Yhdistystiedote viikolle 18/2018

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset


Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 18/2018

Wapun temmellykset on parhaimmillaan, mutta heti ensi viikolla kannattaa katseita suunnata ensi syksyyn, sillä AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset eli tilakähmyt alkavat 4.5. Myös EU:n tietosuoja-asetukseen liittyvät dokumentit kannattaa laittaa pian kuntoon. Mutta nyt, hauskaa wappua!

 Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
5.5. Kylän talkoot (https://www.facebook.com/events/163293011045218/)
13.5. Kukanpäivä (https://www.facebook.com/events/768441560027114/)
17.5. Tilakähmyt I (kohta 2)
19.5. AYY:n 8. vuosijuhla (https://www.vuosijuhlat.fi/)
24.5. Tilakähmyt II (kohta 2)
25.5. EU:n uusi tietosuoja-asetus astuu voimaan (kohta 1)
27.5. Ilmoita tapahtumasi viimeistään lukuvuosikalenteriin (kohta 4)
31.5. Romupyöräkeräys päättyy (https://ayy.fi/ylioppilaskunta/vapaaehtoistoiminta/jaostot/kampusjaosto/romupyorakerays/)

Lisää tärkeitä päivämääriä: www.wappu.fi ja Whappu-sovellus.

Tiedotteen sisältö
1. GDPR – EU:n yleinen tietosuoja-asetus tulee
2. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat 4.5.2018
3. Kylän talkoot la 5.5.
4. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19

 

1. GDPR – EU:n yleinen tietosuoja-asetus tulee
Toukokuun 25. päivästä alkaen kaikkien henkilötietoja käsittelevien organisaatioiden tulee noudattaa EU:n uutta tietosuoja-asetusta GDPR:ää (General Data Protection Regulation).

Jos yhdistyksenne tarvitsee viime hetken konsultointiapua, järjestämme 7. ja 8.5. vastaanottoaikoja keskustoimistollamme suomeksi ja englanniksi. Pääset varaamaan aikaa täältä: https://inside.ayy.fi/display/TIET/Tietosuoja (vaatii Aalto-yliopiston tunnuksilla kirjautumisen).

Samaisen linkin takaa löytyy yleisiä toimintaohjeita tietosuoja-asetukseen valmistautumista varten, sekä esimerkkidokumentit yhdistysten tietosuojaselosteisiin sekä tietosuojapolitiikkaan. Myös 9.4. järjestetyn koulutuksen materiaalit on päivitetty sivulle kolmella kielellä.

Mikäli teillä on kysyttävää GDPR-asioista, voitte olla yhteydessä AYY:n IT-asiantuntijaan petteri.nummela(a)ayy.fi.

 

2. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat 4.5.2018
AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta perjantaina 4.5.2018. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

Kähmittävä ajanjakso on ma 13.8.2018 – su 6.1.2019.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 19.4.–4.5.2018.
    Täyttöaika päättyy pe 4.5.2018 klo 12.00
  2. Erityisasemayhdistykset –17.5.2018.
    Täyttöaika alkaa pe 4.5. klo 14.00 ja päättyy to 17.5. klo 12.00.
    Kähmyt to 17.5.2018 klo 16.30 alkaen Otaniemessä (tarkka tila varmistuu lähempänä).
  3. Muut 1. luettelon yhdistykset–24.5.2018.
    Täyttöaika alkaa pe 18.5. klo 12.00 ja päättyy to 24.5.2018 klo 12.00.
    Kähmyt to 24.5.2018 klo 16.30 alkaen Otaniemessä (tarkka tila varmistuu lähempänä).

Muutama huomio varausten tekemisestä:

  • TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.
  • Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
  • Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona
    ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Tämän jälkeen kutsun saaneet voivat jakaa edustusoikeuksia eteenpäin TILAn kautta.
  • Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
  • Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
  • Erityisasemayhdisten vuosijuhla- ja sillisvaraukset menevät muiden yhdistysten varausten edelle. EAY:iden omalla täyttöajallaan tekemät varaukset vahvistetaan kyseisen täyttöajan päätyttyä. Mahdolliset päällekkäiset EAY-varaukset selvitetään ensimmäisessä kähmytilaisuudessa. EAY:iden ei tarvitse tulla puolustamaan varauksiaan toiseen kähmytilaisuuteen.
  • Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
  • Pitkien varausjaksojen tai useiden samanaikaisten varausten kohdalla varauksen tehneen ryhmän edustajan on syytä varautua saapumaan kähmytilaisuuksiin perustelemaan varauksiaan. Ko. varausten tekijöihin ollaan tarpeen mukaan yhteydessä ennen kähmyjä.
  • Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Tiloja käyttävät AYY-toimijoiden lisäksi muun muassa killat, erityisasemayhdistykset ja muut yhdistykset, joiden tilantarve on suuri. Jos mahdollista, vältä Smökin varaamista seuraaville ajoille: PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla puolestaan joka tiistai klo 17-22. Vältä siis sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
  • Sisäisten toimijoiden ja yhdistysten osalta tilojen hinnat pysyvät samana kuin aiemmalla varauskaudella. Hinnasto löytyy osoitteesta: ayy.fi/hinnasto

HUOM! Remonttien vuoksi seuraavat poikkeukset:

  • Gorsu, Kylän olohuone, Monitoimitila ja Tatamisali eivät ole varattavissa 13.8.2018 alkaen
  • OK20 yläkerta ei ole varattavissa 30.11.2018 alkaen
  • Kattosauna, Pelitila, Sitsikeittiö ja Takkakabinetti eivät ole varattavissa 10.12.2018 alkaen

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmällesi tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelupäällikköön: riitu.nuutinen (a) ayy.fi

 

3. Kylän talkoot la 5.5.

Tuliko Wappuna roskattua? Tervetuloa Kylän talkoisiin, jotka järjestetään la 5.5.2018 klo 14 alkaen! Talkoot keskittyvät Otaniemen ympäristön kunnostamiseen ja siistimiseen Wapun jäljiltä. Roskia kerätään kampuksella ja pihaympäristöissä ja siten panostetaan alueen viihtyisyyteen yhteisvoimin. Ahkeran talkoopäivän päätteeksi Rantasauna lämpenee talkoolaisille klo 18 alkaen. Jälkilöylyjen ohella tarjolla on myös syötävää ja virvokkeita.

MITÄ? Kylän talkoot
MISSÄ? Otaniemi, jälkilöylyt Rantsulla
MILLOIN? La 5.5. klo 14, jälkilöylyt klo 18
KENELLE? Kaikille Otaniemen asukkaille
HINTA? Ilmainen
FACEBOOK? https://www.facebook.com/events/163293011045218/

 

4. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19

AYY ja TOKYO toteuttavat ARTSin Otaniemeen muuton kunniaksi yhdessä design-lukuvuosikalenterin lukuvuodelle 2018–19. Design-kalenteri jaetaan AYY:n perinteisen kalenterin tapaan ilmaiseksi AYY:n jäsenille. Kalenteriin tehdään listaus AYY:n piirissä toimivien järjestöjen tapahtumista.

Käythän lisäämässä yhdistyksesi tiedossa olevat ensi lukuvuoden tapahtumat seuraavaan Excel Online -tiedostoon: https://ayyfi.sharepoint.com/:x:/g/viestinta/EfOsbZ0GgGJPoPUEaVel0Z8BOxInnozQmq3uNDIXYcd0Mg?e=6ZtQR2 Lisää tapahtumasi viimeistään 27.5.2018 mennessä, niin varmistat, että se tulee mukaan kalenterin listaukseen!

Kurkkaa myös uutinen uudesta lukuvuosikalenterista: https://ayy.fi/blog/2018/04/09/esittelyssa-lukuvuoden-2018-19-designkalenteri/

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *