhdistysten osalta, jotka ovat täyttäneet yhdistysilmoituksen ja sen tiedot on päivitetty yhdistysrekisteriin tänä vuonna.
  3. Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
  4. Huomaathan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
  5. Erityisasemanyhdistyksellä on mahdollista varata vuosijuhlien ja silliksen tilat pysyvästi. Mikäli tilalle on siis kaksi eri yhdistyksen varausta, joista toinen on EAY:n vuosijuhla tai sillis, menee EAY:n tarve toisen tapahtuman edelle. Muita EAY:iden varauksia tulee sen sijaan puolustaa myös myöhemmässä kähmytilaisuudessa. EAY:iden kähmytilaisuudessa setvitään siis aluksi EAY:iden keskinäiset päällekkäisyydet ja toisessa kähmytilaisuudessa kaikki loput.
  6. Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
  7. Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Jos mahdollista, vältä seuraavien tilojen varaamista seuraaville ajoille:
    1. PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai. Vältä siis sitsejä maanantaisin!
    2. RWBK:lla on treenit Smökissä joka tiistai klo 19-21. Vältä siis sitsejä tiistaisinkin, vaikka Retuperä usein joustaakin tarvittaessa.
    3. Monitoimitila ja Tatamisali ovat viikoittaisten treenaajien aktiivisessa käytössä päivittäin klo 16-23. Alkupäivälle sijoittuvat varaukset yleensä onnistuvat ongelmitta.
  8. Huomioithan, että Smökin kesäviikonloppujen hinnat ja varauskäytännöt ovat erilaiset kuin muilla tiloilla. Tämä tarkoittaa siis sitä, että kesäviikonloput (pe-su) välillä 1.6.-31.8. ovat kaikkien varattavissa kaiken aikaa normaalista poikkeavin hinnoin ja tilan ensimmäisenä varannut saa tilan pitää.
  9. Järjestelmän käyttöohjeet ovat saatavilla suomeksi ja englanniksi. Ruotsinkielisen käyttöliittymän ja ohjeiden toteutus on työn alla. Lisäksi TILA-järjestelmää kehitetään edelleen. Käyttäjiä pyydetään ilmoittamaan havaitsemistaan ongelmista, tekstien epäloogisuuksista tai kehitysehdotuksista osoitteeseen tila@ayy.fi.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle, edustamasi käyttäjäryhmä puuttuu tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, ota yhteyttä hallintopäällikköön (johanna.pietilainen (a) ayy.fi, 050-5209434).

Yhdistysten kerho- ja varastotilat haettavissa, haun DL 12.4.2015

Yhdistyksille pysyvästi vuokrattavien tilojen jakokäytäntöjä uudistettiin vuoden 2014 aikana. Jatkossakin vapaista/vapautuvista tiloista ilmoitetaan yhdistystiedotteen kautta, jonka jälkeen yhdistysten on mahdollista hakea tilaa. Tilat jaetaan yhdistyksille vuokrattavien tilojen pisteytysmallia (pdf) apuna käyttäen.

Nyt on jälleen uuden tilojen hakukierroksen aika. Sekä varasto- että kerhotiloja haetaan sähköisellä hakulomakkeella:

Varastotilat: https://lomake.ayy.fi/hallinto/varastotilan-hakulomake-yhdistyksille/

Kerhotilat: https://lomake.ayy.fi/hallinto/kerhotilan-hakulomake-yhdistyksille/

Nyt haettavana olevat tilat ja niiden pinta-alat ovat tarkasteltavissa hakulomakkeiden täyttämisen yhteydessä. Vapautuvia kerhotiloja pääsee katsomaan yhteisellä kierroksella, joka järjestetään keskiviikkona 1.4.2015 (kokoontuminen klo 14.15 AYY:n keskustoimiston 2. kerroksen aulassa).

Haun aikataulu on seuraava:

Hakulomake on auki ke 25.3. klo 12.00 – su 12.4. klo 23.59 välisen ajan.

AYY:n tilatoimikunta käsittelee saapuneet hakemukset viikolla 16. AYY:n hallitus päättää tilojen myöntämisestä yhdistyksille tilatoimikunnan esityksestä viikolla 17.

Sopimukset tiloista pyritään tekemään toukokuusta 2015 alkaen. Vuokrasopimukset ovat voimassa toistaiseksi, ellei toisin sovita.

HUOM! Vain edellä mainituilla lomakkeilla saapuneet hakemukset huomioidaan. Aiemmin sähköpostilla lähetettyjä tilatiedusteluita tai myöhästyneitä hakemuksia ei huomioida.

Lisätietoja: Johanna Pietiläinen, etunimi.sukunimi (a) ayy.fi, 050 520 9434

Ideakilpailu OK18A:n tilalle

Ensimmäinen AYY:n rakennuttama uudisrakennus, Otakaari 18A, on valmistunut ja ensimmäiset asukkaat pääsevät muuttamaan uuteen kotiinsa kesällä. Asuntojen ohella talon pohjakerroksessa on suurehko tila, jonka käyttötarkoitusta ei ole vielä lyöty lukkoon.

Kaipaatko Otaniemeen tilaa ryhmätöille, kokouksille, sitseille tai vaikkapa ravintolalle, vai jollekin aivan uudelle toiminnalle? Nyt on sinun tilaisuutesi kertoa AYY:lle, mitä sinä haluaisit tälle tilalle tehtävän!

Toteutukseen johtava idea palkitaan! Myös kaikkien ideansa (ja yhteystietojensa) antaneiden kesken arvotaan palkinto.

Vastausaikaa on 10.8.2014 asti!

Ideasi pääset jättämään tästä.

Tilavarausten tekeminen 18.8.2014 alkaen

Tilavarauspyynnön AYY:n kertavuokrattaviin tiloihin 18.8.2014-11.1.2015 väliselle ajalle voi tehdä uuden TILA-järjestelmän kautta (tila.ayy.fi) omia Aalto-tunnuksia käyttäen. Varaus vahvistetaan AYY:n päästä erikseen seuraavan arkipäivän aikana, jolloin tehty varaus näkyy kalenterissa vahvistamisen jälkeen sinisenä. Mikäli sinulla ei ole Aalto-tunnuksia tai haluat varata tilan kesän aikana ennen 18.8.2014, tilojen varaaminen tapahtuu seuraavasti: 

AYY:n Otaniemen palvelupiste hoitaa tilavarauksia aukioloaikoinaan arkisin klo 9.00 -16.00 (Otakaari 11, p. 050 520 9401 , ayy@ayy.fi). Tilojen varaaminen tulee hoitaa henkilökohtaisesti. Tilan varaaja on vastuussa tilasta varauksen ajan. Tilavarauspyynnön voi jättää myös tällä lomakkeella. (HUOM! Otaniemen jäsenpalveluiden aukioloaikoina (pääsääntöisesti ma-pe klo 9-16) palvelupisteessä tai puhelimitse tehtävät varaukset ovat etusijalla tällä lomakkeella jätettyihin varauspyyntöihin nähden. Lomakkeella tulleet varauspyynnöt vahvistetaan erillisellä sähköpostiviestillä ja lomakkeella tehdyt varauspyynnöt pyritään käsittelemään arkipäivisin klo 12 mennessä.)