Tilojen vuokraaminen


Kategoriat

Yhdistystiedote viikolle 20/2018

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 20/2018

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

13.5. Kukanpäivä (https://www.facebook.com/events/768441560027114/)
17.5. Tilakähmyt I (kohta 1)
24.5. Tilakähmyt II (kohta 1)
25.5. EU:n uusi tietosuoja-asetus astuu voimaan (kohta 3)
27.5. Viimeinen päivä ilmoittaa tapahtumasi lukuvuosikalenteriin (kohta 4)
31.5. Romupyöräkeräys päättyy (https://ayy.fi/ylioppilaskunta/vapaaehtoistoiminta/jaostot/kampusjaosto/romupyorakerays/)
6.10. SAVE THE DATE: Otaniemen yö (kohta 2)
28.11. SAVE THE DATE: Yhdistyskoulutus, Design Factory

Tiedotteen sisältö

1. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset käynnissä
2. Taidevuosi
3. GDPR – tapoja kerätä, tallentaa ja käyttää henkilötietoja
4. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19

1. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset käynnissä

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta perjantaina 4.5.2018. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

Kähmittävä ajanjakso on ma 13.8.2018 – su 6.1.2019.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:
1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 19.4.–4.5.2018.
Täyttöaika päättyy pe 4.5.2018 klo 12.00
2. Erityisasemayhdistykset 4.–17.5.2018.
Täyttöaika alkaa pe 4.5. klo 14.00 ja päättyy to 17.5. klo 12.00.
Kähmyt to 17.5.2018 klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa M1 (M232).
3. Muut 1. luettelon yhdistykset 18.–24.5.2018.
Täyttöaika alkaa pe 18.5. klo 12.00 ja päättyy to 24.5.2018 klo 12.00.
Kähmyt to 24.5.2018 klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa M1 (M232).

Lue lisää varausten tekemisestä: https://ayy.fi/blog/2018/04/20/ayyn-kertavuokrattavien-tilojen-ennakkovaraukset-yhdistyksille-alkavat-4-5/

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmällesi tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelupäällikköön: riitu.nuutinen (a) ayy.fi

2. Taidevuosi

Tänä vuonna AYY juhlii Taidevuotta! Taidevuoden tavoitteena on tuoda ylioppilaskunnan koko jäsenistön luovuus ja taiteellinen toiminta esille. Toivotetaan tällä teemalla kaikki ARTSin opiskelijat tervetulleeksi yhteiselle Otaniemen kampuksellemme.

Taidevuosi ei ole ainoastaan ylioppilaskunnan keskustoimiston projekti vaan myös jaostoja ja järjestöjä osallistava teema. Vuoden teema näkyy ylioppilaskunnan toiminnassa monin tavoin, mutta ennen kaikkea AYY haluaa kannustaa kaikkia piirissään toimivia yhdistyksiä huomioimaan ja tuomaan taidetta esille omassa toiminnassaan. Taide on tekijänsä näköistä, joten avoimin mielin kokeilemaan!

Otaniemen yö on Taidevuoden kohokohta. Kyseessä on poikkitaiteellinen kaupunkifestivaali, joka koostuu useista osatapahtumista kampusalueella. Pääosassa on opiskelijoiden tuottama sisältö, kohderyhmänä Aalto-yhteisö ja Espoo. Otaniemen yö järjestetään lauantaina 6.10. ja toivomme, että kaikki ylioppilaskunnan piirissä toimivat yhdistykset tulevat mukaan tapahtumaan järjestämään tasokkaita osatapahtumia! Ilmoittautuminen aukeaa lähiaikoina, joten olkaa hereillä ja pallotelkaa jo ideoita järjestöissänne.

Jos sinulla on kysyttävää Taidevuoteen liittyen, voit olla yhteydessä tero.uuttana (a) ayy.fi.

3. GDPR – tapoja kerätä, tallentaa ja käyttää henkilötietoja

Onko yhdistykselläsi vielä epäselvää, miten keräätte tai tallennatte tapahtumailmoittautumisia EU:n uuden tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti? Miten pitää huolen, että vain asianomaiset henkilöt pääsevät tietoihin käsiksi?

Keräsimme eri toteutustapoja osoitteeseen https://inside.ayy.fi/display/TIET/Tietosuoja (vaatii Aalto-yliopiston tunnuksilla kirjautumisen). Asetus tulee voimaan jo kahden viikon kuluttua 25.5.2018!

4. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19

AYY ja TOKYO toteuttavat ARTSin Otaniemeen muuton kunniaksi yhdessä design-lukuvuosikalenterin lukuvuodelle 2018–19. Designkalenteri jaetaan AYY:n perinteisen kalenterin tapaan ilmaiseksi AYY:n jäsenille. Kalenteriin tehdään listaus AYY:n piirissä toimivien järjestöjen tapahtumista.

Käythän lisäämässä yhdistyksesi tiedossa olevat ensi lukuvuoden tapahtumat seuraavaan Excel Online -tiedostoon: https://ayyfi.sharepoint.com/:x:/g/viestinta/EfOsbZ0GgGJPoPUEaVel0Z8BOxInnozQmq3uNDIXYcd0Mg?e=6ZtQR2 Lisää tapahtumasi viimeistään 27.5.2018 mennessä, niin varmistat, että se tulee mukaan kalenterin listaukseen! Lisätietoa voi kysellä siiri.liitia (a) ayy.fi.

Kurkkaa myös uutinen uudesta lukuvuosikalenterista: https://ayy.fi/blog/2018/04/09/esittelyssa-lukuvuoden-2018-19-designkalenteri/

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Yhdistystiedote viikolle 19/2018

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 19/2018

Nyt on hyvä hetki aloittaa syksyn uusien tapahtumakonseptien suunnittelu varaamalla tapahtumallesi päivä ja paikka AYY:n tilakähmyissä. Kannattaa huomioida Otaniemen yö 6.10. ja Yhdistyskoulutus 28.11. varauksia tehdessä, sillä näitä tapahtumia ei kannata jättää välistä! Ja mikäli EU:n tietosuoja-asioissa yhdistyksenne kaipaa konsultaatiota, kurkkaapa kohta 4.

 Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
5.5. Kylän talkoot (https://www.facebook.com/events/163293011045218/)
7-8.5. GDPR konsultaatiot (kohta 4)
13.5. Kukanpäivä (https://www.facebook.com/events/768441560027114/)
17.5. Tilakähmyt I (kohta 1 ja lisätietoa)
24.5. Tilakähmyt II (kohta 1 ja lisätietoa)
25.5. EU:n uusi tietosuoja-asetus astuu voimaan (kohta 4)
27.5. Ilmoita tapahtumasi viimeistään lukuvuosikalenteriin (kohta 6)
31.5. Romupyöräkeräys päättyy (https://ayy.fi/ylioppilaskunta/vapaaehtoistoiminta/jaostot/kampusjaosto/romupyorakerays/)
6.10. SAVE THE DATE: Otaniemen yö (kohta 2)
28.11. SAVE THE DATE: Yhdistyskoulutus, Design Factory (kohta 3)

Tiedotteen sisältö
1. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat TÄNÄÄN 4.5.2018
2. Taidevuosi
3. Syksyn tärkeitä päivämääriä
4. GDPR konsultointiapua – EU:n yleinen tietosuoja-asetus tulee
5. Toiminta-avustusten käsittely viivästynyt
6. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19

 

1. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat TÄNÄÄN 4.5.2018
AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta perjantaina 4.5.2018. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

Kähmittävä ajanjakso on ma 13.8.2018 – su 6.1.2019.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 19.4.–4.5.2018.
    Täyttöaika päättyy pe 4.5.2018 klo 12.00
  2. Erityisasemayhdistykset 4.–17.5.2018.
    Täyttöaika alkaa pe 4.5. klo 14.00 ja päättyy to 17.5. klo 12.00.
    Kähmyt to 17.5.2018 klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa M1 (M232).
  3. Muut 1. luettelon yhdistykset 18.–24.5.2018.
    Täyttöaika alkaa pe 18.5. klo 12.00 ja päättyy to 24.5.2018 klo 12.00.
    Kähmyt to 24.5.2018 klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa M1 (M232).

Muutama huomio varausten tekemisestä:

  • TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.
  • Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
  • Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona
    ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Tämän jälkeen kutsun saaneet voivat jakaa edustusoikeuksia eteenpäin TILAn kautta.
  • Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
  • Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
  • Erityisasemayhdisten vuosijuhla- ja sillisvaraukset menevät muiden yhdistysten varausten edelle. EAY:iden omalla täyttöajallaan tekemät varaukset vahvistetaan kyseisen täyttöajan päätyttyä. Mahdolliset päällekkäiset EAY-varaukset selvitetään ensimmäisessä kähmytilaisuudessa. EAY:iden ei tarvitse tulla puolustamaan varauksiaan toiseen kähmytilaisuuteen.
  • Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
  • Pitkien varausjaksojen tai useiden samanaikaisten varausten kohdalla varauksen tehneen ryhmän edustajan on syytä varautua saapumaan kähmytilaisuuksiin perustelemaan varauksiaan. Ko. varausten tekijöihin ollaan tarpeen mukaan yhteydessä ennen kähmyjä.
  • Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Tiloja käyttävät AYY-toimijoiden lisäksi muun muassa killat, erityisasemayhdistykset ja muut yhdistykset, joiden tilantarve on suuri. Jos mahdollista, vältä Smökin varaamista seuraaville ajoille: PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18–21 ja RWBK:lla puolestaan joka tiistai klo 17–22. Vältä siis sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
  • Sisäisten toimijoiden ja yhdistysten osalta tilojen hinnat pysyvät samana kuin aiemmalla varauskaudella. Hinnasto löytyy osoitteesta: ayy.fi/hinnasto
  • Huomaathan, että tilakähmyissä varauksia saa tehdä vain oman yhdistyksen käyttöön.

HUOM! Remonttien vuoksi seuraavat poikkeukset:

  • Gorsu, Kylän olohuone, Monitoimitila ja Tatamisali eivät ole varattavissa 13.8.2018 alkaen
  • OK20 yläkerta ei ole varattavissa 30.11.2018 alkaen
  • Kattosauna, Pelitila, Sitsikeittiö ja Takkakabinetti eivät ole varattavissa 10.12.2018 alkaen

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmällesi tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelupäällikköön: riitu.nuutinen@ayy.fi

 

2. Taidevuosi

Tänä vuonna AYY juhlii Taidevuotta! Taidevuoden tavoitteena on tuoda ylioppilaskunnan koko jäsenistön luovuus ja taiteellinen toiminta esille. Toivotetaan tällä teemalla kaikki ARTSin opiskelijat tervetulleeksi yhteiselle Otaniemen kampuksellemme.

Taidevuosi ei ole ainoastaan ylioppilaskunnan keskustoimiston projekti vaan myös jaostoja ja järjestöjä osallistava teema. Vuoden teema näkyy ylioppilaskunnan toiminnassa monin tavoin, mutta ennen kaikkea AYY haluaa kannustaa kaikkia piirissään toimivia yhdistyksiä huomioimaan ja tuomaan taidetta esille omassa toiminnassaan. Taide on tekijänsä näköistä, joten avoimin mielin kokeilemaan!

Otaniemen yö on Taidevuoden kohokohta. Kyseessä on poikkitaiteellinen kaupunkifestivaali, joka koostuu useista osatapahtumista kampusalueella. Pääosassa on opiskelijoiden tuottama sisältö, kohderyhmänä Aalto-yhteisö ja Espoo. Otaniemen yö järjestetään lauantaina 6.10. ja toivomme, että kaikki ylioppilaskunnan piirissä toimivat yhdistykset tulevat mukaan tapahtumaan järjestämään tasokkaita osatapahtumia! Ilmoittautuminen aukeaa lähiaikoina, joten olkaa hereillä ja pallotelkaa jo ideoita järjestöissänne.

 Jos sinulla on kysyttävää Taidevuoteen liittyen, voit olla yhteydessä tero.uuttana (a) ayy.fi.

 

3. Syksyn 2018 tärkeitä päivämääriä
Muutama aaltolaisia ja yhdistystoimijoita laajemmin koskettava päivämäärä on varmistunut syksylle 2018. AYY:n taidevuotta juhlistavaa Otaniemen yötä vietetään lauantaina 6.10. ja uusille yhdistystoimijoille tärkeä yhdistyskoulutus järjestetään keskiviikkona 28.11. Teekkareille tärkeitä Lakinlaskijaisia vietetään poikkeuksellisesti 1.10. ja Teekkariperinneviikkoa juhlitaan viikolla 45.

Laittakaa päivämäärät jo nyt muistiin yhdistyksenne kalenteriin! Nämä kannattaa huomioida myös syksyn tapahtumakalenteria suunnitellessa ja tilavarauksia tehdessä.

Taidevuodesta vastaavien ajatuksia voit lukea täältä: https://ayy.fi/blog/2018/03/26/taidevuosi-juhlii-aaltolaista-luovuutta/
Toiveita yhdistyskoulutusta koskien voi lähettää ylioppilaskunnan järjestösektorille: jarjestoasiat (a) ayy.fi


4. GDPR konsultointiapua – EU:n yleinen tietosuoja-asetus tulee
Toukokuun 25. päivästä alkaen kaikkien henkilötietoja käsittelevien organisaatioiden tulee noudattaa EU:n uutta tietosuoja-asetusta GDPR:ää (General Data Protection Regulation).

Jos yhdistyksenne tarvitsee viime hetken konsultointiapua, järjestämme 7. ja 8.5. vastaanottoaikoja keskustoimistollamme suomeksi ja englanniksi. Pääset varaamaan aikaa täältä: https://inside.ayy.fi/display/TIET/Tietosuoja (vaatii Aalto-yliopiston tunnuksilla kirjautumisen).

Samaisen linkin takaa löytyy yleisiä toimintaohjeita tietosuoja-asetukseen valmistautumista varten, sekä esimerkkidokumentit yhdistysten tietosuojaselosteisiin sekä tietosuojapolitiikkaan. Myös 9.4. järjestetyn koulutuksen materiaalit on päivitetty sivulle kolmella kielellä.

Mikäli teillä on kysyttävää GDPR-asioista, voitte olla yhteydessä AYY:n IT-asiantuntijaan petteri.nummela(a)ayy.fi.

 

5. Toiminta-avustusten käsittely viivästynyt
AYY:n piirissä toimivien yhdistysten toiminta-avustushakemusten käsittely on viivästynyt. Hakemukset pyritään pisteyttämään toukokuun aikana valmiiksi ja tieto avustuspäätöksistä lähetetään yhdistyksille mahdollisimman pian. Toiminta-avustukset voidaan maksaa, kun kaikki avustuksen ehdot ovat täyttyneet ja puuttuvat liitteet toimitettu osoitteeseen jarjestoasiat(a)ayy.fi.

Avustusten myöntämisen jälkeen aukeaa jälki-ilmoittautuminen niille yhdistyksille, joilta yhdistysilmoitus vielä puuttuu. Toiminta-avustusta ei voi enää hakea. Mikäli ilmoitus jää tekemättä määräaikaan mennessä ja toista vuotta peräkkäin, voidaan yhdistys poistaa kokonaan ylioppilaskunnan yhdistysrekisteristä. Jälki-ilmoittautumisen aikataulusta ilmoitetaan myöhemmin yhdistystiedotteessa.

 

6. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19
AYY ja TOKYO toteuttavat ARTSin Otaniemeen muuton kunniaksi yhdessä design-lukuvuosikalenterin lukuvuodelle 2018–19. Design-kalenteri jaetaan AYY:n perinteisen kalenterin tapaan ilmaiseksi AYY:n jäsenille. Kalenteriin tehdään listaus AYY:n piirissä toimivien järjestöjen tapahtumista.

Käythän lisäämässä yhdistyksesi tiedossa olevat ensi lukuvuoden tapahtumat seuraavaan Excel Online -tiedostoon: https://ayyfi.sharepoint.com/:x:/g/viestinta/EfOsbZ0GgGJPoPUEaVel0Z8BOxInnozQmq3uNDIXYcd0Mg?e=6ZtQR2 Lisää tapahtumasi viimeistään 27.5.2018 mennessä, niin varmistat, että se tulee mukaan kalenterin listaukseen! Lisätietoa voi kysellä siiri.liitia (a) ayy.fi.

Kurkkaa myös uutinen uudesta lukuvuosikalenterista: https://ayy.fi/blog/2018/04/09/esittelyssa-lukuvuoden-2018-19-designkalenteri/
 

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Yhdistystiedote viikolle 18/2018

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset


Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 18/2018

Wapun temmellykset on parhaimmillaan, mutta heti ensi viikolla kannattaa katseita suunnata ensi syksyyn, sillä AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset eli tilakähmyt alkavat 4.5. Myös EU:n tietosuoja-asetukseen liittyvät dokumentit kannattaa laittaa pian kuntoon. Mutta nyt, hauskaa wappua!

 Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
5.5. Kylän talkoot (https://www.facebook.com/events/163293011045218/)
13.5. Kukanpäivä (https://www.facebook.com/events/768441560027114/)
17.5. Tilakähmyt I (kohta 2)
19.5. AYY:n 8. vuosijuhla (https://www.vuosijuhlat.fi/)
24.5. Tilakähmyt II (kohta 2)
25.5. EU:n uusi tietosuoja-asetus astuu voimaan (kohta 1)
27.5. Ilmoita tapahtumasi viimeistään lukuvuosikalenteriin (kohta 4)
31.5. Romupyöräkeräys päättyy (https://ayy.fi/ylioppilaskunta/vapaaehtoistoiminta/jaostot/kampusjaosto/romupyorakerays/)

Lisää tärkeitä päivämääriä: www.wappu.fi ja Whappu-sovellus.

Tiedotteen sisältö
1. GDPR – EU:n yleinen tietosuoja-asetus tulee
2. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat 4.5.2018
3. Kylän talkoot la 5.5.
4. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19

 

1. GDPR – EU:n yleinen tietosuoja-asetus tulee
Toukokuun 25. päivästä alkaen kaikkien henkilötietoja käsittelevien organisaatioiden tulee noudattaa EU:n uutta tietosuoja-asetusta GDPR:ää (General Data Protection Regulation).

Jos yhdistyksenne tarvitsee viime hetken konsultointiapua, järjestämme 7. ja 8.5. vastaanottoaikoja keskustoimistollamme suomeksi ja englanniksi. Pääset varaamaan aikaa täältä: https://inside.ayy.fi/display/TIET/Tietosuoja (vaatii Aalto-yliopiston tunnuksilla kirjautumisen).

Samaisen linkin takaa löytyy yleisiä toimintaohjeita tietosuoja-asetukseen valmistautumista varten, sekä esimerkkidokumentit yhdistysten tietosuojaselosteisiin sekä tietosuojapolitiikkaan. Myös 9.4. järjestetyn koulutuksen materiaalit on päivitetty sivulle kolmella kielellä.

Mikäli teillä on kysyttävää GDPR-asioista, voitte olla yhteydessä AYY:n IT-asiantuntijaan petteri.nummela(a)ayy.fi.

 

2. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat 4.5.2018
AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta perjantaina 4.5.2018. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

Kähmittävä ajanjakso on ma 13.8.2018 – su 6.1.2019.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 19.4.–4.5.2018.
    Täyttöaika päättyy pe 4.5.2018 klo 12.00
  2. Erityisasemayhdistykset –17.5.2018.
    Täyttöaika alkaa pe 4.5. klo 14.00 ja päättyy to 17.5. klo 12.00.
    Kähmyt to 17.5.2018 klo 16.30 alkaen Otaniemessä (tarkka tila varmistuu lähempänä).
  3. Muut 1. luettelon yhdistykset–24.5.2018.
    Täyttöaika alkaa pe 18.5. klo 12.00 ja päättyy to 24.5.2018 klo 12.00.
    Kähmyt to 24.5.2018 klo 16.30 alkaen Otaniemessä (tarkka tila varmistuu lähempänä).

Muutama huomio varausten tekemisestä:

  • TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.
  • Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
  • Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona
    ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Tämän jälkeen kutsun saaneet voivat jakaa edustusoikeuksia eteenpäin TILAn kautta.
  • Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
  • Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
  • Erityisasemayhdisten vuosijuhla- ja sillisvaraukset menevät muiden yhdistysten varausten edelle. EAY:iden omalla täyttöajallaan tekemät varaukset vahvistetaan kyseisen täyttöajan päätyttyä. Mahdolliset päällekkäiset EAY-varaukset selvitetään ensimmäisessä kähmytilaisuudessa. EAY:iden ei tarvitse tulla puolustamaan varauksiaan toiseen kähmytilaisuuteen.
  • Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
  • Pitkien varausjaksojen tai useiden samanaikaisten varausten kohdalla varauksen tehneen ryhmän edustajan on syytä varautua saapumaan kähmytilaisuuksiin perustelemaan varauksiaan. Ko. varausten tekijöihin ollaan tarpeen mukaan yhteydessä ennen kähmyjä.
  • Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Tiloja käyttävät AYY-toimijoiden lisäksi muun muassa killat, erityisasemayhdistykset ja muut yhdistykset, joiden tilantarve on suuri. Jos mahdollista, vältä Smökin varaamista seuraaville ajoille: PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla puolestaan joka tiistai klo 17-22. Vältä siis sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
  • Sisäisten toimijoiden ja yhdistysten osalta tilojen hinnat pysyvät samana kuin aiemmalla varauskaudella. Hinnasto löytyy osoitteesta: ayy.fi/hinnasto

HUOM! Remonttien vuoksi seuraavat poikkeukset:

  • Gorsu, Kylän olohuone, Monitoimitila ja Tatamisali eivät ole varattavissa 13.8.2018 alkaen
  • OK20 yläkerta ei ole varattavissa 30.11.2018 alkaen
  • Kattosauna, Pelitila, Sitsikeittiö ja Takkakabinetti eivät ole varattavissa 10.12.2018 alkaen

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmällesi tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelupäällikköön: riitu.nuutinen (a) ayy.fi

 

3. Kylän talkoot la 5.5.

Tuliko Wappuna roskattua? Tervetuloa Kylän talkoisiin, jotka järjestetään la 5.5.2018 klo 14 alkaen! Talkoot keskittyvät Otaniemen ympäristön kunnostamiseen ja siistimiseen Wapun jäljiltä. Roskia kerätään kampuksella ja pihaympäristöissä ja siten panostetaan alueen viihtyisyyteen yhteisvoimin. Ahkeran talkoopäivän päätteeksi Rantasauna lämpenee talkoolaisille klo 18 alkaen. Jälkilöylyjen ohella tarjolla on myös syötävää ja virvokkeita.

MITÄ? Kylän talkoot
MISSÄ? Otaniemi, jälkilöylyt Rantsulla
MILLOIN? La 5.5. klo 14, jälkilöylyt klo 18
KENELLE? Kaikille Otaniemen asukkaille
HINTA? Ilmainen
FACEBOOK? https://www.facebook.com/events/163293011045218/

 

4. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19

AYY ja TOKYO toteuttavat ARTSin Otaniemeen muuton kunniaksi yhdessä design-lukuvuosikalenterin lukuvuodelle 2018–19. Design-kalenteri jaetaan AYY:n perinteisen kalenterin tapaan ilmaiseksi AYY:n jäsenille. Kalenteriin tehdään listaus AYY:n piirissä toimivien järjestöjen tapahtumista.

Käythän lisäämässä yhdistyksesi tiedossa olevat ensi lukuvuoden tapahtumat seuraavaan Excel Online -tiedostoon: https://ayyfi.sharepoint.com/:x:/g/viestinta/EfOsbZ0GgGJPoPUEaVel0Z8BOxInnozQmq3uNDIXYcd0Mg?e=6ZtQR2 Lisää tapahtumasi viimeistään 27.5.2018 mennessä, niin varmistat, että se tulee mukaan kalenterin listaukseen!

Kurkkaa myös uutinen uudesta lukuvuosikalenterista: https://ayy.fi/blog/2018/04/09/esittelyssa-lukuvuoden-2018-19-designkalenteri/

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset yhdistyksille alkavat 4.5.

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta perjantaina 4.5.2018. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

 

Kähmittävä ajanjakso on ma 13.8.2018 – su 6.1.2019.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 19.4.–4.5.2018.
    Täyttöaika päättyy pe 4.5.2018 klo 12.00
  2. Erityisasemayhdistykset 4.–17.5.2018.
    Täyttöaika alkaa pe 4.5. klo 14.00 ja päättyy to 17.5. klo 12.00.
    Kähmyt to 17.5.2018 klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa M1 (M232).
  3. Muut 1. luettelon yhdistykset 18.–24.5.2018.
    Täyttöaika alkaa pe 18.5. klo 12.00 ja päättyy to 24.5.2018 klo 12.00.
    Kähmyt to 24.5.2018 klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa M1 (M232).

 

Muutama huomio varausten tekemisestä:

  • TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.
  • Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
  • Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona
    ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Tämän jälkeen kutsun saaneet voivat jakaa edustusoikeuksia eteenpäin TILAn kautta.
  • Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
  • Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
  • Erityisasemayhdisten vuosijuhla- ja sillisvaraukset menevät muiden yhdistysten varausten edelle. EAY:iden omalla täyttöajallaan tekemät varaukset vahvistetaan kyseisen täyttöajan päätyttyä. Mahdolliset päällekkäiset EAY-varaukset selvitetään ensimmäisessä kähmytilaisuudessa. EAY:iden ei tarvitse tulla puolustamaan varauksiaan toiseen kähmytilaisuuteen.
  • Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
  • Pitkien varausjaksojen tai useiden samanaikaisten varausten kohdalla varauksen tehneen ryhmän edustajan on syytä varautua saapumaan kähmytilaisuuksiin perustelemaan varauksiaan. Ko. varausten tekijöihin ollaan tarpeen mukaan yhteydessä ennen kähmyjä.
  • Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Tiloja käyttävät AYY-toimijoiden lisäksi muun muassa killat, erityisasemayhdistykset ja muut yhdistykset, joiden tilantarve on suuri. Jos mahdollista, vältä Smökin varaamista seuraaville ajoille: PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla puolestaan joka tiistai klo 17-22. Vältä siis sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
  • Sisäisten toimijoiden ja yhdistysten osalta tilojen hinnat pysyvät samana kuin aiemmalla varauskaudella. Hinnasto löytyy osoitteesta: ayy.fi/hinnasto

HUOM! Remonttien vuoksi seuraavat poikkeukset:

  • Gorsu, Kylän olohuone, Monitoimitila jaTatamisali eivät ole varattavissa 13.8.2018 alkaen
  • OK20 yläkerta ei ole varattavissa 30.11.2018 alkaen
  • Kattosauna, Pelitila, Sitsikeittiö ja Takkakabinetti eivät ole varattavissa 10.12.2018 alkaen

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmällesi tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelupäällikköön: riitu.nuutinen (a) ayy.fi

Yhdistystiedote viikolle 17/2018

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 17/2018

 Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
22.4. OtaHoas kerhotilojen haku päättyy (kohta 4 ja hakuohjeet)
29.4. Hullu Jussi (kohta 5, rastinpitäjien ilmoittautuminen 24.4. mennessä)
30.4. Dipolin Wappu (https://www.facebook.com/events/1543981349033605/)
17.5. Tilakähmyt I (kohta 2)
19.5. AYY:n 8. vuosijuhla (kohta 3 ja lisätietoa)
24.5. Tilakähmyt II (kohta 2)
25.5. EU:n uusi tietosuoja-asetus astuu voimaan (kohta 1)
27.5. Ilmoita tapahtumasi viimeistään lukuvuosikalenteriin täällä

Lisää tärkeitä päivämääriä: www.wappu.fi ja Whappu-sovellus.

Tiedotteen sisältö
1. GDPR – EU:n yleinen tietosuoja-asetus tulee
2. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat 4.5.2018
3. AYY:n 8. vuosijuhla 19.5.2018
4. OtaHoasilla kaksi tilaa vapaana yhdistyksille
5. Tule rastinpitäjäksi Hulluun Jussiin!

 

1. GDPR – EU:n yleinen tietosuoja-asetus tulee
Toukokuun 25. päivästä alkaen kaikkien henkilötietoja käsittelevien organisaatioiden tulee noudattaa EU:n uutta tietosuoja-asetusta GDPR:ää (General Data Protection Regulation).

