Yhdistykset


Kategoriat

Useimmiten kysytyt kysymykset koskien toiminta-avustuksia ja yhdistysilmoituksia

YLEISET JA TUNNUKSET

A. Mistä löydän tunnukset Tahlo-järjestelmään?

Edellisen vuoden hallituksella pitäisi olla ne tallessa. Mikäli ei, voit palauttaa salasanan hallituksenne sähköpostiosoitteeseen osoitteessa: https://tahlo.ayy.fi/password_reset/ Mikäli viestiä ei näy, tarkista myös roskaposti ja yhdistyslistanne moderointi. Mikäli ei onnistu, ole yhteydessä jarjestoasiat@ayy.fi, niin selvittelemme tilannetta. Järjestelmään kirjaudutaan osoitteessa: https://tahlo.ayy.fi/login/?next=/

B.      Mistä löydän tunnukset ayy.fi sivuille yhdistysprofiilin päivittämistä varten?

Edellisen vuoden hallituksella pitäisi olla ne tallessa. Mikäli ei, voit palauttaa salasanan hallituksenne sähköpostiosoitteeseen osoitteessa: https://ayy.fi/wp-login.php?action=lostpassword
Mikäli ei onnistu, ole yhteydessä jarjestoasiat@ayy.fi, niin selvittelemme tilannetta. Sivuille kirjaudutaan osoitteessa: https://ayy.fi/wp-login.php

C.      Mistä avustushakemuksessa saa pisteitä?

Pisteytysmallin mukaan, joka löytyy täältä: https://inside.ayy.fi/pages/viewpage.action?pageId=12615842 Hakemuksella arvioidaan mm. yhdistyksen toiminnan määrää ja monipuolisuutta, yhteisöllisyyttä ja vastuullisuutta. Tahlon vastausten lisäksi liitteet ovat olennainen osa hakemusta. Tarkempi pistejako osioittain löytyy hallituksen hyväksymästä pisteytysmallista. Täällä myös vinkkejä lisäpisteiden saamiseen.

D.      Vastausvaihtoehdot eivät sovi yhdistyksellemme, mitä teen?

Vastaa parhaasi mukaan noudattaen toimintasuunnitelmanne suunnitelmia. Kaikki vastausvaihdoehdot eivät voi toimia yli 200 piirissä olevalle yhdistykselle, joten lisää tarkennuksia ja lisätietoja lisätietokenttiin. ikäli yhdistys todetaan antaneen virheellistä tietoa, voidaan heiltä evätä tämän vuoden avustus tai oikeus hakea avustusta seuraavalla hakukierroksella. Anna myös palautetta jarjestoasiat@ayy.fi.

E.       Miten teen yhdistysprofiilin?

Katso tarkemmat ohjeet täältä.

F.  Mistä tiedän missä luettelossa yhdistyksemme on?

Tahlo-järjestelmästä, Yleinen välilehdeltä. Mikäli olette ensimmäisessä luettelossa, voitte hakea toiminta-avustusta. Muilta vaaditaan vain yhdistysilmoituksen tekeminen.

F+. Missä on Lähetä-nappi? Milloin olen valmis?

Tahlo-järjestelmässä ei ole Lähetä-nappia vaan riittää että olet tietojen syöttämisen jälkeen tallentanut kaikki välilehdet ja lisännyt vaaditut liitteet.

LIITTEET JA LISÄAIKA

G.      Minulla ei ole kaikkia tarvittavia liitteitä, mitä teen?

Hakuaikaa on kaikille kokonainen kuukausi. Siinä ajassa ennättää tekemään puuttuvat tämän vuoden dokumentit ja pyytämään viime toimintavuoden dokumentit edeltäjiltänne. Hyvän yhdistyshallinnon mukaan nämä kaikki dokumentit pitäisi olla vuosittain yhdistyksellä olemassa. Mikäli sinulla on perusteltu syy puuttuville liitteille, pyydä lisäaikaa ennen hakuajan päättymistä jarjestoasiat@ayy.fi. Jokainen puuttuva liite rokottaa avustussummaa. Mahdollista avustusta ei voida maksaa, mikäli yhdistys ei ole toimittanut puuttuvia liitteitä 31.5.2019 mennessä.

H.      Minulla ei ole yhdistyksemme sääntöjä, mitä teen?

Katso Tahlosta edellisen vuoden Liitteet välilehteä (vaihda vuosi oikeasta yläkulmasta). Löytyykö sieltä? Mikäli ette ole muuttaneet sääntöjänne, voitte liittää nämä samat säännöt vuoden 2019 kohdalle. Myös edeltäviltä toimijoilta voi näitä kysellä tai Patentti- ja rekisterihallitukselta. Muistakaa tallentaa ajantasaisin versio säännöistä! Mikäli teillä on perusteltu syy liitteiden puuttumiselle, pyytäkää lisäaikaa ennen hakuajan päättymistä jarjestoasiat@ayy.fi.

I. Minulla ei ole viime vuoden talousdokumentteja, mitä teen?

Hyvän hallintotavan mukaiset dokumentit on tehtävä vuosittain. Kuukaudessa ennättää pitkälle. Yhdistysoppaasta löytyy vinkkejä osioistaHallinto ja talous” sekä ”Palvelut ja info” alla olevista koulutusmateriaaleista. Rautalankamallit taseen ja tuloslaskelman tekoon löytyy yhdistysoppaan materiaalipankista. Mikäli teillä on perusteltu syy liitteiden puuttumiselle, pyytäkää lisäaikaa ennen hakuajan päättymistä jarjestoasiat@ayy.fi.

J.        Toimivuotemme ei noudata kalenterivuoden rytmiä, mitä liitteitä palautan?

Kuluvan ja edellisen toimintavuoden. Kalenterirytmiä noudattavilla nämä ovat vuoden 2018 ja 2019 liitteitä. Esimerkiksi kesästä kesään toimivilla yhdistyksillä kuluva toimikausi on 2018-2019 ja edellinen 2017-2018.

K. Olemme uusi yhdistys eikä vielä dokumentteja ole, mitä teen?

Kuluvan toimintavuoden liitteet voitte palauttaa normaalisti. Viime vuoden dokumenttien kohdalle palauttakaa dokumentit, joissa selitätte lauseella parilla viime vuoden toiminnan tilanteen tai tarkemmat perustamispäivät.

L.       Yhdistystoimintamme on hiipumassa eikä viime vuodelta ole dokumentteja, mitä teen?

Tarkastelkaa huolellisesti, mihin suuntaan yhdistyksenne toiminta on menossa. Jatkuuko toiminta, piristyykö se tänä vuonna vai hiipuuko se edelleen? Mikäli jatkuu pirteänä, toimittakaa tämän vuoden osalta liitteet normaalisti ja viime vuoden dokumenttien kohdalle palauttakaa dokumentit, joissa selitätte lauseella parilla viime vuoden toiminnan tilanteen.

M.    Miten ja mille voi pyytää lisäaikaa?

Järjestösektori arvioi perustellun syyn jokaisen yhdistyksen kohdalla erikseen. Pyytäkää lisäaikaa ennen hakuajan päättymistä jarjestoasiat@ayy.fi ja kertokaa samalla, milloin voitte liitteet palauttaa. Myöhässä hakemuksen tekemisen aloittaminen ei ole hyvä peruste lisäajan pyytämiselle. Katso tarkempia vinkkejä puuttuvista liitteistä ylemmistä kohdista.

N.     Vuosikokous on liian myöhään, mitä teen?

Pyytäkää lisäaikaa, mikäli ette saa toimintanne dokumentteja hyväksyttyä vuosikokouksessanne ennen maaliskuun loppua. Yhdistyksen kokouksen voi järjestää myöhemminkin syksyllä, mikäli säännöissänne niin sanotaan. Tällöin lisäajan pyytämiselle on selkeät perusteet.

 

MUUT

O.     Meillä on juhlavuosi/hieno projekti tänä vuonna. Voimmeko saada isomman avustuksen?

AYY:n toiminta-avustus on tarkoitettu yhdistyksen jatkuvan toiminnan tukemiseen. Kaikkiin jatkuvan toiminnan ulkopuolisiin projekteihin ja uusiin, päräyttäviin ideoihin voi hakea rahoitusta TTER:lta (http://tter.ayy.fi/).

P. Miten voin antaa palautetta hakulomakkeesta ja koko prosessista?

Tahlon Hakemus välilehdellä viimeinen laatikko antaa tilaa kaikille kommenteille ja palautteelle. Voit myös laittaa palautetta osoitteeseen jarjestoasiat@ayy.fi.

