Yhdistykset


Kategoriat

Yhdistystiedote viikolle 24/2017

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 24/2017

HUOM! Tämä on kevään viimeinen yhdistystiedote. Syksyn ensimmäinen yhdistystiedote ilmestyy 18.8.

AYY:n yhdistyskoulutus järjestetään tänä vuonna 28.11. Design Factorylla, joten laittakaa ajankohta jo nyt ylös!

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

8.9.: Lukuvuoden avajaiset
3.10. Kampuskarkelot
28.11.: AYY:n yhdistyskoulutus, Design Factory

Tiedotteen sisältö

  1. AYY:n järjestösektori kesällä
  2. AYY:n palvelupisteiden aukioloajat kesällä 2017
  3. SAVE THE DATE! AYY:n yhdistyskoulutus 28.11.2017

 

  1. AYY:n järjestösektori kesällä

Hallituksen jäsen Ville Myllylä on kesälomalla tai muuten poissa toimistolta 23.6.-3.8. Viestintä- ja järjestöasiantuntija on lomalla 23.6.-13.8.

 

  1. AYY:n palvelupisteiden aukioloajat kesällä 2017

AYY:n palvelupisteet ovat osittain suljettuna kesäkuukausien, eli kesä-, heinä- ja elokuun aikana. Palvelupisteet Arabiassa ja Otaniemessä sekä asuntotoimisto Otaniemessä palvelevat kesäkaudella seuraavasti:

Arabia

Suljettu ma 19.6. – ma 31.7.2017

Avoinna normaalisti 1.–16.6.2017 ja ti 1.8. alkaen.

Arabian palvelupisteen aukioloajat: ma & pe  klo 12–14, ti, ke & to klo 12–15

Otaniemen palvelupiste ja asuntotoimisto

Suljettu ma 10.7. – pe 28.7.2017

Avoinna normaalisti pe 7.7.2017 asti ja ma 31.7.2017 alkaen.

Otaniemen palvelupisteen ja asuntotoimiston aukioloajat: ma-pe klo 12–16

Poikkeusaukioloajat Otaniemessä:

– Asuntotoimisto suljettu pe 9.6.

– Torstaina 22.6. palvelupiste ja asuntotoimisto avoinna klo 9–12

– Palvelupiste ja asuntotoimisto suljettu juhannusaattona 23.6.

HUOM! Toimiston ollessa suljettu Otaniemen palvelupisteellä järjestetään kertavuokrattavia tiloja koskeva avainpäivystys joka maanantai klo 14–17. Asuntotoimisto vastaa sähköposteihin mahdollisuuksien mukaan (osoite asuntotoimisto@ayy.fi).

 

  1. SAVE THE DATE! AYY:n yhdistyskoulutus 28.11.2017

Tämän vuoden yhdistyskoulutus järjestetään Design Factorylla Otaniemessä 28.11.

Koulutuksen ohjelmasta ja ilmoittautumisesta ilmoitetaan lähempänä. Laittakaa päivä kuitenkin jo nyt yhdistyksenne kalenteriin!

Toiveita kuolutusta koskien voi lähettää ylioppilaskunnan järjestösektorille osoitteeseen jarjestoasiat@ayy.fi.

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet ät ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo ät ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Yhdistystiedote viikolle 23/2017

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 23/2017

HOXHOX! Tämä on viimeinen muistutus: Jälki-ilmoituksen tekeminen on auki TAHLO-järjestelmässä 5.6. klo 12.00 (keskipäivä) asti! Lue tarkemmin kohdasta 1!

HUOM! Yhdistystiedote ilmestyy viimeisen kerran ennen kesätaukoa 9.6. Syksyn ensimmäinen yhdistystiedote ilmestyy 21.8.

AYY:n yhdistyskoulutus järjestetään tänä vuonna 28.11. Design Factorylla, joten laittakaa ajankohta jo nyt ylös!