Maanantaina 9.4. järjestettiin AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille aiheesta koulutus, sillä asetus koskee myös kaikkia yhdistyksiä. Luennon materiaali on luettavissa osoitteessa https://inside.ayy.fi/display/TIET/Tietosuoja (vaatii Aalto-yliopiston tunnuksilla kirjautumisen).

Samasta paikasta löytyy myös esimerkkidokumentit yhdistysten tietosuojaselosteisiin sekä tietosuojapolitiikkaan, usein kysytyt kysymykset sekä myös yleistä informaatiota aiheesta.

Mikäli teillä on kysyttävää GDPR-asioista, voitte olla yhteydessä AYY:n IT-asiantuntijaan petteri.nummela(a)ayy.fi.

 

2. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat 4.5.2018
AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta torstaina 4.5.2018. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen. Kähmittävä ajanjakso on ma 13.8.2018 – su 6.1.2019.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:
1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 19.4.–4.5.2018. Täyttöaika päättyy pe 4.5.2018 klo 12.00.
2. Erityisasemayhdistykset 4.–17.5.2018.  Täyttöaika alkaa pe 4.5. klo 14.00 ja päättyy to 17.5. klo 12.00.  Kähmyt to 17.5.2018 klo 16.30 alkaen Otaniemessä (tarkka tila varmistuu lähempänä).
3. Muut 1. luettelon yhdistykset 18.–24.5.2018.  Täyttöaika alkaa pe 18.5. klo 12.00 ja päättyy to 24.5.2018 klo 12.00.  Kähmyt to 24.5.2018 klo 16.30 alkaen Otaniemessä (tarkka tila varmistuu lähempänä).

Tarkemmat ohjeistukset lähetetään seuraavissa yhdistystiedotteissa. Ohjeet lähetetään yhdistyksille myös sähköpostitse.

 

3. AYY:n 8. vuosijuhla 19.5.2018
Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan 8. vuosijuhlaa vietetään 19.5.2018. Toivotamme kaikki AYY:n jäsenet tervetulleiksi osallistumaan juhlaan.

Tänä vuonna vuosijuhlat aloitetaan cocktailtilaisuudella Sahalla (os. Konemiehentie 1) klo 15. Itse vuosijuhlat pidetään Helsingissä sijaitsevassa Ravintola Koskenrannassa klo 18 alkaen. Juhlassa on tarjolla maukas kolmen ruokalajin illallinen ja mahtavaa ohjelmaa. Jatkojen sijainti selviää vieraille myöhemmin.

Vuosijuhlan hinta on AYY:n jäsenille ja opiskelijoille 80 € ja muille 100 €. Ilmoittautuminen on auki 16.4. alkaen kaikille vieraille. Pukukoodina juhlassa on juhlapuku akateemisin kunniamerkein.

Lisätietoja: https://www.vuosijuhlat.fi/
Sillibrunssi: https://www.facebook.com/events/1913266775412681/

 

4. OtaHoasilla kaksi tilaa vapaana yhdistyksille

OtaHoasilla (Hoasin Otaniemen opiskelija-asuntokohteiden yhteinen asukastoimikunta) on kaksi yleiskäyttöistä kerhotilaa vapaana yhdistyksille hallinnoitavaksi. Tilat sijaitsevat osoitteissa Jämeräntaival 10 AB ja Servin Maijan tie 3 A.

Tilojen käytöstä ei peritä vuokraa, ja niiden käyttöönottoon voidaan antaa tukea. Yhdistykset voivat käyttää tiloja parhaaksi katsomallaan tavalla, kunhan ne ovat asukastoimintaa edistävässä käytössä. Tilat eivät sovellu yökäyttötiloiksi.

OtaHoas kerhotilojen haku päättyy 22.4. Hakuohjeet ja lisätietoja löytyy osoitteesta https://otahoas.ayy.fi/kerhohuoneet/tila-anti-2018/

 

5. Tule rastinpitäjäksi Hulluun Jussiin!

Wappu on taas tulossa ja sen myötä lähestyy myös wappukansan odottama perinteinen Hullu Jussi, jossa on tänä vuonna Approtwisti™!

Kyseisessä tapahtumassa jotakuinkin 4-10 hengen joukkueet kiertävät ympäri Otaniemeä Wapun aatonaaton yönä suorittaen erinäisiä rasteja ja keräten karttaansa merkintöjä. Nyt yhdistyksellänne tai kaveriporukallanne on mahdollisuus päästä seuraamaan tapahtumaa aitiopaikalta samalla markkinoiden omaa hyvää meininkiä rastin muodossa!

Rastinpitäjien ilmoittautuminen on auki osoitteessa: https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2018-rastit-crazy-john-2018-checkpoints/  ja sulkeutuu 24.4. Mikäli yhdistyksellänne ei ole kerhotilaa ja haluatte pitää rastin sisätiloissa, ilmoittautukaa mahdollisimman pian ja ottakaa järjestäjiin yhteyttä, niin pyrimme järjestämään tarvittavat tilat.

Palkinnoksi tarjoamme parhaan rastin pitäneelle yhdistykselle tai kaveriporukalle hulppean (ja herkullisen) wappukorin sekä yhden kertavuokrattavan saunatilan käyttökerran ilmaiseksi loppuvuoden aikana.

TL;DR:
MITÄ: Rasti Hulluun Jussiin!
MISSÄ: Ympäri Otaniemeä
MILLOIN: 29.4.2018 klo n. 21.30-1.00, fuksispeksien ja alkupamauksen jälkeen
ILMO AUKI: 24.4. asti osoitteessa https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2018-rastit-crazy-john-2018-checkpoints/

Lisätietoa voi kysellä Teekkarikulttuuritirehtööreiltä:
Paavo Hietala ja Elena Pitkänen
paavo.hietala(at)ayy.fi
elena.pitkanen(at)ayy.fi

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Yhdistystiedote viikolle 15/2018

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 15/2018

Wappu lähestyy, mutta sitä ennen kannattaa laittaa yhdistyksen tietosuoja-asiat kuntoon maanantain 9.4. koulutuksessa. Ilmoittautuminen sulkeutuu tänään perjantaina.

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
9.4. klo 15.30-19.30 Koulutus EU:n uudesta tietosuoja-asetuksesta (kohta 1, ilmoittaudu 6.4. mennessä)
16.4. A!-pelit turnaus Otahallilla (kohta 3)
18.4. Aalto Open Air (kohta 4)
22.4. OtaHoas kerhotilojen haku päättyy (kohta 6)
29.4. Hullu Jussi (kohta 5, rastinpitäjien ilmoittautuminen 24.4. mennessä)
27.5. Ilmoita tapahtumasi viimeistään lukuvuosikalenteriin (kohta 7)

Tiedotteen sisältö
1. Koulutus 9.4.: Tietosuojalainsäädäntö uudistuu, onko yhdistyksesi valmis?
2. Lisää yhdistyksesi tapahtuma Wappukalenteriin sekä tulevaan Whappu-applikaatioon!
3. A!-pelit!
4. Aalto Open Air 2018
5. Tule rastinpitäjäksi Hulluun Jussiin!
6. OtaHoasilla kaksi tilaa vapaana yhdistyksille
7. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19
8. Monissa kertavuokrattavissa tiloissa remontti käynnissä

 

1. Koulutus 9.4.: Tietosuojalainsäädäntö uudistuu, onko yhdistyksesi valmis?

Kaikkien henkilötietoja käsittelevien organisaatioiden tulee soveltaa uutta EU:n tietosuoja-asetusta toukokuusta alkaen. Laki koskee myös kaikkia AYY:n piirissä toimivia yhdistyksiä. Tule koulutukseen oppimaan, mitä sinun yhdistystoimijana pitää ehdottomasti tietää uudesta tietosuoja-asetuksesta (GDPR=General Data Protection Regulation).

Koulutus järjestetään Aalto-yliopiston oppimiskeskuksessa Otaniemessä maanantaina 9.4. klo 15.30-19.30. Alkuun on kahvit, itse luento on klo 16-18 ja työpajat klo 18.15-19.30.  Työpajoissa on tarkoitus käydä läpi tärkeimpiä dokumentteja ja keskustella hyvistä käytännöistä tietosuojaan liittyen. Jos et pääse paikalle, voit osallistua luentoon kätevästi myös striimin välityksellä (klo 16.00–18.00). Tapahtumaan kannattaa osallistua puheenjohtajien sekä niiden toimijoiden, jotka käsittelevät jäsenten tietoja (esim. jäsenrekisteri, tapahtumailmoittautumiset).

Koulutuksen pääkieli on suomi, mutta yhdessä työpajassa tiivistetään tärkeimmät pointit englanniksi. Tapahtuma järjestetään yhdessä Tekniikan akateemisten ja Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan kanssa.

Linkki suoraan ilmoittautumiseen, ilmoittautuminen sulkeutuu pe 6.4. Ilmoittautuminen koskee myös striimin kautta osallistuvia.

Lisätiedot työpajoista ja tapahtumasta: https://www.facebook.com/events/769005286629302/

MITÄ: Koulutus EU:n uudesta tietosuoja-asetuksesta yhdistyksille
MISSÄ: Oppimiskeskuksessa livenä (Otaniementie 9) ja luento-osuus myös striimin kautta
MILLOIN: ma 9.4. klo 15.30-19.30
MIKSI: Koska EU:n tietosuoja-asetuksen dokumentit oltava kaikilla 25.5. mennessä kunnossa!
ILMOITTAUDU: https://www.lyyti.fi/reg/GDPRluento_9418 pe 6.4. mennessä

 

2. Lisää yhdistyksesi tapahtuma Wappukalenteriin sekä tulevaan Whappu-applikaatioon!

Jäynäkilpailu ja Futurice tuovat taas yhteistyössä Whappu-applikaation nostamaan wappufiilistä 11.4. alkaen. Applikaatiosta löytyy tapahtumakalenteri, johon voi lisätä avoimia tapahtumia ja lisäksi nämä tapahtumat tulevat näkymään myös wappukalenterissa osoitteessa wappu.fi.

Lisää siis yhdistyksesi tapahtuma kalenteriin osoitteessa www.wappu.fi ja lataa Whappu omasta sovelluskaupastasi 11.4. alkaen!

Yhteydenotot wappu(a)wappu.fi.

 

3. A!-pelit!

Nyt on aika ottaa korkeakouluista mittaa, ja selvittää, mistä tulevat parhaimmat palloilijat! AYY:n Liikuntatoimikunta LTMK järjestää A!-pelit, jossa korkeakoulut pääsevät kasaamaan itselleen joukkueen ja mittelemään muita korkeakouluja vastaan. Turnaus pidetään Otahallilla 16.4. ja pelit pelataan 9-16 välisenä aikana. Joukkueet kohtaavat toisensa koripallossa, salibandyssa, futsalissa, lentopallossa ja ultimatessa. Osallistua voi niin moneen lajiin kuin itse haluaa.

Ilmoittautuminen ja lisätietoja löytyy Facebook-tapahtumasta: https://www.facebook.com/events/208661209900787

Mitä: A!-pelit
Missä. Otahalli
Milloin: 16.4. klo 9-16

Ystävällisin terveisin,
Roope Pääkkönen

Liikuntatutorvastaava
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta
roope.paakkonen(a)ayy.fi | +358 40 0184339

 

4. Aalto Open Air 2018

Aalto Open Air tulee jälleen keskiviikkona 18.4! Alvarin aukion valtaa taas hulvaton ulkoilmafestari, jossa pääsee nauttimaan loistavista esityksistä ja festarifiiliksestä. Eivätkä bileet suinkaan lopu festareihin vaan tänä vuonna Alvarin aukiolle nousee myös telttakylä, jonne jokainen opiskelija on tervetullut telttailemaan sekä viettämään yön juhlien ja nukkuen yliopiston pihalla. Ikimuistoiset bileet tulossa, joten saavu paikalle kavereiden kera! Lisäksi parhaimman telttakokoonpanon tehnyt ryhmä palkitaan AYY:n tilavuokralla, joten kannattaa totisesti laittaa kaikki peliin.

Facebook: https://www.facebook.com/events/167896853866470/

MITÄ: Aalto Open Air
MISSÄ: Alvarin aukio
MILLOIN: 18.4.2018 klo 16-22
MITÄ MAKSAA: Ei mitään!
MIKSI: Koska on aika aloittaa festarikausi ja Wappu

Ystävällisin terveisin,
Katri Mäki-Kullas

Viestintä, Yhteisöjaosto Aava ’18
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta (AYY)
+358 400 345 052 | katri.maki-kullas(a)ayy.fi

 

5. Tule rastinpitäjäksi Hulluun Jussiin!

Wappu on taas tulossa ja sen myötä lähestyy myös wappukansan odottama perinteinen Hullu Jussi, jossa on tänä vuonna Approtwisti™!

Kyseisessä tapahtumassa jotakuinkin 4-10 hengen joukkueet kiertävät ympäri Otaniemeä Wapun aatonaaton yönä suorittaen erinäisiä rasteja ja keräten karttaansa merkintöjä. Nyt yhdistyksellänne tai kaveriporukallanne on mahdollisuus päästä seuraamaan tapahtumaa aitiopaikalta samalla markkinoiden omaa hyvää meininkiä rastin muodossa!

Rastinpitäjien ilmoittautuminen on auki osoitteessa: https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2018-rastit-crazy-john-2018-checkpoints/  ja sulkeutuu 24.4. Mikäli yhdistyksellänne ei ole kerhotilaa ja haluatte pitää rastin sisätiloissa, ilmoittautukaa mahdollisimman pian ja ottakaa järjestäjiin yhteyttä, niin pyrimme järjestämään tarvittavat tilat.

Palkinnoksi tarjoamme parhaan rastin pitäneelle yhdistykselle tai kaveriporukalle hulppean (ja herkullisen) wappukorin sekä yhden kertavuokrattavan saunatilan käyttökerran ilmaiseksi loppuvuoden aikana.

TL;DR:

MITÄ: Rasti Hulluun Jussiin!
MISSÄ: Ympäri Otaniemeä
MILLOIN: 29.4.2018 klo n. 21.30-1.00, fuksispeksien ja alkupamauksen jälkeen
ILMO AUKI: 24.4. asti osoitteessa https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2018-rastit-crazy-john-2018-checkpoints/

Lisätietoa voi kysellä Teekkarikulttuuritirehtööreiltä:
Paavo Hietala ja Elena Pitkänen
paavo.hietala(at)ayy.fi
elena.pitkanen(at)ayy.fi

 

6. OtaHoasilla kaksi tilaa vapaana yhdistyksille

OtaHoasilla (Hoasin Otaniemen opiskelija-asuntokohteiden yhteinen asukastoimikunta) on kaksi yleiskäyttöistä kerhotilaa vapaana yhdistyksille hallinnoitavaksi. Tilat sijaitsevat osoitteissa Jämeräntaival 10 AB ja Servin Maijan tie 3 A.

Tilojen käytöstä ei peritä vuokraa, ja niiden käyttöönottoon voidaan antaa tukea. Yhdistykset voivat käyttää tiloja parhaaksi katsomallaan tavalla, kunhan ne ovat asukastoimintaa edistävässä käytössä. Tilat eivät sovellu yökäyttötiloiksi.

Hakuohjeet ja lisätietoja löytyy osoitteesta https://otahoas.ayy.fi/kerhohuoneet/tila-anti-2018/

 

7. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19

AYY ja TOKYO toteuttavat ARTSin Otaniemeen muuton kunniaksi yhdessä design-lukuvuosikalenterin lukuvuodelle 2018–19. Design-kalenteri jaetaan AYY:n perinteisen kalenterin tapaan ilmaiseksi AYY:n jäsenille. Kalenteriin tehdään listaus AYY:n piirissä toimivien järjestöjen tapahtumista.

Käythän lisäämässä yhdistyksesi tiedossa olevat ensi lukuvuoden tapahtumat linkin takaa löytyvään Excel Online -tiedostoon. Lisää tapahtumasi viimeistään 27.5.2018 mennessä, niin varmistat, että se tulee mukaan kalenterin listaukseen!

 

8. Monissa kertavuokrattavissa tiloissa remontti käynnissä

Jämeräntaival 3, 5 ja 7 -kiinteistöjen peruskorjaus Otaniemessä etenee suunnitellusti ja hanke on jo kokonaisaikataulun puolivälissä. Peruskorjaus vaikuttaa myös moniin kertavuokrattaviin tiloihin, jotka sijaitsevat kyseisissä kiinteistöissä.

Remontissa ovat nyt huhtikuun alusta seuraavat kertavuokrattavat tilat: Gorsu, Kylän olohuone ja Tatamisali. Kesäkuun lopussa remonttiin menevät lisäksi Monitoimitila ja Pelitila.

Remonteista aiheutuu monenlaista haastetta tapahtumajärjestäjille, mutta palkintona kärsivällisyydestä odottavat entistä toimivammat ja viihtyisämmät tilat. Mikäli sinulla on kysymyksiä tai kommentteja AYY:n vuokrattaviin tiloihin tai niiden remonttiin liittyen, voit lähettää viestiä tilasektorille osoitteeseen tilat(at)ayy.fi.

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).