Q.     Kuinka paljon hakemusten ja ilmoitusten käsittelyyn menee aikaa?

Tarkkaa arviota on mahdotonta arvata. Hakemuksia on paljon ja tarkastajia vain kaksi, jotka hoitavat samalla muita työtehtäviään. Tarkastamiseen menee vähintään huhtikuu, mutta pyrimme saamaan avustukset maksuun ennen kesää. Mahdollisesta aikataulun venymisestä tiedotetaan erikseen.

R. Miksi en pääse tarkastelemaan yhdistykseni hakemuksia aiemmilta vuosilta?

Pisteytysmallia on kevyesti päivitetty ja hakulomaketta uudistettu yhdistyksiä helpottavaan suuntaan. Avoimia vastauksia ja pitkiä selostuksia tarvitaan vähemmän, sillä niitä on korvattu rasti ruutuun -valinnoilla. Avoimiin kenttiin toki voi kertoa toiminnan kehittymisestä sekä tapahtumista, mitä ei ole valintaruuduissa mainittu. Tämän muutoksen vuoksi hakemus-välilehti on muuttunut myös aiempien vuosien kohdalla, eikä alkuperäisiä aiempien vuosien hakemuksia voi tarkastella.

Nyt on aika tehdä vuosittaiset yhdistysilmoitukset ja hakea AYY:n toiminta-avustuksia!

Kaikkien Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan piirissä toimivien yhdistysten on vuosittain tehtävä yhdistysilmoitus ja samaan aikaan voivat ensimmäisen luettelon yhdistykset hakea toiminta-avustusta. Hakuaika ja yhdistysilmoitusten jättäminen alkaa perjantaina 1.3. klo 12 ja päättyy sunnuntaina 31.3. klo 23.59. Aluksi kerrotaan yhdistysilmoituksen tekemisestä ja sitten toiminta-avustuksen hakemisesta. Lopussa vielä vinkkejä ja yhteystiedot kysymyksiä varten.

 

MIKÄ YHDISTYSTYSILMOITUS?

AYY:n piirissä olevien yhdistysten on tehtävä vuosittain yhdistysilmoitus. Oleellista tässä on, että tarkistamme, täyttääkö yhdistys edelleen AYY:n yhdistysohjesääntöjen asettamat vaatimukset. Tärkein liitteistä onkin siis voimassa olevat säännöt. Yhdistysohjesäännön mukaan yhdistys, joka ei toimita ilmoitusta kahtena peräkkäisenä vuonna, voidaan poistaa rekisteristä hallituksen päätöksellä.

Yhdistysilmoitus koostuu täytettävistä välilehdistä ja mukaan vaadituista liitteistä. Liitteiksi tarvitaan

– voimassa olevat säännöt
– edellisen toimintavuoden toimintakertomus
– kuluvan toimintavuoden toimintasuunnitelma

 

MITEN TEEN YHDITYSILMOITUKSEN?

  1. Kerää vaadittavat liitteet valmiiksi (säännöt, toimintakertomus ja toimintasuunnitelma)
  2. Kirjaudu sisään Tahlo-järjestelmään https://tahlo.ayy.fi/ yhdistyksesi tunnuksilla. Mikäli tunnukset ovat hukassa, ne voi yleensä palauttaa hallituksenne sähköpostiosoitteeseen osoitteessa https://tahlo.ayy.fi/password_reset/
  3. Täytä huolellisesti välilehdet Yleinen, Hallitus, Toimitilat ja Liitteet. Välitallenna jokainen välilehti erikseen.
  4. Mikäli et palauta kaikkia vaadittuja liitteitä, on yhdistysilmoitus puutteellinen. Voit pyytää lisäaikaa liitteiden palauttamiseen, mutta tähän tarvitaan perusteltu painava syy. Laita viestiä jarjestoasiat@ayy.fi, kerro perustelusi ja milloin liitteet ovat valmiit. Myöhästyneet liitteet on joka tapauksessa toimitettava AYY:lle 31.5.2019 mennessä.
  5. Hienoa, kaikki valmista! Olet nyt tehnyt vaaditun yhdistysilmoituksen.
  6. Lisäksi voit päivittää tai luoda yhdistyksellesi yhdistysprofiilin osoitteessa https://ayy.fi/wp-login.php. Sisään pääset kirjautumaan yhdistyksesi tunnuksilla. Muista tehdä päivitykset kaikkiin kieliversioihin! Täältä tarkemmat ohjeet profiilin päivitykseen: https://ayy.fi/yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/

 

 

MIKÄ TOIMINTA-AVUSTUS?

AYY:n toiminta-avustus on tarkoitettu yhdistyksen jatkuvan toiminnan tukemiseen. Toiminta-avustusta voivat hakea kaikki AYY:n yhdistysrekisterin ensimmäiseen luetteloon kuuluvat yhdistykset.

Avustuksia haetaan maaliskuussa ja ne pisteytetään toiminta-avustusten pisteytysmallia (pdf) käyttäen. Mikäli yhdistys tekee avustushakemuksen ohjeiden mukaan, on samalla tehty myös kaikilta vaadittava yhdistysilmoitus.

Toiminta-avustushakemus koostuu täytettävästä hakulomakkeesta ja mukaan vaadituista liitteistä. Liitteiksi tarvitaan

– voimassa olevat säännöt
– edellisen toimintavuoden tilinpäätös (koostuu tuloslaskelmasta ja taseesta)
– edellisen toimintavuoden toimintakertomus
– kuluvan toimintavuoden toimintasuunnitelma
– kuluvan toimintavuoden budjetti

Lisäksi mahdollisen avustuksen maksamisen perusteena on päivitetty yhdistysprofiili AYY:n nettisivuilla.

 

MITEN HAEN TOIMINTA-AVUSTUSTA?

  1. Kerää vaadittavat liitteet valmiiksi (säännöt, tilinpäätös, toimintakertomus, toimintasuunnitelma ja budjetti)
  2. Kirjaudu sisään Tahlo-järjestelmään https://tahlo.ayy.fi/ yhdistyksesi tunnuksilla. Mikäli tunnukset on hukassa, ne voi yleensä palauttaa hallituksenne sähköpostiosoitteeseen osoitteessa https://tahlo.ayy.fi/password_reset/
  3. Täytä huolellisesti välilehdet Yleinen, Hallitus, Hakemus, Toimitilat ja Liitteet. Välitallenna jokainen välilehti erikseen. Hakemusta voi tehdä pala kerrallaan. Mikäli olette erityisasemayhdistys, täyttäkää myös Erityisasema-välilehti (eivät vaikuta avustuksen hakemiseen, mutta täyttäminen on peruste avustuksen maksamiselle).
  4. Hakemus-välilehti on uudistunut. Huomaathan, että hakulomake on sama kaikille AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille eikä vastausvaihtoehtoihin olla eritelty kaikkea erityislaatuista toimintaa, jota yhdistyksiltä löytyy. Näistä voit kertoa tarkemmin avoimissa vastauskentissä.
  5. HUOM! Maksimipisteisiin pääsy ei vaadi viikoittaista toimintaa jokaisella osa-alueella.
  6. Mikäli et palauta kaikkia vaadittuja liitteitä, rokottaa jokainen puuttuva liite avustussummaa. Sakot voi välttää sillä, että pyytää lisäaikaa liitteiden palauttamiseen, mutta tähän tarvitaan perusteltu painava syy. Laita viestiä jarjestoasiat@ayy.fi, kerro perustelusi ja milloin liitteet ovat valmiit. Mahdollista avustusta ei voida maksaa, mikäli yhdistys ei ole toimittanut puuttuvia liitteitä 31.5.2019 mennessä.
  7. Päivitä yhdistyksesi yhdistysprofiili ajan tasalle osoitteessa https://ayy.fi/wp-login.php. Sisään pääset kirjautumaan yhdistyksesi tunnuksilla. Muista tehdä päivitykset kaikkiin kieliversioihin! Täältä tarkemmat ohjeet profiilin päivitykseen: https://ayy.fi/yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/
  8. Hienoa, kaikki valmista! Olet nyt hakenut avustusta sekä tehnyt vaaditun yhdistysilmoituksen.

Täytä kaikki tiedot hakulomakkeella toimintasuunnitelmassanne kuvatun toiminnan mukaisesti. Mikäli yhdistys todetaan antaneen virheellistä tietoa, voidaan heiltä evätä tämän vuoden avustus tai oikeus hakea avustusta seuraavalla hakukierroksella.

