AYY vuokraa sauna-, sitsi-, juhla- ja kokoustiloja päiväksi kerrallaan. Jokaisesta tilasta löytyy tietoa ja kuvia niiden omilta sivuiltaan. Kysymykset tiloja koskien voi ohjata osoitteeseen tilat@ayy.fi (ei varauskyselyitä)

Varaaminen

Tilojen varauksia hoitaa AYY:n Otaniemen palvelupiste aukioloaikoinaan arkisin klo 9.00 -16.00 (Otakaari 11, p. 050 520 9401 , ayy@ayy.fi). Tilojen varaaminen tulee hoitaa henkilökohtaisesti. Tilan varaaja on vastuussa tilasta varauksen ajan.

Tilavarauspyynnön voi jättää myös tällä lomakkeella. (HUOM! Otaniemen jäsenpalveluiden aukioloaikoina (pääsääntöisesti ma-pe klo 9-16) palvelupisteessä tai puhelimitse tehtävät varaukset ovat etusijalla tällä lomakkeella jätettyihin varauspyyntöihin nähden. Lomakkeella tulleet varauspyynnöt vahvistetaan erillisellä sähköpostiviestillä ja lomakkeella tehdyt varauspyynnöt pyritään käsittelemään arkipäivisin klo 12 mennessä.)

AYY:n läheisyydessä toimivat yhdistykset voivat varata tiloja ennakkoon loppukeväästä ja loppusyksystä järjestettävissä tilakähmyissä. Tilakähmyjen välisenä aikana varaukset hoidetaan palvelupisteen kautta.

Varaustilannetta voi seurata seuraavasti:

• Vaihtoehto 1 (Google:n laskentataulukko; “share” -toiminto)
• Vaihtoehto 2 (em. taulukon pohjalta Googlen muodostama nettisivu; “publish” -toiminto)

Tilakähmyt on ensi syksyn osalta käyty, ajantasainen tieto varauksista löytyy yllä olevasta linkistä.

Maksaminen

Maksutiedot lähetetään sähköpostilla. Avainta ei luovuteta, ellei maksua ole hoidettu.

Avaimet

Avaimet kaikkiin tiloihin saa klo 12-16 samana päivänä maksukuittia tai maksua vastaan AYY:n Otaniemen palvelupisteeltä. Viikonlopun vuoroille avaimet noudetaan perjantaina.

Mikäli olet unohtanut noutaa avaimet, tulee sinun soittaa huoltopäivystykseen.

Avaimet pitää palauttaa seuraavana päivänä klo 12 mennessä yhdessä tilan tarkastuslapun kanssa Otaniemen palvelupisteeseen.

Puutteet tilojen kalustossa

Puutteista tilan kalustossa ja tarvikkeissa pystyt ilmoittamaan palauttaessasi tilan avaimet ja tilan tarkastuslapun. Ajankohtaisen informaation tilojen puutteista löydät täältä.

Peruutukset

Tilavaraukset on peruttava kirjallisesti 14 vrk ennen käyttöpäivää, tai tilaaja joutuu maksamaan tilan vuokran.
Varauksen peruutuksen voit tehdä myös tällä lomakkeella.

Saunan lämmitykset

Saunan poikkeavat lämmitysajat on ilmoitettava Otaniemen palvelupisteelle viimeistään viikkoa ennen varausta. Saunan lämmitysajan muuttamisesta peritään 10 € erillinen maksu. Lisätunnit saunojen lämmitysaikoihin maksavat 10 €.

Poikkeukset tilojen käytössä

Tiloja voi vuokrata myös päiväsaikaan. Tällöin hinnat sovitaan tapauskohtaisesti järjestöasiantuntijan kanssa.

Servin Mökkiin on mahdollista hakea yökäyttölupaa järjestöasiantuntijalta oheisella lomakkeella. On suotavaa, että lupaa haetaan tilan varauksen yhteydessä, kuitenkin viimeistään viikkoa ennen tapahtumaa.

Myös muihin tiloihin on mahdollista hakea jatkoaikaa erittäin perustellusta syytä. Näistä sovitaan tapauskohtaisesti järjestöasiantuntijan kanssa. Järjestöasiantuntijat tavoitat sähköpostiosoitteesta tilat@ayy.fi.

Tilojen käyttämisestä

Vuokraaja on vastuussa vuokraamistaan tiloista ja niiden irtaimistosta sen ajan, jonka hän pitää avainta hallussaan.

Vuokraajat vastaavat, että:

• Käyttöaikaa noudatetaan. HUOM! Tilan tulee olla tyhjä ja siivottu käyttöajan päättyessä.
• Kalusteet ovat samassa järjestyksessä kuin paikalle tultaessa.
• Pöydät ja tuolit on pyyhitty kostealla rätillä
• Lattialta on lakaistu roskat ja pyyhitty muut jätökset
• Vessat ja keittiöt (myös uunit ja kylmiöt/jääkaapit) on siistitty
• Juomakylmiöt ja jääkaapit ovat koko ajan päällä
• Roskat on viety jätesäiliöihin (kysy sijainti, mikäli et sitä tiedä)
• Tilan ympäristö on siivottu irtoroskista (erityisesti Smökin ja Rantasaunan ympäristöt)
• Sisään ei jää ketään poistuttaessa
• Ikkunat ovat kiinni ja ovet on huolellisesti lukittu
• Tilan tarkastuslappunen tulee täytettyä huolellisesti ja palautettua avainten palautuksen yhteydessä.

Avainta kuitattaessa sitoudut yllä oleviin sääntöihin. Mikäli tila tai irtaimisto on epäsiisti, vahingoittunut tai kadonnut, roskia ei ole viety tai ovet ovat lukitsematta, lähetetään tilan varaajalle lasku. Laiminlyönneistä voi seurata myös osittainen tai täydellinen tilojen käyttökielto.