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

22.5. klo 12.00 – 5.6. klo 12.00: Jälki-ilmoituksen tekeminen on auki TAHLO-järjestelmässä: https://tahlo.ayy.fi/ (kts. 1)
8.9.: Lukuvuoden avajaiset
28.11.: AYY:n yhdistyskoulutus, Design Factory

 

Tiedotteen sisältö

 

  1. Toiminta-avustukset 2017 ja puuttuvat yhdistysilmoitukset DL 5.6. klo 12.00!
  2. SAVE THE DATE! AYY:n yhdistyskoulutus 28.11.2017

 

  1. Toiminta-avustukset 2017 ja puuttuvat yhdistysilmoitukset DL 5.6. klo 12.00!

Vuoden 2017 toiminta-avustukset on myönnetty ja avustussummiin voi tutustua osoitteessa http://ayy.fi/yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/toiminta-avustukset-2017/

Toiminta-avustukset maksetaan, kun kaikki avustuksen ehdot ovat täyttyneet. Suurimmalle osalle yhdistyksistä maksumääräys avustuksesta on tehty TAHLO-järjestelmään ilmoitetulle tilille.

Mikäli yhdistyksellä on puutteita tai muuta erikoista profiilissa AYY:n verkkosivuilla, on tästä oltu erikseen yhteydessä. Profiiliin on oltava hakukierroksen yhteydessä ilmoitettujen ohjeiden mukaisesti kunnossa ennen toiminta-avustuksen maksua. Liitteistä, joille on annettu lisäaikaa, on oltu erikseen yhteydessä yhdistyksiin, ja liitteet on toimitettava ohjeiden mukaisesti ennen kuin toiminta-avustus maksetaan. Muista maksuesteistä kuten puuttuvista säännöistä on myös oltu erikseen yhteydessä.

Yhdistyksien, jotka eivät ole tehneet vielä yhdistysilmoitusta vuonna 2017, on tehtävä ilmoitus 5.6. klo 12.00 mennessä osoitteessa https://tahlo.ayy.fi/. Toiminta-avustusta ei voi enää hakea. Mikäli ilmoitus jää tekemättä määräaikaan mennessä ja toista vuotta peräkkäin, voidaan yhdistys poistaa kokonaan ylioppilaskunnan yhdistysrekisteristä.

 

  1. SAVE THE DATE! AYY:n yhdistyskoulutus 28.11.2017

 

Tämän vuoden yhdistyskoulutus järjestetään Design Factorylla Otaniemessä 28.11.

Koulutuksen ohjelmasta ja ilmoittautumisesta ilmoitetaan lähempänä. Laittakaa päivä kuitenkin jo nyt yhdistyksenne kalenteriin!

Toiveita kuolutusta koskien voi lähettää ylioppilaskunnan järjestösektorille osoitteeseen jarjestoasiat@ayy.fi.

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet ät ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo ät ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Yhdistystiedote viikolle 21/2017

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 21/2017

HUOM! Yhdistystiedote ei ilmesty ensi viikolla!
Toiminta-avustukset on laitettu maksuun suurimmalle osalle yhdistyksistä. Puutteista ym. on oltu erikseen yhteydessä osoitteesta jarjestoasiat at ayy.fi.

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

21.5.: Deadline kansainvälistymiskilpailuun ilmoittautumiseen (kts. 3)
31.5.: Deadline tapahtumille lisäämiseen lukuvuosikalenteriin (kts. 2)
22.5. klo 12.00 – 5.6. klo 12.00: Jälki-ilmoituksen tekeminen on auki TAHLO-järjestelmässä: https://tahlo.ayy.fi/ (kts. 1)
8.9.: Lukuvuoden avajaiset

Tiedotteen sisältö

  1. Toiminta-avustukset 2017 ja puuttuvat yhdistysilmoitukset
  2. Yhdistyksesi tapahtumat lukuvuosikalenteriin
  3. Ilmoittaudu viimeistään 21.5.: Kilpailu yhdistyksille – eniten kansainvälistynyt yhdistys palkitaan!
  4. OLL etsii Helsinki City Marathonille huoltopistevastaavaksi 20:n henkilön opiskelijaporukkaa – tienaa järjestöllesi 500 euroa!

 

  1. Toiminta-avustukset 2017 ja puuttuvat yhdistysilmoitukset

Vuoden 2017 toiminta-avustukset on myönnetty ja avustussummiin voi tutustua osoitteessa http://ayy.fi/yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/toiminta-avustukset-2017/

Toiminta-avustukset maksetaan, kun kaikki avustuksen ehdot ovat täyttyneet. Suurimmalle osalle yhdistyksistä avustuksista on tehty maksumääräys 19.5. Maksu näkyy TAHLO-järjestelmään ilmoitetulla tilillä arviolta kesäkuun alkupuolella.

Mikäli yhdistyksellä on puutteita profiilissa AYY:n verkkosivuilla tai muuta erikoista, on tästä lähetetty erikseen viestiä. Profiiliin on oltava hakukierroksen yhteydessä ilmoitettujen ohjeiden mukaisesti kunnossa ennen toiminta-avustuksen maksua. Liitteistä, joille on annettu lisäaikaa, on oltu erikseen yhteydessä yhdistyksiin. Samoin muista mahdollisista epäselvyyksistä. Nämä viestit ovat tulleet osoitteesta jarjestoasiat at ayy.fi

Yhdistyksien, jotka eivät ole tehneet vielä yhdistysilmoitusta vuonna 2017, on tehtävä ilmoitus 22.5. klo 12.00 – 5.6. klo 12.00 välisenä aikana osoitteessa https://tahlo.ayy.fi/. Toiminta-avustusta ei voi enää hakea. Mikäli ilmoitus jää tekemättä määräaikaan mennessä ja toista vuotta peräkkäin, voidaan yhdistys poistaa kokonaan ylioppilaskunnan yhdistysrekisteristä.

 

  1. Yhdistyksesi tapahtumat lukuvuosikalenteriin

AYY:n painettuun lukuvuosikalenteriin on perinteisesti voinut laittaa yhdistysten tapahtumia, jolloin kalenterin käyttäjät pysyvät helposti kartalla. Näin tehdään myös vuoden 2017-18 kalenterin kanssa.

Alla on linkki Google-dokumenttiin, johon tapahtumat voi lisätä. Tarkemmat ohjeet löytyvät dokkarista.

Ehdoton deadline on 31.5. klo 23.59!

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1KXTn9HGVzePyjNrity4-DTtxl18Ns9zKIvqDpsDmPKY/edit?usp=sharing

Aurinkoista kevättä ja ottakaa tarvittaessa yhteyttä tiedottaja@ayy.fi

 

3. Ilmoittaudu viimeistään 21.5.: Kilpailu yhdistyksille – eniten kansainvälistynyt yhdistys palkitaan!

Miten meidän yhdistyksemme kehittyisi kansainvälisemmäksi? AYY järjestää yhdistyksille kilpailun, jossa palkitaan eniten toimintaansa vuonna 2017 kehittänyt yhdistys. Keinot kansainvälistyä ja avata osallistumismahdollisuuksia kansainvälisille opiskelijoille ovat yhdistysten itse valittavissa, mutta inspiraatiota voi hakea kansainvälistymisen tueksi tehdystä ABC-oppaasta.

Merkittävimmin toimintaansa kehittänyt yhdistys palkitaan AYY:n yhdistyskoulutuksessa joulukuussa 2017 maineella, kunnialla ja ilmaisella AYY:n saunatilan käyttövuorolla kaikkine herkkuineen. Emme palkitse jo valmiiksi hyvin kansainvälistä yhdistystä, vaan yhdistyksen, joka on merkittävimmin kehittänyt toimintaansa kansainväliseen suuntaan. Ilmoita yhdistyksenne mukaan alla olevan linkin kautta, suunnitelkaa yhdessä kansainvälisyyden integroimista toimintaanne ja valmistautukaa raportoimaan kehityksestä marraskuussa 2017. Raportissa teidän pitää konkreettisin esimerkein avata, mitä olette tänä vuonna tehneet eri tavalla esimerkiksi uusien opiskelijoiden vastaanotossa, tiedotuksessa tai tapahtumajärjestämisessä ja mitä olette matkan varrella oppineet.

Ilmoittaudu kilpailuun tästä.

Ilmoittaudu viimeistään 21.5.!

 

  1. OLL etsii Helsinki City Marathonille huoltopistevastaavaksi 20:n henkilön opiskelijaporukkaa – tienaa järjestöllesi 500 euroa!

Opiskelijoiden Liikuntaliitto on vuosittain auttanut Helsinki City Marathonia keräämällä yhdelle huoltopisteelle opiskelijayhdistyksen, joka vastaa esim. veden ja urheilujuoman jakamisesta osallistujille. Huoltopiste on sijainnut useampana vuonna Helsingissä Ruoholahti-Lauttasaari-akselilla.

Tänä vuonna marathon juostaan lauantaina 12.8.2017 klo 15:00 alkaen ja huoltopisteellä on oltava 20 henkilöä klo 14:00-20:30. Huoltopisteporukka voi koostua esimerkiksi ainejärjestöstä, opiskelijaurheiluseurasta tai muusta opiskelijayhdistyksestä.

Vastuut huoltopisteellä ovat:

– yksi tai useampi käy HCM:n järjestäjien huoltopistepalaverissa kesäkuussa (tarkempi ajankohta ja paikka selviää pian). Palaverissa varmistetaan huoltopisteen sijainti ja kerrotaan juomahuollosta enemmän.

– kerätä vähintään 20 hengen joukko koko marathonin ajaksi (henkilömäärästä täytyy pitää kiinni, sillä huoltopiste voi ruuhkautua juoksun aikana ja tuhansia osallistujia juoksee huoltopisteen läpi)

– pöytien kasaaminen huoltopisteellä

– sekoittaa urheilu-juomajauheet veteen sankoihin ja täyttää mukit

– täyttää vesimukit vedellä

– pitää huoltopiste siistinä koko juoksun ajan

– auttaa juoksijoita ottamaan vettä/urheilujuomaa

– siivota alue marathonin jälkeen ja purkaa pöydät

OLL maksaa 500 euron palkkion yhdistyksen tilille marathonin jälkeen.

Huoltopisteelle voi ottaa mukaan myös musiikintoistolaitteet ja vaikkapa yhdistyksen paitoja ja banderolleja. Kerää siis joukko mukaan ja vastaa mahdollisimman nopeasti tähän viestiin. Nopeimmin vastannut yhdistys saa huoltopistevastaavuuden, mutta tässä vaiheessa täytyy olla varmaa, että 20 henkilöä ovat varmasti tulossa huoltopisteelle koko suunnitelluksi ajaksi.

Lisätietoa Helsinki City Marathonista löytyy täältä:

www.hcm.fi

Lisätietoja voi kysellä minulta:

jenny.soderman@oll.fi

ja arkisin klo 8:00-16:00 numerosta 044-7800217

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet ät ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo ät ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Yhdistystiedote viikolle 20/2017

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 20/2017

 

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

Tilakähmyt: Katso kohta 2!

21.5.: Deadline kansainvälistymiskilpailuun ilmoittautumiseen (kts. 4)
31.5.: Deadline tapahtumille lisäämiseen lukuvuosikalenteriin (kts. 3)
22.5. klo 12.00 – 5.6. klo 12.00: Jälki-ilmoituksen tekeminen on auki TAHLO-järjestelmässä: https://tahlo.ayy.fi/ (kts. 1)
8.9.: Lukuvuoden avajaiset

 

Tiedotteen sisältö

  1. Toiminta-avustukset 2017 ja puuttuvat yhdistysilmoitukset
  2. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset
  3. Yhdistyksesi tapahtumat lukuvuosikalenteriin
  4. Ilmoittaudu viimeistään 21.5.: Kilpailu yhdistyksille – eniten kansainvälistynyt yhdistys palkitaan!

 

  1. Toiminta-avustukset 2017 ja puuttuvat yhdistysilmoitukset

Vuoden 2017 toiminta-avustukset on myönnetty ja avustussummiin voi tutustua osoitteessa http://ayy.fi/yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/toiminta-avustukset-2017/

Toiminta-avustukset maksetaan, kun kaikki avustuksen ehdot ovat täyttyneet. Suurimmalle osalle yhdistyksistä avustuksista tehdään maksumääräys 19.5. Maksu näkyy TAHLO-järjestelmään ilmoitetulla tilillä arviolta kesäkuun alkupuolella.

Mikäli yhdistyksellä on puutteita profiilissa AYY:n verkkosivuilla tai muuta erikoista, ollaan tästä vielä erikseen yhteydessä ennen jälki-ilmoituksen aukeamista 22.5. Profiiliin on oltava hakukierroksen yhteydessä ilmoitettujen ohjeiden mukaisesti kunnossa ennen toiminta-avustuksen maksua. Liitteistä, joille on annettu lisäaikaa, ei olla erikseen yhteydessä yhdistyksiin, vaan liitteet on toimitettava lisäajan kanssa saatujen ohjeiden mukaisesti ennen kuin toiminta-avustus maksetaan.

Yhdistyksien, jotka eivät ole tehneet vielä yhdistysilmoitusta vuonna 2017, on tehtävä ilmoitus 22.5. klo 12.00 – 5.6. klo 12.00 välisenä aikana osoitteessa https://tahlo.ayy.fi/. Toiminta-avustusta ei voi enää hakea. Mikäli ilmoitus jää tekemättä määräaikaan mennessä ja toista vuotta peräkkäin, voidaan yhdistys poistaa kokonaan ylioppilaskunnan yhdistysrekisteristä.

 

  1. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta torstaina 4.5.2017. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

Kähmittävä ajanjakso on ma 14.8.2017 – su 7.1.2018.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 19.4.–3.5.2017.
    Täyttöaika päättyy ke 3.5.2017 klo 23.59.
  2. Erityisasemayhdistykset 4.–12.5.2017.
    Täyttöaika alkaa to 4.5. klo 12.00 ja päättyy pe 12.5. klo 14.00.
    Kähmyt pe 12.5.2017 klo 16.30 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).
  3. Muut 1. listan yhdistykset 13.–19.5.2017.
    Täyttöaika alkaa lauantaina 13.5. klo 00.00 ja päättyy pe 19.5.2017 klo 14.00.
    Kähmyt pe 19.5.2017 klo 16.30 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).

Koko kähmyajan varauskalenterin löydät täältä.

Muutama huomio varausten tekemisestä:

  1. TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.
  2. Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
  3. Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktivointiavaimen voi käyttää vain kerran, joten ensimmäisenä järjestelmään sisään kirjautunut voi tarvittaessa lisätä sopiville henkilöille edustusoikeudet kyseiseen ryhmään varausten tekemistä varten. Varausoikeus on aktivoitu vain niiden yhdistysten osalta, jotka ovat täyttäneet yhdistysilmoituksen ja sen tiedot on päivitetty yhdistysrekisteriin tänä vuonna.
  4. Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
  5. Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
  6. Erityisasemanyhdistyksellä on mahdollista varata vuosijuhlien ja silliksen tilat pysyvästi. Mikäli tilalle on siis kaksi eri yhdistyksen varausta, joista toinen on EAY:n vuosijuhla tai sillis, menee EAY:n tarve toisen tapahtuman edelle. Muita EAY:iden varauksia tulee sen sijaan puolustaa myös myöhemmässä kähmytilaisuudessa. EAY:iden kähmytilaisuudessa setvitään siis aluksi EAY:iden keskinäiset päällekkäisyydet ja toisessa kähmytilaisuudessa kaikki loput.
  7. Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
  8. Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Jos mahdollista, vältä seuraavien tilojen varaamista seuraaville ajoille:
    1. PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla joka tiistai klo 17-22. Pyri siis välttämään sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
    2. Monitoimitila ja Tatamisali ovat viikoittaisten treenaajien aktiivisessa käytössä päivittäin klo 16-23. Alkupäivälle sijoittuvat varaukset yleensä onnistuvat ongelmitta.
  9. Vuoden 2107 hinnat ovat voimassa su 7.1.2018 asti.
  10. Järjestelmän käyttöohjeet ovat saatavilla suomeksi ja englanniksi. Lisäksi TILA-järjestelmää kehitetään edelleen. Käyttäjiä pyydetään ilmoittamaan havaitsemistaan ongelmista, tekstien epäloogisuuksista tai kehitysehdotuksista osoitteeseen tila@ayy.fi.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmällesi, edustamasi käyttäjäryhmä puuttuu viestin lopussa olevasta luettelosta tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelupäällikköön: riitu.nuutinen (a) ayy.fi.

 

  1. Yhdistyksesi tapahtumat lukuvuosikalenteriin

AYY:n painettuun lukuvuosikalenteriin on perinteisesti voinut laittaa yhdistysten tapahtumia, jolloin kalenterin käyttäjät pysyvät helposti kartalla. Näin tehdään myös vuoden 2017-18 kalenterin kanssa.

Alla on linkki Google-dokumenttiin, johon tapahtumat voi lisätä. Tarkemmat ohjeet löytyvät dokkarista.

Ehdoton deadline on 31.5. klo 23.59!

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1KXTn9HGVzePyjNrity4-DTtxl18Ns9zKIvqDpsDmPKY/edit?usp=sharing

Aurinkoista kevättä ja ottakaa tarvittaessa yhteyttä tiedottaja (a) ayy.fi

 

 4.  Ilmoittaudu viimeistään 21.5.: Kilpailu yhdistyksille – eniten kansainvälistynyt yhdistys palkitaan!

Miten meidän yhdistyksemme kehittyisi kansainvälisemmäksi? AYY järjestää yhdistyksille kilpailun, jossa palkitaan eniten toimintaansa vuonna 2017 kehittänyt yhdistys. Keinot kansainvälistyä ja avata osallistumismahdollisuuksia kansainvälisille opiskelijoille ovat yhdistysten itse valittavissa, mutta inspiraatiota voi hakea kansainvälistymisen tueksi tehdystä ABC-oppaasta.

Merkittävimmin toimintaansa kehittänyt yhdistys palkitaan AYY:n yhdistyskoulutuksessa joulukuussa 2017 maineella, kunnialla ja ilmaisella AYY:n saunatilan käyttövuorolla kaikkine herkkuineen. Emme palkitse jo valmiiksi hyvin kansainvälistä yhdistystä, vaan yhdistyksen, joka on merkittävimmin kehittänyt toimintaansa kansainväliseen suuntaan. Ilmoita yhdistyksenne mukaan alla olevan linkin kautta, suunnitelkaa yhdessä kansainvälisyyden integroimista toimintaanne ja valmistautukaa raportoimaan kehityksestä marraskuussa 2017. Raportissa teidän pitää konkreettisin esimerkein avata, mitä olette tänä vuonna tehneet eri tavalla esimerkiksi uusien opiskelijoiden vastaanotossa, tiedotuksessa tai tapahtumajärjestämisessä ja mitä olette matkan varrella oppineet.

Ilmoittaudu kilpailuun tästä.

Ilmoittaudu viimeistään 21.5.!

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet ät ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo ät ayy.fi, puh: 050 520 9442).

 

Yhdistystiedote viikolle 18/2017

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 18/2017

AYY:n järjestösektori toivottaa kaikille ikimuistoista vappua!

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

21.4.-30.4.: Wappuareena: http://wappuareena.jayna.fi/
8.9.: Lukuvuoden avajaiset

Tiedotteen sisältö

  1. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat 4.5.2017!
  2. Kilpailu yhdistyksille – eniten kansainvälistynyt yhdistys palkitaan!
  3. Participate and propose your events to Otaniemi Free Space!

 

  1. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat 4.5.2017!

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta torstaina 4.5.2017. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

Kähmittävä ajanjakso on ma 14.8.2017 – su 7.1.2018.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 19.4.–3.5.2017.
    Täyttöaika päättyy ke 3.5.2017 klo 23.59.
  2. Erityisasemayhdistykset 4.–12.5.2017.
    Täyttöaika alkaa to 4.5. klo 12.00 ja päättyy pe 12.5. klo 14.00.
    Kähmyt pe 12.5.2017 klo 16.30 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).
  3. Muut 1. rekisterin yhdistykset 13.–19.5.2017.
    Täyttöaika alkaa lauantaina 13.5. klo 00.00 ja päättyy ke 19.5.2017 klo 14.00.
    Kähmyt pe 19.5.2017 klo 16.30 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).

Koko kähmyajan varauskalenterin löydät täältä.

Muutama huomio varausten tekemisestä:

  1. TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.
  2. Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
  3. Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktivointiavaimen voi käyttää vain kerran, joten ensimmäisenä järjestelmään sisään kirjautunut voi tarvittaessa lisätä sopiville henkilöille edustusoikeudet kyseiseen ryhmään varausten tekemistä varten. Varausoikeus on aktivoitu vain niiden yhdistysten osalta, jotka ovat täyttäneet yhdistysilmoituksen ja sen tiedot on päivitetty yhdistysrekisteriin tänä vuonna.
  4. Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
  5. Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
  6. Erityisasemanyhdistyksellä on mahdollista varata vuosijuhlien ja silliksen tilat pysyvästi. Mikäli tilalle on siis kaksi eri yhdistyksen varausta, joista toinen on EAY:n vuosijuhla tai sillis, menee EAY:n tarve toisen tapahtuman edelle. Muita EAY:iden varauksia tulee sen sijaan puolustaa myös myöhemmässä kähmytilaisuudessa. EAY:iden kähmytilaisuudessa setvitään siis aluksi EAY:iden keskinäiset päällekkäisyydet ja toisessa kähmytilaisuudessa kaikki loput.
  7. Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
  8. Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Jos mahdollista, vältä seuraavien tilojen varaamista seuraaville ajoille:
    1. PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla joka tiistai klo 17-22. Pyri siis välttämään sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
    2. Monitoimitila ja Tatamisali ovat viikoittaisten treenaajien aktiivisessa käytössä päivittäin klo 16-23. Alkupäivälle sijoittuvat varaukset yleensä onnistuvat ongelmitta.
  9. Vuoden 2107 hinnat ovat voimassa su 7.1.2018 asti.
  10. Järjestelmän käyttöohjeet ovat saatavilla suomeksi ja englanniksi. Lisäksi TILA-järjestelmää kehitetään edelleen. Käyttäjiä pyydetään ilmoittamaan havaitsemistaan ongelmista, tekstien epäloogisuuksista tai kehitysehdotuksista osoitteeseen tila@ayy.fi.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmällesi, edustamasi käyttäjäryhmä puuttuu viestin lopussa olevasta luettelosta tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelupäällikköön: riitu.nuutinen (a) ayy.fi

 

2. Kilpailu yhdistyksille – eniten kansainvälistynyt yhdistys palkitaan!

Miten meidän yhdistyksemme kehittyisi kansainvälisemmäksi? AYY järjestää yhdistyksille kilpailun, jossa palkitaan eniten toimintaansa vuonna 2017 kehittänyt yhdistys. Keinot kansainvälistyä ja avata osallistumismahdollisuuksia kansainvälisille opiskelijoille ovat yhdistysten itse valittavissa, mutta inspiraatiota voi hakea kansainvälistymisen tueksi tehdystä ABC-oppaasta.

Merkittävimmin toimintaansa kehittänyt yhdistys palkitaan AYY:n yhdistyskoulutuksessa joulukuussa 2017 maineella, kunnialla ja ilmaisella AYY:n saunatilan käyttövuorolla kaikkine herkkuineen. Emme palkitse jo valmiiksi hyvin kansainvälistä yhdistystä, vaan yhdistyksen, joka on merkittävimmin kehittänyt toimintaansa kansainväliseen suuntaan. Ilmoita yhdistyksenne mukaan alla olevan linkin kautta, suunnitelkaa yhdessä kansainvälisyyden integroimista toimintaanne ja valmistautukaa raportoimaan kehityksestä marraskuussa 2017. Raportissa teidän pitää konkreettisin esimerkein avata, mitä olette tänä vuonna tehneet eri tavalla esimerkiksi uusien opiskelijoiden vastaanotossa, tiedotuksessa tai tapahtumajärjestämisessä ja mitä olette matkan varrella oppineet.

Ilmoittaudu kilpailuun tästä.

 

  1. Participate and propose your events to Otaniemi Free Space!

Otaniemi Free Space is a student-led, community-based cultural space and test platform in the former ADD LAB space (address: Sähkömiehentie 4 G), which will be open between April 7th and May 27th 2017.

We now invite you or your community to join in on the activities and produce content in the space. The activities organized can be anything from an art installation to a lecture event, or from a bike repair workshop to a music concert. The main focus, however, is welcoming everyone, doing things together and learning from others. We especially encourage collaboration between different parties in Otaniemi and students at Aalto University. You can also come and volunteer in the project.

We will offer the venue (space for events, projects and exhibitions as well as a kitchen), different types of equipment (a projector, PA systems etc) and will advertise your event or project on our social media page and our website.

You’re warmly welcome to join us!

Check out our various spaces and calendar

https://www.facebook.com/ofreespace/ or http://ofree.space/

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet ät ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo ät ayy.fi, puh: 050 520 9442).

 

Yhdistystiedote viikolle 17/2017

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 17/2017

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

29.4.: Hullu Jussi (kts. 1)
21.4.-30.4.: Wappuareena: http://wappuareena.jayna.fi/
8.9.: Lukuvuoden avajaiset

Tiedotteen sisältö

  1. Tule rastinpitäjäksi Hulluun Jussiin!
  2. Kilpailu yhdistyksille – eniten kansainvälistynyt yhdistys palkitaan!

1. Tule rastinpitäjäksi Hulluun Jussiin!

Wappu on taas tulossa ja sen myötä lähestyy myös wappukansan odottama perinteinen Hullu Jussi!

Kyseisessä tapahtumassa jotakuinkin 4-10 hengen joukkueet kiertävät ympäri Otaniemeä Wapun aatonaaton yönä suorittaen erinäisiä rasteja, kilpaillen Hulluimman Joukkueen™ tittelistä. Nyt yhdistyksellänne tai kaveriporukallanne on mahdollisuus päästä seuraamaan tapahtumaa aitiopaikalta samalla markkinoiden omaa hyvää meininkiä rastin muodossa!

Rastinpitäjien ilmoittautuminen on auki osoitteessa: https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2017-rastit-crazy-john-2017-checkpoints/  ja sulkeutuu 25.4. Mikäli yhdistyksellänne ei ole kerhotilaa ja haluatte pitää rastin sisätiloissa, ilmoittautukaa mahdollisimman pian ja ottakaa järjestäjiin yhteyttä, niin pyrimme järjestämään tarvittavat tilat.

Palkinnoksi tarjoamme parhaan rastin pitäneelle yhdistykselle tai kaveriporukalle hulppean (ja herkullisen) wappukorin sekä yhden kertavuokrattavan saunatilan käyttökerran ilmaiseksi loppuvuoden aikana.

TL;DR:

MITÄ: Rasti Hulluun Jussiin!
MISSÄ: Ympäri Otaniemeä
MILLOIN: 29.4.2016 klo n. 21.30-1.00, fuksispeksien ja alkupamauksen jälkeen
ILMO AUKI: 25.4. asti osoitteessa https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2017-rastit-crazy-john-2017-checkpoints/

Lisätietoa voi kysellä Teekkarikulttuuritirehtööreiltä:
Tyko Viertiö ja Johanna Kuronen
tyko.viertio(a)ayy.fi
johanna.kuronen(a)ayy.fi

2. Kilpailu yhdistyksille – eniten kansainvälistynyt yhdistys palkitaan!

Miten meidän yhdistyksemme kehittyisi kansainvälisemmäksi? AYY järjestää yhdistyksille kilpailun, jossa palkitaan eniten toimintaansa vuonna 2017 kehittänyt yhdistys. Keinot kansainvälistyä ja avata osallistumismahdollisuuksia kansainvälisille opiskelijoille ovat yhdistysten itse valittavissa, mutta inspiraatiota voi hakea kansainvälistymisen tueksi tehdystä ABC-oppaasta.

Merkittävimmin toimintaansa kehittänyt yhdistys palkitaan AYY:n yhdistyskoulutuksessa joulukuussa 2017 maineella, kunnialla ja ilmaisella AYY:n saunatilan käyttövuorolla kaikkine herkkuineen. Emme palkitse jo valmiiksi hyvin kansainvälistä yhdistystä, vaan yhdistyksen, joka on merkittävimmin kehittänyt toimintaansa kansainväliseen suuntaan. Ilmoita yhdistyksenne mukaan alla olevan linkin kautta, suunnitelkaa yhdessä kansainvälisyyden integroimista toimintaanne ja valmistautukaa raportoimaan kehityksestä marraskuussa 2017. Raportissa teidän pitää konkreettisin esimerkein avata, mitä olette tänä vuonna tehneet eri tavalla esimerkiksi uusien opiskelijoiden vastaanotossa, tiedotuksessa tai tapahtumajärjestämisessä ja mitä olette matkan varrella oppineet.

Ilmoittaudu kilpailuun tästä.

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet ät ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo ät ayy.fi, puh: 050 520 9442).