 

VINKIT

  1. Ennakkovalmistelut:
    Ennen itse Tahlon täyttämistä, voit tehdä muutamia asioita etukäteen. Niitä on listattu tänne. Mikäli hakuaika on lähestymässä loppuaan, kannattaa suoraan siirtyä Tahloon ja täyttää kaikki välilehdet huolellisesti sekä lisätä vaaditut liitteet ohjeiden mukaan.
  2. Varaa aikaa ja välitallenna!
    Muistathan aloittaa ajoissa, sillä mukaan tarvitaan monenlaisia liitteitä ja lomakkeiden täyttöön kannattaa varata aikaa. Tahlon välilehdet kannattaa tallentaa joka kerta, kun sinne tekee muutoksia. Tietoja voi päivittää lomakkeen sulkeutumiseen 31.3. asti eli kaikkea ei tarvitse tehdä kerralla valmiiksi.
  3. Hakulomake on uudistunut
    Välilehti sisältää aiempaa enemmän rasti ruutuun -vaihtoehtoja. Näin avoimiin tekstilaatikoihin ei tarvitse kirjoittaa koko toimintaa auki vaan kertoa enemmän toiminnasta, joka ei vaihtoehdoissa tule ilmi. Huomaa kuitenkin poikkeukset lopussa olevien osioiden kohdalla, jotka vaativat konkreettisia esimerkkejä rastituksen lisäksi. Uudistuksen tarkoituksena on lisätä yhdistysten yhdenvertaisuutta ja helpottaa työmäärää.
  4. Laittakaa TAHLO-salasananne säilöön: yhdistys tarvitsee sitä ensi vuonnakin.

ONGELMA?

Katso täältä vastaukset useimmin kysyttyihin kysymyksiin.

 

KENELTÄ LISÄTIETOA?

AYY:n järjestösektori (jarjestoasiat@ayy.fi) vastaa kaikkiin kysymyksiin toiminta-avustuksiin liittyen. Kysymyksiä kannattaa kysyä heti, kun niitä tulee mieleen. Vihoviimeiset kysymykset kannattaa lähettää torstaina 28.3., jotta ennätämme vastata niihin perjantain aikana. Tavoitat järjestösektorin myös puhelimitse numerosta 050 520 9442 (arkisin).

Mikäli kohtaat järjestelmässä ongelmia, kirjoitusvirheitä tai muita outoja, ilmoita huomiosi osoitteeseen jarjestoasiat@ayy.fi.

Toiminta-avustushakemukset ja yhdistysilmoitukset käsitellään mahdollisimman nopeasti hakuajan päätyttyä. Mahdollisesta aikataulun venymisestä tiedotetaan erikseen.

Yhdistystiedote viikolle 9/2019

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 9/2019

Nyt on vielä viikko aikaa valmistautua toiminta-avustusten hakukierrokseen ja yhdistysilmoitusten jättämiseen (kohta 1). Muista myös edustajiston kokous torstaina (kohta 3) ja Laskiaisrieha maaliskuun alussa (kohta 2).

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

26.2. Taidetta, kahvia ja toimintaa (https://www.facebook.com/events/2382344518665225/)
26.2. Ideointityöpaja: 30 000 euroa teekkariudelle (kohta 5, ja lisätietoa)
28.2. AYY:n edustajiston kokous 2/2019 (http://ayy.fi/live)
28.2. Ekologisen kestävyyden kysymyksien keräys päättyy (kohta 4)
28.2. 28.2. Mantan lakitusideoiden keruu päättyy (https://lomake.ayy.fi/culture/manta2019/)
1.3. Toiminta-avustusten haku aukeaa (kohta 1)
1.3. Yhdistysilmoitusten jättäminen aukeaa (kohta 1)

5.3. Laskiaisrieha ja Gravitaatio (https://www.facebook.com/events/2296143920450164/)
10.3. Huomionosoitusten saajien ehdottaminen päättyy (https://lomake.ayy.fi/hallinto/bling/)
28.3. Viimeinen päivä kysyä toiminta-avustuksiin ja yhdistysilmoituksiin liittyviä kysymyksiä (jarjestoasiat@ayy.fi)
31.3. Toiminta-avustusten haku ja yhdistysilmoitusten jättäminen päättyy

 

Tiedotteen sisältö
1. Yhdistysilmoitusten teko ja toiminta-avustusten haku alkaa viikon päästä perjantaina 1.3.
2. Perinteinen Laskiaisrieha on täällä taas!
3. Yhteisörakenneprojektin ratkaisuvaihtoehdot edustajiston keskustelussa
4. Ekologinen kestävyys jalkautuu yhdistysoppaaseen ja toiminta-avustuksiin!
5. Ideointityöpaja: 30 000 euroa teekkariudelle
6. Teekkarius tunnissa tutuksi
5. AYY:n postituskone poistuu käytöstä
8. Liikuntatutorhaku 2019
9. Otaniemen yö tulee taas syksyllä!

 

1. Yhdistysilmoitusten teko ja toiminta-avustusten haku alkaa viikon päästä perjantaina 1.3.
Maaliskuussa AYY haluaa piirissään olevilta yhdistyksiltä yhdistysilmoitukset ja samalla on käynnissä toiminta-avustuksien hakuaika ensimmäisen luettelon yhdistyksille. Pisteytysmallia on kevyesti päivitetty ja hakulomaketta uudistettu yhdistyksiä helpottavaan suuntaan.

Mikäli ennätätte, kannattaa muutamat asiat tehdä jo ennakkoon ennen hakuajan alkamista ja hakulomakkeen täyttämistä. Näistä vinkkipaketti löytyy täältä: https://ayy.fi/blog/2019/02/20/ennakkovalmisteluja-toiminta-avustusten-hakua-varten/

Toiminta-avustuksia jaetaan pisteytysohjeen mukaan, joka löytyy täältä: https://inside.ayy.fi/pages/viewpage.action?pageId=12615842

Toiminta-avustusten haku ja kaikille AYY:n piirissä toimiville pakolliset yhdistysilmoitukset tehdään Tahlo-järjestelmässä (Toiminta-Avustusten HakuLOmake) https://tahlo.ayy.fi/, johon kaikilta yhdistyksiltä löytyy omat tunnukset. Voit siellä jo tarkistaa omien tunnustesi toimivuuden tai palauttaa salasanasi, mutta muiden muutosten tekeminen ei ole ensi viikolla mahdollista avustuskierroksen valmisteluista johtuen.

Hakukierros ja yhdistysilmoitusten jättäminen on auki 1.3-31.3. Muistathan aloittaa ajoissa, sillä mukaan tarvitaan monenlaisia liitteitä ja lomakkeiden täyttöön kannattaa varata aikaa. Mahdolliset kysymykset kannattaa lähettää viimeistään to 28.3., jotta ennätämme vastata niihin perjantain aikana.

Tarkemmat hakuohjeet lähetetään kaikkien piirissä toimivien yhteysosoitteisiin ensi viikon aikana sekä yhdistykset-sähköpostilistalle. Mikäli hakukierroksesta on kysyttävää, olkaa reippaasti yhteydessä jarjestoasiat(a)ayy.fi.

 

 

2. Perinteinen Laskiaisrieha on täällä taas!
Laskiaistiistaina 5.3. opiskelijat kokoontuvat jälleen sankoin joukoin Ullanlinnanmäelle nauttimaan laskemisesta, musiikista, kilpailuista ja muusta viihdyttävästä ohjelmasta. Ja kutsumme kaikki yhdistykset mukaan tekemään päivästä entistäkin hulppeamman. Joten kaivakaa telttanne varastoista, kootkaa mäenlaskuvälineenne ja tulkaa mukaan!

Jos tahdotte osallistua tapahtumaan yhdistyksenä, tarvitsette telttapaikkaa tai sähköä, ottakaa meihin yhteyttä sähköpostilla info@laskiaisrieha.fi.

Lisätietoa tapahtumasta löydätte Facebookista https://www.facebook.com/events/1132008500340004/ ja osoitteesta laskiasrieha.fi.

 

3. Yhteisörakenneprojektin ratkaisuvaihtoehdot edustajiston keskustelussa
Yhteisörakenneprojektin ratkaisuehdotuksia esitellään edustajiston kokouksessa 28.2. Edustajisto käy malleista lähetekeskustelua ja tavoitteena on saada edustajistolta suuntaa siihen, mitä ratkaisuja kohti projektia edistetään. Kannattaa siis seurata edustajiston kokousta ensi viikon torstaina osoitteesta ayy.fi/live.

Ratkaisuehdotukset päivittyvät kokousmateriaaleihin pian suomeksi ja kieliversiot ensi viikon alussa: https://inside.ayy.fi/pages/viewpage.action?pageId=40468739

Tarkempaa tietoa projektin tavoitteista löytyy projektityöntekijä Elina Niemisen esittelystä (https://ayy.fi/blog/2018/08/23/uusi-projektikoordinaattori-auttaa-aalto-yhteisoa-kehittymaan/) ja aiempien vaiheiden esittelyt viime syksyn ja tämän kevään edustajiston kokousten materiaaleista: https://inside.ayy.fi/display/ED/2018

Lisätietoja: Projektikoordinaattori Elina Nieminen, elina.nieminen@ayy.fi, puh. 0406819612.

 

 

4.  Ekologinen kestävyys jalkautuu yhdistysoppaaseen ja toiminta-avustuksiin!
Uudella toiminta-avustuskierroksella pisteitä voi tästä eteenpäin saada myös ekologisen kestävyyden edistämisestä esimerkiksi kierrätyksen, hankintojen ja tarjoilujen osalta. Millaista tietoa toiminnan muutokseen tarvitaan? Miten AYY voi tukea ja auttaa yhdistyksiä kestävän kehityksen toiminnassa? Kokoamme parhaat kysymykset vastauksineen yhdistysoppaaseen kaikille nähtäväksi! Kysymykset voi lähettää osoitteeseen rosa.vaisanen@ayy.fi 28.2. mennessä.


5. Ideointityöpaja: 30 000 euroa teekkariudelle

Tule ideoimaan sitä, mihin Tekniikan akateemisten teekkarikulttuurin edistämiseen lahjoittama stipendi voidaan käyttää. Alussa on tiivis esittely opiskelijakyselyn tuloksista, teekkarikulttuurin ja kiltatoiminnan nykytilasta. Kaikki teekkariopiskelijat, teekkariudesta kiinnostuneet sekä killoissa ja AYY:ssa vapaaehtoisina toimivat ovat tervetulleita ideoimaan käyttökohteita rahalle. Parhaat ideat tavoittavat paljon ihmisiä ja jäävät elämään vuosiksi eteenpäin.

Ideointityöpaja järjestetään ti 26.2. klo 15-17 Kandidaattikeskuksessa, tilassa Y115, joka löytyy Alvarin aukiolta saavuttaessa ovilta heti vasemmalla. Esittelyt ovat suomeksi, mutta ideoimaan ovat kaikki tervetulleita omalla kielellään. Tila on esteetön, lisätietoja saa kysyä lauri.jurvanen@ayy.fi.

Jaa tietoa tapahtumasta yhdistyksesi jäsenten suuntaan: https://www.facebook.com/events/2328775227133195/

Lisää tietoa TEKin lahjoituksesta: https://lehti.tek.fi/index.php/opiskelijat/tek-lahjoitti-teekkarikulttuurille-100-000-euroa

 

6.  Teekkarius tunnissa tutuksi
Keitä ovat teekkarit tapoineen ja perinteineen?

JMT3:n remontti sulki Polyteekkarimuseon ovet joulukuussa. Sitä ennen Museojaosto, oppaat ja OUBS yhdistivät voimansa kuvaten tylsän ja asiallisen Teekkaridokumentin. Tunnin mittainen filmi on tehokas tiivistelmä Otaniemen ja teekkariuden historiaa, ja nähdäänpä seassa uusiakin asukkaita asuineen!

Kaikille avoimet ja maksuttomat näytökset sunnuntaisin klo 12:00 Kinopolissa, Otakaari 20 A. Näytökseen mahtuu 18 ensimmäistä. Lisätiedot museo@polyteekkarimuseo.fi
7. AYY:n postituskone poistuu käytöstä
AYY:n keskustoimistolla sijainnut, ajoittain yhdistystenkin käytössä ollut, postin frankkeerauskone poistuu käytöstä kesäkuun 2019 lopussa (30.6.2019). Yhdistysten kirjeiden lähettäminen tapahtuu jatkossa normaalisti postin kautta. Postimerkkejä on ostettavissa A Blocin liikkeistä ja lähin Posti sijaitsee Tapiolassa (os. Länsituulentie 4 https://www.posti.fi/henkiloasiakkaat/asiakaspalvelu/palvelupisteet.html?id=021003200).

 

8. Liikuntatutorhaku 2019
Liikuntatutorin tehtävänä on innostaa uusia opiskelijoita liikunnan pariin. Liikuntatutorin ei tarvitse olla ISO/tutor eikä huippu-urheilija, vaan kuka tahansa vuosikurssista riippumatta voi hakea! Tärkeintä on kiinnostus liikuntaa kohtaan ja halu toimia yhdessä uusien opiskelijoiden kanssa.

Ensi syksynä lanseerataan ensimmäistä kertaa uudenlainen liikuntakonsepti, jossa eri urheiluyhdistykset järjestävät viikoittaisia lajikokeiluja ja ideana olisi, että liikuntatutorit toimisivat tämän konseptin tukena. Heidän tarkoituksensa on pyrkiä auttamaan urheiluyhdistyksiä järjestämään lajikokeiluja ja tuomaan uusia opiskelijoita näihin kokeiluihin.

Hyödyt:

  • Pääset järjestämään monipuolista liikuntatoimintaa uusille opiskelijoille
    • 4kk Unisport-jäsenyyden ilmaiseksi
    • Toisen 4kk Unisport-jäsenyyden jos olet aktiivinen koko syksyn ajan
    • Liikuntatutor-haalarimerkin
    • Poikkitieteellisen tutorporukan

Haku ja lisätietoja: https://lomake.ayy.fi/aava/liikuntatutorhakemus-2019/

 

9. Otaniemen yö tulee taas syksyllä!
Vaikuta Otaniemen yö -festivaalin ajankohtaan ja ilmoita alustava kiinnostukseksi osatapahtumien järjestämiseen alla olevalla lomakkeella!

https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=0377CHYR0EKKo6ccnH8gelqUeg23k_tBmr4Tl7IOrOVUOVYzQ0NHMDAxUEVJVUhZWks2WlNSRzIzVS4u

 

 

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Haluatko poistua yhdistystiedotelistalta? Kilkkaa seuraavaa linkkiä ja seuraa ohjeita sivun alalaidassa: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Ennakkovalmisteluja toiminta-avustusten hakua varten

Maaliskuussa AYY jakaa toiminta-avustuksia ensimmäisen luettelon yhdistyksille. Pisteytysmallia on kevyesti päivitetty ja hakulomaketta uudistettu yhdistyksiä helpottavaan suuntaan.

Muutamat asiat kannattaa tehdä jo ennakkoon ennen hakuajan alkamista:

  1. Hoitakaa viime toimintavuoden dokumentit (tilinpäätös, toimintakertomus) sekä tämän vuoden dokumentit (toimintasuunnitelma, talousarvio) kuntoon. Nämä sekä voimassa olevat säännöt tarvitaan hakulomakkeen liitteiksi.
  2. Mikäli mahdollista, järjestäkää yhdistyksen kevätkokous ennen maaliskuun loppua, jotta saatte kohdassa 1 mainitut dokumentit hyväksyttyä. Mikäli sääntönne toisin määrää, noudattakaa ensisijaisesti niitä.
  3. Päivittäkää jäsenrekisterinne ajan tasalle. Selvittäkää, kuinka moni jäsenistänne on AYY:n jäseniä esimerkiksi jäsenkyselyllä.

Kaikki yllä mainittu on vain ohjeellista, mutta käytännössä pieniä askelia, jotka kannattaa huomioida. Yllä olevat (talousdokumentteja lukuun ottamatta) koskettavat myös yhdistyksiä, jotka tekevät pelkän yhdistysilmoituksen. Lisäksi pisteissä tullaan huomioimaan seuraavia uudempia asioita:

  1. Yhdistyksellä on GDPR:n mukaiset tietosuojaselosteet. Mikäli yhdistyksenne haluaa tällaiset tehdä, löytyy AYY:n ohjeistuspaketti täältä (vaatii Aalto-tunnukset kirjautumiseen).
  2. Olennaiset yhdistyksen toimijat ovat tutustuneet AYY:n tapahtumajärjestäjän oppaaseen (vain suomeksi)
  3. Yhdistyksessä on keskustelu yhdenvertaisuuskäytännöistä ja mahdollisesti tehty näihin liittyviä kirjallisia ohjeita. Mikäli kaipaatte vinkkejä, kannattaa tutustua yhdistysoppaan osioon aiheesta ja kysyä lisää lauri.jurvanen(a)ayy.fi
  4. Yhdistys kiinnittää huomiota ekologiseen kestävyyteen (esim. kierrätys, järkevät hankinnat).

Kohdat 4-7 ovat kevyesti uudistetun pisteytyksen mukanaan tuomia muutoksia, joiden edistäminen on yhdistyksille vapaaehtoista. Toiminta-avustuksia jaetaan pisteytysohjeen mukaan, joka löytyy täältä.

Mikäli hakukierroksesta on jo tässä vaiheessa kysyttävää, olkaa reippaasti yhteydessä jarjestoasiat(a)ayy.fi. Tarkempaa ohjeistusta ja päivämäärät ilmoitetaan kyllä yhdistystiedotteessa ennen haun avautumista.

Yhdistystiedote viikolle 8/2019

 

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 8/2019

Tällä viikolla esillä ekologisen kestävyyden teemaa. AYY kaipaa vinkkejä, miten yhdistyksiä aiheen äärellä voisi tukea (kohta 2) ja Inkubio haastaa kaikki mukaan Ilmastoveiviin (kohta 3). Katso myös ajankohtaiset ennakkovalmistelut toiminta-avustushakua varten (kohta 1).

 

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
26.2. Taidetta, kahvia ja toimintaa (kohta 9, https://www.facebook.com/events/2382344518665225/)
26.2. Ideointityöpaja: 30 000 euroa teekkariudelle (kohta 7, ja lisätietoa https://www.facebook.com/events/2328775227133195/)
28.2. Ekologisen kestävyyden kysymyksien keräys päättyy (kohta 2)
28.2. AYY:n edustajiston kokous 2/2019 (http://ayy.fi/live)
1.3. Toiminta-avustusten haku aukeaa (kohta 1, pisteytysmalli: https://inside.ayy.fi/pages/viewpage.action?pageId=12615842)
1.3. Yhdistysilmoitusten jättäminen aukeaa
5.3. Laskiaisrieha ja Gravitaatio (https://www.facebook.com/events/2296143920450164/)

 

Tiedotteen sisältö

  1. Ennakkovalmisteluja toiminta-avustusten hakua varten
  2. Ekologinen kestävyys jalkautuu yhdistysoppaaseen ja toiminta-avustuksiin!
  3. Inkubio haluaa haastaa yhdistyksenne mukaan Ilmastoveiviin 2019!
  4. AYY lakittaa Mantan tänä keväänä – vaikuta!
  5. AYY:n postituskone poistuu käytöstä
  6. Teekkarius tunnissa tutuksi
  7. Ideointityöpaja: 30 000 euroa teekkariudelle
  8. Liikuntatutorhaku 2019
  9. AYY: Taidetta, kahvia ja toimintaa ti 26.2. klo 17
  10. Kouluttaudu järjestyksenvalvojaksi AYY:n piikkiin!
  11. Vinkkejä toiminnantarkastajille ja tilinpäätöstä tekeville
  12. Mindfulness stressinhallinnassa

 

 

1.  Ennakkovalmisteluja toiminta-avustusten hakua varten
Maaliskuussa AYY jakaa toiminta-avustuksia ensimmäisen luettelon yhdistyksille. Pisteytysmallia on kevyesti päivitetty ja hakulomaketta uudistettu yhdistyksiä helpottavaan suuntaan.

Muutamat asiat kannattaa tehdä jo ennakkoon ennen hakuajan alkamista:

  1. Hoitakaa viime toimintavuoden dokumentit (tilinpäätös, toimintakertomus) sekä tämän vuoden dokumentit (toimintasuunnitelma, talousarvio) kuntoon. Nämä sekä voimassa olevat säännöt tarvitaan hakulomakkeen liitteiksi.
  2. Mikäli mahdollista, järjestäkää yhdistyksen kevätkokous ennen maaliskuun loppua, jotta saatte kohdassa 1 mainitut dokumentit hyväksyttyä. Mikäli sääntönne toisin määrää, noudattakaa ensisijaisesti niitä.
  3. Päivittäkää jäsenrekisterinne ajan tasalle. Selvittäkää, kuinka moni jäsenistänne on AYY:n jäseniä esimerkiksi jäsenkyselyllä.

Kaikki yllä mainittu on vain ohjeellista, mutta käytännössä pieniä askelia, jotka kannattaa huomioida. Yllä olevat (talousdokumentteja lukuun ottamatta) koskettavat myös yhdistyksiä, jotka tekevät pelkän yhdistysilmoituksen. Lisäksi pisteissä tullaan huomioimaan seuraavia uudempia asioita:

  1. Yhdistyksellä on GDPR:n mukaiset tietosuojaselosteet. Mikäli yhdistyksenne haluaa tällaiset tehdä, löytyy AYY:n ohjeistuspaketti täältä (vaatii Aalto-tunnukset kirjautumiseen).
  2. Olennaiset yhdistyksen toimijat ovat tutustuneet AYY:n tapahtumajärjestäjän oppaaseen (vain suomeksi)
  3. Yhdistyksessä on keskustelu yhdenvertaisuuskäytännöistä ja mahdollisesti tehty näihin liittyviä kirjallisia ohjeita. Mikäli kaipaatte vinkkejä, kannattaa tutustua yhdistysoppaan osioon aiheesta ja kysyä lisää lauri.jurvanen(a)ayy.fi
  4. Yhdistys kiinnittää huomiota ekologiseen kestävyyteen (esim. kierrätys, järkevät hankinnat). Lue lisää kohdasta 2 ja katso myös Ilmastoveivi-haaste kohdasta 3.

Kohdat 4-7 ovat kevyesti uudistetun pisteytyksen mukanaan tuomia muutoksia, joiden edistäminen on yhdistyksille vapaaehtoista. Toiminta-avustuksia jaetaan pisteytysohjeen mukaan, joka löytyy täältä.

Mikäli hakukierroksesta on jo tässä vaiheessa kysyttävää, olkaa reippaasti yhteydessä jarjestoasiat(a)ayy.fi. Tarkempaa ohjeistusta ja päivämäärät ilmoitetaan kyllä yhdistystiedotteessa ennen haun avautumista.

 

2. Ekologinen kestävyys jalkautuu yhdistysoppaaseen ja toiminta-avustuksiin!
Uudella toiminta-avustuskierroksella pisteitä voi tästä eteenpäin saada myös ekologisen kestävyyden edistämisestä esimerkiksi kierrätyksen, hankintojen ja tarjoilujen osalta. Millaista tietoa toiminnan muutokseen tarvitaan? Miten AYY voi tukea ja auttaa yhdistyksiä kestävän kehityksen toiminnassa? Kokoamme parhaat kysymykset vastauksineen yhdistysoppaaseen kaikille nähtäväksi! Kysymykset voi lähettää osoitteeseen rosa.vaisanen@ayy.fi 28.2. mennessä.

 

3. Inkubio haluaa haastaa yhdistyksenne mukaan Ilmastoveiviin 2019!
Ilmastonmuutos on meidän jokaisen päivittäiseen elämään vaikuttava asia. Kaikki ilmastoteot ovat askelia parempaan suuntaan, mutta suurimmat vaikutukset saadaan aikaan yhdessä. Koemme, että opiskelijayhteisöllämme on paljon potentiaalia vaikuttaa ilmastoasioihin, ja haluamme siksi kannustaa kaikkia osallistumaan!

Ilmastoveivi 2019 on kampanja, jonka tarkoituksena on kannustaa Suomen johtoa ottamaan kaikki irti Suomen puheenjohtajakaudesta Euroopan Unionin neuvostossa heinäkuusta joulukuuhun. Puheenjohtajamaana Suomi voi vaikuttaa voimakkaasti EU:n ilmastopolitiikkaan. Lisää tietoa kampanjasta osoitteessa: https://www.ilmastoveivi2019.fi/

Kehotammekin teitä jakamaan kampanjaa yhdistyksenne jäsenistölle sekä haastamaan muita tahoja, mikäli niin toivotte. Näin saamme aikaan mahdollisimman suuren vaikutuksen. Haastamme teidät lisäksi keksimään ja toteuttamaan yhden konkreettisen ilmastoteon.

Me aiomme panostaa tänä vuonna kierrätykseen, esimerkiksi lajittelemalla kiltahuoneen ja tapahtumien jätteet oikeaoppisesti. Aloitimme hankkimalla kiltahuoneelle biojäteastian! Pohtikaa, mikä olisi juuri teidän yhteisöllenne sopiva ekoteko. Onnistumisia voi jakaa hashtageilla #univeivi ja #ilmastoveivi2019.

Ter-veivi-sin,
Inkubion hallitus

 

4. AYY lakittaa Mantan tänä keväänä – vaikuta!
Tänä vuonna on taas AYY:n kunnia lakittaa Havis Amanda ja haluamme kaikkien aaltolaisten apua keksimään mitä parempia ja kauneimpia ideoita!

Onko sinulla idea siitä, miten Mantan lakki voidaan tuoda paikalle? Miten kulkueen aikana voidaan juhlistaa maailman parasta opiskelijaelämää? Miten tätä ainutlaatuista tapahtumaa juhlistetaan aaltolaistyyliin?

Lähetä ideasi meille nyt! AYY:n lakittaessa Mantan viimeksi 2015 yhteisöltä tuli idea lennättää lakki paikalle dronella ja tämä toteutettiin!

https://lomake.ayy.fi/culture/manta2019/

 

5.  AYY:n postituskone poistuu käytöstä
AYY:n keskustoimistolla sijainnut, ajoittain yhdistystenkin käytössä ollut, postin frankkeerauskone poistuu käytöstä kesäkuun 2019 lopussa (30.6.2019). Yhdistysten kirjeiden lähettäminen tapahtuu jatkossa normaalisti postin kautta. Postimerkkejä on ostettavissa A Blocin liikkeistä ja lähin Posti sijaitsee Tapiolassa (os. Länsituulentie 4 https://www.posti.fi/henkiloasiakkaat/asiakaspalvelu/palvelupisteet.html?id=021003200) .

 

6.  Teekkarius tunnissa tutuksi
Keitä ovat teekkarit tapoineen ja perinteineen?

JMT3:n remontti sulki Polyteekkarimuseon ovet joulukuussa. Sitä ennen Museojaosto, oppaat ja OUBS yhdistivät voimansa kuvaten tylsän ja asiallisen Teekkaridokumentin. Tunnin mittainen filmi on tehokas tiivistelmä Otaniemen ja teekkariuden historiaa, ja nähdäänpä seassa uusiakin asukkaita asuineen!

Kaikille avoimet ja maksuttomat näytökset sunnuntaisin klo 12:00 Kinopolissa, Otakaari 20 A. Näytökseen mahtuu 18 ensimmäistä. Lisätiedot museo@polyteekkarimuseo.fi

 


7.  Ideointityöpaja: 30 000 euroa teekkariudelle

Tule ideoimaan sitä, mihin Tekniikan akateemisten teekkarikulttuurin edistämiseen lahjoittama stipendi voidaan käyttää. Alussa on tiivis esittely opiskelijakyselyn tuloksista, teekkarikulttuurin ja kiltatoiminnan nykytilasta. Kaikki teekkariopiskelijat, teekkariudesta kiinnostuneet sekä killoissa ja AYY:ssa vapaaehtoisina toimivat ovat tervetulleita ideoimaan käyttökohteita rahalle. Parhaat ideat tavoittavat paljon ihmisiä ja jäävät elämään vuosiksi eteenpäin.

Ideointityöpaja järjestetään ti 26.2. klo 15-17 Kandidaattikeskuksessa, tilassa Y115, joka löytyy Alvarin aukiolta saavuttaessa ovilta heti vasemmalla. Esittelyt ovat suomeksi, mutta ideoimaan ovat kaikki tervetulleita omalla kielellään. Tila on esteetön, lisätietoja saa kysyä lauri.jurvanen@ayy.fi.

Jaa tietoa tapahtumasta yhdistyksesi jäsenten suuntaan: https://www.facebook.com/events/2328775227133195/
Lisää tietoa TEKin lahjoituksesta: https://lehti.tek.fi/index.php/opiskelijat/tek-lahjoitti-teekkarikulttuurille-100-000-euroa

 

8. Liikuntatutorhaku 2019
Liikuntatutorin tehtävänä on innostaa uusia opiskelijoita liikunnan pariin. Liikuntatutorin ei tarvitse olla ISO/tutor eikä huippu-urheilija, vaan kuka tahansa vuosikurssista riippumatta voi hakea! Tärkeintä on kiinnostus liikuntaa kohtaan ja halu toimia yhdessä uusien opiskelijoiden kanssa.

Ensi syksynä lanseerataan ensimmäistä kertaa uudenlainen liikuntakonsepti, jossa eri urheiluyhdistykset järjestävät viikoittaisia lajikokeiluja ja ideana olisi, että liikuntatutorit toimisivat tämän konseptin tukena. Heidän tarkoituksensa on pyrkiä auttamaan urheiluyhdistyksiä järjestämään lajikokeiluja ja tuomaan uusia opiskelijoita näihin kokeiluihin.

Hyödyt:

  • Pääset järjestämään monipuolista liikuntatoimintaa uusille opiskelijoille
  • 4kk Unisport-jäsenyyden ilmaiseksi
  • Toisen 4kk Unisport-jäsenyyden jos olet aktiivinen koko syksyn ajan
  • Liikuntatutor-haalarimerkin
  • Poikkitieteellisen tutorporukan

Haku ja lisätietoja: https://lomake.ayy.fi/aava/liikuntatutorhakemus-2019/

 

9.  AYY: Taidetta, kahvia ja toimintaa ti 26.2. klo 17
Mitä jos Otaniemeen tehtäisiin Arabian piippua esittävä taideteos? Voisiko metroasemaa hyödyntää opiskelijatöiden esittelyyn? Tulisiko AYY:n t-paitojen design vetää kokonaan uusiksi? Miltä Otaniemen yö voisi näyttää tänä vuonna?

Mitä sinun mielestäsi ylioppilaskunnan toiminta taiteen saralla voisi olla? Tule juomaan kuppi kahvia, ideoimaan ja keskustelemaan aiheesta. Parhaat ideat voivat päätyä toteutettaviksi projekteiksi ja osallistua voi täysin oman mielenkiinnon ja ehtimisen mukaan. Tilaisuuteen ovat tervetulleita kaikki Aallon opiskelijat ja se pidetään tiistaina 26.2. klo 17-> Väreessä, Aalto University Shoppia vastapäätä olevassa Working Cafeessa Väreen M- ja L-blokkien välissä. Tervetuloa!

Facebook-tapahtuma: https://www.facebook.com/events/2382344518665225/

 

10.  Kouluttaudu järjestyksenvalvojaksi AYY:n piikkiin!
AYY järjestää järjestyksenvalvojakurssin maaliskuun alussa. Koulutusta on 1.-3.3. ja 8.-10.3.2019. Koulutuksen saa maksutta lupautuessaan toimimaan neljässä (4) AYY:n tapahtumassa järjestyksenvalvojana vuoden 2020 loppuun mennessä. Mikäli kurssille jää tilaa, tarjotaan myös JV-kertauskurssille osallistumisen mahdollisuutta 9.-10.3.

Kurssille mahtuu 15 osallistujaa ja se järjestetään Otaniemessä.

Ilmoittautuminen aukeaa 12.2. klo 12:00 ja sulkeutuu 19.2. klo 23:59 tai kun kurssi on täynnä. Kurssi pidetään suomeksi. Lisätiedot ja ilmoittautuminen: https://lomake.ayy.fi/vapaaehtoiset/kouluttaudu-jarjestyksenvalvojaksi/

 

11.  Vinkkejä toiminnantarkastajille ja tilinpäätöstä tekeville
Monilla yhdistyksillä toimivuosi on vuoden vaihteessa päättynyt ja nyt on viimeistään aika aloittaa tilinpäätöksen tekeminen. Sen jälkeen toiminnantarkastajat pääsevät vauhtiin. Katso AYY:n yhdistysoppaasta ajankohtaiset vinkit sekä tilinpäätöstä että toiminnantarkastusta varten: https://yhdistysopas.ayy.fi/tilinpaatos-ja-toiminnantarkastus/

Lisäksi hyvää materiaalia löytyy esimerkiksi Opintokeskuksen sivuilta: https://www.tjs-opintokeskus.fi/julkaisut-ja-aineistot/verkkoaineistot/toiminnantarkastus/toiminnantarkastuskertomus (suomeksi)
Myös yhdistyskoulutuksessa käsiteltiin talousteemoja: https://yhdistysopas.ayy.fi/koulutusmateriaalit/ (27.11.2018, ryhmäosio 1)

Olisi toiminta-avustuksen hakemisen kannalta kätevää, jos saisitte tilinpäätökset valmiiksi ja toiminnantarkastukset tehtyä niin, että ne hyväksyttäisiin yhdistyksen kevätkokouksissa ennen maaliskuun loppua. Kokouksessa hyväksyttyjä dokumentteja (esim. tilinpäätös, toimintakertomus, toimintasuunnitelma, talousarvio) tarvitaan toiminta-avustushakemuksen liitteeksi, tai sitten tulee pyytää lisäaikaa niiden palauttamiseen.

