IT-palvelut


Kategoriat

Yhdistystiedote viikolle 49/2018

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 49/2018

Pitkä tiedote täynnä asiaa: Kurkkaa tämän viikon yhdistyskoulutusten materiaaleja osoitteessa yhdistysopas.ayy.fi ja tutustu muihinkin upouuden oppaan sisältöihin (kohdat 1 ja 2). Tilakähmyt alkavat osalla jo ensi viikolla (kohta 3). Lisäksi viimeinen muistutus AYY:n vapaaehtois- ja hallopedhausta (kohdat 7 ja 8)! Ensi viikolla yhdistystiedote lomailee itsenäisyyspäivän takia.

 

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
30.11. My Career in Finland (https://www.facebook.com/events/346231852815021/)
3.12. Haku AYY:n jaostoihin päättyy (kohta 7, ayy.fi/stop)
3.12. Hallopedhaku päättyy (kohta 8, https://ayy.fi/blog/2018/10/29/ayy-hakee-hallinnon-opiskelijaedustajia-vuodelle-2019/)
3.12. AYY10-juhlavuosivastaavan haku päättyy (ayy.fi/stop)
6.12. Itsenäisyyspäivän juhlakulkue (kohta 4, https://www.facebook.com/events/190259045237061/)
17.12. Futuretalks: Facing/Fading Frontiers (https://ayy.fi/en/blog/events/futuretalks-facing-fading-frontiers/)
31.12. Haku AYY:n toimikuntiin päättyy (kohta 7, ayy.fi/stop)
15.1. Yhdistyskoulutus Mikkelissä

 

Tiedotteen sisältö
1. Uusi yhdistysopas, olkaa hyvät!
2. Yhdistyskoulutusten materiaalit jaossa
3. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat pian!
4. Pääkaupunkiseudun opiskelijat juhlivat Suomen itsenäisyyttä opiskelijoiden itsenäisyyspäivän juhlakulkueessa 6.12.
5. Versiomuutos yhdistysten käyttämissä IT-palveluissa
6. Haluatko yhdistyksellesi KY:n biljardipöydän?
7. Viimeinen muistutus: Hae mukaan AYY:n jaostoihin tai toimikuntiin 2019!
8. Viimeinen muistutus: Pitäisikö yliopiston muuttua? Hae hallinnon opiskelijaedustajaksi!
9. Yhdistystoimintanne jäljet historiaan

 

1. Uusi yhdistysopas, olkaa hyvät!
Järjestösektorilla on tänä vuonna työstetty uutta yhdistysopasta, joka on vihdoin valmis! Yhdistysoppaasta löytyy monipuolisesti tietoa, jota AYY:n piirissä toimivat yhdistykset tarvitsevat toimintansa tueksi. Teemoja löytyy niin yhdistyksen perustamisesta, taloudenhoidosta, hallinnosta kuin yhdenvertaisuudestakin. Ja paljon muuta! Lisäksi kattavan materiaalipankin avulla löydät olennaisten ulkopuolisten lähteiden äärelle. Erityisen ajankohtaisia monille ovat osiot tilinpäätökseen liittyen.

Yhdistysopas löytyy täältä: https://yhdistysopas.ayy.fi/

Sivustoon kannattaa tutustua kunnolla jo toimikauden alussa sekä pitkin matkaa. Palautetta saa ehdottomasti antaa, sillä pientä fiksattavaa löytyy aina. Kieliversioista puuttuu vielä muutamia sivuja, mutta ne päivitetään paikoilleen heti kun käännökset valmistuvat.

Jatkossa voi kysymyksiin etsiä ensihätään tietoa yhdistysoppaasta, ja sen jälkeen olla yhteydessä järjestösektoriin: jarjestoasiat(a)ayy.fi.

 

2. Yhdistyskoulutusten materiaalit jaossa
Kolme yhdistyskoulutusta on tämän viikon osalta pulkassa. Kiitos kaikille osallistuneille aktiivisuudesta ja mukana olemisesta. Sekä peruspaketin että teemapäivän koulutusmateriaalit kerätään yhdistysoppaaseen osoitteeseen https://yhdistysopas.ayy.fi/koulutusmateriaalit/. Puuttuvat materiaalit päivitetään sivulle sitä mukaa, kun niitä kouluttajilta saadaan. Vinkkaathan näistä myös hallituskavereillesi. Koulutusmateriaalit julkaistaan vain sillä kielellä, jolla koulutukset pidettiin.

Palautetta toivotaan yhdistyskoulutuspäiviin osallistuneilta sekä niiltä, jotka eivät mukaan päässeet. Mitä hyvää ja mitä kehitettävää? Ja toisaalta, miksei päivä tai teemat tällä kertaa sinulle sopineet? Molemmilla lomakkeilla voi antaa myös koulutustoiveita vuodelle 2019.
Peruspaketin 27.11. palautelomakkeeseen: http://lomake.ayy.fi/yhdistykset/palaute-peruspaketti-2018/
Teemapäivän 28.11. palautelomakkeeseen: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/palaute-teemapaiva-2018/

Kiitos paljon osallistuneille ja hurjan paljon tsemppiä ensi vuoteen! Ja muistakaa aina olla yhteydessä järjestösektoriin, kun siltä tuntuu jarjestoasiat(a)ayy.fi

 

3. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat pian!
AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta maanantaina 3.12.2018. Varaukset tehdään tuttuun tapaan AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen. TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.

Kähmittävä ajanjakso on ma 7.1.2019 – su 11.8.2019.
Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. AYY:n sisäiset toimijat ke 21.11. – ma 3.12.2018. Täyttöaika päättyy ma 3.12.2018 klo 10.00.
  2. Erityisasemayhdistykset ma 3.12. – ti 11.12.2018. Täyttöaika alkaa ma 3.12. klo 12.00 ja päättyy ti 11.12. klo 12.00. Kähmyt ti 11.12.2018 klo 16.30 alkaen Otaniemessä. (tilan varmistuttua tieto lähetetään erityisasemayhdistysten ja muiden yhdistysten sähköpostilistoille)
  3. Muut 1. luettelon yhdistykset ke 12.12. – ti 18.12.2018. Täyttöaika alkaa ke 12.12. klo 12.00 ja päättyy ti 18.12.2018 klo 12.00. Kähmyt ti 18.12.2018 klo 16.30 alkaen Otaniemessä. (tilan varmistuttua tieto lähetetään erityisasemayhdistysten ja muiden yhdistysten sähköpostilistoille)

Muutama huomio varausten tekemisestä:

  • Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
  • Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona

”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Tämän jälkeen kutsun saaneet voivat jakaa edustusoikeuksia eteenpäin TILA:n kautta.

  • Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
  • Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
  • Erityisasemayhdistysten vuosijuhla- ja sillisvaraukset menevät muiden yhdistysten varausten edelle. EAY:iden omalla täyttöajallaan tekemät varaukset vahvistetaan kyseisen täyttöajan päätyttyä. Mahdolliset päällekkäiset EAY-varaukset selvitetään ensimmäisessä kähmytilaisuudessa. EAY:iden ei tarvitse tulla puolustamaan varauksiaan toiseen kähmytilaisuuteen.
  • Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen sujuvuuden takaamiseksi saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan.
  • Pitkien varausjaksojen tai useiden samanaikaisten varausten kohdalla varauksen tehneen ryhmän edustajan on syytä varautua saapumaan kähmytilaisuuksiin perustelemaan varauksiaan. Ko. varausten tekijöihin ollaan tarpeen mukaan yhteydessä ennen kähmyjä.
  • Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Tiloja käyttävät AYY-toimijoiden lisäksi muun muassa killat, erityisasemayhdistykset ja muut yhdistykset, joiden tilantarve on suuri. Jos mahdollista, vältä Smökin varaamista seuraaville ajoille: PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla puolestaan joka tiistai klo 17-22. Vältä siis sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
  • Hinnastoon tulee 7.1.2019 alkaen pieniä muutoksia. Hinnasto löytyy osoitteesta: ayy.fi/hinnasto

HUOM! Remonttien vuoksi seuraavat poikkeukset:

  • Gorsu, Kylän olohuone ja Tatamisali eivät ole varattavissa 3.3.2019 saakka.
  • Monitoimitila ei ole varattavissa 5.5.2019 saakka.
  • Kattosauna, Pelitila, Sitsikeittiö ja Takkakabinetti eivät ole varattavissa 11.8.2019 saakka.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmällesi tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelupäällikköön: riitu.nuutinen (a) ayy.fi

 


4. Pääkaupunkiseudun opiskelijat juhlivat Suomen itsenäisyyttä opiskelijoiden itsenäisyyspäivän juhlakulkueessa 6.12.
Pääkaupunkiseudun ylioppilas- ja opiskelijakunnat juhlivat itsenäisyyspäivää 6.12. viimevuotiseen tapaan yhdessä. Tapahtuman järjestävät pääkaupunkiseudun ylioppilaskunnat HYY, AYY, TaiYo, SHS ja Kadettitoverikunta sekä opiskelijakunnat METKA ja Helga. Kaikki ovat tervetulleita mukaan kulkueeseen, soihdut ja valot tarjotaan tapahtuman puolesta kulkueen lähdöstä. Yhdistykset voivat osallistua kulkueeseen oman, virallisen lippunsa kanssa.

Tapahtuman ohjeet ja aikataulut löytyvät osoitteesta https://itsenaisyyspaiva.ayy.fi/.

Tapahtuman FB-sivu löytyy puolestaan osoitteesta https://www.facebook.com/events/190259045237061/

AYY tarjoaa perinteisesti toimijoilleen seuraavat palvelut:

-Lipputaksi:
Yhdistyksen lippu on toimitettava palvelupisteelle (Otakaari 11) maanantaina 3.12.2016 kello 16.00 mennessä JA kirjattava kuljetuslistaan. Pidä huoli, että kirjaat lipun listaan, sillä vain siinä olevat liput osataan ottaa mukaan. Liput palautuvat samaan paikkaan, josta ne tulisi noutaa perjantaihin 7.12. mennessä.

-Kantovyöt ja Suomen väreissä olevat airutnauhat:
Ylioppilaskunnalla on lainata rajattu määrä lippujen kantovöitä sekä kaikille lipuille sopivia sinivalkoisia airutnauhoja. Varaukset nopeusjärjestyksessä arkisto@ayy.fi, tarvikkeet löytyvät tapahtumapäivänä lippujen luota järjestäytymispaikalta.

Lipunkantajat ja airuet voivat kulkueen ajaksi jättää laukkunsa turvallisesti operaatioautoon, joka kulkee Senaatintorille. Jättäessänne lippunne paluukuljetukseen, saatte tallessa olleet tavaranne takaisin. Lipunkantajilla ja airuilla ei tule olla tehtävissään laukkuja.

Lisätietoja: niina.palm(a)ayy.fi

 

5. Versiomuutos yhdistysten käyttämissä IT-palveluissa
Otax.fi on AYY:n yhdistyksilleen tarjoama webhotelli, joka tarjoaa nettisivupalveluja ja sähköpostilistoja. Otax.fi:ssa tapahtuu php-versiomuutos joulukuun 8. päivä. Muutosta varten palvelun käyttäjien tulisi varmistaa sivujensa toiminta ennen vaihdosta. Vaihdosta varten perustetaan erillinen palvelin otax.fi:n rinnalle, josta päivitetty versio löytyy.

Tarkista, onko yhdistyksesi AYY:n palvelimella olevista yhdistyksenne nettisivuista vastaava henkilö sähköpostilistalla, jossa muutoksen päivämääristä ja versionumeroista kerrotaan tarkemmin. Mikäli listalle liittyminen on jäänyt välistä, se on mahdollista osoitteessa https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/otax-web-masters.

Kaikissa yhdistyksen IT-asioissa voitte olla yhteydessä tietotekniikka(a)ayy.fi.

 

6. Haluatko yhdistyksellesi KY:n biljardipöydän?
Piristystä kiltikselle tai tekemistä soluun? KY antaa ilmaiseksi pois biljardipöydän! Pöytä on kooltaan 250cm x 150cm ja elämää nähnyt, mutta se ei hyviä pelejä estä! Mukana tulee pallot ja keppejä sekä liitupaketteja. Pöytää saa tulla katsomaan Sahalle (Konemiehentie 4) sovittaessa. Toivomme pikaista noutoa, mutta ennen kaikkea sitä, että pöydälle löytyisi uusi koti!

Yhteydenotot: KY:n palvelusihteerit, palvelu@kyweb.fi tai pu 040 353 8283 (ma-to klo 13-17).

Kuvia: https://drive.google.com/drive/folders/1b8MrGSJyJXSJ1mU-yrBuCxote-5uYZkY?usp=sharing

 

7. Viimeinen muistutus: Hae mukaan AYY:n jaostoihin tai toimikuntiin 2019!
AYY:n ensi vuoden hallituksen kokoonpano kopautettiin eilen edustajiston kokouksessa! Se tarkoittaa, että syksyn vapaaehtoisrekryjen deadlinet lähestyvät: haut AYY:n jaostojen jäseniksi sekä hallopedeiksi (hallinnon opiskelijaedustajiksi) umpeutuvat 3.12. Toimikuntiin voi hakea vielä koko joulukuun ajan.

Erilaisia virkoja on tarjolla laidasta laitaan: voit esimerkiksi hakea mukaan järjestämään Wappubileitä (Teekkarijaosto/Juhlatoimikunta) tai Aalto Afterpartyja (Aava/Afterparty-toimikunta), toteuttamaan erilaisia liikuntatapahtumia (Aava/Ulkopelitoimikunta), remontoimaan kertavuokrattavia tiloja (Kampusjaosto) tai valvomaan opiskelijoiden etuja Aallon hallopedinä.

Vai haluatko tehdä jotain ainutkertaista? Hae AYY10-vuosijuhlavastaavaksi ja pääset suoraan juhlavuoden ja itse 10v-vuosijuhlien ideoimisen ja toteuttamisen ytimeen.

Tutustu kaikkiin vapaaehtoispesteihin osoitteessa www.ayy.fi/stop/ ! Lisätietoa saat myös seuraamalla jaostojen ja AYY:n sosiaalisen median kanavia.


8. Viimeinen muistutus:
Pitäisikö yliopiston muuttua? Hae hallinnon opiskelijaedustajaksi!
Hallinnon opiskelijaedustajat eli hallopedit ovat tavallisia opiskelijoita, jotka osallistuvat yliopiston päätöksentekoon ja kehittämiseen. Opiskelija on oman opiskelun ja opetuksen arjen paras asiantuntija. Avoimia paikkoja on yli 250. Ylioppilaskunta valitsee hallopedit yhden kalenterivuoden kaudeksi ja hakea voivat kaikki ylioppilaskunnan jäsenet. Haku on avoinna 3.12.2018 asti.

Opiskelijaedustajia on koulutusohjelmissa, laitoksissa, kouluissa ja yliopiston keskushallinnossa. Toimielimiä ovat akateemisten asiain komiteat, koulutusneuvostot sekä erilaiset toimikunnat. Ylioppilaskunta, hallopedvastaavat ja järjestöjen opintovastaavat tukevat vaikuttamistyötä.

Virallinen hakuilmoitus ja lista paikoista vuodelle 2018: https://ayy.fi/blog/2018/10/29/ayy-hakee-hallinnon-opiskelijaedustajia-vuodelle-2019/

Ylioppilaskunnan halloped-ohjesääntö: https://inside.ayy.fi/pages/viewpage.action?pageId=12615832&preview=/12615832/12386353/Halloped_ohjesaanto.pdf

Lisätietoa voit kysyä: laura.luoto(a)ayy.fi tai minna.makitalo(a)ayy.fi

 

9. Yhdistystoimintanne jäljet historiaan
Unohtuuko arkistointi helposti? Mitä ylipäätään tarvitsee ja kannattaa arkistoida? Nyt on hyvä hetki ottaa aiheesta koppia ennen kuin monet toimijat vaihtuu.

Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan arkisto tarjoaa piirissään toimiville yhdistyksille säilytystilaa, tarvikkeita ja neuvontaa arkistoinnissa. Arkistoinnin tarkoituksena on luoda tulevaisuuden toimijoille elävä kuva yhdistyksen toiminnasta. Arkistoida kannattaa kaikki yhdistykseen toimintaan liittyvä itse tuotettu aineisto sekä muuta jälkipolville mielenkiintoista materiaalia asianmukaisesti merkittynä. Vinkkejä arkistoinnin rajaukseen esimerkiksi Yhdistystoimijoiden sivuilta.

Tärkeää on, että arkistointia pidetään mielessä ja toteutetaan pitkin vuotta. Kysy rohkeasti vinkkejä ja ota yhteyttä arkisto(a)ayy.fi.

 

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä. Tiedote lomailee itsenäisyyspäivän jälkeisenä perjantaina 7.12.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Haluatko poistua yhdistystiedotelistalta? Kilkkaa seuraavaa linkkiä ja seuraa ohjeita sivun alalaidassa: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Yhdistystiedote viikolle 46/2018

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 46/2018

Yhdistyskoulutuksen ilmoittautuminen aukeaa NYT! (kohta 1) Tarkista koulutuspäivien ohjelma ja ilmoittaudu mukaan. Vinkkaa koulutuksista myös uusille hallituslaisille ja ensi vuoden toimijoille. Ja löytyy sieltä myös konkareille sopivaa ohjelmaa.

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
19.11.-28.11. Yhteisörakenneprojektin kommentointikierros (kohta 2)
21.11. Yhdistyskoulutusten ilmoittautuminen päättyy (kohta 1)
21.11. Yhdenvertaisuuskyselyn suunnitteluworkshop (kohta 3)
23.11. Haku jaostojen puheenjohtajiksi päättyy (kohta 7, ayy.fi/stop)
27.11. Yhdistyskoulutus – peruspaketti (kohta 1, ilmoittaudu täällä)
28.11. Yhdistyskoulutus – teemapäivä (kohta 1, ilmoittaudu täällä)
29.11. Yhdistyskoulutus englanniksi (kohta 1, ilmoittaudu täällä)
3.12. Haku AYY:n jaostoihin päättyy (kohta 3, ayy.fi/stop)
3.12. Hallopedhaku päättyy (kohta 5)
3.12. AYY10-juhlavuosivastaavan haku päättyy (kohta 6)
31.12. Haku AYY:n toimikuntiin päättyy (kohta 7, ayy.fi/stop)

 

Tiedotteen sisältö
1. Yhdistyskoulutusten ilmoittautuminen auki!
2. Kommenttikierros yhdistyksille AYY:n järjestörakenteiden kehitysehdotuksista tulossa 19.11.-28.11.!
3. Kiinnostaako yhdenvertaisuuden kehittäminen Aalto -yhteisössä?
4. Versiomuutos yhdistysten käyttämissä IT-palveluissa
5. Pitäisikö yliopiston muuttua? Hae hallinnon opiskelijaedustajaksi!
6. Hae AYY10-juhlavuosivastaavaksi!
7. Hae mukaan AYY:n jaostoihin tai toimikuntiin 2019!


1. Yhdistyskoulutusten ilmoittautuminen auki
Yhdistyskoulutus uudistuu! Tänä vuonna suomenkielinen koulutus on kaksipäiväinen tiistaina 27.11. ja keskiviikkona 28.11. Ensimmäisenä päivänä ohjelmassa on uusille toimijoille ja vuoden 2019 hallituslaisille perustietoa yhdistystoiminnasta. Toisena koulutuspäivänä syvennymme muutamaan ajankohtaiseen teemaan tarkemmin työpajojen muodossa. Molemmat koulutukset järjestetään Espoon Otaniemessä Design Factorylla, Betonimiehenkuja 5C.

Tervetulleita ovat kaikki AYY:n piirissä toimivien yhdistysten aktiivit, hallituslaiset ja uudet toimijat. Suosittelemme koulutuksia myös yhdistystoiminnan konkareille, sillä varsinkin keskiviikon teemapäivästä löytyy uusia ajankohtaisia aiheita.

Koulutuspäiviin ilmoittaudutaan erikseen.
Tiistai 27.11. Yhdistyskoulutus – peruspaketti: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ayyn-yhdistyskoulutus-peruspaketti-27-11/
Keskiviikko 28.11. Yhdistyskoulutus – teemapäivä: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ayyn-yhdistyskoulutus-teemapaiva-28-11/
Ilmoittautuminen päättyy 21.11. klo 23.59


Tiistain 27.11. ohjelma

klo 16 Pientä purtavaa tarjolla
klo 16.30 Kaikille yhteistä ohjelmaa
*   AYY:n palvelut yhdistyksille ja ajankohtaista yhteisössä
*   TTER:n tarjoamat avustukset
*   Yhdenvertaisuus opiskelijayhteisössä
*   Kansainvälisyys yhdistyksissä
*   GDPR:n ajankohtaiset

klo 18.15-20 Ryhmäosuudet
Kierros 1:

  • Viestinnän ajankohtaiset ja oleelliset
  • Yhdistyksen taloudenhoito
  • Yhdistysten lailliset oikeudet ja velvollisuudet

Kierros 2:

  • Vinkkipaketti tapahtumien järjestämiseen
  • GDPR – Olennaiset tietoturvasta
  • Opiskelija – näin vaikutat

klo 20.15 Tapahtuma päättyy, AYY:n järjestöasiantuntija tavattavissa

 

Keskiviikon 28.11. ohjelma
klo 17 Koulutuksen aloitus
klo 17.30 Teemakierros 1
klo 19 Teemakierros 2
klo 20.15 Koulutus päättyy

Teemat 1:

  • Jaksaminen ja itsensä johtaminen / Piia Kuosmanen, CEO, Paragraaffi Oy
  • Yhdenvertaisuus yhdistyksessä / Maria Mailasalo, Allianssi
  • Vapaaehtoisten innostava johtaminen / Susanna Jokimies, Head of Program ja Jasmin Seppälä, Head of Community, Dare to Learn

Teemat 2:

  • Varainhankinta ja yrityssuhteet / Otto Bergius, yrityssuhdekoordinaattori, AYY
  • Vapaaehtoisten innostava johtaminen / Susanna Jokimies Head of Program ja Jasmin Seppälä Head of Community, Dare to Learn
  • Yhdenvertaisuus yhdistyksessä / Maria Mailasalo, Allianssi

Kysymyksiä yhdistyskoulutuksiin liittyen voi lähettää osoitteeseen jarjestoasiat(a)ayy.fi.

 

2. Kommenttikierros yhdistyksille AYY:n järjestörakenteiden kehitysehdotuksista tulossa 19.11.-28.11.!
Aalto-yliopiston ylioppilaskunnassa on käynnissä yhteisö- ja järjestörakenteiden kehittämisprojekti. Projektin tavoitteena on kyselyiden, haastatteluiden ja keskustelujen avulla selvittää, miten ylioppilaskunnan ja sen piirissä toimivien yhdistysten yhteistyötä ja Aalto-yhteisön rakenteita voisi kehittää niin, että eri tahojen roolit olisivat entistä selkeämmät. Projektin tavoitteena on entistä yhtenäisempi opiskelijayhteisö, jossa eri korkeakoulujen opiskelijat otetaan paremmin samanarvoisina huomioon.

Projektin ensimmäinen osa oli yhdistyksille syyskuussa lähteneet kartoituskyselyt rakenteiden nykytilasta ja kehittämisenkohteista. Kiitokset kaikille yhdistyksille, jotka käytitte aikaa kyselyyn vastaamiseen! Tällä hetkellä projekti etenee fokusryhmäkeskusteluilla, joissa kyselyyn vastanneet yhdistykset muodostavat ratkaisumalleja kyselyissä ja ennakkokeskusteluissa ilmenneisiin haasteisiin.

Ratkaisumallit lähtevät kommenttikierrokselle kaikille yhdistyksille ja vapaaehtoisille 19.11.-28.11., joten kannattaa varata jo nyt kokouksesta tai muusta tapaamisestanne aikaa kommentoida ratkaisumalleja. Kommentteja on tarkoitus lähettää yksi/yhdistys, joten on tärkeää, että varaatte aikaa yhteiselle keskustelulle kokouksistanne. Projektin tulokset vaikuttavat yhdistyskentän ja vapaaehtoiskentän rakentumiseen tulevaisuudessa, joten on erittäin tärkeää, että tuotte näkemyksenne esiin.

Jos sinulla on kysyttävää projektiin liittyen, laita viestiä projektikoordinaattori Elina Niemiselle osoitteeseen: elina.nieminen(a)ayy.fi

 

3. Kiinnostaako yhdenvertaisuuden kehittäminen Aalto -yhteisössä?
Yhdenvertaisuus on puhuttanut ylioppilaskunnassa ja yhteiskunnallisesti laajemminkin. Nyt tahdomme ylioppilaskunnassa selvittää, miten voisimme parhaalla tavalla kartoittaa yhdenvertaisuuden tilaa Aalto -yhteisössä. Alkuvuodesta 2019 keräämme tietoa kokemuksista jäsenkyselyllä, ja nyt kaipaamme kiinnostuneiden apua kyselyn laatimisessa!

Järjestämme keskiviikkona 21.11. workshopin Avain Saunalle (Otaranta 8E) 16-18. Tarjolla pientä purtavaa, joten ilmoittauduthan tulevaksi viimeistään 19.11. Jokainen on tervetullut osallistumaan omalla kielitaidollaan, käytämme tilaisuudessa työkielinä suomea ja englantia.

Ilmoittaudu mukaan: https://lomake.ayy.fi/sosiaalipolitiikka/yhdenvertaisuuskyselyworkshop-21-11/



4. Versiomuutos yhdistysten käyttämissä IT-palveluissa
AYY tarjoaa yhdistyksille IT-palveluita, johon on tulossa versiomuutos joulukuussa. Liitythän sähköpostilistalle, jos vastaat yhdistyksesi nettisivuista, jotta saat ajankohtaisimmat tiedot päivityksistä.

Otax.fi on AYY:n yhdistyksilleen tarjoama webhotelli, joka tarjoaa nettisivupalveluja ja sähköpostilistoja. Otax.fi:ssa tapahtuu php-versiomuutos joulukuussa. Muutosta varten palvelun käyttäjien tulisi varmistaa sivujensa toiminta ennen vaihdosta. Vaihdosta varten perustetaan erillinen palvelin otax.fi:n rinnalle, josta päivitetty versio löytyy.

Tarkista, onko yhdistyksesi AYY:n palvelimella olevista yhdistyksenne nettisivuista vastaava henkilö sähköpostilistalla, jossa muutoksen päivämääristä ja versionumeroista kerrotaan tarkemmin. Mikäli listalle liittyminen on jäänyt välistä, se on mahdollista osoitteessa https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/otax-web-masters.

Lisäksi, ensi vuoden maaliskuussa tulee vastaan myös otax.fi pääkäyttäjäilmoituksen täyttäminen. Jotta ensi vuoden toimijoilla on hyvät edellytykset palvelun käyttöön, nyt on hyvä hetki päivittää yhdistyksen sisäinen dokumentaatio ajan tasalle. Ensi vuoden ilmoitukset käydään lävitse normaalia tarkemmin.

Kaikissa yhdistyksen IT-asioissa voitte olla yhteydessä tietotekniikka(a)ayy.fi.

 

5. Pitäisikö yliopiston muuttua? Hae hallinnon opiskelijaedustajaksi!
Hallinnon opiskelijaedustajat eli hallopedit ovat tavallisia opiskelijoita, jotka osallistuvat yliopiston päätöksentekoon ja kehittämiseen. Opiskelija on oman opiskelun ja opetuksen arjen paras asiantuntija. Avoimia paikkoja on yli 250. Ylioppilaskunta valitsee hallopedit yhden kalenterivuoden kaudeksi ja hakea voivat kaikki ylioppilaskunnan jäsenet. Haku on avoinna 21.10.-3.12.2018.

Opiskelijaedustajia on koulutusohjelmissa, laitoksissa, kouluissa ja yliopiston keskushallinnossa. Toimielimiä ovat akateemisten asiain komiteat, koulutusneuvostot sekä erilaiset toimikunnat. Ylioppilaskunta, hallopedvastaavat ja järjestöjen opintovastaavat tukevat vaikuttamistyötä.

Virallinen hakuilmoitus ja lista paikoista vuodelle 2018: https://ayy.fi/blog/2018/10/29/ayy-hakee-hallinnon-opiskelijaedustajia-vuodelle-2019/

Ylioppilaskunnan halloped-ohjesääntö: https://inside.ayy.fi/pages/viewpage.action?pageId=12615832&preview=/12615832/12386353/Halloped_ohjesaanto.pdf

Lisätietoa voit kysyä: laura.luoto(a)ayy.fi tai minna.makitalo(a)ayy.fi

 

6. Hae AYY10-juhlavuosivastaavaksi!
Rakas ylioppilaskuntamme on porskuttanut eteenpäin jo monta vuotta ja pian juhlitaankin jo ensimmäisiä pyöreitä. Nyt on viimein tullut aika avata haku virkaan, jota moni on odottanut: AYY10-juhlavuosivastaavaksi!

Vuosijuhlavastaavana pääset suoraan juhlavuoden ja itse 10v-vuosijuhlien ideoimisen ja toteuttamisen ytimeen. Järjestetäänkö juhlavuoden aikana erillisiä juhlavuosispektaakkeleita vai tehdäänkö tutut tapahtumat isommin, mutta AYY10v-twistillä? Miten koko yhteisö saadaan mukaan juhlavuoteen? Ja ennen kaikkea, tietysti: missä ja miten järjestetään itse huipentuma, juhlavuoden päättävä vuosijuhlakokonaisuus? Koordinoit itse rekrytoimaasi jaostoa ja varmistat, että näistä bileistä puhutaan Aalto-yhteisössä vielä pitkään!

Haku aukeaa maanantaina 5.11. ja päättyy maanantaina 3.12. Hae tekemään AYY:n historiaa!

Lisätietoa: https://ayy.fi/stop/ayy10/


7. Hae mukaan AYY:n jaostoihin tai toimikuntiin 2019!
AYY:n hallituksenmuodostaja on valittu ja parhaillaan haastatellaan hallitusehdokkaita. Seuraavaksi sulkeutuu haku AYY:n jaostojen puheenjohtajaksi perjantaina 23.11. Haut AYY:n jaostojen jäseniksi ovat auki 3.12. asti ja toimikuntiin vielä koko joulukuun ajan.

Erilaisia virkoja on tarjolla laidasta laitaan: voit esimerkiksi hakea mukaan järjestämään Wappubileitä (Teekkarijaosto/Juhlatoimikunta) tai Aalto Afterpartyja (Aava/Afterparty-toimikunta), toteuttamaan erilaisia liikuntatapahtumia (Aava/Ulkopelitoimikunta), remontoimaan kertavuokrattavia tiloja (Kampusjaosto) tai valvomaan opiskelijoiden etuja Aallon hallopedinä.

Ja tässä mainittiin vain muutama AYY:n vapaaehtoispesteistä: tutustu niihin kaikkiin osoitteessa ayy.fi/stop/!

 

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Haluatko poistua yhdistystiedotelistalta? Kilkkaa seuraavaa linkkiä ja seuraa ohjeita sivun alalaidassa: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Yhdistystiedote viikolle 45/2018

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset


Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 45/2018

Yhteisörakenneprojekti on vauhdissa ja parin viikon päästä tarvitaan taas yhdistysten mielipiteitä. Ratkaisumallien kommentointiin on varattu vain viikko, joten varatkaa jo nyt kalenterista sille hetki aikaa! (kohta 2)

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
7.11. Haku AYY:n hallituksen jäseneksi päättyy (kohta 3, ayy.fi/stop)
5-10.11. Teekkariperinneviikko (https://teekkarius146.ayy.fi )
23.11. Haku jaostojen puheenjohtajaksi päättyy (kohta 3, ayy.fi/stop)
3.12. Haku AYY:n jaostoihin päättyy (kohta 3, ayy.fi/stop)
19.11.-28.11. Yhteisörakenneprojektin kommentointikierros (kohta 2)
27.11. Yhdistyskoulutus (peruskoulutus)
28.11. Yhdistyskoulutus (teemakoulutus)
29.11. Yhdistyskoulutus englanniksi
3.12. Hallopedhaku päättyy (kohta 4)
3.12. AYY10-juhlavuosivastaavan haku päättyy (kohta 5)
31.12. Haku AYY:n toimikuntiin päättyy (kohta 3, ayy.fi/stop)

 

Tiedotteen sisältö
1. Versiomuutos yhdistysten käyttämissä IT-palveluissa
2. Kommenttikierros yhdistyksille AYY:n järjestörakenteiden kehitysehdotuksista tulossa 19.11.-28.11.!
3. Hae mukaan AYY:n hallitukseen, jaostoihin tai toimikuntiin 2019!
4. Pitäisikö yliopiston muuttua? Hae hallinnon opiskelijaedustajaksi!
5. Hae AYY10-juhlavuosivastaavaksi!
6. Ylioppilaskunnalla uudet linjat

 

1. Versiomuutos yhdistysten käyttämissä IT-palveluissa
AYY tarjoaa yhdistyksille IT-palveluita, johon on tulossa versiomuutos joulukuussa. Liitythän sähköpostilistalle, jos vastaat yhdistyksesi nettisivuista, jotta saat ajankohtaisimmat tiedot päivityksistä.

Otax.fi on AYY:n yhdistyksilleen tarjoama webhotelli, joka tarjoaa nettisivupalveluja ja sähköpostilistoja. Otax.fi:ssa tapahtuu php-versiomuutos joulukuussa. Muutosta varten palvelun käyttäjien tulisi varmistaa sivujensa toiminta ennen vaihdosta. Vaihdosta varten perustetaan erillinen palvelin otax.fi:n rinnalle, josta päivitetty versio löytyy.

Tarkista, onko yhdistyksesi AYY:n palvelimella olevista yhdistyksenne nettisivuista vastaava henkilö sähköpostilistalla, jossa muutoksen päivämääristä ja versionumeroista kerrotaan tarkemmin. Mikäli listalle liittyminen on jäänyt välistä, se on mahdollista osoitteessa https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/otax-web-masters.

Lisäksi, ensi vuoden maaliskuussa tulee vastaan myös otax.fi pääkäyttäjäilmoituksen täyttäminen. Jotta ensi vuoden toimijoilla on hyvät edellytykset palvelun käyttöön, nyt on hyvä hetki päivittää yhdistyksen sisäinen dokumentaatio ajan tasalle. Ensi vuoden ilmoitukset käydään lävitse normaalia tarkemmin.

Kaikissa yhdistyksen IT-asioissa voitte olla yhteydessä tietotekniikka(a)ayy.fi.

 

2. Kommenttikierros yhdistyksille AYY:n järjestörakenteiden kehitysehdotuksista tulossa 19.11.-28.11.!
Aalto-yliopiston ylioppilaskunnassa on käynnissä yhteisö- ja järjestörakenteiden kehittämisprojekti. Projektin tavoitteena on kyselyiden, haastatteluiden ja keskustelujen avulla selvittää, miten ylioppilaskunnan ja sen piirissä toimivien yhdistysten yhteistyötä ja Aalto-yhteisön rakenteita voisi kehittää niin, että eri tahojen roolit olisivat entistä selkeämmät. Projektin tavoitteena on entistä yhtenäisempi opiskelijayhteisö, jossa eri korkeakoulujen opiskelijat otetaan paremmin samanarvoisina huomioon.

Projektin ensimmäinen osa oli yhdistyksille syyskuussa lähteneet kartoituskyselyt rakenteiden nykytilasta ja kehittämisenkohteista. Kiitokset kaikille yhdistyksille, jotka käytitte aikaa kyselyyn vastaamiseen! Tällä hetkellä projekti etenee fokusryhmäkeskusteluilla, joissa kyselyyn vastanneet yhdistykset muodostavat ratkaisumalleja kyselyissä ja ennakkokeskusteluissa ilmenneisiin haasteisiin.

Ratkaisumallit lähtevät kommenttikierrokselle kaikille yhdistyksille ja vapaaehtoisille 19.11.-28.11., joten kannattaa varata jo nyt kokouksesta tai muusta tapaamisestanne aikaa kommentoida ratkaisumalleja. Kommentteja on tarkoitus lähettää yksi/yhdistys, joten on tärkeää, että varaatte aikaa yhteiselle keskustelulle kokouksistanne. Projektin tulokset vaikuttavat yhdistyskentän ja vapaaehtoiskentän rakentumiseen tulevaisuudessa, joten on erittäin tärkeää, että tuotte näkemyksenne esiin.

Jos sinulla on kysyttävää projektiin liittyen, laita viestiä projektikoordinaattori Elina Niemiselle osoitteeseen: elina.nieminen(a)ayy.fi

 

3. Hae mukaan AYY:n hallitukseen, jaostoihin tai toimikuntiin 2019!
Haku AYY:n hallitukseen 2019 sulkeutuu keskiviikkona! Uusi hallituksenmuodostaja Tapio Hautamäki valittiin eilen edustajiston kokouksessa, ja hän muodostaa edustajistolle ehdotuksen hallituksen 2019 kokoonpanosta hakemusten, haastattelujen, paneelikeskustelun ja ryhmätyön pohjalta. Hae mukaan työskentelemään Aalto-yhteisön hyväksi ja virkaan, jossa kehityt valtavasti niin vaikuttajana kuin ihmisenäkin!

Haut AYY:n jaostoihin ovat auki 3.12. asti ja toimikuntiin vielä koko joulukuun ajan. Erilaisia virkoja on tarjolla laidasta laitaan: voit esimerkiksi hakea mukaan järjestämään Wappubileitä (Teekkarijaosto/Juhlatoimikunta) tai Aalto Afterpartyja (Aava/Afterparty-toimikunta), toteuttamaan erilaisia liikuntatapahtumia (Aava/Ulkopelitoimikunta), remontoimaan kertavuokrattavia tiloja (Kampusjaosto) tai valvomaan opiskelijoiden etuja Aallon hallopedinä.

Ja tässä mainittiin vain muutama AYY:n vapaaehtoispesteistä: tutustu niihin kaikkiin osoitteessa ayy.fi/stop/!

 

4. Pitäisikö yliopiston muuttua? Hae hallinnon opiskelijaedustajaksi!
Hallinnon opiskelijaedustajat eli hallopedit ovat tavallisia opiskelijoita, jotka osallistuvat yliopiston päätöksentekoon ja kehittämiseen. Opiskelija on oman opiskelun ja opetuksen arjen paras asiantuntija. Avoimia paikkoja on yli 250. Ylioppilaskunta valitsee hallopedit yhden kalenterivuoden kaudeksi ja hakea voivat kaikki ylioppilaskunnan jäsenet. Haku on avoinna 21.10.-3.12.2018.

Opiskelijaedustajia on koulutusohjelmissa, laitoksissa, kouluissa ja yliopiston keskushallinnossa. Toimielimiä ovat akateemisten asiain komiteat, koulutusneuvostot sekä erilaiset toimikunnat. Ylioppilaskunta, hallopedvastaavat ja järjestöjen opintovastaavat tukevat vaikuttamistyötä.

Virallinen hakuilmoitus ja lista paikoista vuodelle 2019: https://ayy.fi/blog/2018/10/29/ayy-hakee-hallinnon-opiskelijaedustajia-vuodelle-2019/

Ylioppilaskunnan halloped-ohjesääntö: https://inside.ayy.fi/pages/viewpage.action?pageId=12615832&preview=/12615832/12386353/Halloped_ohjesaanto.pdf

Lisätietoa voit kysyä: laura.luoto(a)ayy.fi tai minna.makitalo(a)ayy.fi

 

5. Hae AYY10-juhlavuosivastaavaksi!
Rakas ylioppilaskuntamme on porskuttanut eteenpäin jo monta vuotta ja pian juhlitaankin jo ensimmäisiä pyöreitä. Nyt on viimein tullut aika avata haku virkaan, jota moni on odottanut: AYY10-juhlavuosivastaavaksi!

Vuosijuhlavastaavana pääset suoraan juhlavuoden ja itse 10v-vuosijuhlien ideoimisen ja toteuttamisen ytimeen. Järjestetäänkö juhlavuoden aikana erillisiä juhlavuosispektaakkeleita vai tehdäänkö tutut tapahtumat isommin, mutta AYY10v-twistillä? Miten koko yhteisö saadaan mukaan juhlavuoteen? Ja ennen kaikkea, tietysti: missä ja miten järjestetään itse huipentuma, juhlavuoden päättävä vuosijuhlakokonaisuus? Koordinoit itse rekrytoimaasi jaostoa ja varmistat, että näistä bileistä puhutaan Aalto-yhteisössä vielä pitkään!

Haku aukeaa maanantaina 5.11. ja päättyy maanantaina 3.12. Hae tekemään AYY:n historiaa!

Lisätietoa: https://ayy.fi/stop/ayy10/

 

6. Ylioppilaskunnalla uudet linjat
Edustajisto hyväksyi kokouksessaan (18.10.) ylioppilaskunnalle uuden poliittisen linjapaperin, joka ohjaa kaikkea AYY:n vaikuttamistyötä. Uudistuksen aikana päivitettiin, miten AYY:n tavoitteet esimerkiksi toimeentuloon, opiskelijavalintoihin ja kansainväliseen liikkuvuuteen liittyen toteutuvat parhaiten muuttuneessa maailmassa. Linjapaperinsa mukaan AYY tavoittelee myös kampusaluetta, joka tukee opiskelijatoimintaa kaikissa sen muodoissaan. Kokonaan uusia osioita ovat mm. tietoyhteiskuntaan, taidepolitiikkaan ja yhdenvertaisuuteen liittyvät teemat.

Uudistuksesta vastannut hallituksen varapuheenjohtaja Tapio Hautamäki kertoo aiheesta lisää blogissa: https://ayy.fi/blogi/2018/10/26/ayyn-uudet-linjat/

Linjapaperi on luettavissa kokonaisuudessaan osoitteessa: https://inside.ayy.fi/pages/viewpage.action?pageId=7405619

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Haluatko poistua yhdistystiedotelistalta? Kilkkaa seuraavaa linkkiä ja seuraa ohjeita sivun alalaidassa: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Yhdistystiedote viikolle 23/2018

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 23/2018

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
29.6. Yhdistysilmoitusten jälki-ilmoittautuminen päättyy (kohta 1)
5.9. Save the date: Aalto Day One
1.10. Save the date: Lakinlaskijaiset
6.10. Save the date: Otaniemen yö (kohta 4)
28.11. Save the date: Yhdistyskoulutus, Design Factory

Tiedotteen sisältö
1. Toiminta-avustukset 2018 ja puuttuvat yhdistysilmoitukset
2. Opiskelija-aktiiveille opintopisteitä
3. Kerro ideasi AYY:n vaikuttamislinjoista
4. Otaniemen yön 6.10. osatapahtumahaku nyt auki
5. GDPR – Tietosuoja-asetuksen checklist
6. Opiskelijat Lintsillä

 

1. Toiminta-avustukset 2018 ja puuttuvat yhdistysilmoitukset

Vuoden 2018 toiminta-avustukset on myönnetty ja avustussummiin voi tutustua osoitteessa http://ayy.fi/yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/toiminta-avustukset-2018/

Toiminta-avustukset maksetaan, kun kaikki avustuksen ehdot ovat täyttyneet. Suurimmalle osalle yhdistyksistä avustuksista tehdään maksumääräys ensi viikolla. Maksu näkyy TAHLO-järjestelmään ilmoitetulla tilillä arviolta kesäkuun loppupuolella.

Mikäli yhdistyksellä on puutteita profiilissa AYY:n verkkosivuilla tai muuta erikoista, ollaan tästä vielä erikseen yhteydessä kesäkuun alkupuolella. Profiiliin on oltava hakukierroksen yhteydessä ilmoitettujen ohjeiden mukaisesti kunnossa ennen toiminta-avustuksen maksua. Liitteistä, joille on annettu lisäaikaa, ei olla erikseen yhteydessä yhdistyksiin, vaan liitteet on toimitettava lisäajan kanssa saatujen ohjeiden mukaisesti ennen kuin toiminta-avustus maksetaan.

Yhdistyksien, jotka eivät ole tehneet vielä yhdistysilmoitusta vuonna 2018, on tehtävä ilmoitus 6.6. klo 12.00 – 29.6. klo 12.00 välisenä aikana osoitteessa https://tahlo.ayy.fi/. Toiminta-avustusta ei voi enää hakea. Mikäli ilmoitus jää tekemättä määräaikaan mennessä ja toista vuotta peräkkäin, voidaan yhdistys poistaa kokonaan ylioppilaskunnan yhdistysrekisteristä.

Lisäohjeita yhdistysilmoituksen tekemiseen: https://ayy.fi/blog/2018/02/28/yhdistysilmoitusten-jattaminen-ja-toiminta-avustusten-haku/
 

2.  Opiskelija-aktiiveille opintopisteitä

Hei opiskelija-aktiivi!

Oletko toiminut aktiivisesti vuonna 2017 Aalto-yliopiston ylioppilaskunnassa (esimerkiksi jaostossa), sen piiriin kuuluvassa yhdistyksessä (hallituksessa tai toimihenkilönä) tai yliopistossa hallinnon opiskelijaedustajana? Siitä voi saada opintopisteitä.

Opintosuoritus (3 op) sisältää reflektioraportin kirjoittamisen omista oppimiskokemuksista tehtävässä ja vertaisoppimisseminaariin osallistumisen.

Katso tarkemmat tiedot kurssista: https://mycourses.aalto.fi/course/view.php?id=19730

AYY on johdonmukaisesti korostanut järjestötoiminnan merkitystä yksilön osaamisen kehittymisen kannalta ja siksi iloinen Aalto-yliopiston ratkaisusta myöntää opintopisteitä järjestökokemuksesta. Lisätietoa voi kysyä kurssin muotoon vaikuttaneelta AYY:n koulutuspoliittiselta asiantuntijalta, Minna Mäkitalolta minna.makitalo(a)ayy.fi.

 

3. Kerro ideasi AYY:n vaikuttamislinjoista

Aalto-yliopiston ylioppilaskunta uudistaa tänä vuonna linjapaperinsa. Samalla nykyiset useat erilliset linjapaperit yhdistetään yhdeksi dokumentiksi. Missä yhteiskunnallisissa kysymyksissä nimenomaan aaltolaisten tulisi olla aktiivisia?

Tällä kyselyllä pääset tuomaan uusia avauksia ja ideoita mukaan linjapaperivalmisteluun.

https://lomake.ayy.fi/vaikuttaminen/kerro-ideasi-ayyn-vaikuttamislinjoista/

Vastausaikaa on 31.7. asti. Lisätietoa vaikuttamisen ja viestinnän päälliköltä: heikki.isotalo (a) ayy.fi

 

4. Otaniemen yön 6.10. osatapahtumahaku nyt auki
Otaniemen yö on ensimmäistä kertaa lauantaina 6.10. järjestettävä poikkitaiteellinen, pääsymaksuton kampusfestivaali, jossa kaikki halukkaat AYY:n piirissä toimivat yhdistykset pääsevät toteuttamaan luovaa ohjelmaa.

Otaniemen yö koostuu useista opiskelijoiden järjestämistä osatapahtumista, joiden haku on nyt auki. Osatapahtuma voi olla mitä tahansa, kunhan kyse on jollain tavalla taiteellisesta toiminnasta: näyttely, livemusiikin ilta, tanssityöpaja tai vaikka runokaraoke. Vain mielikuvitus ja fysiikan lait ovat rajana!

AYY tarjoaa osatapahtumien järjestäjien käyttöön ilmaisia tiloja. Lisäksi osatapahtumia varten on mahdollista saada rahallista avustusta AYY:n ja TTER:n yhteistyön kautta.

Lue lisää Otaniemen yöstä ja ilmoittaudu nyt osatapahtuman järjestäjäksi: http://otaniemenyo.fi/

Lisätiedot: tero.uuttana (a) ayy.fi

 

5. GDPR – Tietosuoja-asetuksen checklist
Asetus astui voimaan 25.5. Varmista, että yhdistyksenne on tehnyt ainakin seuraavat asiat:

  • Henkilötietorekistereistänne on tietosuojaselosteet
  • Selosteisiin pääsee suoraan henkilötietojen keräyslomakkeesta
  • Henkilötiedon käsittelijät tietävät oikean tavan käsitellä henkilötietoja (es. tietosuojapolitiikka on luotu ja luettuna)
  • Rekisterit ovat tallennettu turvallisesti
  • Rekistereistä on siivottu vanhat tarpeettomat tiedot pois
  • Olette valmiina vastaanottamaan tietopyyntöjä rekisterin henkilöiltä – tiedätte miten tiedot henkilöille lähetetään.

AYY:n koostama ohjeistussivusto löytyy osoitteesta https://inside.ayy.fi/display/TIET/Tietosuoja (vaatii Aalto-yliopiston tunnuksilla kirjautumisen). Sieltä löytyy tärkeimpiä nostoja asetukseen liittyen, vinkkejä tapahtumailmoittautumisten keräämiseen, koulutusmateriaalia ja mallidokumentteja. Jatkossa sivustolle pääsee myös yhdistysten palveluiden listauksen kautta: https://ayy.fi/yhdistykset/palvelut/

Mikäli teillä on kysyttävää GDPR-asioista tai haluatte tarkistuttaa yhdistyksenne tietosuojadokumentit, voitte olla yhteydessä AYY:n IT-asiantuntijaan petteri.nummela (a) ayy.fi.
 

6. Opiskelijat Lintsillä
Linnanmäki varattuna vain opiskelijoille? Check!

Automaatio- ja systeemitekniikan kilta juhlii 20. vuottaan päräyttävin menoin! Juhlavuoden kunniaksi AS yhteistyökumppaneineen tarjoaa opiskelijoille ainutlaatuisen mahdollisuuden päästä viettämään päivää Linnanmäelle. Rajoitettu määrä lippuja yksityistilaisuuteen mahdollistaa unohtumattoman tilaisuuden nauttia Lintsistä ilman tuntien jonoja!

Merkitse kalenteriin 5.10.2018, osta lippu, ota parhaat opiskelijakaverisi mukaan ja jää innolla odottamaan vuoden huvittavinta päivää, jolloin koko Linnanmäki aukeaa yhdeksi illaksi vain opiskelijoiden käyttöön.

Tapahtumaa tukemassa TTER.

Ennakkoliput myynnissä bailataan.fi (https://bailataan.fi/events/b71e9e0b-84d1-45a0-95f8-bb985f720b2c) sekä sivulla myöhemmin ilmoitettavissa tapahtumissa. Lippu kannattaa ostaa nyt, ennakkolipunmyynnin jälkeen hinta nousee.

Mitä: Lintsi vain opiskelijoille!
Missä: Linnanmäellä
Milloin: 5.10.2018 klo 16-20
Mistä tietoa: as20.fi/linnanmaki

Liput vaihdetaan rannekkeisiin syksyllä ennen tapahtumaa ja lippua vaihdettaessa tulee esittää opiskelijakortti. Vain lipun ostaneilla on pääsy Linnanmäen alueelle tapahtuman aikana. Linnanmäki on anniskelualuetta, joten omien juomien tuominen alueelle on kiellettyä.

Järjestäjä pidättää oikeuden muutoksiin.

 

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Yhdistystiedote viikolle 22/2018

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 22/2018

EU:n tietosuoja-asetus astuu voimaan TÄNÄÄN! Tilakähmykierrokset ovat syksyn osalta päättyneet ja lukuvuosikalenteriin voivat viimeisetkin yhdistykset merkata tapahtumansa sunnuntaihin mennessä. Ja Otaniemen yön osatapahtumahaku on auki, kurkkaa lisätietoa kohdasta 3.

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
25.5. EU:n uusi tietosuoja-asetus astuu voimaan (kohta 1)
27.5. Ilmoita tapahtumasi viimeistään lukuvuosikalenteriin (kohta 2)
31.5. Romupyöräkeräys päättyy (https://ayy.fi/ylioppilaskunta/vapaaehtoistoiminta/jaostot/kampusjaosto/romupyorakerays/)
5.9. Save the date: Aalto Day One
1.10. Save the date: Lakinlaskijaiset
6.10. Save the date: Otaniemen yö (kohta 3)
28.11. Save the date: Yhdistyskoulutus, Design Factory

Tiedotteen sisältö
1. GDPR – Tietosuoja-asetuksen checklist
2. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19 – deadline sunnuntaina 27.5
3. Otaniemen yön 6.10. osatapahtumahaku nyt auki
4.  Arabian palvelupisteen viimeinen aukiolopäivä 23.5.
5. Opiskelijat Lintsillä

 

1. GDPR – Tietosuoja-asetuksen checklist
Asetus astuu voimaan tänään 25.5. Varmista, että yhdistyksenne on tehnyt ainakin seuraavat asiat:

  • Henkilötietorekistereistänne on tietosuojaselosteet
  • Selosteisiin pääsee suoraan henkilötietojen keräyslomakkeesta
  • Henkilötiedon käsittelijät tietävät oikean tavan käsitellä henkilötietoja (es. tietosuojapolitiikka on luotu ja luettuna)
  • Rekisterit ovat tallennettu turvallisesti
  • Rekistereistä on siivottu vanhat tarpeettomat tiedot pois
  • Olette valmiina vastaanottamaan tietopyyntöjä rekisterin henkilöiltä – tiedätte miten tiedot henkilöille lähetetään.

AYY:n koostama ohjeistussivusto löytyy osoitteesta https://inside.ayy.fi/display/TIET/Tietosuoja (vaatii Aalto-yliopiston tunnuksilla kirjautumisen). Sieltä löytyy tärkeimpiä nostoja asetukseen liittyen, vinkkejä tapahtumailmoittautumisten keräämiseen, koulutusmateriaalia ja mallidokumentteja.

Mikäli teillä on kysyttävää GDPR-asioista tai haluatte tarkistuttaa yhdistyksenne tietosuojadokumentit, voitte olla yhteydessä AYY:n IT-asiantuntijaan petteri.nummela (a) ayy.fi.

 

2. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19 – deadline sunnuntaina 27.5.
On enää muutama päivä aikaa ilmoittaa järjestönsä tapahtumat AYY:n lukuvuosikalenteriin 2018–19. Käythän siis vihoviimeistään nyt lisäämässä yhdistyksesi tiedossa olevat ensi lukuvuoden tapahtumat seuraavaan Excel Online -tiedostoon: https://ayyfi.sharepoint.com/:x:/g/viestinta/EfOsbZ0GgGJPoPUEaVel0Z8BOxInnozQmq3uNDIXYcd0Mg?e=6ZtQR2

Lisää tapahtumasi taulukkoon viimeistään sunnuntaina 27.5.

Huomaathan, että tapahtumien tiedot lisätään excelistä vain AYY:n yhdistyskalenteriin. Yhteyshenkilöiden tiedot kerätään vain siltä varalta, että merkinnässä on jotain epäselvää – niitä ei paineta kalenteriin eikä säilytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen.

Lisätietoa voi kysellä siiri.liitia (a) ayy.fi.

 

3. Otaniemen yön 6.10. osatapahtumahaku nyt auki
Otaniemen yö on ensimmäistä kertaa lauantaina 6.10. järjestettävä poikkitaiteellinen, pääsymaksuton kampusfestivaali, jossa kaikki halukkaat AYY:n piirissä toimivat yhdistykset pääsevät toteuttamaan luovaa ohjelmaa.

Otaniemen yö koostuu useista opiskelijoiden järjestämistä osatapahtumista, joiden haku on nyt auki. Osatapahtuma voi olla mitä tahansa, kunhan kyse on jollain tavalla taiteellisesta toiminnasta: näyttely, livemusiikin ilta, tanssityöpaja tai vaikka runokaraoke. Vain mielikuvitus ja fysiikan lait ovat rajana!

AYY tarjoaa osatapahtumien järjestäjien käyttöön ilmaisia tiloja. Lisäksi osatapahtumia varten on mahdollista saada rahallista avustusta AYY:n ja TTER:n yhteistyön kautta.

Lue lisää Otaniemen yöstä ja ilmoittaudu nyt osatapahtuman järjestäjäksi: http://otaniemenyo.fi/

Lisätiedot: tero.uuttana (a) ayy.fi

 

4. Arabian palvelupisteen viimeinen aukiolopäivä 23.5.

AYY:n Arabian palvelupiste oli viimeistä päivää auki keskiviikkona 23.5.2018.

Taiteiden ja suunnittelun korkeakoulun muuton myötä myös AYY:n palvelut keskittyvät Otaniemen kampukselle, jossa palvelutoimisto palvelee kaikkia AYY:n jäseniä osoitteessa Otakaari 11.

Tarkasta Otaniemen palvelutoimiston aukioloajat täältä: https://ayy.fi/yhteystiedot/palvelupisteet/otaniemi/

 

5. Opiskelijat Lintsillä
Linnanmäki varattuna vain opiskelijoille? Check!

Automaatio- ja systeemitekniikan kilta juhlii 20. vuottaan päräyttävin menoin! Juhlavuoden kunniaksi AS yhteistyökumppaneineen tarjoaa opiskelijoille ainutlaatuisen mahdollisuuden päästä viettämään päivää Linnanmäelle. Rajoitettu määrä lippuja yksityistilaisuuteen mahdollistaa unohtumattoman tilaisuuden nauttia Lintsistä ilman tuntien jonoja!

Merkitse kalenteriin 5.10.2018, osta lippu, ota parhaat opiskelijakaverisi mukaan ja jää innolla odottamaan vuoden huvittavinta päivää, jolloin koko Linnanmäki aukeaa yhdeksi illaksi vain opiskelijoiden käyttöön.

Tapahtumaa tukemassa TTER.

Ennakkoliput myynnissä bailataan.fi (https://bailataan.fi/events/b71e9e0b-84d1-45a0-95f8-bb985f720b2c) sekä sivulla myöhemmin ilmoitettavissa tapahtumissa. Lippu kannattaa ostaa nyt, ennakkolipunmyynnin jälkeen hinta nousee.

Mitä: Lintsi vain opiskelijoille!
Missä: Linnanmäellä
Milloin: 5.10.2018 klo 16-20
Mistä tietoa: as20.fi/linnanmaki

Liput vaihdetaan rannekkeisiin syksyllä ennen tapahtumaa ja lippua vaihdettaessa tulee esittää opiskelijakortti. Vain lipun ostaneilla on pääsy Linnanmäen alueelle tapahtuman aikana. Linnanmäki on anniskelualuetta, joten omien juomien tuominen alueelle on kiellettyä.

Järjestäjä pidättää oikeuden muutoksiin.

 

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Yhdistystiedote viikolle 20/2018

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 20/2018

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

13.5. Kukanpäivä (https://www.facebook.com/events/768441560027114/)
17.5. Tilakähmyt I (kohta 1)
24.5. Tilakähmyt II (kohta 1)
25.5. EU:n uusi tietosuoja-asetus astuu voimaan (kohta 3)
27.5. Viimeinen päivä ilmoittaa tapahtumasi lukuvuosikalenteriin (kohta 4)
31.5. Romupyöräkeräys päättyy (https://ayy.fi/ylioppilaskunta/vapaaehtoistoiminta/jaostot/kampusjaosto/romupyorakerays/)
6.10. SAVE THE DATE: Otaniemen yö (kohta 2)
28.11. SAVE THE DATE: Yhdistyskoulutus, Design Factory

Tiedotteen sisältö

1. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset käynnissä
2. Taidevuosi
3. GDPR – tapoja kerätä, tallentaa ja käyttää henkilötietoja
4. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19

1. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset käynnissä

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta perjantaina 4.5.2018. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

Kähmittävä ajanjakso on ma 13.8.2018 – su 6.1.2019.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:
1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 19.4.–4.5.2018.
Täyttöaika päättyy pe 4.5.2018 klo 12.00
2. Erityisasemayhdistykset 4.–17.5.2018.
Täyttöaika alkaa pe 4.5. klo 14.00 ja päättyy to 17.5. klo 12.00.
Kähmyt to 17.5.2018 klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa M1 (M232).
3. Muut 1. luettelon yhdistykset 18.–24.5.2018.
Täyttöaika alkaa pe 18.5. klo 12.00 ja päättyy to 24.5.2018 klo 12.00.
Kähmyt to 24.5.2018 klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa M1 (M232).

Lue lisää varausten tekemisestä: https://ayy.fi/blog/2018/04/20/ayyn-kertavuokrattavien-tilojen-ennakkovaraukset-yhdistyksille-alkavat-4-5/

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmällesi tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelupäällikköön: riitu.nuutinen (a) ayy.fi

2. Taidevuosi

Tänä vuonna AYY juhlii Taidevuotta! Taidevuoden tavoitteena on tuoda ylioppilaskunnan koko jäsenistön luovuus ja taiteellinen toiminta esille. Toivotetaan tällä teemalla kaikki ARTSin opiskelijat tervetulleeksi yhteiselle Otaniemen kampuksellemme.

Taidevuosi ei ole ainoastaan ylioppilaskunnan keskustoimiston projekti vaan myös jaostoja ja järjestöjä osallistava teema. Vuoden teema näkyy ylioppilaskunnan toiminnassa monin tavoin, mutta ennen kaikkea AYY haluaa kannustaa kaikkia piirissään toimivia yhdistyksiä huomioimaan ja tuomaan taidetta esille omassa toiminnassaan. Taide on tekijänsä näköistä, joten avoimin mielin kokeilemaan!

Otaniemen yö on Taidevuoden kohokohta. Kyseessä on poikkitaiteellinen kaupunkifestivaali, joka koostuu useista osatapahtumista kampusalueella. Pääosassa on opiskelijoiden tuottama sisältö, kohderyhmänä Aalto-yhteisö ja Espoo. Otaniemen yö järjestetään lauantaina 6.10. ja toivomme, että kaikki ylioppilaskunnan piirissä toimivat yhdistykset tulevat mukaan tapahtumaan järjestämään tasokkaita osatapahtumia! Ilmoittautuminen aukeaa lähiaikoina, joten olkaa hereillä ja pallotelkaa jo ideoita järjestöissänne.

Jos sinulla on kysyttävää Taidevuoteen liittyen, voit olla yhteydessä tero.uuttana (a) ayy.fi.

3. GDPR – tapoja kerätä, tallentaa ja käyttää henkilötietoja

Onko yhdistykselläsi vielä epäselvää, miten keräätte tai tallennatte tapahtumailmoittautumisia EU:n uuden tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti? Miten pitää huolen, että vain asianomaiset henkilöt pääsevät tietoihin käsiksi?

Keräsimme eri toteutustapoja osoitteeseen https://inside.ayy.fi/display/TIET/Tietosuoja (vaatii Aalto-yliopiston tunnuksilla kirjautumisen). Asetus tulee voimaan jo kahden viikon kuluttua 25.5.2018!

4. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19

AYY ja TOKYO toteuttavat ARTSin Otaniemeen muuton kunniaksi yhdessä design-lukuvuosikalenterin lukuvuodelle 2018–19. Designkalenteri jaetaan AYY:n perinteisen kalenterin tapaan ilmaiseksi AYY:n jäsenille. Kalenteriin tehdään listaus AYY:n piirissä toimivien järjestöjen tapahtumista.

Käythän lisäämässä yhdistyksesi tiedossa olevat ensi lukuvuoden tapahtumat seuraavaan Excel Online -tiedostoon: https://ayyfi.sharepoint.com/:x:/g/viestinta/EfOsbZ0GgGJPoPUEaVel0Z8BOxInnozQmq3uNDIXYcd0Mg?e=6ZtQR2 Lisää tapahtumasi viimeistään 27.5.2018 mennessä, niin varmistat, että se tulee mukaan kalenterin listaukseen! Lisätietoa voi kysellä siiri.liitia (a) ayy.fi.

Kurkkaa myös uutinen uudesta lukuvuosikalenterista: https://ayy.fi/blog/2018/04/09/esittelyssa-lukuvuoden-2018-19-designkalenteri/

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).