 

12.  Mindfulness stressinhallinnassa
Kaipaatko työkaluja stressin, ahdistuksen tai jännityksen vähentämiseen? 6-kerran Mindfulness stressinhallinnassa –työpajassa opetellaan hyväksyvää ja myötätuntoista suhtautumista itseen sekä keinoja vaikeuksien kohtaamiseen. Säännöllisen mindfulness-harjoittelun tiedetään vähentävän stressiä ja ahdistusta. Harjoittelu on keino lisätä itsetuntemusta, parantaa keskittymiskykyä ja oppia tunteiden säätelyä.

Työpaja kokoontuu maanantaisin klo 10.00-12.00, 25.2.-1.4.2019, luokka Majakka (M140), Otakaari 1. Työpaja on suomenkielinen. Lisätiedot https://into.aalto.fi/pages/viewpage.action?pageId=328008

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Haluatko poistua yhdistystiedotelistalta? Kilkkaa seuraavaa linkkiä ja seuraa ohjeita sivun alalaidassa: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Yhdistystiedote viikolle 7/2019

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 7/2019

Tiesitkö, että AYY lakittaa Mantan tänä vuonna? Kerro meille, miten se pitäisi tehdä (kohta 2).

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

12.2. Ilmoittautuminen järjestyksenvalvojakurssille aukeaa (kohta 4)
28.2. AYY:n edustajiston kokous 2/2019 (http://ayy.fi/live)
5.3. Laskiaisrieha ja Gravitaatio

 

Tiedotteen sisältö
1. Ennakkotietoa kevyesti uudistetusta toiminta-avustuksesta
2. AYY lakittaa Mantan tänä keväänä – vaikuta!
3. Tiedoksi AYY:n tapahtumien päivämääriä
4. Kouluttaudu järjestyksenvalvojaksi AYY:n piikkiin!
5. Vinkkejä toiminnantarkastajille ja tilinpäätöstä tekeville
6. Mindfulness stressinhallinnassa
7. Inkubio haluaa haastaa yhdistyksenne mukaan Ilmastoveiviin 2019!
8. Teekkarispeksin ryhmälipunmyynti on auki – tuo yhdistyksesi katsomaan 30v-juhlanäytöstämme alennettuun hintaan!
9. Vuokraa kuvaa, ääntä ja valoa OUBS ry:ltä
10. Yhteisörakenneprojektin kuulumisia esitelty edustajiston kokouksessa

 

1. Ennakkotietoa kevyesti uudistetusta toiminta-avustuksesta
Maaliskuussa AYY jakaa toiminta-avustuksia ensimmäisen luettelon yhdistyksille. Pisteytysmallia on kevyesti päivitetty ja hakulomaketta uudistettu yhdistyksiä helpottavaan suuntaan.

Toiminta-avustuksia jaetaan pisteytysohjeen mukaan. Aiempi pisteytysohje on vuodelta 2014, ja AYY:n yhdistyskenttä on kehittynyt tämän jälkeen. Kevyesti vuoden 2018 lopulla päivitetyssä pisteytysmallissa lisättiin ajankohtaiseksi nousseiden teemojen painoarvoa. Uusina osioina esimerkiksi yhdenvertaisuuden edistämistä ja kestävää kehitystä. Yhdistyksen ainutlaatuisuuden osio poistettiin kokonaan. Lisää muutoksia malliin ja avustusten jakoperusteisiin saattaa tulla yhteisörakenneprojektin päätyttyä, mutta ne vaikuttavat vasta avustuskierroksella keväällä 2020.

Kevyesti päivitetty pisteytysmalli löytyy täältä: https://inside.ayy.fi/pages/viewpage.action?pageId=12615842&preview=/12615842/40468724/Pisteytysmalli%20toiminta-avustusten%20jakoon%202018.pdf

Päivitetyn pisteytysmallin pohjalta on kehitetty toiminta-avustusten hakemuslomaketta kevyemmäksi. Avoimia vastauksia ja pitkiä selostuksia tarvitaan vähemmän, sillä niitä on korvattu rasti ruutuun -valinnoilla. Avoimiin kenttiin toki voi kertoa toiminnan kehittymisestä sekä tapahtumista, mitä ei ole valintaruuduissa mainittu.

Toiminta-avustusten hakukierros on taas auki maaliskuussa. Olisi kätevää ja avustuksen hakemisen kannalta helpompaa, jos saisitte yhdistyksen kevätkokoukset järjestettyä ennen maaliskuun loppua, sillä siellä hyväksyttyjä dokumentteja (esim. tilinpäätös, toimintakertomus, toimintasuunnitelma, talousarvio) vaaditaan toiminta-avustushakemuksen liitteeksi. Mikäli toimikautenne ei ole kalenterivuoteen sidottu, ei toki mitään ylimääräisiä kokouksia tarvitse tähän väliin järjestää, jos kyseiset hyväksytyt dokumentit löytyvät viime toimikaudelta.

Mikäli hakukierroksesta on jo tässä vaiheessa kysyttävää, olkaa reippaasti yhteydessä jarjestoasiat(a)ayy.fi. Tarkempaa ohjeistusta ja päivämäärät ilmoitetaan kyllä yhdistystiedotteessa ennen haun avautumista.


2. AYY lakittaa Mantan tänä keväänä – vaikuta!
Tänä vuonna on taas AYY:n kunnia lakittaa Havis Amanda ja haluamme kaikkien aaltolaisten apua keksimään mitä parempia ja kauneimpia ideoita!

Onko sinulla idea siitä, miten Mantan lakki voidaan tuoda paikalle? Miten kulkueen aikana voidaan juhlistaa maailman parasta opiskelijaelämää? Miten tätä ainutlaatuista tapahtumaa juhlistetaan aaltolaistyyliin?

Lähetä ideasi meille nyt! AYY:n lakittaessa Mantan viimeksi 2015 yhteisöltä tuli idea lennättää lakki paikalle dronella ja tämä toteutettiin!

https://lomake.ayy.fi/culture/manta2019/

 


3. Tiedoksi AYY:n tapahtumien päivämääriä
Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan vapaaehtoiset järjestävät kaikille aaltolaisille suunnattuja isoja tapahtumia, joiden varmistuneita päivämääriä on listattu alle. Nämä ovat teille tiedoksi ja muiden tapahtumien suunnittelun tueksi.

International sitsit 22.2.
Laskiaisrieha ja Gravitaatio 5.3.
ISOkoulutusten jatkot 29.3.
Tutorkoulutukset 17-18.4. ja 6-7.5.
Sitsikisat 20.4.
Aalto Open Air 23.4.
Wappuriehan julistus 30.4.
Mantan lakitus 30.4.
Dipolin Wappu 30.4.
Kylätalkoot 4.5.
Kukanpäivä 13.5.
AYY 9v vuosijuhlat 18.5.

Muita päivämääriä varmistuu myöhemmin ja niitä lisätään lähempänä tuohon tärkeiden päivämäärien listaukseen. Mikäli tapahtumista on kysyttävää, voitte ottaa yhteyttä kulttuurisektoriin kulttuuri(a)ayy.fi tai tutorkoulutusten osalta uusista opiskelijoista vastaavaan hallituslaiseen, Anna Halsas anna.halsas(a)ayy.fi.

 

4. Kouluttaudu järjestyksenvalvojaksi AYY:n piikkiin!
AYY järjestää järjestyksenvalvojakurssin maaliskuun alussa. Koulutusta on 1.-3.3. ja 8.-10.3.2019. Koulutuksen saa maksutta lupautuessaan toimimaan neljässä (4) AYY:n tapahtumassa järjestyksenvalvojana vuoden 2020 loppuun mennessä. Mikäli kurssille jää tilaa, tarjotaan myös JV-kertauskurssille osallistumisen mahdollisuutta 9.-10.3.

Kurssille mahtuu 15 osallistujaa ja se järjestetään Otaniemessä.

Ilmoittautuminen aukeaa 12.2. klo 12:00 ja sulkeutuu 19.2. klo 23:59 tai kun kurssi on täynnä.

Kurssi pidetään suomeksi. Lisätiedot ja ilmoittautuminen: https://lomake.ayy.fi/vapaaehtoiset/kouluttaudu-jarjestyksenvalvojaksi/

 

5. Vinkkejä toiminnantarkastajille ja tilinpäätöstä tekeville
Monilla yhdistyksillä toimivuosi on vuoden vaihteessa päättynyt ja nyt on viimeistään aika aloittaa tilinpäätöksen tekeminen. Sen jälkeen toiminnantarkastajat pääsevät vauhtiin. Katso AYY:n yhdistysoppaasta ajankohtaiset vinkit sekä tilinpäätöstä että toiminnantarkastusta varten: https://yhdistysopas.ayy.fi/tilinpaatos-ja-toiminnantarkastus/

Lisäksi hyvää materiaalia löytyy esimerkiksi Opintokeskuksen sivuilta: https://www.tjs-opintokeskus.fi/julkaisut-ja-aineistot/verkkoaineistot/toiminnantarkastus/toiminnantarkastuskertomus (suomeksi)
Myös yhdistyskoulutuksessa käsiteltiin talousteemoja: https://yhdistysopas.ayy.fi/koulutusmateriaalit/ (27.11.2018, ryhmäosio 1)

Olisi toiminta-avustuksen hakemisen kannalta kätevää, jos saisitte tilinpäätökset valmiiksi ja toiminnantarkastukset tehtyä niin, että ne hyväksyttäisiin yhdistyksen kevätkokouksissa ennen maaliskuun loppua. Kokouksessa hyväksyttyjä dokumentteja (esim. tilinpäätös, toimintakertomus, toimintasuunnitelma, talousarvio) tarvitaan toiminta-avustushakemuksen liitteeksi, tai sitten tulee pyytää lisäaikaa niiden palauttamiseen. Tarkempaa tietoa kohdassa 1.


6. Mindfulness stressinhallinnassa
Kaipaatko työkaluja stressin, ahdistuksen tai jännityksen vähentämiseen? 6-kerran Mindfulness stressinhallinnassa –työpajassa opetellaan hyväksyvää ja myötätuntoista suhtautumista itseen sekä keinoja vaikeuksien kohtaamiseen. Säännöllisen mindfulness-harjoittelun tiedetään vähentävän stressiä ja ahdistusta. Harjoittelu on keino lisätä itsetuntemusta, parantaa keskittymiskykyä ja oppia tunteiden säätelyä.

Työpaja kokoontuu maanantaisin klo 10.00-12.00, 25.2.-1.4.2019, luokka Majakka (M140), Otakaari 1. Työpaja on suomenkielinen. Lisätiedot https://into.aalto.fi/pages/viewpage.action?pageId=328008

 

7. Inkubio haluaa haastaa yhdistyksenne mukaan Ilmastoveiviin 2019!
Ilmastonmuutos on meidän jokaisen päivittäiseen elämään vaikuttava asia. Kaikki ilmastoteot ovat askelia parempaan suuntaan, mutta suurimmat vaikutukset saadaan aikaan yhdessä. Koemme, että opiskelijayhteisöllämme on paljon potentiaalia vaikuttaa ilmastoasioihin, ja haluamme siksi kannustaa kaikkia osallistumaan!

Ilmastoveivi 2019 on kampanja, jonka tarkoituksena on kannustaa Suomen johtoa ottamaan kaikki irti Suomen puheenjohtajakaudesta Euroopan Unionin neuvostossa heinäkuusta joulukuuhun. Puheenjohtajamaana Suomi voi vaikuttaa voimakkaasti EU:n ilmastopolitiikkaan. Lisää tietoa kamppanjasta osoitteessa: https://www.ilmastoveivi2019.fi/

Kehotammekin teitä jakamaan kampanjaa yhdistyksenne jäsenistölle sekä haastamaan muita tahoja, mikäli niin toivotte. Näin saamme aikaan mahdollisimman suuren vaikutuksen. Haastamme teidät lisäksi keksimään ja toteuttamaan yhden konkreettisen ilmastoteon.

Me aiomme panostaa tänä vuonna kierrätykseen, esimerkiksi lajittelemalla kiltahuoneen ja tapahtumien jätteet oikeaoppisesti. Aloitimme hankkimalla kiltahuoneelle biojäteastian! Pohtikaa, mikä olisi juuri teidän yhteisöllenne sopiva ekoteko. Onnistumisia voi jakaa hashtageilla #univeivi ja #ilmastoveivi2019.

Ter-veivi-sin,
Inkubion hallitus

 

8. Teekkarispeksin ryhmälipunmyynti on auki – tuo yhdistyksesi katsomaan 30v-juhlanäytöstämme alennettuun hintaan!
Teekkarispeksin 30. produktion, Keinolla Millä Hyvänsä, näytökset ovat jo aivan ovella! Kieltolain aikaiseen New Orleansiin sijoittuva musikaalimme saa ensi-iltansa Peacock-teatterissa 19.3. ja haluamme tarjota yhdistyksille mahdollisuuden tulla katsomaan sitä edullisempaan hintaan, sillä ensi-ilta toimii samalla 30v-juhlanäytöksenä.

Yli 10 hengen ryhmät saavat juhlanäytöksen lipuista 10% alennuksen, joten nyt on oiva tilaisuus kerätä porukka kasaan ja tulla vaikuttamaan omilla omstarteillaan voodootohtorin suunnitelmiin. Ryhmäliput tilaat kätevästi sähköpostilla osoitteesta liput@teekkarispeksi.fi, ja ne voi maksaa yhdellä laskulla. Lippujen hinnat ja lisätietoa speksin teemasta sekä muista näytöksistä löytyy osoitteesta teekkarispeksi.fi/keinolla-milla-hyvansa/

Muut näytökset järjestetään Aleksanterin Teatterissa, ja vaikka niihinkin voi tilata kauttamme ryhmälippuja, alennusta niihin ei valitettavasti tarjota.

Tämä on nähtävä – keinolla millä hyvänsä.

 


9. Vuokraa kuvaa, ääntä ja valoa OUBS ry:ltä
OUBS ry vuokraa muun toimintansa ohessa kalustoaan muiden yhdistysten ja AYY:n jäsenten käyttöön. Olemme esimerkiksi juuri hankkineet 2kpl Yamaha DXR12 -kaiuttimia, joilla saa laadukkaan äänentoiston useimpiin tilanteisiin. Muita vuokrattavia laitteita ovat esimerkiksi ledivalot sekä mikrofonit.

Katso kaikki vuokrattavat laitteet: https://oubs.fi/laitevuokraus/. Teethän vuokrapyyntösi ajoissa. Pyrimme auttamaan myös videoon liittyvissä kysymyksissä, vaikka kaikkia siihen liittyviä laitteita ei olekaan listattuna vuokrattavaksi.

 

10. Yhteisörakenneprojektin kuulumisia esitelty edustajiston kokouksessa
Yhdistykset vastasivat syksyllä yhteisörakenneprojektin kyselyihin ja kommentoivat alustavia ratkaisuehdotuksia. Kommentointikierroksen tuloksia esiteltiin edustajiston 1/2019 kokouksessa. Tiivistetty esitys tuloksista löytyy täältä: https://inside.ayy.fi/pages/viewpage.action?pageId=40468685&preview=/40468685/40468717/2019_yhteis%C3%B6rakenneprojekti_edustajiston_kokous_24012019.pdf (vain suomeksi)

Mikäli projekti ei ole tuttu, kannattaa katsoa tulosten esittelyt kokouksen tallenteesta osoitteesta: http://ayy.fi/live (alkaa kohdassa 32:30)

Seuraavaksi projekti etenee projektikoordinaattorin kokoamaksi ratkaisuehdotukseksi, jota esitellään seuraavassa edustajiston kokouksessa 28.2. Tarkempaa tietoa projektin tavoitteista löytyy projektityöntekijä Elina Niemisen esittelystä (https://ayy.fi/blog/2018/08/23/uusi-projektikoordinaattori-auttaa-aalto-yhteisoa-kehittymaan/) ja aiempien vaiheiden esittelyt viime syksyn edustajiston kokousten materiaaleista: https://inside.ayy.fi/display/ED/2018

 

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Haluatko poistua yhdistystiedotelistalta? Kilkkaa seuraavaa linkkiä ja seuraa ohjeita sivun alalaidassa: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset